Zbiorczej Dowiedz się, jak zintegrować typy zawartości i przepływy pracy z rozwiązaniem zarządzania dokumentami programu SharePoint 2013.
W tym artykule opisano typy zawartości i przepływy pracy, a także wskazówki dotyczące planowania ich integracji z programem SharePoint Server 2016 zarządzanie dokumentami. Typ zawartości to kolekcja metadanych (kolumn), przepływu pracy, zachowania i innych ustawień dla kategorii elementów lub dokumentów na SharePoint Server 2016 liście lub w bibliotece dokumentów. Typy zawartości umożliwiają zarządzanie ustawieniami kategorii informacji w scentralizowanym, wielokrotnym możliwym sposobie. Przepływ pracy umożliwia dołączenie procesu biznesowego do elementów w SharePoint Server 2016.
W tym artykule:
Przed użyciem arkusza Typ zawartości i planowanie przepływu pracy (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878), który jest dostępny w tym artykule, aby zaplanować typy zawartości i przepływy pracy, upewnij się, że znasz pozycję Identyfikuj użytkowników i Analizuj użycie dokumentów w programie SharePoint 2013 , a następnie zakończono pole "Analizuj użycie dokumentu" oraz arkusze "Uczestnicy dokumentu" skojarzone z tym artykułem.
Omówienie typu zawartości
Typ zawartości definiuje atrybuty elementu listy, dokumentu lub folderu. Każdy typ zawartości może określać następujące informacje:
-
Właściwości, które mają być skojarzone z elementami typu.
-
Metadane do skojarzenia z elementami typu.
-
Przepływy pracy, które można rozpocząć od elementów tego typu.
-
Zasady zarządzania informacjami, które można kojarzyć z elementami typu.
-
Szablony dokumentów (dla typów zawartości dokumentów).
-
Funkcje niestandardowe.
Typ zawartości można skojarzyć z listą lub biblioteką. Po wykonaniu tej czynności użytkownik określa, że lista lub biblioteka może zawierać elementy tego typu zawartości, a nowe polecenie z tej listy lub biblioteki umożliwi użytkownikom tworzenie nowych elementów tego typu.
Uwaga: Możesz również skojarzyć właściwości, przepływy pracy, zasady i szablony bezpośrednio z listą lub biblioteką. Może to jednak spowodować ograniczenie tych skojarzeń do listy lub biblioteki i nie można go ponownie wykorzystać w ramach rozwiązania. W SharePoint Server 2016 przepływy pracy na poziomie witryny można kojarzyć z wieloma listami lub bibliotekami.
Biblioteki dokumentów i listy mogą zawierać wiele typów zawartości. Na przykład biblioteka może zawierać zarówno dokumenty, jak i grafiki związane z projektem. Jeśli lista lub biblioteka zawiera wiele typów zawartości, zastosuj następujące czynności:
-
Domyślnie nowe polecenie z tej listy lub biblioteki umożliwia użytkownikom wybieranie spośród wszystkich dostępnych typów zawartości podczas tworzenia nowego elementu. Właściciele typu zawartości mogą skonfigurować nowe polecenie w celu wyświetlania tylko określonych typów zawartości.
-
Zostaną wyświetlone kolumny skojarzone ze wszystkimi dostępnymi typami zawartości.
Niestandardowe typy zawartości można definiować w galerii typów zawartości witryny. Niestandardowy typ zawartości musi być pochodną, bezpośrednio lub pośrednio, z poziomu podstawowego typu zawartości, takiego jak dokument lub element. Po zdefiniowaniu w witrynie niestandardowy typ zawartości jest dostępny w tej witrynie i we wszystkich witrynach poniżej tej witryny. Aby zapewnić, że typ zawartości jest najbardziej dostępny w całym zbiorze witryn, zdefiniuj go w galerii typów zawartości witryny najwyższego poziomu. W SharePoint Server 2016 możesz również utworzyć niestandardowy typ zawartości w centrum typu zawartości, które jest zdefiniowane w wystąpieniu usługi zarządzanych metadanych. Po utworzeniu w centrum typu zawartości typ zawartości będzie dostępny dla innych zbiorów witryn, które są częścią aplikacji sieci Web skojarzonych z tym wystąpieniem usługi zarządzanych metadanych.
Uwaga: Usługa zarządzanych metadanych i centrum typu zawartości nie są dostępne w SharePoint Foundation 2013.
