Foldery publiczne Outlook to doskonałe miejsce do zbierania, organizowania i udostępniania informacji o konkretnych tematach lub projektach w organizacji. W tym przypadku "Publiczny" oznacza wyświetlanie dla wszystkich osób w organizacji, a nie na całym świecie. Gdy publikujesz wiadomość w folderze publicznym, nie wysyłasz jej do nikogo w wiadomości e-mail, więc nikt nie będzie zaśmiecany. Zamiast tego można sprawdzać folder, gdy chcą szukać interesujących wpisów.
Ważne: Aby używać folderów publicznych w programie Outlook, potrzebny jest program Microsoft Exchange Server oraz konto e-mail programu Exchange. Większość domowych i osobistych kont e-mail nie używa Exchange.
Krok 1. Skontaktuj się z Exchange administratorem
Twoja organizacja może nie zezwalać na foldery publiczne lub stosować zasady dotyczące ich używania. Skontaktuj się z administratorem, aby wszystko było we właściwym momencie. Jeśli organizacja zezwala na używanie folderów publicznych i obsługuje je, ale folder publiczny najwyższego poziomu jeszcze nie istnieje, poproś administratora sieci Exchange o utworzenie folderu.
Gdy folder najwyższego poziomu jest dostępny, po prostu naciśnij klawisze Ctrl + 6, aby wyświetlić go i jego zawartość w okienku folderów Outlook folderów.
Krok 2. Tworzenie folderu i nazywanie go
-
Naciśnij klawisze Ctrl+6, aby wyświetlić foldery publiczne w okienku folderów.
Ważne: Jeśli nie widzisz sekcji Foldery publiczne w okienku folderów, zobacz lokalnego administratora poczty e Exchange e-mail. Musi on skonfigurować to za Ciebie.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Foldery publiczne,a następnie kliknij polecenie Nowy folder.
-
Nadaj nazwę folderowi i kliknij przycisk OK.
Porady:
-
Do folderów Ulubione możesz dodać folder publiczny. Następnie w Outlook Web App można wykonywać pewne funkcje w tych samych folderach publicznych, takie jak tworzenie, aktualizowanie lub usuwanie elementów. Te czynności można wykonać w folderach publicznych Kalendarz, Kontakty, Poczta i Opublikuj.
-
Aby dodać folder publiczny do ulubionych, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Dodaj do ulubionych.
-
Aby uzyskać informacje na temat korzystania z folderów Ulubionych w aplikacji Outlook Web App, zobacz Praca z folderami wiadomości w programie Outlook Web App.
Krok 3. Ustawianie uprawnień do folderu dla użytkowników i grup
Domyślnie Outlook wyłącznie Ci, jako twórcy folderu publicznego, więc musisz jawnie udzielić uprawnień do odczytu i opublikowanych treści w tym folderze. Dowiedz się, jak zmienić uprawnienia do folderu publicznego.
Wprowadzenie do korzystania z folderów publicznych
Oto kilka typowych sposobów używania folderów publicznych w organizacji:
Dyskusje online
Przechowuj poszczególne tematy dyskusji w swoim podfolderze. W razie potrzeby ustaw uprawnienia dla każdego podfolderu (możesz ograniczyć dostęp do folderów zawierających informacje poufne). Temat może mieć własnego moderatora, aby kontrolować, czy element jest publikowany, oraz usuwać wpisy, które nie spełniają standardów organizacji lub naruszają zasady.
Udostępnianie kalendarzy, list kontaktów i list zadań
Dołączaj kalendarze, kontakty i zadania lub listy zadań do wpisów, aby udostępniać informacje osobom, które mają dostęp do folderu. Ten typ scentralizowanej lokalizacji ułatwia komunikację i współpracę w projektach zespołu.
Różnice między folderami poczty a folderami publicznymi
-
Po przełączeniu z folderu poczty e-mail do folderu publicznego przycisk Nowy wpis powyżej okienka folderów zmienia się na Nowa wiadomość e-mail, ponieważ zwykle publikujesz elementy zamiast wysyłać wiadomości e-mail w folderze publicznym.
-
Gdy odpowiadasz na wpis w folderze publicznym, nie ma przycisku Odpowiedz wszystkim. Twój wpis będzie mógł być wyświetlony dla wszystkich osób, które go wyświetlą.
Więcej informacji o Outlook folderów
Tworzenie folderu publicznego i określanie uprawnień, widoków, formularzy i reguł
Aby utworzyć folder publiczny, musisz mieć uprawnienie do tworzenia folderów w istniejącym folderze publicznym. Aby uzyskać informacje na temat uzyskiwania uprawnień, zobacz administratora.
