Przewodnik po projektowaniu raportów

Access udostępnia wiele narzędzi, które ułatwiają szybkie tworzenie atrakcyjnych i łatwych do odczytania raportów, które prezentują dane w sposób najlepiej odpowiadał potrzebom użytkowników. Za pomocą poleceń na karcie Tworzenie można utworzyć prosty raport jednym kliknięciem. Kreator raportów umożliwia utworzenie bardziej złożonego raportu lub utworzenie raportu przez dodanie wszystkich danych i elementów formatowania samodzielnie. Niezależnie od metody, którą wybierzesz, prawdopodobnie będziesz wprowadzać co najmniej kilka zmian w projekcie raportu, aby wyświetlał dane w odpowiedni sposób. W tym artykule omówiono ogólny proces projektowania raportu, a następnie pokazano, jak dodać do raportu określone elementy projektu.

W tym artykule

Decydowanie o układzie raportu

Podczas projektowania raportu należy najpierw zastanowić się, jak mają być rozmieszczone dane na stronie i jak dane są przechowywane w bazie danych. W trakcie procesu projektowania może nawet okazać się, że rozmieszczenie danych w tabelach nie umożliwi ci utworzenia raportu, którego chcesz użyć. Może to wskazywać na to, że tabele nie są znormalizowane — oznacza to, że dane nie są przechowywane w najbardziej efektywny sposób.

Szkicowanie raportu

Ten krok nie jest wymagany — może się okazać, że Kreator raportów programu Access lub narzędzie Raport (oba te narzędzia są dostępne na karcie Tworzenie w grupie Raporty) zapewniają wystarczający projekt początkowy dla raportu. Jednak jeśli zdecydujesz się zaprojektować raport bez używania tych narzędzi, może się okazać przydatne wykreślanie szkicu raportu na kartce papieru przez narysowanie pola, w którym każde pole przechodzi, i napisanie nazwy pola w każdym polu. Można też utworzyć makietę raportu za pomocą programów takich jak Word lub Visio. Niezależnie od metody, której używasz, pamiętaj, aby uwzględnić wystarczająco dużo wierszy, aby wskazać, jak dane się powtarzają.

Wypełniony formularz pokrywający wstępny szkic

Na przykład można użyć wiersza do informacji o produkcie, następnie kilku powtarzających się wierszy dla sprzedaży tego produktu, a na koniec wiersza sum sprzedaży tego produktu. Następnie sekwencja powtarza się dla następnego produktu i tak dalej do końca raportu. Być może raport zawiera prostą listę danych w tabeli, w którym szkic może zawierać tylko serię wierszy i kolumn.

Uwaga: Ta technika jest również bardzo przydatna, gdy projektujesz raport dla innej osoby. W takim przypadku inna osoba może narysować szkic przed rozpoczęciem pracy.

Po utworzeniu szkicu określ, które tabele zawierają dane, które mają być wyświetlane w raporcie. Jeśli wszystkie dane znajdują się w jednej tabeli, można utworzyć raport bezpośrednio na tej tabeli. Najczęściej dane, których potrzebujesz, są przechowywane w kilku tabelach, które trzeba ze sobą zsunęła w zapytaniu, zanim będzie można je wyświetlić w raporcie. Kwerendę można osadzić we właściwości RecordSource raportu lub utworzyć osobne, zapisane zapytanie i na jego podstawie utworzyć raport.

Zdecyduj, które dane umieścić w poszczególnych sekcjach raportów

Każdy raport zawiera jedną lub więcej sekcji raportów. Jedną sekcją, która jest obecna w każdym raporcie, jest sekcja Szczegóły. Ta sekcja powtarza się raz dla każdego rekordu w tabeli lub kwerendzie, na podstawie których jest oparty raport. Inne sekcje są opcjonalne i powtarzają się rzadziej i są zwykle używane do wyświetlania informacji wspólnych dla grupy rekordów, strony raportu lub całego raportu.

W poniższej tabeli opisano, gdzie znajdują się poszczególne sekcje i jak sekcja jest zazwyczaj używana.

Sekcja

Lokalizacja

Typowa zawartość

Sekcja nagłówka raportu

Jest wyświetlany tylko raz u góry pierwszej strony raportu.