Jeśli na przykład w organizacji jest używany konkretny szablon kontraktu, w galerii typów zawartości witryny najwyższego poziomu w zbiorze witryn można utworzyć typ zawartości definiujący metadane dla tej umowy, szablon kontraktu i przepływy pracy wymagane do przejrzenia i wykonania kontraktu. Następnie wszystkie biblioteki dokumentów w zbiorze witryn, do których jest skojarzony typ zawartości kontraktów, będą zawierać wszystkie te funkcje i umożliwi autorom tworzenie nowych kontraktów na podstawie szablonu.
W witrynach opartych na SharePoint Server 2016 każdy domyślny element listy lub element biblioteki, taki jak kontakt, zadanie lub dokument, ma odpowiedni podstawowy typ zawartości w galerii typów zawartości witryny. Planując typy zawartości, można korzystać z tych podstawowych definicji typów zawartości jako punktów początkowych i oprzeć nowe typy zawartości na istniejących, zależnie od potrzeb.
Typy zawartości są zorganizowane w hierarchię, która pozwala na dziedziczenie charakterystyki z innego typu zawartości za pomocą jednego typu zawartości. To dziedziczenie umożliwia grupom dokumentów udostępnianie charakterystyki w organizacji i umożliwia zespołom dostosowywanie tych cech charakterystycznych dla określonych witryn lub list.
Na przykład wszystkie dokumenty dostarczane przez użytkowników w przedsiębiorstwie mogą wymagać zestawu metadanych, takich jak numer konta, numer projektu i Menedżer projektu. Tworząc typ zawartości dostarczanego klienta najwyższego poziomu, na podstawie którego dziedziczą wszystkie inne typy dokumentów dostarczanych klientom, należy upewnić się, że wymagane informacje, takie jak numery kont i numery projektów, będą skojarzone ze wszystkimi wariantami dokumentów dostarczanych przez klientów w organizacji. Uwaga: Jeśli właściciel typu zawartości doda kolejną wymaganą kolumnę do typu zawartości dostarczanego klientom najwyższego poziomu, właściciel typu zawartości może propagować zmiany we wszystkich typach zawartości dziedziczących po niej, co spowoduje dodanie nowej kolumny do wszystkich dokumentów dostarczanych klientom.
Właściwości, integracja z Office 2016
W programie Microsoft Office System, gdy użytkownik edytuje dokument na podstawie SharePoint Server 2016 serwera zarządzania dokumentami, panel informacji o dokumencie jest widoczny u góry dokumentu. W panelu informacji o dokumencie jest wyświetlana forma edytowalna właściwości dokumentu na serwerze.
SharePoint Server 2016 ułatwia dostosowywanie formularza właściwości dla typu zawartości. Podczas konfigurowania typu zawartości można rozpocząć InfoPath 2016, który generuje domyślny formularz właściwości oparty na właściwościach typu zawartości. Formularz domyślny zawiera te same kontrolki, układ i schemat, które InfoPath 2016 użyć, jeśli nie zdefiniowano żadnego formularza niestandardowego. Następnie możesz dostosować i wdrożyć formularz tak samo jak każdy inny InfoPath 2016 formularz. Możesz na przykład dodać logo firmy, czcionki i schemat kolorów do formularza. Nawiązywanie połączenia z niestandardowym źródłem danych; Dodawanie logiki warunkowej; i projektowanie funkcji formularza dostępnych dla użytkowników na podstawie ich ról.
Oprócz właściwości edycji w panelu informacji o dokumencie autorzy używający Word 2016 mogą wstawiać właściwości zdefiniowane na serwerze w ich dokumentach. Jeśli na przykład właściwości dokumentu zawierają nazwę kierownika projektu, ta nazwa może być wstawiona na stronie tytułowej, w stopce lub w dowolnym miejscu w dokumencie. Jeśli do projektu jest przypisany nowy Menedżer projektu, właściwość Menedżer projektu może zostać zaktualizowana na serwerze zarządzania dokumentami. Ta zaktualizowana nazwa menedżera projektu zostanie odzwierciedlona we wszystkich wystąpieniach tej właściwości, które zostały wstawione do dokumentu.
Używanie metadanych z typami zawartości
Metadane to informacje o dokumencie służącym do kategoryzowania i klasyfikowania zawartości. Metadane są kojarzone z typem zawartości kolumny. Metadane mogą dostarczać informacje kontekstowe dotyczące dokumentu, kojarząc je z autorem, tematem, odbiorcą, językiem itd. W przeciwieństwie do właściwości metadane są przechowywane jako kolumny i mogą być indeksowane i przeszukiwane przez aparat wyszukiwania programu SharePoint.
