Tworzenie konspektu danych (grupowanie danych) w arkuszu

1. Upewnij się, że każda kolumna danych, które chcesz utworzyć konspekt, ma etykietę w pierwszym wierszu (np. Region), zawiera podobne fakty w każdej kolumnie, a zakres, który chcesz utworzyć konspekt, nie zawiera pustych wierszy ani kolumn.

2. Jeśli chcesz, zgrupowane wiersze szczegółów mogą mieć odpowiadający im wiersz podsumowania — sumę częściową. Aby je utworzyć, wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Wstawianie wierszy podsumowań przy użyciu polecenia Suma częściowa    

     Użyj polecenia Suma częściowa, które pozwala wstawić funkcję SUMY.CZĘŚCIOWE bezpośrednio poniżej lub powyżej każdej grupy wierszy szczegółów i automatycznie utworzyć konspekt. Aby uzyskać więcej informacji o używaniu funkcji sum częściowych, zobacz temat SUMY.CZĘŚCIOWE, funkcja.

   • Wstawianie własnych wierszy podsumowań    

     Wprowadź własne wiersze podsumowań z formułami bezpośrednio pod lub nad każdą grupą wierszy szczegółów. Na przykład pod (lub nad) wierszami z danymi sprzedaży za marzec i kwiecień użyj funkcji SUMA, aby uzyskać sumę częściową sprzedaży w tych miesiącach. W dalszej części tego tematu znajduje się tabela przedstawiająca odpowiedni przykład.

3. Domyślnie program Excel szuka wierszy podsumowań poniżej podsumowanych szczegółów, ale można je utworzyć powyżej wierszy szczegółów. Jeśli wiersze podsumowań zostały utworzone poniżej szczegółów, przejdź do następnego kroku (krok 4). Jeśli wiersze podsumowań zostały utworzone powyżej wierszy szczegółów, przejdź do pozycji Dane > Konspekt, a następnie wybierz przycisk Uruchamianie okna dialogowego.

   

   Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia.

   

   W oknie dialogowym Ustawienia wyczyść pole wyboru Wiersze podsumowań poniżej szczegółów , a następnie wybierz przycisk OK.

4. Utwórz konspekt danych. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   Automatyczne tworzenie konspektu danych

   1. Zaznacz komórkę w zakresie komórek, które chcesz utworzyć konspekt.

   2. Przejdź do pozycji Konspekt > danych > grupę > Grupę, a następnie wybierz pozycję Autospekt.

      

   Ręczne tworzenie konspektu danych

   Ważne: Podczas ręcznego grupowania poziomów konspektu najlepiej wyświetlić wszystkie dane , aby uniknąć niepoprawnego grupowania wierszy.

   1. Aby zaznaczyć konspekt grupy zewnętrznej (poziom 1), zaznacz wszystkie wiersze, które zawiera grupa zewnętrzna (tj. wiersze szczegółów, a jeśli je dodano, wiersze podsumowań).

      1. Pierwszy wiersz zawiera etykiety i nie jest zaznaczony. 2. Ponieważ jest to grupa zewnętrzna, zaznacz wszystkie wiersze z sumami częściowymi i szczegółami. 3. Nie wybieraj sumy końcowej.

   2. Przejdź do obszaru Konspekt > danych> Grupie > grupy. W oknie dialogowym Grupowanie wybierz pozycję Wiersze, a następnie wybierz przycisk OK.

      Porada: Jeśli zaznaczysz całe wiersze, a nie tylko komórki, program Excel automatycznie grupuje według wierszy — okno dialogowe Grupowanie nawet się nie otwiera.

      

      Symbole konspektu są wyświetlane na ekranie obok grupy.

   3. Ewentualnie utwórz konspekt wewnętrznej, zagnieżdżonej grupy — wiersze szczegółów dotyczące odpowiedniej sekcji danych.

      Uwaga: Jeśli nie musisz tworzyć żadnych grup wewnętrznych, przejdź do kroku f poniżej.

      Dla każdej wewnętrznej, zagnieżdżonej grupy zaznacz wiersze szczegółów przylegające do wiersza zawierającego wiersz podsumowania.

