Używanie cyklicznych list zadań

W tym artykule 

Omówienie

Ustawianie listy zadań jako cyklicznej

Publikowanie cyklicznej listy zadań

Zmiana harmonogramu wystąpienia

Pomiń wystąpienie

Edytowanie cyklu serii list zadań

Anulowanie cyklu dla serii list zadań

Anulowanie publikowania serii list zadań

Anulowanie publikowania listy w serii list zadań

Omówienie

Publikowanie cyklicznej listy zadań to świetny sposób na pracę z rutynowymi zadaniami, które muszą zostać ukończone. Oto omówienie tego, jak to działa.

• Cykl można dodać do standardowej listy zadań w obszarze Wersje robocze , definiując ustawienia cyklu oraz daty rozpoczęcia i zakończenia. Spowoduje to zmianę listy z jednorazowej listy zadań na cykliczną serię list zadań. Gdy wszystko będzie gotowe, możesz opublikować serię cyklicznych list zadań.

• Po opublikowaniu pierwsze wystąpienie serii cyklicznej jest wyświetlane w obszarze Zaplanowane do czasu opublikowania. Po opublikowaniu zaplanowanego wystąpienia następne wystąpienie jest tworzone automatycznie.

• Po utworzeniu nowego wystąpienia daty ukończenia zadania są aktualizowane automatycznie w zależności od tego, jak daleko znajdują się po wybranej dacie rozpoczęcia serii . Załóżmy na przykład, że seria miesięczna została utworzona cyklicznie w piętnastej części każdego miesiąca. Jeśli wybierzesz datę rozpoczęcia serii 15 stycznia i uwzględnisz zadanie, którego termin upływa 17 stycznia, drugie wystąpienie zaplanowane na 15 lutego również ma przesunięcie dwudniowe. Zadanie ma się odbyć 17 lutego. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz sekcję Tworzenie listy zadań cyklicznych w tym artykule.

• Po opublikowaniu pierwszego wystąpienia w serii seria zadań jest wyświetlana w obszarze Opublikowano. Możesz ją rozwinąć, aby wyświetlić wszystkie opublikowane wystąpienia listy zadań.

• Możesz edytować zadania w serii lub zaplanowane wystąpienie. Możesz również edytować zadania w opublikowanym wystąpieniu serii list zadań.

• (Już wkrótce) Możesz edytować zespoły adresatów dla serii lub zaplanowane wystąpienie. Nie można edytować zespołów adresatów w przypadku wystąpienia, które zostało już opublikowane.

• Aby wprowadzić zmiany w zadaniach lub adresatach serii, w których pierwsze wystąpienie nie zostało jeszcze opublikowane, możesz anulować serię. Jeśli nie opublikowano jeszcze żadnych wystąpień, seria powróci do wersji roboczych.

• Raporty dotyczące wystąpień listy zadań są wyświetlane po ich opublikowaniu, podobnie jak w przypadku niepowstępowanych list zadań.

• Możesz również anulować publikowanie wystąpień listy zadań lub serii zadań, gdy nie są już potrzebne lub popełnisz błąd.

Ustawianie listy zadań jako cyklicznej

Stosowanie interwału cyklu do listy zadań do opublikowania w celu automatycznego publikowania go w powtarzającym się harmonogramie, takim jak dzienny, tygodniowy, miesięczny lub roczny.

1. Na stronie Publikowanie aplikacji Planner wybierz listę w obszarze Wersje robocze lub utwórz nową listę, a następnie wybierz pozycję Nie powtarza się.
   
   

2. W oknie dialogowym Cykl listy wybierz ustawienia cyklu dla listy.
   
   

   • Interwał cyklu. Domyślnie dzień,tydzień i miesiąc mają datę końcową o dwa lata od daty rozpoczęcia. Wszystkie interwały cyklu mają maksymalną datę zakończenia wynoszącą pięć lat od daty rozpoczęcia.

   • Publikowanie czasu i strefy czasowej.

   • Daty rozpoczęcia i zakończenia. Wystąpienia są publikowane tylko wtedy, gdy występują w dniu rozpoczęcia lub po dacie rozpoczęcia oraz w dniu lub przed datą zakończenia.

     Uwaga: Zalecamy ustawienie daty rozpoczęcia na datę opublikowania pierwszego wystąpienia. Jeśli data rozpoczęcia serii i data opublikowania pierwszego wystąpienia są inne, automatyczne dopasowywanie daty będzie oparte na dacie rozpoczęcia serii.
     