-
W menu Plik wskaż polecenie Nowy,a następnie kliknij pozycję Folder.
-
W polu Nazwa wprowadź nazwę folderu.
-
W polu Folder zawiera kliknij typ folderu, który chcesz utworzyć.
-
Na liście Wybierz, gdzie chcesz umieścić folder kliknij lokalizację folderu.
Aby szybko uruchomić folder publiczny z istniejącymi elementami:
-
Na liście folderów w okienku nawigacji kliknij folder, który chcesz skopiować.
-
W menu Plik wskaż polecenie Folder, a następnie kliknij polecenie Kopiuj nazwę folderu.
-
Na liście kliknij lokalizację, do której chcesz skopiować folder.
-
-
W lista folderów kliknij prawym przyciskiem myszy okienko nawigacji folder publiczny, który chcesz udostępnić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.
Aby ustawić uprawnienia udostępniania folderu, musisz mieć uprawnienia właściciela folderu publicznego. Uprawnienia możesz ustawić tylko dla jednego folderu na raz.
-
Kliknij kartę Uprawnienia.
-
Kliknij przycisk Dodaj.
-
W polu Wyszukaj wprowadź imię i nazwisko osoby, której chcesz przyznać uprawnienia udostępniania.
-
Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK.
-
Na liście Nazwa kliknij imię i nazwisko właśnie dodanej osoby.
-
W obszarzeUprawnienia wybierz odpowiednie ustawienia.
Uwaga: Możesz przypisać wszystkie osoby, które mają dostęp do folderu, te same uprawnienia, klikając pozycję Domyślne na liście Nazwa.
Wykonaj jedną z następujących czynności:
-
Tworzenie widoku od podstaw
-
W menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Definiuj widoki.
-
Kliknij pozycję Nowy.
-
W polu Nazwa nowego widoku wpisz nazwę.
-
W polu Typ widoku wybierz odpowiedni typ widoku widoku.
-
Aby zmienić miejsce widok będzie dostępny, kliknij opcję w obszarze Mogą być używane w dniu.
-
Kliknij przycisk OK.
-
Aby dodatkowo dostosować widok, w obszarze Opiskliknij przycisk, a następnie wybierz opcje, których chcesz użyć.
-
Po zakończeniu wybierania opcji kliknij przycisk OK.
-
Aby zastosować widok natychmiast, kliknij przycisk Zastosuj widok.
-
-
Tworzenie widoku przy użyciu widoku standardowego
-
Przejdź do widok, na którym chcesz opierać nowy widok.
-
W menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Dostosuj widok bieżący.
-
Dla każdego typu zmiany, którą chcesz wprowadzić, w obszarze Opis kliknij przycisk, a następnie wybierz odpowiednie opcje.
-
Po zakończeniu dokonywania zmian zamknij okno dialogowe Dostosowywanie widoku.
-
W menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij pozycję Definiuj widoki.
-
W polu Widoki dla folderu nazwa folderu kliknij pozycję Ustawienia widoku bieżącego.
-
Kliknij przycisk Kopiuj.
-
W polu Nazwa nowego widoku wpisz nazwę.
-
Aby zmienić miejsce, w którym będzie dostępny widok, kliknij opcję w obszarze Możliwości stosowania.
Uwaga: Nowe widoki są dodawane do widoku bieżącegopodmenu (w menu Widok wskaż polecenie Rozmieść według).
-
Aby zmienić widok domyślny folderu publicznego, musisz mieć uprawnienia Właściciel do tego folderu i musi być zdefiniowany co najmniej jeden widok niestandardowy dla folderu, który jest widoczny dla wszystkich.
-
Na lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.
-
Kliknij kartę Administracja.
Jeśli karta Administracja nie jest wyświetlana, oznacza to, że nie masz uprawnień Właściciel.
-
Na liście Początkowy widok folderu kliknij widok, który ma być wyświetlany przy każdym otwarciu folderu.
W widoku Normalny jest wyświetlany domyślny Outlook Microsoft dla typów elementów w folderze.
Aby dodawać formularze do prywatnego folderu udostępnionego lub do folderu publicznego, trzeba mieć uprawnienia Redaktor, Publikujący lub Właściciel. Jeśli folder jest folderem publicznym i masz uprawnienia Właściciel, możesz ograniczyć formularze dostępne dla innych osób, które korzystają z tego folderu.
-
W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij folder prawym przyciskiem myszy, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.
-
Kliknij kartę Formularze.
-
Aby dodać formularz do listy formularzy skojarzonych z tym folderem, kliknij pozycję Zarządzaj, a następnie wskaż formularz.
-
Kliknij przycisk Zamknij.
