Podstawowe informacje o bazach danych

Ten artykuł zawiera krótkie omówienie baz danych — czym są bazy danych, dlaczego warto z nich korzystać i co robią poszczególne części bazy danych. Terminologia jest ukierunkowana na MicrosoftAccess baz danych, ale te pojęcia dotyczą wszystkich produktów baz danych.

Co to jest baza danych?

Baza danych jest narzędziem służącym do zbierania i organizowania informacji. Bazy danych pozwalają przechowywać dowolne informacje, na przykład informacje o ludziach, produktach czy zamówieniach. Często początkową formą bazy danych jest lista w edytorze tekstu lub arkusz kalkulacyjny. Gdy ilość danych rośnie, powstają nadmiarowe i niespójne dane. Przyjęta początkowo forma zaczyna utrudniać zrozumienie danych, ograniczając też dostępne sposoby wyszukiwania danych i pobierania podzbiorów danych w celu ich przejrzenia. Gdy te problemy zaczną się pojawiać, warto przenieść dane do bazy danych utworzonej przez system zarządzania bazami danych (DBMS), na przykład Access.

Komputerowa baza danych to kontener obiektów. Jedna baza danych może zawierać więcej niż jedną tabelę. Na przykład system śledzenia zapasów używający trzech tabel to nie trzy bazy danych, ale jedna baza danych zawierająca trzy tabele. O ile nie została zaprojektowana specjalnie pod kątem używania danych lub kodu z innego źródła, baza danych Access przechowuje tabele w jednym pliku wraz z innymi obiektami, takimi jak formularze, raporty, makra i moduły. Bazy danych utworzone w formacie Access 2007-2016 (używanym również przez Access dla Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 i Access 2019 ) mają rozszerzenie pliku accdb, a bazy danych utworzone we wcześniejszych formatach Access mają rozszerzenie pliku .mdb.

Za pomocą Access możesz:

Dodawanie nowych danych, takich jak nowy element inwentarza, do bazy danych
Edytowanie istniejących danych w bazie danych, na przykład zmienianie bieżącej lokalizacji elementu
Usuwanie informacji, na przykład po sprzedaniu elementu lub wycofaniu go ze sprzedaży
Organizowanie i przeglądanie danych na różne sposoby
Udostępnianie danych innym osobom za pomocą raportów, wiadomości e-mail, intranetu lub Internetu

Części bazy danych Access

Poniższe sekcje zawiera krótkie opisy części typowej bazy danych Access.

Tabele

Obraz przycisku Tabela bazy danych przypomina arkusz kalkulacyjny, ponieważ dane są przechowywane w kolumnach i wierszach. Z tego powodu importowanie arkusza kalkulacyjnego do tabeli bazy danych jest zazwyczaj prostą operacją. Główną różnicą między przechowywaniem danych w arkuszu kalkulacyjnym a przechowywaniem ich w bazie danych jest organizacja danych.

Aby jak najlepiej wykorzystać możliwości bazy danych, dane muszą zostać zorganizowane w tabele, aby nie wystąpiły nadmiarowości. Jeśli na przykład przechowujesz informacje o pracownikach, każdy pracownik powinien zostać wprowadzony tylko raz w tabeli skonfigurowanej do przechowywania danych pracowników. Dane dotyczące produktów będą przechowywane w osobnej tabeli, a dane dotyczące oddziałów zostaną zapisane w innej tabeli. Ten proces jest nazywany normalizacją.

Poszczególne wiersze tabeli są określane jako rekordy. Służą one do przechowywania pojedynczych informacji. Każdy rekord zawiera jedno lub więcej pól. Pola odpowiadają kolumnom tabeli. Przykładem może być tabela o nazwie „Pracownicy”, w której każdy rekord (wiersz) zawiera informacje o jednym pracowniku, a każde pole (kolumna) zawiera określony typ informacji, na przykład imię, nazwisko, adres itd. Pola muszą mieć określony typ danych, taki jak tekst, data lub czas, liczba lub inny.

Innym sposobem opisywania rekordów i pól jest wizualizowanie katalogu kart starego stylu biblioteki. Każda karta w szafce odpowiada rekordowi w bazie danych. Każda informacja na pojedynczej karcie (autor, tytuł itd.) odpowiada polu w bazie danych.

Aby uzyskać więcej informacji o tabelach, zobacz artykuł Wprowadzenie do tabel.

Formularze

Obraz przycisku Formularze umożliwiają utworzenie interfejsu użytkownika, w którym można wprowadzać i edytować dane. Formularze często zawierają przyciski poleceń i inne kontrolki umożliwiające wykonywanie różnych zadań. Można utworzyć bazę danych bez korzystania z formularzy, edytując dane w arkuszach danych tabel. Większość użytkowników baz danych woli jednak używać formularzy do przeglądania, wprowadzania i edytowania danych przechowywanych w tabelach.