     Na przykład seria powtarza się w dziesiątym miesiącu z datą rozpoczęcia 1 stycznia i zawiera zadanie, które ma zostać przypadające na 12 stycznia. W tym przykładzie zadanie będzie wymagać 11 dni od daty opublikowania każdego przyszłego wystąpienia, a nie dwa dni później. Wynika to z tego, że automatyczne korekty dat są oparte na dacie rozpoczęcia (1 stycznia), a nie na dacie opublikowania pierwszego wystąpienia (10 stycznia). 
     
     W systemie jest używana data rozpoczęcia tego obliczenia, ponieważ jest to wartość ustawiona bezpośrednio, co zapewnia większą bezpośrednią kontrolę nad zachowaniem daty ukończenia. 

Publikowanie cyklicznej listy zadań

Gdy lista zadań będzie gotowa do pracy, opublikuj ją w zespołach, których członkowie będą wykonywać pracę. 

1. W obszarze Wersje robocze wybierz listę zadań cyklicznych, a następnie w prawym górnym rogu wybierz pozycję Publikuj serię.

2. Wybierz zespoły, które otrzymają listę zadań. 
   
   Wybranie tych zespołów działa tak samo w przypadku list cyklicznych i niecyklu. Możesz wybrać zespoły z hierarchii i użyć głównej listy teams i/lub dostępnych filtrów, aby zlokalizować zespoły do uwzględnienia. Możesz również przekazać niestandardową listę zespołów.

3. Zdecyduj, czy chcesz powiadamiać zespoły adresatów.

4. Wybierz pozycję Dalej, a następnie przejrzyj plan publikacji. Aby wprowadzić zmiany, wybierz pozycję Wstecz.

5. Zaznacz pole wyboru Gotowe, wszystko wygląda dobrze, a następnie wybierz pozycję Publikuj. 
   
   Przygotowanie cyklicznej listy zadań może zająć trochę czasu. Może zostać wyświetlony komunikat z informacją, że lista zadań jest planowana.

6. Lista zadań zostanie wyświetlona w obszarze Zaplanowane po zakończeniu akcji. Następne wystąpienie listy cyklicznej jest wyświetlane w obszarze Zaplanowane i zostanie opublikowane w zaplanowanej dacie i godzinie.

   Ważne: Jeśli pojawią się ikony alertów, wybierz pozycję Wyświetl szczegóły, aby rozwiązać te problemy.

   
   
   Po opublikowaniu pierwszego wystąpienia lista zadań pojawi się również w obszarze Opublikowano, gdzie reprezentuje serię cyklicznych list zadań. Możesz ją rozwinąć, aby wyświetlić opublikowane wystąpienia w serii. W miarę publikowania wystąpienia następne wystąpienie w serii jest tworzone w obszarze Zaplanowane.

Aby dowiedzieć się więcej o publikowaniu list zadań, zobacz Publikowanie listy zadań.

Zmiana harmonogramu wystąpienia

Możesz zmienić harmonogram nadchodzącego wystąpienia cyklicznej listy zadań. Na przykład może być konieczne zrobienie tego, jeśli następna data publikacji przypada w dni wolne od pracy firmy. 

Harmonogram można zmienić w dowolnym momencie aż do daty następnego zaplanowanego wystąpienia.

1. W obszarze Zaplanowane przejdź do listy zadań, którą chcesz zaplanować ponownie, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Edytuj wystąpienie.
   
   

2. Wybierz menu rozwijane interwału cyklu (na przykład Co poniedziałek), a następnie wybierz pozycję Ponownie zaplanuj to wystąpienie.
   
   

3. W oknie dialogowym Zmienianie harmonogramu tego wystąpienia wybierz nową datę publikowania, godzinę publikowania i/lub strefę czasową stosownie do potrzeb, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

Pomiń wystąpienie

Możesz pominąć nadchodzące wystąpienie cyklicznej listy zadań. Na przykład może być konieczne zrobienie tego, jeśli wszyscy pracownicy nie pracują, ponieważ następna data publikacji przypada w dni wolne od pracy.

1. W obszarze Zaplanowane przejdź do listy zadań, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Edytuj wystąpienie.

2. Wybierz menu rozwijane interwału cyklu, a następnie wybierz pozycję Pomiń to wystąpienie.

3. W oknie dialogowym Pomijanie wystąpienia przejrzyj informacje, a następnie wybierz pozycję Pomiń wystąpienie.
   
   Pominięte wystąpienie nie jest już wyświetlane w obszarze Zaplanowane i nie zostanie opublikowane.

Edytowanie cyklu serii list zadań

Jeśli chcesz zmienić interwał cyklu lub inne ustawienia cyklu, edytuj cykl dla serii cyklicznych list zadań. Zmiany mają zastosowanie do następnego wystąpienia i wszystkich przyszłych wystąpień.