      1. Na każdym poziomie wewnętrznym można utworzyć wiele grup. W tym miejscu dwie sekcje są już zgrupowane na poziomie 2. 2. Ta sekcja jest zaznaczona i gotowa do grupy. 3. Nie zaznaczaj wiersza podsumowania grupujących danych.

   4. Przejdź do sekcji Konspekt > danych > grupie > Group.

      

      W oknie dialogowym Grupowanie wybierz pozycję Wiersze, a następnie wybierz przycisk OK. Symbole konspektu są wyświetlane na ekranie obok grupy.

      Porada: Jeśli zaznaczysz całe wiersze, a nie tylko komórki, program Excel automatycznie grupuje według wierszy — okno dialogowe Grupowanie nawet się nie otwiera.

   5. Kontynuuj zaznaczanie i grupowanie wierszy wewnętrznych, aż utworzysz wszystkie poziomy, które ma obejmować konspekt.

   6. Jeśli chcesz rozgrupować wiersze, zaznacz je, a następnie przejdź do pozycji Dane > Konspekt > Rozgrupuj > Rozgrupuj.

      Możesz również rozgrupować sekcje konspektu bez usuwania całego poziomu. Przytrzymaj naciśnięty klawisz SHIFT podczas zaznaczania lub grupy, a następnie przejdź do pozycji Dane > Konspekt > Rozgrupuj > Rozgrupuj.

      Ważne: Jeśli konspekt zostanie rozgrupowany, gdy dane szczegółowe są ukryte, wiersze szczegółów mogą pozostać ukryte. Aby wyświetlić dane, przeciągnij wskaźnikiem myszy przez widoczne numery wierszy przylegających do ukrytych wierszy. Następnie przejdź do pozycjiKomórki > główne > Format i wskaż pozycję Ukryj & Odkryj, a następnie wybierz pozycję Odkryj wiersze.

1. Upewnij się, że każdy wiersz danych, które chcesz uwzględnić w konspekcie, ma etykietę w pierwszej kolumnie, że każdy wiersz zawiera podobne fakty, a zakres nie zawiera pustych wierszy ani kolumn.

2. Wstaw własne kolumny podsumowań z formułami bezpośrednio po prawej lub po lewej stronie każdej grupy kolumn szczegółów. W tabeli wymienionej w kroku 4 poniżej znajduje się odpowiedni przykład.

   Uwaga: Aby można było utworzyć konspekt danych według kolumn, muszą istnieć kolumny podsumowań zawierające formuły odwołujące się do komórek we wszystkich kolumnach szczegółów danej grupy.

3. Jeśli kolumna podsumowania znajduje się po lewej stronie kolumn szczegółów, przejdź do pozycji Dane > Konspekt, a następnie wybierz przycisk Uruchamianie okna dialogowego.

   

   Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia.

   

   W oknie dialogowym Ustawienia wyczyść pole wyboru Kolumny podsumowań po prawej stronie szczegółów , a następnie wybierz przycisk OK.

4. Aby utworzyć konspekt danych, wykonaj jedną z następujących czynności:

   Automatyczne tworzenie konspektu danych

   1. Zaznacz komórkę w zakresie.

   2. Przejdź do pozycji Konspekt > danych > grupę > Grupę, a następnie wybierz pozycję Autospekt.

   Ręczne tworzenie konspektu danych

   Ważne:  W przypadku ręcznego grupowania poziomów konspektu najlepiej wyświetlić wszystkie dane, aby uniknąć pomyłek przy grupowaniu kolumn.

   1. Aby określić konspekt grupy zewnętrznej (poziom 1), zaznacz wszystkie podrzędne kolumny podsumowania, a także powiązane z nimi dane szczegółowe.

      1. Kolumna A zawiera etykiety. 2. Zaznacz wszystkie kolumny szczegółów i sum częściowych. Zwróć uwagę, że jeśli nie zaznaczysz całych kolumn, po wybraniu pozycji Grupuj (dane > konspekt > grupowanie) zostanie otwarte okno dialogowe Grupa i zostanie wyświetlony monit o wybranie pozycji Wiersze lub Kolumny. 3. Nie zaznaczaj kolumny sumy końcowej.