Po odpowiednim zaprogramowaniu przyciski poleceń umożliwiają określanie danych wyświetlanych w formularzu, otwieranie innych formularzy lub raportów oraz wykonywanie wielu innych zadań. Przykładem może być formularz o nazwie „Formularz klienta” służący do pracy z danymi klienta. Taki formularz może zawierać przycisk otwierający formularz zamówienia, który pozwala wprowadzić nowe zamówienie dla danego klienta.

Dzięki formularzom można określać sposoby interakcji użytkowników z danymi zawartymi w bazie danych. Można na przykład utworzyć formularz wyświetlający tylko wybrane pola i udostępniający tylko określone operacje. Ułatwia to ochronę i poprawne wprowadzanie danych.

Aby uzyskać więcej informacji o formularzach, zobacz artykuł Wprowadzenie do formularzy.

Raporty

Obraz przycisku Raporty służą do formatowania, podsumowywania i prezentowania danych. Raport zwykle odpowiada na konkretne pytanie, takie jak "Ile pieniędzy otrzymaliśmy od każdego klienta w tym roku?" lub "W jakich miastach znajdują się nasi klienci?" Każdy raport można sformatować w celu przedstawienia informacji w najbardziej czytelny sposób.

Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie danych. Raporty są zazwyczaj formatowane z myślą o ich drukowaniu, ale można też wyświetlać je na ekranie, eksportować do innych programów lub wysyłać jako załączniki wiadomości e-mail.

Aby uzyskać więcej informacji o raportach, zobacz artykuł Wprowadzenie do raportów w programie Access.

Zapytania

Obraz przycisku Kwerendy mogą spełniać wiele różnych funkcji w bazie danych. Najczęściej są one używane do pobierania określonych danych z tabel. Często dane, które mają zostać pobrane, znajdują się w kilku tabelach — kwerendy pozwalają przeglądać takie dane w jednym arkuszu danych. Poza tym nie zawsze jest konieczne wyświetlanie wszystkich rekordów, dlatego przy użyciu kwerend można określać odpowiednie kryteria „filtrowania” danych, aby uzyskać dostęp tylko do potrzebnych rekordów.

Niektóre kwerendy umożliwiają edytowanie danych w tabelach źródłowych za pomocą arkusza danych kwerendy. W przypadku używania kwerend aktualizujących należy pamiętać, że zmiany zostaną wprowadzone w tabelach, a nie tylko w arkuszu danych kwerendy.

Istnieją dwa podstawowe typy kwerend: kwerendy wybierające i kwerendy funkcjonalne. Kwerenda wybierająca pobiera dane i udostępnia je. Można wyświetlić wyniki takiej kwerendy na ekranie, wydrukować je lub skopiować do schowka. Wyniki kwerendy mogą też posłużyć jako źródło rekordów dla formularza lub raportu.

Kwerenda funkcjonalna, jak wskazuje jej nazwa, służy do wykonywania zadań związanych z danymi. Kwerendy funkcjonalne umożliwiają tworzenie nowych tabel, dodawanie danych do istniejących tabel oraz aktualizowanie i usuwanie danych.

Aby uzyskać więcej informacji na temat zapytań, zobacz artykuł Wprowadzenie do zapytań.

Makra

Obraz przycisku Makra w Access można uznać za uproszczony język programowania, za pomocą którego można dodać funkcje do bazy danych. Można na przykład dołączyć makro do przycisku polecenia w formularzu, dzięki czemu będzie ono uruchamiane przy każdym kliknięciu tego przycisku. Makra zawierają opis akcji służących do wykonywania zadań, takich jak otwieranie raportu, uruchamianie kwerendy lub zamykanie bazy danych. Makra pozwalają zaoszczędzić czas, gdyż za ich pomocą można zautomatyzować większość operacji bazy danych wykonywanych ręcznie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat makr, zobacz artykuł Wprowadzenie do programowania w programie Access.

Moduły

Obraz przycisku Moduły, podobnie jak makra, są obiektami umożliwiającymi rozszerzanie funkcjonalności bazy danych. Natomiast makra tworzone w Access przez wybranie z listy akcji makr umożliwiają pisanie modułów w języku programowania Visual Basic for Applications (VBA). Moduł jest zbiorem deklaracji, instrukcji i procedur przechowywanych razem jako jednostka. Istnieją dwa typy modułów: moduły klas i moduły standardowe. Moduły klas są dołączane do formularzy lub raportów i najczęściej zawierają procedury dotyczące formularza lub raportu, do którego je dołączono. Moduły standardowe zawierają procedury ogólne, które nie są powiązane z żadnymi innymi obiektami. W przeciwieństwie do modułów klas moduły standardowe są wyświetlane w obszarze Moduły okienka nawigacji.