Tworzenie zestawów dokumentów i zarządzanie nimi

Jeśli biblioteka, w którym pracujesz, zawiera zarówno dokumenty, jak i zestawy dokumentów, możesz zidentyfikować zestawy dokumentów w bibliotece dokumentów, szukając ich unikatowej ikony folderu.

Podczas pracy z zestawem dokumentów można wykonywać typowe zadania za pomocą karty Zarządzanie na wstążce Zestawy dokumentów (która jest wyświetlana na stronie powitałej zestawu dokumentów).

1. Przejdź do biblioteki dokumentów, która została skonfigurowana do obsługi zestawów dokumentów.

2. Kliknij kartę Plik.

   Uwaga: Jeśli korzystasz z programu SharePoint 2010, kliknij kartę Dokumenty.

3. Kliknij strzałkę obok pozycji Nowy dokument, a następnie kliknij pozycję Zestaw dokumentów lub nazwę zestawu dokumentów, który chcesz utworzyć (jeśli w organizacji utworzono niestandardowe typy zawartości zestawu dokumentów, mogą one mieć unikatowe nazwy). Jeśli biblioteka obsługuje tworzenie zarówno pojedynczych dokumentów, jak i zestawów dokumentów, możesz zidentyfikować zestaw dokumentów, szukając ikony folderu.

4. W oknie dialogowym Nowy zestaw dokumentów wpisz nazwę i opis zestawu dokumentów, który tworzysz, a następnie kliknij przycisk OK lub Zapisz. Po utworzeniu zestawu dokumentów w przeglądarce jest wyświetlana strona powitania zestawu dokumentów.

   Jeśli ten zestaw dokumentów jest skonfigurowany tak, aby dokumenty były automatycznie tworzone podczas tworzenia nowego wystąpienia, są one wyświetlane w składników Web Part na stronie powitałej. Jeśli dla tego zestawu dokumentów nie została określona żadna zawartość domyślna, zostanie utworzony pusty folder Zestaw dokumentów, do tego folderu będzie można dodawać lub przekazywać pliki, aby były częścią zestawu dokumentów. Możesz dodawać tylko pliki o tych samych typach zawartości co pliki dozwolone w zestawie dokumentów.

Jeśli zestaw dokumentów, z którym pracujesz, nie jest skonfigurowany do automatycznego tworzenia zawartości domyślnej podczas tworzenia nowego wystąpienia zestawu dokumentów, możesz ręcznie dodawać pliki do zestawu dokumentów. Można dodawać tylko pliki dozwolonych typów zawartości dla zestawu dokumentów.

1. Przejdź do biblioteki dokumentów zawierającej zestaw dokumentów, który chcesz zaktualizować, a następnie kliknij nazwę zestawu dokumentów, aby przejść do jego strony powitałej.

2. Na stronie powitałej zestawu dokumentów kliknij kartę Pliki.

   Uwaga: Jeśli korzystasz z programu SharePoint 2010, kliknij kartę Dokumenty.

3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Aby dodać nowy plik do zestawu dokumentów, kliknij pozycję Nowy dokument,a następnie kliknij typ dokumentu, który chcesz utworzyć.

   • Aby przekazać dokument do zestawu dokumentów, kliknij Upload Dokument, a następnie przejdź do lokalizacji pliku. Wybierz plik, kliknij pozycję Otwórz, a następnie kliknij przycisk OK. Po wyświetleniu monitu określ wymagane informacje o właściwości, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

   • Aby przekazać wiele dokumentów do zestawu dokumentów, w Eksploratorze plików znajdź pliki, które chcesz przekazać, a następnie naciśnij klawisz Ctrl i kliknij każdy plik, przytrzymując naciśnięty klawisz Ctrl. Przeciągnij wybrane pliki i upuść je na stronę powitaną. (Gdy przeciągniesz pliki na stronę, zobaczysz pole z komunikatem Upuść tutaj).