  • Tytuł raportu

  • Logo

  • Data bieżąca

Sekcja stopki raportu

Jest wyświetlany za ostatnim wierszem danych powyżej sekcji Stopka strony na ostatniej stronie raportu.

Sumy raportów (sumy, liczniki, średnie i tak dalej)

Sekcja nagłówka strony

Jest wyświetlany u góry każdej strony raportu.

  • Tytuł raportu

  • Numer strony

Sekcja stopki strony

Jest wyświetlany u dołu każdej strony raportu.

  • Data bieżąca

  • Numer strony

Sekcja nagłówka grupy

Jest wyświetlany tylko przed grupą rekordów.

Pole, które jest grupowane

Sekcja stopki grupy

Pojawia się zaraz za grupą rekordów.

Grupowanie sum (sum, zliczania, średnich i tak dalej)

Aby uzyskać informacje na temat dodawania lub usuwania sekcji nagłówka i stopki raportu lub sekcji nagłówka i stopki strony, zobacz sekcję Dodawanie lub usuwanie sekcji nagłówka i stopki strony w tym artykule. Sekcje nagłówka i stopki grupy można dodawać przy użyciu okienka Grupowanie, sortowanie i sumowanie w widoku układu lub projektu.

Decydowanie o rozmieszczaniu danych szczegółowych

Większość raportów jest rozmieszczonych w układzie tabelarycznych lub stosowym, Access jednak pozwala na elastyczne używanie dowolnego rozmieszczenia rekordów i pól.

Układ tabelarowy    Układ tabelarowy przypomina arkusz kalkulacyjny. Etykiety znajdują się u góry, a dane są wyrównane do kolumn poniżej etykiet. Tabelarowy odwołuje się do wyglądu danych przypominacego tabelę. Jest to typ raportu, który jest Access po kliknięciu przycisku Raport w grupie Raporty na karcie Tworzenie. Układ tabelarowy jest dobrym rozwiązaniem, jeśli raport zawiera stosunkowo niewielką liczbę pól, które mają być wyświetlane w prostym formacie listy. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracowników utworzony przy użyciu układu tabelaryowego.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie tabelarycznym

Układ stosowy    Układ stosowy przypomina formularz wypełniany podczas otwierania konta bankowego lub zakupu u sprzedawcy detalicznego online. Każdy fragment danych jest oznaczony etykietą, a pola są ułożone jeden na drugim. Ten układ jest dobrym rozwiązaniem w przypadku raportów, które zawierają zbyt wiele pól, aby można było wyświetlić je w formacie tabelarycznych, co oznacza, że szerokość kolumn przekraczałaby szerokość raportu. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracowników utworzony przy użyciu układu stosowego.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie stosowym

Uwaga: W Kreatorze raportów ten układ jest nazywany układem kolumnowym.

Układ mieszany    Możesz mieszać elementy układów tabelaracyjnych i stosowych. Na przykład dla każdego rekordu możesz rozmieścić niektóre pola w poziomym wierszu u góry sekcji Szczegóły i rozmieścić inne pola z tego samego rekordu w jednym lub większej liczby układów stosowych poniżej górnego wiersza. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracowników utworzony przy użyciu układu mieszanego. Pola Identyfikator, Nazwisko i Imię są rozmieszczone w tabelarycznych układach kontrolek, a pola Stanowisko i Telefon służbowy w układzie stosowym. W tym przykładzie linie siatki służą do wizualnego rozdzielenia pól dla każdego pracownika.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie mieszanym

Układ wyeksłowy    Jeśli raport jest tworzyć za pomocą Kreatora raportów, można wybrać układ wywłaszony. W tym układzie rekordy są wyświetlane tak zwartie, jak to możliwe, na całej szerokości strony. Oczywiście te same wyniki można osiągnąć bez użycia Kreatora raportów, ale dokładne wyrównywanie pól może być bardzo męczne. Na poniższej ilustracji przedstawiono raport pracownika utworzony przy użyciu układu wy argumentu wy wyołoń Kreatora raportów.

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie wyjustowanym

Układ wyrównowy jest dobrym układem do stosowania w przypadku wyświetlania dużej liczby pól w raporcie. W powyższym przykładzie w przypadku użycia układu tabelarycznego do wyświetlania tych samych danych pola rozciągają się poza krawędź strony. W przypadku użycia układu stosowego każdy rekord zajmuje o wiele więcej miejsca w pionie, co powoduje marnowanie papieru i utrudnia odczytanie raportu.