Metadane dodane na poziomie zbioru witryn mogą być kojarzone z typami zawartości. Używając metadanych z typami zawartości, wszystkie późniejsze typy zawartości mogą dziedziczyć niektóre lub wszystkie metadane z nadrzędnego typu zawartości na poziomie zbioru witryn. Dodatkowe metadane można następnie dodać na niższym poziomie, na przykład w jednym dokumencie.
Szablony kolumn
Każda pozycja metadanych, która jest skojarzona z typem zawartości, jest kolumną, która jest lokalizacją listy do przechowywania informacji. Listy lub biblioteki często są wyświetlane graficznie jako kolumny informacji. Jednak w zależności od widoku skojarzonego z listą kolumny mogą być wyświetlane w innych formularzach, na przykład w widoku dni. W przypadku formularzy skojarzonych z listą lub biblioteką kolumny są wyświetlane jako pola.
Możesz zdefiniować kolumny do użycia w wielu typach zawartości. W tym celu utwórz je w galerii szablonów kolumn. W każdej witrynie w zbiorze witryn znajduje się Galeria szablonów kolumn. Podobnie jak w przypadku typów zawartości kolumny zdefiniowane w galerii szablonów kolumn witryny są dostępne w tej witrynie i we wszystkich witrynach podrzędnych.
Typy zawartości folderu
Typy zawartości folderu definiują metadane skojarzone z folderem na liście lub w bibliotece. Po zastosowaniu typu zawartości folderu do listy lub biblioteki nowe polecenie z tej listy lub biblioteki będzie zawierać typ zawartości folder, co umożliwia użytkownikom tworzenie folderów tego typu.
Widoki można definiować na listach lub w bibliotekach, które są dostępne tylko w folderach określonego typu zawartości. Jest to przydatne, gdy folder ma zawierać określony rodzaj dokumentu i chcesz, aby w tym folderze były wyświetlane tylko kolumny, które są istotne dla typu dokumentu zawartego w tym folderze.
Używając Produkty programu SharePoint modelu obiektów, możesz dostosować nowe polecenie dla typu zawartości folderu, aby w przypadku, gdy użytkownik utworzy nowy folder tego typu, folder zostanie wstępnie wypełniony wieloma plikami i dokumentami na podstawie szablonów przechowywanych na serwerze. Jest to przydatne, na przykład w celu zaimplementowania typu dokumentu złożonego, który wymaga wielu plików w celu współtworzenia jednego dokumentu dostarczanego.
Zestawy dokumentów to funkcja w SharePoint Server 2016 umożliwiająca zarządzanie elementami dostarczanymi obejmującymi wiele dokumentów za pomocą Office 2016. Zestawy dokumentów to specjalne rodzaje folderów, które służą do zarządzania pojedynczym elementem dostarczanym lub produktem roboczym, który może zawierać wiele dokumentów w wielu lokalizacjach. Zestawy dokumentów można tworzyć przy użyciu szablonów rozszerzalnych udostępnianych SharePoint Server 2016. Szablony zestawu dokumentów można również dostosować w celu przedstawienia produktów roboczych, które są istotne dla Twojej organizacji. Zestawy dokumentów obejmują również kontrolę wersji, która umożliwia przechwycenie stanu całego zestawu dokumentów w różnych punktach w cyklu życia. Aby uzyskać więcej informacji na temat zestawów dokumentów, zobacz Planowanie zestawów dokumentów (program SharePoint Server 2010).
Planowanie typów zawartości dokumentów
Pierwszy etap w dokumencie planowania typy zawartości polega na przejrzeniu każdego typu dokumentu wymienionego w arkuszu Analiza użycia dokumentu (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) w celu określenia, czy istniejący typ zawartości będzie działać dla tego typu dokumentu. Każdy typ zawartości dokumentu powinien dziedziczyć ustawienia bezpośrednio z typu zawartości dokument podstawowy lub z typu zawartości, który jest rozstawiony na podstawie typu zawartości dokumentu. Zapewnia to, że podstawowe kolumny dla typów dokumentów, takich jak tytuł i utworzony przez, są obecne i można skojarzyć szablon z typem zawartości. Jeśli podstawowy typ zawartości (na przykład dokument) jest wystarczający, wprowadź nazwę typu zawartości w kolumnie Typ zawartości arkusza "Analizowanie użycia dokumentu".