   2. Przejdź do > grupy >grupy > konspektu > danych. 

      

      Nad grupą zostanie wyświetlony symbol konspektu.

   3. Aby wytyczać konspekt wewnętrznej, zagnieżdżonej grupy kolumn szczegółów (poziomu 2 lub nowszego), zaznacz kolumny szczegółów przylegające do kolumny zawierającej kolumnę podsumowania.

      1. Na każdym poziomie wewnętrznym można utworzyć wiele grup. W tym miejscu dwie sekcje są już zgrupowane na poziomie 2. 2. Te kolumny są zaznaczone i gotowe do zgrupacji. Zwróć uwagę, że jeśli nie zaznaczysz całych kolumn, po wybraniu pozycji Grupuj (dane > konspekt > grupowanie) zostanie otwarte okno dialogowe Grupa i zostanie wyświetlony monit o wybranie pozycji Wiersze lub Kolumny. 3. Nie zaznaczaj kolumny podsumowania dla grupujących danych.

   4. Przejdź do > grupykonspektu > danych.

      

      Symbole konspektu są wyświetlane na ekranie obok grupy.

5. Kontynuuj zaznaczanie i grupowanie kolumn wewnętrznych, aż utworzysz wszystkie poziomy, które ma obejmować konspekt.

6. Jeśli chcesz rozgrupować kolumny, zaznacz kolumny, a następnie przejdź do pozycji Dane > Konspekt > Rozgrupuj.

Możesz również rozgrupować sekcje konspektu bez usuwania całego poziomu. Przytrzymaj naciśnięty klawisz SHIFT podczas zaznaczania lub grupy, a następnie przejdź do pozycji Dane > Konspekt > Rozgrupuj.

Jeśli konspekt zostanie rozgrupowany, gdy dane szczegółowe będą ukryte, kolumny szczegółów mogą pozostać ukryte. Aby wyświetlić dane, przeciągnij wskaźnikiem myszy przez widoczne litery kolumn przylegających do ukrytych kolumn. Przejdź do pozycjiKomórki > główne > Format, wskaż pozycję Ukryj & Odkryj, a następnie wybierz pozycję Odkryj kolumny.

1. Jeśli nie widzisz symboli konspektu , i , przejdź do pozycji Opcje > plików> Zaawansowane i w sekcji Opcje wyświetlania dla tego arkusza zaznacz pole wyboru Pokaż symbole konspektu po zastosowaniu konspektu, a następnie wybierz przycisk OK.

2. Wykonaj co najmniej jedną z następujących czynności:

   • Pokazywanie lub ukrywanie danych szczegółowych grupy    

     Aby wyświetlić dane szczegółowe w grupie, wybierz przycisk dla grupy lub naciśnij klawisze ALT+SHIFT+=.

   • Aby ukryć dane szczegółowe grupy, wybierz przycisk dla grupy lub naciśnij klawisze ALT+SHIFT+-.

   • Rozwijanie lub zwijanie całego konspektu do określonego poziomu    

     Na symboli konspektu wybierz numer odpowiedniego poziomu. Dane szczegółowe znajdujące się na niższych poziomach zostaną ukryte.

     Jeśli na przykład konspekt ma cztery poziomy, można ukryć czwarty poziom podczas wyświetlania pozostałych poziomów, wybierając pozycję .

   • Pokazywanie lub ukrywanie wszystkich danych szczegółowych konspektu    

     Aby wyświetlić wszystkie dane szczegółowe, wybierz najniższy poziom w symboli konspektu. Jeśli na przykład istnieją trzy poziomy, wybierz pozycję .

   • Aby ukryć wszystkie dane szczegółowe, wybierz pozycję .

Dla wierszy konspektu program Microsoft Excel używa stylów takich jak WierszPoziom_1 i WierszPoziom_2. W przypadku kolumn konspektu program Excel używa stylów takich jak KolPoziom_1 i KolPoziom_2. Dzięki pogrubieniu, kursywie i innym formatom tekstu style ułatwiają odróżnianie wierszy i kolumn podsumowań od pozostałych danych. Zmieniając definicje poszczególnych stylów, można zastosować inne formaty tekstu i komórek, aby dostosować wygląd konspektu. Styl można zastosować podczas tworzenia konspektu lub po jego utworzeniu.