Domyślnie zestawy dokumentów dziedziczą uprawnienia po bibliotece, w której się znajdują. Możesz określić uprawnienia unikatowe dla zestawu dokumentów, jeśli chcesz ograniczyć lub zmienić osoby, które mają dostęp do dokumentów w poszczególnych zestawach dokumentów.

Zarządzanie unikatowymi uprawnieniami na poziomie elementu lub folderu może być skomplikowane i czasochłonne. Jeśli większość zestawów dokumentów musi być dostępna dla podobnych grup, zarządzanie uprawnieniami na poziomie biblioteki może być łatwiejsze.

Aby zarządzać uprawnieniami zestawu dokumentów, musisz mieć co najmniej poziom uprawnień Projektowanie lub Pełna kontrola.

1. Na stronie powitałej zestawu dokumentów kliknij kartę Zarządzanie, a następnie kliknij pozycję Uprawnienia.

2. Wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Aby zmienić ustawienia uprawnień dla samej biblioteki dokumentów, kliknij pozycję Zarządzaj elementem nadrzędnym.

   • Aby zatrzymać dziedziczenie uprawnień po bibliotece dokumentów i utworzyć unikatowe uprawnienia dla tego zestawu dokumentów pojedynczo, kliknij pozycję Zatrzymaj dziedziczenie uprawnień.

   • Aby wyświetlić określone uprawnienia posiadane przez określoną osobę, kliknij pozycjęSprawdź uprawnienia , a następnie wpisz nazwę użytkownika lub grupy, którą chcesz sprawdzić.

   • Aby dziedziczyć uprawnienia nadrzędnej biblioteki dokumentów (jeśli zestaw dokumentów był wcześniej skonfigurowany w taki sposób, aby przestać je dziedziczyć), kliknij pozycję Dziedzicz uprawnienia.

Jeśli dla biblioteki dokumentów, w której został zapisany zestaw dokumentów, włączono sporządzanie wersji, dostępnych jest kilka różnych opcji pracy z historią wersji zestawu dokumentów lub poszczególnymi dokumentami w ramach zestawu.

Na stronie powitałej zestawu dokumentów kliknij kartę Zarządzanie, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności.

Jeśli używasz programu poczty e-mail zgodnego z programem Microsoft SharePoint Server 2010, takiego jak Microsoft Outlook 2010, możesz szybko wysłać wiadomość e-mail z linkiem do strony powitałowej zestawu dokumentów.

1. Na stronie powitałej zestawu dokumentów kliknij kartę Zarządzanie, a następnie kliknij pozycję Wysyłaj łącze pocztą e-mail.

2. Gdy zostanie wyświetlony monit o Outlook zawartości sieci Web, kliknij pozycję Zezwalaj.

3. W wierszu Do wiadomości e-mail programu Microsoft Outlook wpisz nazwy odpowiednich adresatów, określ temat w wierszu Temat, a następnie wpisz dodatkowe informacje, które chcesz uwzględnić w treści wiadomości e-mail.

4. Jeśli chcesz, możesz określić własny adres e-mail w wierszu Od, aby wiadomość nie była wysyłana z serwera, a adresaci jej nie zignorowały. Kliknij strzałkę w dół obok pozycji Od,a następnie kliknij pozycję Inny adres e-mail. Wpisz lub wybierz swój adres e-mail.

5. Po ukończeniu pracy nad wiadomością kliknij pozycję Wyślij w Outlook.

Wersja subskrypcyjna programu SharePoint Server obsługuje nowoczesne zestawy dokumentów w bibliotekach dokumentów. Gdy administrator SharePoint włącza zestawy dokumentów w środowisku usługi Wersja subskrypcyjna programu SharePoint Server, można przeglądać, pobierać i przekazywać dokumenty do zestawów dokumentów za pomocą nowoczesnych bibliotek dokumentów.

Aby uzyskać więcej informacji na temat nowoczesnych bibliotek dokumentów, zobacz Różnice między nowoczesnym a klasycznym środowiskom list i bibliotek.