Zasady przechowywania są częścią technologii zarządzania rekordami wiadomości (MRM) dostępnej w przypadku kont e-mail Microsoft Exchange Server i Platformy Microsoft 365. MrM ułatwia przechowywanie wiadomości niezbędnych do zachowania zgodności z zasadami organizacji, przepisami rządowymi lub potrzebami prawnymi oraz usuwanie treści, które nie mają już wartości prawnych ani biznesowych.
Uwaga: Z tą funkcją są związane wymagania licencyjne programów Microsoft Outlook i Exchange Server. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wymagania dotyczące licencji związane z archiwum osobistym i zasadami przechowywania.
Zasady przechowywania — informacje
Organizacje mogą tworzyć domyślne zasady przechowywania dla wszystkich elementów poczty w Exchange Server lub skrzynce pocztowej platformy Microsoft 365, określone zasady dotyczące folderów domyślnych — takich jak Skrzynka odbiorcza, Wersje robocze, Elementy wysłane, Elementy usunięte i Wiadomości-śmieci — lub tworzyć zasady przechowywania, które użytkownicy mogą stosować do folderów lub pojedynczych elementów. Wszystkie te opcje lub ich kombinację może skonfigurować administrator Exchange Server lub platformy Microsoft 365.
Ważne: Jeśli masz pytania dotyczące zasad przechowywania w Twojej organizacji, zapoznaj się z wytycznymi organizacji lub skontaktuj się z działem prawnym.
Zasady przechowywania łatwiej jest przypisywać dla poszczególnych folderów niż osobno dla każdej wiadomości. Jednak nawet wtedy, gdy zasady przechowywania są przypisane do folderu, można wybrać jedną lub więcej wiadomości i przypisać inne zasady tylko do nich. Zasady przypisane do wiadomości mają pierwszeństwo przed wszelkimi dziedziczonymi zasadami folderu.
Ważne: Wszystkie zasady przechowywania zawierające datę usunięcia wiadomości e-mail zostaną wyświetlone w nagłówku wiadomości e-mail. Jeśli jednak zastosowane zasady przechowywania są zachowywane i nie wymagają usunięcia wiadomości e-mail, nazwa i opis zasad mogą nie być wyświetlane w nagłówku wiadomości e-mail ani w nagłówku okienka odczytu.
Przypisywanie zasad przechowywania do folderu poczty e-mail
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder poczty, aby wyświetlić menu skrótów, a następnie wybierz pozycję Właściwości.
-
Wybierz kartę Zasady i wybierz zasady folderów. Domyślnie w folderze są automatycznie używane wszelkie zasady, które zostały już przypisane do jego folderu nadrzędnego.
Przypisywanie zasad przechowywania do wiadomości e-mail
-
Na liście wiadomości kliknij wiadomość.
Porada: Aby zaznaczyć więcej niż jedną wiadomość, naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL podczas klikania poszczególnych wiadomości.
-
Na Wstążce wybierz pozycję Przypisz zasady.
-
Zasady przechowywania dla wiadomości pojawią się w nagłówku okienka odczytu poniżej nazw adresatów i będą zawierały datę wygaśnięcia.
Na wstążce brakuje polecenia Przypisz zasady.
Jeśli na wstążce brakuje polecenia Przypisz zasady , może ono znajdować się w menu przepełnienia. Kliknij wielokropek po prawej stronie Wstążki i powinien zostać wyświetlony komunikat Przypisz zasady. Możliwe jest również, że administrator Exchange Server lub administrator platformy Microsoft 365 nie włączyli zasad przechowywania i archiwizacji dla Twojego konta lub nie korzystasz z licencji programu Outlook obejmującej tę funkcję. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wymagania dotyczące licencji związane z archiwum osobistym i zasadami przechowywania.
Usuwanie zasad przechowywania
Gdy usuniesz zasady przechowywania z wiadomości e-mail, będą do niej stosowane zasady dotyczące folderu, o ile zostały przypisane.
-
Na liście wiadomości kliknij wiadomość.
-
Na Wstążce wybierz pozycję Przypisz zasady.
-
W obszarze Zasady przechowywania kliknij pozycję Użyj zasad folderu.
Zasady przechowywania dla wiadomości pojawią się w nagłówku okienka odczytu poniżej nazw adresatów i będą zawierały datę wygaśnięcia.
