Przesyłanie danych formularza w wiadomości e-mail
Dotyczy
Do szablonu formularza można dodać pomocnicze połączenie danych przesyłania, które umożliwia użytkownikom wysyłanie danych formularza w wiadomości e-mail. Wartości statyczne, wartości oparte na danych w formularzu lub formuła umożliwiają określenie adresów e-mail, na które formularz jest wysyłany, wiersza tematu wiadomości e-mail i nazwy formularza. Możesz również określić, czy formularz ma być wyświetlany w treści wiadomości e-mail, czy jako załącznik do wiadomości.
Jeśli skonfigurujesz szablon formularza w celu dołączenia formularza jako załącznika do wiadomości e-mail, możesz również dołączyć szablon formularza do wiadomości e-mail. Dołączenie szablonu formularza i formularza jako załączników do wiadomości e-mail pozwala zagwarantować, że adresaci wiadomości e-mail będą mogli otworzyć formularz w programie Microsoft Office InfoPath, nawet jeśli nie mają szablonu formularza w pamięci podręcznej na swoich komputerach. Aby adresaci mogli otworzyć załączniki, muszą mieć zainstalowany program InfoPath na swoich komputerach.
Gdy użytkownicy przesyłają dane formularza w wiadomości e-mail, program InfoPath tworzy wiadomość e-mail z danymi formularza i wysyła wiadomość do adresatów wiadomości e-mail określonych podczas tworzenia połączenia danych. Jeśli osoby, które otrzymają ukończone formularze, korzystają z programu Microsoft Office Outlook 2007, mogą dodać do skrzynki odbiorczej folder zawierający wszystkie otrzymane formularze programu InfoPath oraz skonfigurować ten folder do wyświetlania danych w formularzach w kolumnach w programie Outlook.
Po dodaniu połączenia przesyłania danych skonfiguruj szablon formularza, aby umożliwić użytkownikom przesyłanie danych formularza. W wyniku tego po otwarciu formularza program InfoPath automatycznie dodaje przycisk Prześlij do paska narzędzi Standardowy i polecenie Prześlij do menu Plik . Opcje przesyłania szablonu formularza można również dostosować w następujący sposób:
- Zmień tekst wyświetlany na przycisku Prześlij na pasku narzędzi Standardowy i polecenie Prześlij w menu Plik .
- Zmienianie skrótu klawiaturowego przycisku Prześlij na pasku narzędzi Standardowy i polecenia Prześlij w menu Plik .
- Tworzenie wiadomości niestandardowych wyświetlanych użytkownikom podczas przesyłania formularzy.
- Określ, czy pozostawić formularz otwarty, zamknąć go, czy też otworzyć inny pusty formularz po przesłaniu formularza przez użytkownika.
Dodawanie połączenia przesyłania danych
W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje przesyłania.
W oknie dialogowym Opcje przesyłania zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na przesyłanie tego formularza .
Kliknij pozycję Wyślij dane formularza do jednego miejsca docelowego, a następnie na liście kliknij pozycję Poczta e-mail.
Kliknij przycisk Dodaj.
W Kreatorze połączenia danych w odpowiednich polach wpisz adresy e-mail adresatów, temat, który ma być wyświetlany w wiadomości e-mail, oraz dowolny odpowiedni tekst wprowadzający, a następnie kliknij przycisk Dalej.
Porada
Możesz również określić pole lub użyć formuły, aby utworzyć wartość dla każdego pola z wyjątkiem pola Wprowadzenie .
Jak?
Kliknij pozycję Wstaw formułę
.W oknie dialogowym Wstawianie formuły wykonaj jedną z następujących czynności:
Aby użyć pola w formule, kliknij pozycję Wstaw pole lub grupę, kliknij pole, którego chcesz użyć, w oknie dialogowym Wybieranie pola lub grupy , a następnie kliknij przycisk OK.
Aby użyć funkcji w formule, kliknij pozycję Wstaw funkcję, wybierz funkcję, która ma być używana w oknie dialogowym Wstawianie funkcji , a następnie kliknij przycisk OK.
Porada
Jeśli funkcja wymaga parametrów, wybierz funkcję w oknie dialogowym Wstawianie funkcji , kliknij przycisk OK, a następnie w polu Formuła w oknie dialogowym Wstawianie formuły kliknij dwukrotnie dodaną funkcję i kliknij pole lub grupę. Linki do dodatkowych informacji na temat funkcji można znaleźć w sekcji Zobacz też .
Aby wstawić do formuły wartość lub operator matematyczny, wpisz wartość lub symbol operacji matematycznej w polu Formuła .
Operacji Symbol Dodaj + Odejmij - Przemnóż * Podziel / -
Uwaga
Jeśli w formule jest używany operator dzielenia (/), upewnij się, że istnieje spacja przed operatorem dzielenia i po tym operatorie. Jeśli operator dzielenia nie ma spacji przed i po nim, program InfoPath może interpretować "/" jako separator dla kroków lokalizacji XPath, a nie jako operator dzielenia.
Aby sprawdzić poprawną składnię formuły, w oknie dialogowym Wstawianie formuły kliknij pozycję Weryfikuj formułę.