Wykonaj co najmniej jedną z następujących czynności:

Automatyczne stosowanie stylu do nowych wierszy lub kolumn podsumowań    

1. Przejdź do pozycji Dane > Konspekt, a następnie wybierz przycisk Uruchom okno dialogowe.

   

   Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia.

   

2. Zaznacz pole wyboru Style automatyczne.

Stosowanie stylu do istniejącego wiersza lub istniejącej kolumny podsumowania    

1. Zaznacz komórki, do których chcesz zastosować styl.

2. Przejdź do pozycji Dane > Konspekt, a następnie wybierz przycisk Uruchom okno dialogowe.

   

   Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia.

   

3. Zaznacz pole wyboru Style automatyczne , a następnie wybierz pozycję Zastosuj style.

   

Do formatowania danych objętych konspektem można też użyć autoformatowania.

1. Jeśli nie widzisz symboli konspektu , i , przejdź do pozycji Opcje > pliku> Zaawansowane, a następnie w sekcji Opcje wyświetlania dla tego arkusza zaznacz pole wyboru Pokaż symbole konspektu po zastosowaniu konspektu.

2. Użyj symboli konspektu , i , aby ukryć dane szczegółowe, których nie chcesz kopiować.

   Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pokazywanie lub ukrywanie danych konspektu.

3. Zaznacz zakres wierszy podsumowań.

4. Przejdź do pozycji Narzędzia główne > Edytowanie > Znajdź & Wybierz, a następnie wybierz pozycję Przejdź do obszaru Specjalne.

   

5. Zaznacz opcję Tylko widoczne komórki.

6. Wybierz przycisk OK, a następnie skopiuj dane.

Ukrywanie konspektu

• Przejdź do pozycji Opcje > plików > Zaawansowane, a następnie w sekcji Opcje wyświetlania dla tego arkusza wyczyść pole wyboru Pokaż symbole konspektu po zastosowaniu konspektu.

Usuwanie konspektu

1. Kliknij arkusz.

2. Przejdź do obszaru Dane > Konspekt > Rozgrupuj, a następnie wybierz pozycję Wyczyść konspekt.

   

   Ważne: Jeśli usuniesz konspekt, gdy dane szczegółowe będą ukryte, wiersze lub kolumny szczegółów mogą pozostać ukryte. Aby wyświetlić te dane, należy przeciągnąć wskaźnikiem myszy przez widoczne numery wierszy lub litery kolumn przylegających do ukrytych wierszy lub kolumn. Przejdź do pozycjiKomórki > główne > Format, wskaż pozycję Ukryj & Odkryj, a następnie wybierz pozycję Odkryj wiersze lub Odkryj kolumny.

Załóżmy, że trzeba utworzyć raport podsumowujący dane, który zawiera tylko sumy oraz wykres tych sum. Najczęściej można to zrobić przez:

1. Tworzenie raportu podsumowującego

   1. Utwórz konspekt danych.

      Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie konspektu wierszy lub Tworzenie konspektu kolumn.

   2. Ukryj szczegóły, wybierając symbole konspektu , i , aby wyświetlić tylko sumy, jak pokazano w poniższym przykładzie konspektu wiersza:

      

   3. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Pokazywanie lub ukrywanie danych konspektu.

2. Wykres raportu podsumowującego

   1. Zaznacz dane podsumowania, dla których chcesz utworzyć wykres.

      Aby na przykład wyświetlić na wykresie tylko sumy mydła i Kretowicz, ale nie sumy końcowe, zaznacz komórki od A1 do C19, jak pokazano w powyższym przykładzie.

   2. Wybierz pozycję Wstaw > Wykresy > Polecane wykresy, a następnie wybierz kartę Wszystkie wykresy i wybierz typ wykresu.

      

      Jeśli na przykład wybrano opcję Kolumnowy grupowany, wykres będzie wyglądać następująco:

      

      Jeśli szczegóły listy danych konspektu zostaną pokazane lub ukryte, wykres zostanie odpowiednio zaktualizowany, tak aby zawierał te dane lub ich nie zawierał.