Foldery publiczne w programie Outlook to doskonałe miejsce do zbierania, organizowania i udostępniania informacji o konkretnych tematach lub projektach w organizacji. "Publiczne" w tym przypadku oznacza widoczne dla wszystkich w organizacji, a nie na całym świecie. Gdy publikujesz wiadomość w folderze publicznym, nie wysyłasz jej nikomu pocztą e-mail, więc skrzynka odbiorcza nikogo nie zaśmieca. Zamiast tego użytkownicy mogą sprawdzać folder, gdy zechcą szukać interesujących wpisów.

Ważne: Aby używać folderów publicznych w programie Outlook, potrzebny jest program Microsoft Exchange Server oraz konto e-mail programu Exchange. Większość domowych i osobistych kont e-mail nie korzysta z programu Exchange.

Krok 1. Skontaktuj się z administratorem programu Exchange

Twoja organizacja może nie zezwalać na foldery publiczne lub może mieć zasady dotyczące korzystania z nich. Skontaktuj się z administratorem, aby być na dobrej drodze. Jeśli Twoja organizacja zezwala na używanie folderów publicznych i obsługuje ich obsługę, ale folder publiczny najwyższego poziomu jeszcze nie istnieje, poproś administratora serwera Exchange o jego utworzenie.

Gdy folder najwyższego poziomu jest dostępny, po prostu naciśnij klawisze Ctrl + 6, aby wyświetlić go i jego zawartość w okienku folderów programu Outlook.

Krok 2. Tworzenie i nadawanie nazwy folderowi

  1. Naciśnij klawisze Ctrl+6, aby wyświetlić foldery publiczne w okienku folderów.

    Ważne: Jeśli nie widzisz sekcji Foldery publiczne w okienku folderów, skontaktuj się z lokalnym administratorem poczty e-mail programu Exchange. Muszą skonfigurować to dla Ciebie.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Foldery publiczne, a następnie kliknij pozycję Nowy folder.

    Foldery publiczne

  3. Nadaj folderowi nazwę i kliknij przycisk OK.

Porady: 

  • Do folderów Ulubione możesz dodać folder publiczny. Następnie w Outlook Web App można wykonywać określone funkcje w tych samych folderach publicznych, takie jak tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie elementów. Te akcje można wykonywać w folderach publicznych Kalendarz, Kontakt, Poczta i Opublikuj.

  • Aby dodać folder publiczny do ulubionych, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz pozycję Dodaj do ulubionych....

  • Aby uzyskać informacje na temat korzystania z folderów Ulubionych w Outlook Web App, zobacz Praca z folderami wiadomości w Outlook Web App.

Krok 3. Ustawianie uprawnień do folderu dla użytkowników i grup

Domyślnie program Outlook udziela uprawnień tylko Tobie, jako twórcy folderu publicznego, więc musisz przyznać uprawnienia użytkownikom, aby mogli odczytywać i publikować zawartość w tym folderze. Dowiedz się, jak zmienić uprawnienia folderu publicznego.

Wprowadzenie do korzystania z folderów publicznych

Oto kilka typowych sposobów używania folderów publicznych w organizacji:

Dyskusje online

Zapisz każdy temat dyskusji we własnym podfoldeerach. W razie potrzeby ustaw uprawnienia dla każdego podfolderu (możesz ograniczyć dostęp do folderów zawierających informacje poufne lub poufne). Temat może mieć własnego moderatora w celu kontrolowania, czy dany element został opublikowany, oraz usuwania wpisów niezgodnych ze standardami organizacyjnymi lub naruszających zasady.

Udostępnianie kalendarzy, list kontaktów i list zadań

Dołączanie kalendarzy, kontaktów i zadań lub list zadań do wpisów w celu udostępniania informacji osobom, które mają dostęp do tego folderu. Ten typ scentralizowanej lokalizacji ułatwia komunikację i współpracę nad projektami zespołowymi.

Różnice między folderami poczty a folderami publicznymi

  • Po przełączeniu się z folderu poczty e-mail do folderu publicznego przycisk Nowy wpis nad okienkiem folderów zmienia się na Nowy Email , ponieważ zazwyczaj umieszczasz elementy zamiast wysyłać wiadomości e-mail w folderze publicznym.

  • Gdy odpowiadasz na wpis w folderze publicznym, nie ma przycisku Odpowiedz wszystkim . Wpis będzie widoczny dla wszystkich osób, które wyświetlają zawartość folderu.

Więcej informacji o folderach programu Outlook

Przełączanie folderów programu Outlook

Zmienianie uprawnień do folderu publicznego

Potrzebujesz dalszej pomocy?

Chcesz uzyskać więcej opcji?

Poznaj korzyści z subskrypcji, przeglądaj kursy szkoleniowe, dowiedz się, jak zabezpieczyć urządzenie i nie tylko.

Społeczności pomagają zadawać i odpowiadać na pytania, przekazywać opinie i słuchać ekspertów z bogatą wiedzą.