Reguły są albo po stronie serwera albo tylko po stronie klienta, w zależności od zastosowanych do nich warunków i akcji.
Reguły po stronie serwera stosują warunki i akcje obsługiwane przez serwer Exchange. Te reguły działają niezależnie od tego, czy użytkownik jest zalogowany do programu Outlook na komputerze. Oto przykład reguły po stronie serwera:
Z folderu <lista osób lub lista dystrybucyjna na globalnej liście adresów lub na liście kontaktów> przenieś do folderu <nazwa określonego folderu>
W tej regule są używane wyłącznie informacje serwera Exchange: np. przeniesienie wiadomości od nadawcy znajdującego się na globalnej liście adresowej (GAL) do określonego folderu w skrzynce pocztowej programu Exchange. Jeśli jednak folder, do którego ma zostać przeniesiona wiadomość, znajduje się tylko na Twoim komputerze, wtedy ta reguła staje się regułą tylko po stronie klienta.
Reguły tylko po stronie klienta zawierają co najmniej jeden warunek lub akcję z wykorzystaniem funkcji programu Outlook i nie są uruchamiane, dopóki nie zalogujesz się do programu Outlook przy użyciu konta, za pomocą którego została utworzona reguła. Oto przykładowa reguła tylko po stronie klienta:
Z folderu <lista osób lub lista dystrybucyjna> oznacz wiadomość flagą, aby <odtworzenie dźwięku>
W tym przykładzie chcemy, aby po otrzymaniu wiadomości został odtworzony dźwięk, a ten warunek może zostać wykonany tylko przez program Outlook, przez co reguła jest regułą po stronie klienta.
Przykłady typowych warunków określanych w regule, które sprawiają, że jest ona regułą po stronie klienta:
-
Z określonymi wyrazami w temacie
-
Oznaczone jako ważne
-
Oznaczone jako poufne
-
Oflagowane akcją
-
Z określonymi wyrazami w treści
-
Z określonymi wyrazami w nagłówku wiadomości
-
Z określonymi wyrazami w adresie adresata
-
Z określonymi wyrazami w adresie nadawcy
-
Przypisane do kategorii
Przykłady typowych akcji określanych w regule, które sprawiają, że jest ona regułą po stronie klienta:
-
Przypisanie do kategorii
-
Trwałe usunięcie
-
Oznaczenie flagą w celu monitowania o tej godzinie
-
Wyczyszczenie flagi wiadomości
-
Wydrukowanie
-
Odtworzenie dźwięku
-
Oznaczenie jako przeczytaną
-
Wyświetlanie określonego komunikatu w oknie alertów o nowych elementach
-
Wyświetlenie alertu na pulpicie