-
Aby ograniczyć liczbę formularzy, które mają być dostępne dla innych osób, które korzystają z folderu, kliknij opcję w obszarze Zezwalaj na te formularze w tym folderze.
Aby tworzyć lub modyfikować reguły dla folderu publicznego, musisz mieć uprawnienie Właściciel.
-
W lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, dla którego chcesz utworzyć lub zmodyfikować reguły, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.
-
Kliknij kartę Administracja.
-
Kliknij pozycję Asystent folderów.
-
Wykonaj jedną z następujących czynności:
-
Aby utworzyć regułę, kliknij pozycję Dodaj regułę.
-
Aby zmodyfikować istniejącą regułę, kliknij regułę na liście, a następnie kliknij pozycję Edytuj regułę.
-
-
Wprowadź warunki, które element musi spełnić, aby zajść w akcję. Aby uzyskać więcej warunków, kliknij pozycję Zaawansowane.
-
W obszarze Wykonaj teakcje wybierz odpowiednie opcje.
Uwaga: Podczas tworzenia reguły jest ona domyślnie aktywna.
Wykonaj dowolną z następujących czynności:
-
Udostępnianie kalendarza
-
Utwórz nowy folder i wybierz pozycję Elementy kalendarza na liście Folder zawiera.
-
Na liście Wybierz, gdzie chcesz umieścić folder kliknij pozycję Kalendarz, a następnie kliknij przycisk OK.
-
Dodaj do folderu spotkania i zdarzenia.
-
-
Udostępnianie listy kontaktów
-
Utwórz nowy folder i wybierz pozycję Elementy kontaktów na liście Folder zawiera.
-
Na liście Wybierz, gdzie chcesz umieścić folder kliknij pozycję Kontakty , a następnie kliknij przycisk OK.
-
Dodaj kontakty do folderu.
Uwaga: Udostępniona lista kontaktów zostanie wyświetlona w Outlook adresowej/kontaktach.
-
-
Udostępnianie listy zadań
-
Utwórz nowy folder i wybierz pozycję Elementy zadań na liście Folder zawiera.
-
Na liście Wybierz, gdzie chcesz umieścić folder kliknij pozycję Zadania,a następnie kliknij przycisk OK.
-
Dodaj zadania do folderu.
Uwaga: Mimo że można skopiować listę zadań do folderu publicznego, nie można skopiować żądania zadania do folderu publicznego ani utworzyć żądania zadania z folderu publicznego.
-
-
Publikować informacje w folderze publicznym
-
Otwórz folder publiczny, w którym chcesz opublikować informacje.
-
Aby użyć domyślnego formularza do publikowania informacji, kliknij menu Plik, wskaż pozycję Nowy ,a następnie kliknij pozycję Opublikuj w tym folderze.
-
W formularzu wprowadź informacje, które chcesz opublikować.
-
Kliknij przycisk Opublikuj.
-
Tworzenie moderowanego folderu publicznego
Aby można było wskazać folder publiczny na moderowany, musisz mieć uprawnienia Właściciela.
-
Na lista folderów, w okienko nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder publiczny, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Właściwości.
-
Na karcie Administracja kliknij pozycję Folder moderowany.
-
Zaznacz pole wyboru Skonfiguruj folder jako folder moderowany.
-
W polu Przesyłaj nowe elementy do wprowadź imię i nazwisko (nazwę) osoby odbieracej wiadomości przychodzące lub nazwę alternatywnego folderu publicznego, w którym wiadomości są przechowywane do przeglądu. Moderator, który recenzuje, jest określony w kroku 6.
-
Opcjonalnie: Aby automatycznie wysyłać odpowiedź po otrzymaniu nowej wiadomości przez moderatora, wybierz opcję w obszarze Odpowiadaj na nowe elementy za pomocą.
Wybierz jedną z następujących opcji:
-
Odpowiedź standardowa
"Dziękujemy za przesłanie. Pamiętaj, że przesłania do niektórych folderów lub grup dyskusyjnej są przeglądane w celu określenia, czy powinny być udostępniane publicznie. W takich przypadkach istnieje opóźnienie przed zatwierdzeniem przesłania przez inne osoby".
-
Odpowiedź niestandardowa
Kliknij pozycję Niestandardowa odpowiedź,a następnie kliknij pozycję Szablon. Wpisz tekst niestandardowej odpowiedzi.
Moderatorzy nie otrzymają tych odpowiedzi, gdy opublikują wiadomości.
-
-
Aby dodać lub usunąć imiona i nazwiska osób, które są moderatorami, kliknij pozycję Dodaj lub Usuń.
-
Opcjonalnie: Aby wyświetlić właściwości wybranego moderatora, kliknij pozycję Właściwości.