Początek strony

Wyrównywanie danych za pomocą układów kontrolek

Układy kontrolek to prowadnice, które można dodać do raportu, gdy jest otwarty w widoku układu lub projektu. Access układy kontrolek są automatycznie dodano podczas tworzenia raportu za pomocą Kreatora raportów lub po utworzeniu raportu przez kliknięcie pozycji Raport w grupie Raporty na karcie Tworzenie. Układ kontrolki przypomina tabelę, z której każda komórka może zawierać etykietę, pole tekstowe lub kontrolkę innego typu. Na poniższej ilustracji przedstawiono tabelarowy układ kontrolek w raporcie.

Podstawowy tabelaryczny układ formantów

Pomarańczowe linie wskazują wiersze i kolumny układu kontrolki i są widoczne tylko wtedy, gdy raport jest otwarty w widoku układu lub widoku projektu. Układy kontrolek ułatwiają równomierne wyrównywanie danych w wierszach i kolumnach oraz ułatwiają dodawanie, zmienianie rozmiaru i usuwanie pól. Za pomocą narzędzi z grup Tabela i Położenie na karcie Rozmieszczanie (dostępnej w widoku układu lub widoku projektu) można zmieniać typ układu kontrolki na inny oraz usuwać kontrolki z układów, dzięki czemu można umieścić kontrolki w dowolnym miejscu raportu.

Początek strony

Dodawanie lub usuwanie sekcji nagłówka i stopki raportu lub strony

Jak wspomniano wcześniej w tym artykule, nagłówki i stopki to sekcje raportów, za pomocą których można wyświetlać informacje wspólne dla całego raportu lub każdej strony raportu. Można na przykład dodać sekcję Stopka strony, aby wyświetlić numer strony u dołu każdej strony, lub sekcję Nagłówek raportu, aby wyświetlić tytuł całego raportu.

Dodawanie sekcji nagłówka i stopki raportu lub strony

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Sprawdź, które sekcje znajdują się już w raporcie. Sekcje są oddzielone zacieniowanymi poziomymi słupkami nazywanymi selektorami sekcji. Etykieta na każdym selektorze sekcji wskazuje, jaka sekcja znajduje się bezpośrednio pod nim.

    Raport w widoku projektu

    Każdy raport zawiera sekcję Szczegóły, która może również zawierać sekcje Nagłówek raportu, Nagłówek strony, Stopka strony i Stopka raportu. Ponadto, jeśli raport zawiera poziomy grupowania, mogą być widoczne nagłówki lub stopki grupy (na przykład nagłówek Plik jako pokazany na powyższej ilustracji). Domyślnie nagłówki i stopki grupy są nazwane przy użyciu nazwy pola lub wyrażenia, które jest podstawą grupy. W tym przypadku nazwa pola grupowania to "Plik jako".

  3. Aby dodać sekcje nagłówka i stopki strony lub sekcje nagłówka i stopki raportu do raportu, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Nagłówek/stopka strony lub Nagłówek/stopka raportu.

    Przestroga: Jeśli sekcja jest już obecna w raporcie, program Access ostrzega, że usunie istniejącą sekcję i kontrolki, które zawiera.

    Możesz teraz przenosić istniejące kontrolki lub dodawać nowe kontrolki do nowych sekcji.

Access zawsze dodaje sekcje nagłówka i stopki strony i raportu w parach. Oznacza to, że nie można dodać sekcji nagłówka strony lub raportu bez dodania odpowiedniej sekcji stopki. Jeśli nie potrzebujesz obu sekcji, nie możesz usunąć sekcji, ale możesz zmienić rozmiar nieużywanej sekcji na zero (0), aby uniknąć dodawania dodatkowych odstępów w pionie do raportu. Umieść wskaźnik w dolnej części nieużywanej sekcji, aż zmieni się w strzałkę z podwójną grotem tekst alternatywny , a następnie przeciągnij w górę, aż sekcja zostanie ukryta. Jeśli sekcja zawiera jakiekolwiek kontrolki, należy je usunąć, aby można było całkowicie ukryć sekcję.