Uwaga: Obsługiwane podstawowe typy zawartości nie zawierają plików PDF.
Aby uzyskać informacje na temat zmieniania podstawowych typów zawartości, Pobierz oficjalny dokument "porady dotyczące edytowania wstępnie zdefiniowanych typów zawartości i kolumn witryny" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Typy zawartości listy planowania
Elementy typu zawartości listy zawierają kolumny metadanych skojarzone z typem zawartości i przepływami pracy, które mogą być uruchamiane w elementach tego typu zawartości. Typ zawartości listy umożliwia zdefiniowanie rodzaju elementu listy, który jest unikatowy dla Twojego rozwiązania. Na przykład w rozwiązaniu z klientami w centrum obsługi klienta, w którym specjaliści pomocy technicznej mogą sprawdzać i rozwiązywać problemy techniczne klientów, typ zawartości listy może być używany do standaryzacji danych każdego incydentu obsługi i śledzenia incydentu przy użyciu przepływu pracy.
Planowanie przepływów pracy
Przepływy pracy implementują procesy biznesowe na dokumentach, na stronach sieci Web, formularzach i elementach list w SharePoint Server 2016. Można je kojarzyć z bibliotekami, listami lub typami zawartości.
W obszarze Zarządzanie dokumentami za pomocą przepływów pracy można rozsyłać dokumenty od osób do osób, aby mogły one zakończyć swoje zadania związane z zarządzaniem dokumentami, na przykład recenzować dokumenty, zatwierdzać ich publikacje lub zarządzać ich dyspozycją. Możesz również użyć niestandardowych przepływów pracy, aby przenieść dokumenty z jednej witryny lub innej biblioteki do drugiej. Możesz na przykład zaprojektować przepływ pracy umożliwiający skopiowanie dokumentu z jednej witryny do innej podczas planowania archiwizowania dokumentu.
SharePoint Server 2016 obejmuje Trójstanowy przepływ pracy, za pomocą którego można zarządzać procesami biznesowymi, które śledzą stan elementu przez trzy stany lub fazy. SharePoint Server 2016 obejmuje także następujące przepływy pracy, w których są adresowane wymagania dotyczące zarządzania dokumentami:
-
Zbieranie opinii Wysyła dokument do przejrzenia.
-
Zatwierdzanie Wysyła dokument do zatwierdzenia, często jako warunek wstępny publikowania go.
-
Dysponowan Umożliwia zarządzanie wygasaniem i usuwaniem dokumentów.
-
Zbieranie podpisów Umożliwia rozsyłanie dokumentu do podpisów.
Skojarz przepływ pracy z typem zawartości, jeśli chcesz, aby ten przepływ pracy był dostępny, gdy jest używany ten typ zawartości. Na przykład typ zawartości zamówienia zakupu może wymagać zatwierdzenia przez kierownika przed ukończeniem transakcji. Aby zapewnić, że przepływ pracy zatwierdzania jest zawsze dostępny po zainicjowaniu zamówienia zakupu, Utwórz typ zawartości zamówienia zakupu i skojarz z nim przepływ pracy Zatwierdzanie. Następnie Dodaj typ zawartości zamówienia zakupu do dowolnej biblioteki dokumentów, w której będą przechowywane zamówienia zakupu.
Aby zaplanować przepływy pracy dla rozwiązania do zarządzania dokumentami, Analizuj poszczególne typy zawartości dokumentów, które mają zostać zaimplementowane, i zidentyfikuj procesy biznesowe, które muszą być dostępne do uruchamiania w zawartości tego typu. Następnie Zidentyfikuj przepływy pracy, które będą dostępne dla tej zawartości.
Poniżej przedstawiono przykładową tabelę, która analizuje przepływy pracy dla typu zawartości kontrakt.
|
Proces kontraktu |
Przepływ pracy kontraktu |
|---|---|
|
Przejrzyj wersje robocze. |
Zbierz Opinie |
|
Uzyskaj zgodę od kierownika i doradztwa prawnego. |
Zatwierdzanie |
|
Rozwiązywanie problemów z otwarciem. |
Śledzenie problemów |
|
Uzyskaj podpisy. |
Zbieranie podpisów |
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz przepływ pracy w programie SharePoint 2013.
Arkusz
Korzystając z poniższego arkusza, można rejestrować informacje omówione w tym artykule:
-
Arkusz typu zawartości i planowanie przepływu pracy (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