1. Jeśli co najmniej jedno wystąpienie zostało już opublikowane, znajdź serię listy zadań w obszarze Opublikowane, wybierz serię list zadań, które chcesz edytować, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Edytuj serię. Pamiętaj, aby wybrać serię zamiast jednego z opublikowanych wystąpień w serii.
   
   

2. Wybierz menu rozwijane interwału cyklu, a następnie wybierz pozycję Edytuj cykl.
   
   

3. W oknie dialogowym Cykl listy wprowadź odpowiednie zmiany dla serii list zadań.

4. Przejrzyj zmiany, a następnie wybierz pozycję Zapisz. Po opublikowaniu listy zmiany zostaną zastosowane do wszystkich przyszłych wystąpień cyklicznej listy zadań.

Anulowanie cyklu dla serii list zadań

Jeśli nie chcesz już, aby seria cyklicznych list zadań kontynuowała publikowanie, możesz zatrzymać (anulować) cykl.  Wszystkie przyszłe wystąpienia na liście zadań nie zostaną opublikowane.

1. W obszarze Opublikowane przejdź do serii cyklicznych list zadań, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Edytuj serię.

2. Wybierz menu rozwijane interwału cyklu, a następnie wybierz pozycję Anuluj serię.

3. W oknie dialogowym Anulowanie serii sprawdź, czy chcesz anulować serię, a następnie wybierz pozycję Tak.

• Następne zaplanowane wystąpienie i wszystkie przyszłe wystąpienia nie są już wyświetlane w obszarze Zaplanowane.

• Istniejący szablon listy zadań cyklicznych i odpowiadające im opublikowane wystąpienia są nadal wyświetlane w obszarze Opublikowane i są dostępne do raportowania.

• Jeśli dla serii nie opublikowano jeszcze żadnych list, w obszarze Wersje robocze zostanie wyświetlona seria cyklicznych list zadań.

Anulowanie publikowania serii list zadań

Możesz anulować publikowanie serii list zadań, aby usunąć zadania, które nie są już potrzebne, lub poprawić błąd podczas wysyłania serii. W przypadku pomyłki należy pamiętać, że można edytować zadania na liście zaplanowanych zadań lub opublikowanej liście zadań, w tym wystąpienia list zadań opublikowane w ramach serii cyklicznej. Jeśli konieczne jest anulowanie publikowania listy zadań z powodu błędu, najlepiej zrobić to jak najszybciej, aby ograniczyć przydział i wykonanie zadań, które zostały wymazane.

Jeśli chcesz anulować publikowanie serii list zadań, wykonaj następujące czynności. Seria list zadań i wszystkie jej listy zostaną przeniesione do sekcji Nieopublikowane i będą mogły zostać zduplikowane, ale nie można ich ponownie opublikować.  

1. W obszarze Opublikowane obok serii list zadań, które chcesz wycofać, wybierz pozycję Więcej akcji > Wycofaj publikowanie serii.

2. Potwierdź, że chcesz anulować publikowanie serii, a następnie wybierz pozycję Cofnij publikowanie serii.

3. Po wyświetleniu serii list i skojarzonych list w obszarze Nieopublikowane możesz je usunąć lub zduplikować, edytować kopię i opublikować edytowane kopie.  

Anulowanie publikowania listy w serii list zadań

Możesz anulować publikowanie określonego wystąpienia listy zadań w serii list zadań, aby usunąć zadania, które nie są już potrzebne, lub poprawić błąd podczas wysyłania listy zadań. W przypadku błędu należy pamiętać, że można edytować zadania na opublikowanej liście zadań, w tym wystąpienie listy zadań opublikowane w ramach serii cyklicznej. Jeśli konieczne jest anulowanie publikowania listy zadań z powodu błędu, najlepiej zrobić to jak najszybciej, aby ograniczyć przydział i wykonanie zadań, które zostały wymazane.

Jeśli chcesz anulować publikowanie listy w serii list zadań, wykonaj następujące czynności. Lista zadań zostanie przeniesiona do sekcji Nieopublikowane i będzie można ją zduplikować, ale nie będzie można jej ponownie opublikować.  

1. W obszarze Opublikowane rozwiń serię list zadań, przejdź do listy, którą chcesz wycofać, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Wycofaj publikowanie.

2. Potwierdź, że chcesz anulować publikowanie listy, a następnie wybierz pozycję Wycofaj publikowanie.

3. Gdy lista pojawi się w obszarze Nieopublikowane, możesz ją usunąć lub zduplikować, edytować kopię i opublikować edytowane kopie.

Zobacz też

Publikowanie list zadań w celu zdefiniowania i śledzenia pracy w organizacji

Ustawianie wymagań dotyczących realizacji zadania na liście zadań