Usuwanie sekcji nagłówka i stopki raportu lub strony

  1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy raport, który chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny selektor sekcji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Nagłówek/stopka strony lub Nagłówek/stopka raportu.

Jeśli usuwasz parę nagłówka i stopki, a te sekcje zawierają kontrolki, program Access ostrzega, że usunięcie sekcji spowoduje również usunięcie kontrolek i nie będzie można cofnąć akcji. Kliknij przycisk Tak, aby usunąć sekcje i kontrolki, lub kliknij przycisk Nie, aby anulować operację.

Początek strony

Porady dotyczące formatowania różnych typów danych

Podczas tworzenia raportu za pomocą narzędzia Raport (dostępnego na karcie Tworzenie w grupie Raporty) lub za pomocą Kreatora raportów program Access automatycznie dodaje pola do raportu i tworzy najbardziej odpowiednią kontrolkę do wyświetlania poszczególnych pól na podstawie typu danych pola. Jeśli dodajesz pola do raportu samodzielnie, preferowaną metodą jest przeciągnięcie każdego pola z listy pól do raportu. Tak jak w przypadku Kreatora raportów lub narzędzia Raport, Access dla każdego pola jest najpopularniejsza kontrolka, w zależności od typu danych pola. W przypadku większości typów danych najbardziej odpowiednią (domyślną) kontrolką do użycia jest pole tekstowe.

W poniższych sekcjach przedstawiono porady dotyczące formatowania niektórych typów danych ze specjalnymi literami.

Pola wielowartościowe    Domyślną kontrolką pola wielowartościowego jest pole kombi. Może to wydawać się dziwne dla kontrolki w raporcie, ponieważ nie można kliknąć strzałki na polu kombi w raporcie. Jednak w kontekście raportu pole kombi zachowuje się jak pole tekstowe. Strzałka jest widoczna tylko w widoku projektu.

Jeśli pole zawiera wiele wartości, są one rozdzielone przecinkami. Jeśli pole kombi nie jest wystarczająco szerokie, aby wyświetlić wszystkie wartości w jednym wierszu, a właściwość CanGrow pola kombi jest ustawiona na wartość Tak,wartości będą zawijany do następnego wiersza. W przeciwnym razie wartości są obcinane. Aby ustawić właściwość CanGrow dla kontrolki, otwórz raport w widoku projektu lub układu, kliknij kontrolkę, a następnie naciśnij klawisz F4 w celu wyświetlenia arkusza właściwości kontrolki. Właściwość CanGrow znajduje się zarówno na karcie Formatowanie, jak i na karcie Wszystkie arkusza właściwości kontrolki.

Tekst sformatowany, pola    Domyślną kontrolką pola tekstu sformatowanego jest pole tekstowe. Jeśli pole tekstowe nie jest wystarczająco szerokie, aby wyświetlić wszystkie wartości w jednym wierszu, a właściwość CanGrow pola tekstowego jest ustawiona na wartość Tak,wartości są zawijany do następnego wiersza. W przeciwnym razie wartości są obcinane. Aby ustawić właściwość CanGrow dla kontrolki, otwórz raport w widoku projektu lub układu, kliknij kontrolkę, a następnie naciśnij klawisz F4 w celu wyświetlenia arkusza właściwości kontrolki. Właściwość CanGrow znajduje się zarówno na karcie Formatowanie, jak i na karcie Wszystkie arkusza właściwości kontrolki.

Pole tekstu sformatowanego ułatwia formatowanie tekstu na różne sposoby. Można na przykład podkreślić kilka wyrazów w polu, a kilka innych wyrazów w tym samym polu kursywą. Można jednak ustawić ogólny styl formatowania dla pola tekstowego zawierającego tekst sformatowany. Formatowanie pola tekstowego dotyczy tylko tekstu, który nie został specjalnie sformatowany przy użyciu formatowania tekstu sformatowanego.

Ustawianie stylów formatowania dla pola tekstowego, w którym jest wyświetlane pole tekstu sformatowanego

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu.

  2. Kliknij pole tekstowe, w którym jest wyświetlane pole tekstu sformatowanego, a następnie na karcie Formatowanie w grupie Czcionka kliknij styl formatowania, który chcesz zastosować.