Linki do dodatkowych informacji na temat formuł można znaleźć w sekcji Zobacz też .
Na następnej stronie kreatora wykonaj jedną z następujących czynności:
Aby wyświetlić formularz w treści wiadomości e-mail, kliknij pozycję Wyślij tylko aktywny widok formularza bez załącznika.
Aby wysłać dane formularza jako załącznik do wiadomości e-mail, kliknij pozycję Wyślij dane formularza jako załącznik, zaznacz pole wyboru Dołącz szablon formularza, aby użytkownicy mogli otworzyć formularz , a następnie wpisz nazwę formularza w polu Nazwa załącznika . Możesz również określić pole lub użyć formuły, aby zapewnić unikatowość każdej nazwy formularza.
Jak?Kliknij pozycję Wstaw formułę
.W oknie dialogowym Wstawianie formuły wykonaj jedną z następujących czynności:
Aby użyć pola w formule, kliknij pozycję Wstaw pole lub grupę, kliknij pole, którego chcesz użyć, w oknie dialogowym Wybieranie pola lub grupy , a następnie kliknij przycisk OK.
Aby użyć funkcji w formule, kliknij pozycję Wstaw funkcję, wybierz funkcję, która ma być używana w oknie dialogowym Wstawianie funkcji , a następnie kliknij przycisk OK.
Porada
Jeśli funkcja wymaga parametrów, wybierz funkcję w oknie dialogowym Wstawianie funkcji , kliknij przycisk OK, a następnie w polu Formuła w oknie dialogowym Wstawianie formuły kliknij dwukrotnie dodaną funkcję i kliknij pole lub grupę. Linki do dodatkowych informacji na temat funkcji można znaleźć w sekcji Zobacz też .
Aby wstawić do formuły wartość lub operator matematyczny, wpisz wartość lub symbol operacji matematycznej w polu Formuła .
Operacji Symbol Dodaj + Odejmij - Przemnóż * Podziel / -
Uwaga
Jeśli w formule jest używany operator dzielenia (/), upewnij się, że istnieje spacja przed operatorem dzielenia i po tym operatorie. Jeśli operator dzielenia nie ma spacji przed i po nim, program InfoPath może interpretować "/" jako separator dla kroków lokalizacji XPath, a nie jako operator dzielenia.
Aby sprawdzić poprawną składnię formuły, w oknie dialogowym Wstawianie formuły kliknij pozycję Weryfikuj formułę.
Linki do dodatkowych informacji na temat formuł można znaleźć w sekcji Zobacz też .
Uwaga
Osoby, które otrzymają dane formularza jako załącznik w wiadomości e-mail, muszą zainstalować program InfoPath na swoich komputerach, aby otworzyć załącznik.
Kliknij przycisk Dalej.
Na następnej stronie kreatora w polu Wprowadź nazwę dla tego połączenia danych wpisz opisową nazwę dla tego połączenia danych przesyłania.
Sprawdź, czy informacje są poprawne w sekcji Podsumowanie , a następnie kliknij przycisk Zakończ.
Aby zmienić nazwę przycisku Prześlij wyświetlanego na pasku narzędzi Standardowy oraz polecenia Prześlij wyświetlanego w menu Plik po wypełnieniu formularza, wpisz nową nazwę w polu Podpis w oknie dialogowym Opcje przesyłania .
Porada
Jeśli chcesz przypisać skrót klawiaturowy do tego przycisku i polecenia, wpisz znak handlowe "i" (&) przed znakiem, którego chcesz użyć jako skrótu klawiaturowego. Aby na przykład przypisać kombinację klawiszy ALT+B jako skrót klawiatury dla przycisku i polecenia Prześlij , wpisz Su&bmit.
Jeśli nie chcesz, aby inne osoby używały polecenia Prześlij lub przycisku Prześlij na pasku narzędzi Standardowy podczas wypełniania formularza, wyczyść pole wyboru Pokaż element menu Prześlij i przycisk Prześlij na pasku narzędzi .
Domyślnie po przesłaniu formularza przez użytkowników program InfoPath zachowuje otwarty formularz i wyświetla komunikat wskazujący, czy formularz został pomyślnie przesłany. Aby zmienić to zachowanie domyślne, kliknij pozycję Zaawansowane, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
Aby zamknąć formularz lub utworzyć nowy pusty formularz po przesłaniu przez użytkownika ukończonego formularza, kliknij odpowiednią opcję na liście Po przesłaniu .
Aby utworzyć wiadomość niestandardową wskazującą, czy formularz został pomyślnie przesłany, zaznacz pole wyboru Użyj wiadomości niestandardowych , a następnie wpisz wiadomości w polach Przy sukcesie i Przy niepowodzeniu .
Porada
Użyj komunikatu w polu Przy niepowodzeniu , aby poinformować użytkowników, co zrobić, jeśli nie mogą przesłać formularza. Możesz na przykład zasugerować użytkownikom zapisanie formularza i skontaktowanie się z inną osobą w celu uzyskania dodatkowych instrukcji.
Jeśli nie chcesz wyświetlać komunikatu po przesłaniu formularza przez użytkownika, wyczyść pole wyboru Pokaż komunikaty o sukcesie i niepowodzeniach .