Ten artykuł zawiera krótkie omówienie baz danych — czym są bazy danych, dlaczego warto z nich korzystać i co robią poszczególne części bazy danych. Terminologia jest ukierunkowana na bazy danych programu Microsoft Access, ale te pojęcia dotyczą wszystkich produktów baz danych.
W tym artykule
Co to jest baza danych?
Baza danych jest narzędziem służącym do zbierania i organizowania informacji. Bazy danych pozwalają przechowywać dowolne informacje, na przykład informacje o ludziach, produktach czy zamówieniach. Często początkową formą bazy danych jest lista w edytorze tekstu lub arkusz kalkulacyjny. Gdy ilość danych rośnie, powstają nadmiarowe i niespójne dane. Przyjęta początkowo forma zaczyna utrudniać zrozumienie danych, ograniczając też dostępne sposoby wyszukiwania danych i pobierania podzbiorów danych w celu ich przejrzenia. Gdy pojawiają się problemy tego typu, warto przenieść dane do bazy danych utworzonej za pomocą systemu zarządzania bazami danych, takiego jak program Access.
Komputerowa baza danych to kontener obiektów. Jedna baza danych może zawierać więcej niż jedną tabelę. Na przykład system śledzenia zapasów używający trzech tabel to nie trzy bazy danych, ale jedna baza danych zawierająca trzy tabele. O ile nie została zaprojektowana specjalnie pod kątem używania danych lub kodu z innego źródła, baza danych programu Access przechowuje tabele w jednym pliku wraz z innymi obiektami, takimi jak formularze, raporty, makra i moduły. Bazy danych utworzone w formacie programu Access 2007–2016 (używanym również przez programy Access dla Microsoft 365, Access 2021 i Access 2019) zawierają rozszerzenie pliku accdb, a bazy danych utworzone we wcześniejszych formatach programu Access mają rozszerzenie .mdb.
Program Access pozwala wykonywać następujące czynności:
-
Dodawanie nowych danych, takich jak nowy element inwentarza, do bazy danych
-
Edytowanie istniejących danych w bazie danych, na przykład zmienianie bieżącej lokalizacji elementu
-
Usuwanie informacji, na przykład po sprzedaniu elementu lub wycofaniu go ze sprzedaży
-
Organizowanie i przeglądanie danych na różne sposoby
-
Udostępnianie danych innym osobom za pomocą raportów, wiadomości e-mail, intranetu lub Internetu
Części bazy danych programu Access
Poniższe sekcje zawierają krótkie opisy elementów typowej bazy danych programu Access.
Tabele
Aby jak najlepiej wykorzystać możliwości bazy danych, dane muszą zostać zorganizowane w tabele, aby nie wystąpiły nadmiarowości. Jeśli na przykład przechowujesz informacje o pracownikach, każdy pracownik powinien zostać wprowadzony tylko raz w tabeli skonfigurowanej do przechowywania danych pracowników. Dane dotyczące produktów będą przechowywane w osobnej tabeli, a dane dotyczące oddziałów zostaną zapisane w innej tabeli. Ten proces jest nazywany normalizacją.
Poszczególne wiersze tabeli są określane jako rekordy. Służą one do przechowywania pojedynczych informacji. Każdy rekord zawiera jedno lub więcej pól. Pola odpowiadają kolumnom tabeli. Przykładem może być tabela o nazwie „Pracownicy”, w której każdy rekord (wiersz) zawiera informacje o jednym pracowniku, a każde pole (kolumna) zawiera określony typ informacji, na przykład imię, nazwisko, adres itd. Pola muszą mieć określony typ danych, taki jak tekst, data lub czas, liczba lub inny.
Innym sposobem opisywania rekordów i pól jest wizualizowanie katalogu kart starego stylu biblioteki. Każda karta w szafce odpowiada rekordowi w bazie danych. Każda informacja na pojedynczej karcie (autor, tytuł itd.) odpowiada polu w bazie danych.
Aby uzyskać więcej informacji o tabelach, zobacz artykuł Wprowadzenie do tabel.
Formularze
Po odpowiednim zaprogramowaniu przyciski poleceń umożliwiają określanie danych wyświetlanych w formularzu, otwieranie innych formularzy lub raportów oraz wykonywanie wielu innych zadań. Przykładem może być formularz o nazwie „Formularz klienta” służący do pracy z danymi klienta. Taki formularz może zawierać przycisk otwierający formularz zamówienia, który pozwala wprowadzić nowe zamówienie dla danego klienta.
Dzięki formularzom można określać sposoby interakcji użytkowników z danymi zawartymi w bazie danych. Można na przykład utworzyć formularz wyświetlający tylko wybrane pola i udostępniający tylko określone operacje. Ułatwia to ochronę i poprawne wprowadzanie danych.
Aby uzyskać więcej informacji o formularzach, zobacz artykuł Wprowadzenie do formularzy.
Raporty
Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie danych. Raporty są zazwyczaj formatowane z myślą o ich drukowaniu, ale można też wyświetlać je na ekranie, eksportować do innych programów lub wysyłać jako załączniki wiadomości e-mail.
Aby uzyskać więcej informacji o raportach, zobacz artykuł Wprowadzenie do raportów w programie Access.
Zapytania
Niektóre kwerendy umożliwiają edytowanie danych w tabelach źródłowych za pomocą arkusza danych kwerendy. W przypadku używania kwerend aktualizujących należy pamiętać, że zmiany zostaną wprowadzone w tabelach, a nie tylko w arkuszu danych kwerendy.
Istnieją dwa podstawowe typy kwerend: kwerendy wybierające i kwerendy funkcjonalne. Kwerenda wybierająca pobiera dane i udostępnia je. Można wyświetlić wyniki takiej kwerendy na ekranie, wydrukować je lub skopiować do schowka. Wyniki kwerendy mogą też posłużyć jako źródło rekordów dla formularza lub raportu.
Kwerenda funkcjonalna, jak wskazuje jej nazwa, służy do wykonywania zadań związanych z danymi. Kwerendy funkcjonalne umożliwiają tworzenie nowych tabel, dodawanie danych do istniejących tabel oraz aktualizowanie i usuwanie danych.
Aby uzyskać więcej informacji na temat zapytań, zobacz artykuł Wprowadzenie do zapytań.
Makra
Aby uzyskać więcej informacji na temat makr, zobacz artykuł Wprowadzenie do programowania w programie Access.
Moduły
Aby uzyskać więcej informacji na temat modułów, zobacz artykuł Wprowadzenie do programowania w programie Access.