    Access stosuje formatowanie do całego tekstu w polu tekstu sformatowanego, który nie miał jeszcze tego typu (ale nie wartości) formatowania zastosowanego w widoku, który obsługuje wprowadzanie danych, na przykład w widoku arkusza danych tabeli lub zapytania albo w widoku formularza. Jeśli na przykład fragment tekstu w polu został sformatowany za pomocą czerwonego koloru czcionki i do pola tekstowego zostanie sformatowany niebieski kolor czcionki Access, kolor całego tekstu zostanie zmieniony na niebieski z wyjątkiem tego, który został indywidualnie sformatowany jako czerwony. Jeśli na przykład część tekstu w polu jest sformatowana przy użyciu czcionki o rozmiarze 11 punktów i do pola tekstowego zostanie do nich sformatowany rozmiar czcionki 14-punktowy, program Access zastosuje do całego tekstu rozmiar czcionki 14-punktowej z wyjątkiem czcionki, która została sformatowana osobno na 11 punktów.

    Pola załączników    W polach załączników jest używana specjalna kontrolka, która nie jest używana dla żadnego innego typu danych. Za pomocą jednego pola załącznika można dołączyć do rekordu wiele plików, ale w tym polu mogą być wyświetlane tylko informacje o jednym załączniku na raz. Domyślnie kontrolka załącznika wyświetla ikonę lub obraz, w zależności od typu pliku załącznika, który jest obecnie wyświetlany przez kontrolkę. Jeśli chcesz, możesz ustawić właściwości kontrolki załącznika tak, aby wszystkie dołączone pliki były wyświetlane jako ikony, lub tak, aby w polu był po prostu wyświetlana ikona ikonka papierowego i liczba załączników. Przy założeniu, że w raporcie jest już używana kontrolka załącznika, można dostosować właściwości kontrolki do różnych zastosowań tej kontrolki za pomocą poniższej procedury.

Ustawianie właściwości wyświetlania pola Załącznik

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy raport w okienku nawigacji, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu.

  2. Kliknij kontrolkę załącznika. Jeśli arkusz właściwości nie jest jeszcze wyświetlony, naciśnij klawisz F4, aby go wyświetlić. W arkuszu właściwości kliknij kartę Formatowanie.

    Poniższej tabeli można użyć jako wskazówki dotyczącej ustawiania właściwości kontrolki załącznika.

    Właściwość

    Ustawienie

    Wyświetl jako

    • Obraz/ikona wyświetla grafikę jako obrazy, a wszystkie inne pliki jako ikony. To jest ustawienie domyślne.

    • Ikona powoduje wyświetlenie wszystkich plików jako ikon.

    • Ikonka ma ikonę ikonki papierowej, a po niej liczbę załączników w nawiasach.

    Obraz domyślny

    Aby domyślny obraz był wyświetlany w kontrolce załącznika, gdy nie ma żadnych załączonych plików, kliknij pozycję Przycisk Konstruktor w polu właściwości, przejdź do obrazu, którego chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

    Uwaga: Obraz domyślny nie jest wyświetlany, jeśli właściwość Wyświetl jako jest ustawiona na wartość Paperclip.

    Wyrównanie obrazu

    Wybierz odpowiednie wyrównanie z listy. Ustawieniem domyślnym jest Wyśrodk. Dostosowanie tego ustawienia może powodować nieoczekiwane wyniki, w zależności od ustawienia właściwości Tryb rozmiaru obrazu.

    Tryb rozmiaru obrazu

    To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy właściwość Wyświetl jako jest ustawiona na wartość Obraz/Ikona.

    • Klip wyświetla obraz w rzeczywistym rozmiarze. Obraz jest przycięty, jeśli jest zbyt duży, aby zmieścić się wewnątrz kontrolki.

    • Rozciągnięcie rozciąga obraz tak, aby wypełniał całą kontrolkę.

      Uwaga: Jeśli kontrolka załącznika nie ma dokładnego rozmiaru obrazu, użycie tego ustawienia zniekształci obraz, dzięki czemu będzie rozciągnięty pionowo lub poziomo.

    • Powiększenie powoduje wyświetlenie jak najdalszego obrazu bez jego wycinka lub zniekształcenia. To jest ustawienie domyślne.

  3. Jeśli używasz kontrolki do wyświetlania grafiki, dostosuj rozmiar kontrolki załącznika tak, aby był wyświetlany poziom szczegółów.

Początek strony

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

×