Publikowanie list zadań w celu zdefiniowania i śledzenia pracy w organizacji

Publikowanie zadań zawiera dwa typy list zadań. Możesz tworzyć listy z zadaniami dla każdego zespołu (nazywane standardowymi listami zadań) i listy z zadaniami dla każdego członka zespołu. Oto więcej informacji o poszczególnych typach list i o tym, kiedy z nich korzystać.

Lista	Kiedy używać	Zachowanie po opublikowaniu	Przykład
Standardowa lista zadańDla każdego zespołu	W przypadku zadań, które trzeba wykonać raz w zespole. Te listy można tworzyć cyklicznie.	Dla każdego wybranego zespołu w planie dla tego zespołu jest tworzona pojedyncza kopia zadania. Gdy tylko jeden menedżer lub pracownik pierwszej linii wykona zadanie, zostanie ono uznane za ukończone dla całego zespołu.	Reza, kierownik operacyjny w organizacji produkcyjnej, tworzy listę zadań do zaimplementowania nowej linii produkcyjnej. Reza publikuje tę listę w zestawie lokalizacji zakładów mających na celu pilotowanie nowej linii. Każda wybrana lokalizacja otrzymuje jedną kopię zadania. Gdy jakikolwiek menedżer lub pracownik w tym miejscu oznacza zadanie jako ukończone, jest ono odzwierciedlane jako ukończone dla całej lokalizacji.
Dla wszystkich do ukończenia Dla każdego członka zespołu	W przypadku zadań, które muszą wykonać wszyscy członkowie zespołu.	Dla każdego wybranego zespołu jest tworzonych wiele kopii zadania. Dla każdego członka zespołu kopia każdego zadania jest tworzona w planie osobistym dla tego członka zespołu, a zadanie jest przypisywane do tej osoby. Wszyscy członkowie zespołu muszą wykonać zadanie dla swojej lokalizacji, aby odzwierciedlić 100% ukończenia tego zadania.	Camille, kierownik operacyjny w organizacji detalicznej, ma nową politykę zdrowia w miejscu pracy, którą wszyscy pracownicy muszą potwierdzić. Camille publikuje listę zadań z zadaniem do przeglądania i wylogowywania się z nowych zasad. Każdy pracownik w każdej wybranej lokalizacji widzi zadanie utworzone dla niego i przypisane do niego. Każdy pracownik musi wykonać własne zadanie. Oznaczenie zadania jako ukończonego przez użytkownika nie będzie miało wpływu na zadania przydzielone jego członkom zespołu.

Na stronie Publikowanie zostaną wyświetlone następujące sekcje w obszarze Listy: Wersje robocze, Zaplanowane, Opublikowane, Nieopublikowane. Każda sekcja reprezentuje stan listy w procesie publikowania.



Skorzystaj z poniższej tabeli, aby zapoznać się z każdą sekcją.

Sekcja	Stan listy i zachowania	Czy można edytować zadania na liście?	Czy zadania są widoczne dla członków zespołu adresatów?
Wersje robocze	Jeszcze nie opublikowano ani nie zaplanowano publikacji.	Tak	Nie
Zaplanowane	Zaplanowane do opublikowania w określonym dniu i o określonej godzinie.	Tak	Nie
Opublikowane	Lista zostanie opublikowana lub publikowanie będzie w toku.	Tak	Tak
Cofnięto publikację	Lista jest nieopublikowana lub trwa anulowanie publikowania.	Nie	Nie

1. W lewym dolnym rogu strony Publikowanie wybierz pozycję Nowa lista, a następnie wybierz jedną z następujących pozycji.
   
   

   • Dla każdego zespołu. Służy do wykonywania zadań, które trzeba wykonać raz w zespole, nazywanych również standardową listą zadań.

   • Dla każdego członka zespołu. Służy do wykonywania zadań, które muszą wykonać wszyscy członkowie zespołu, takich jak zadania związane ze szkoleniami lub potwierdzaniem zasad.

     Ważne: Po utworzeniu listy zawierającej zadania dla każdego zespołu nie można zmienić jej na listę dla każdego członka zespołu i na odwrót. Musisz utworzyć nową listę.

2. Nadaj nazwę liście.

3. Jeśli należysz do więcej niż jednego zespołu, który może publikować, wybierz zespół do opublikowania. Zespoły, które otrzymają publikację listy zadań, będą mogły zobaczyć, z którego zespołu opublikowano listę zadań.

4. Wybierz pozycję Utwórz. Nowa lista zostanie wyświetlona w obszarze Wersje robocze.

5. W obszarze Tytuł zadania nadaj tytuł pierwszemu zadaniu, a następnie wybierz pozycję Enter.

6. Wybierz tytuł zadania, aby otworzyć zadanie i dodać lub edytować dowolne z poniższych elementów.   

   • Tytuł

   • Wiadro. Umożliwia kategoryzowanie zadań. Na przykład zasobniki magazynu lub działu Sales Desk mogą służyć do identyfikowania grupy roboczej, która będzie wykonywać zadanie.

   • Priorytet. Opcje są pilne, ważne, średnie i niskie.

   • Data rozpoczęcia lub data ukończenia

   • Notatki

   • Lista kontrolna maksymalnie 20 elementów. Sterujesz elementami, kolejnością i tym, czy lista kontrolna jest wymagana do ukończenia zadania. Adresaci zadań kontrolują oznaczanie każdego elementu jako ukończonego. 

   • Załącznik 

   • Wymagania dotyczące realizacji zadania. Adresaci zadań muszą spełnić wymagania, aby oznaczyć zadanie jako ukończone. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Ustawianie wymagań dotyczących realizacji zadania na liście zadań. 

     • Wymagany formularz: Połącz maksymalnie dwa formularze, które muszą wypełnić adresaci zadania. Możesz utworzyć nowy formularz lub użyć istniejącego formularza.

     • Wymagane zatwierdzenie: dodaj wymaganie zatwierdzenia, aby adresaci zadań mogli żądać zatwierdzenia od kierownika i uzyskiwać je od niego. Ta opcja jest dostępna tylko dla list zadań utworzonych przy użyciu opcji Dla każdego zespołu (nazywanej również standardowymi listami zadań). 

7. Aby dodać kolejne zadanie, wprowadź nazwę zadania w polu Nowe zadanie.

   Porada: Po utworzeniu zadań można zbiorczo edytować priorytet, datę ukończenia lub zasobnik dla wszystkich zaznaczonych zadań. 

8.  Jeśli lista została utworzona przy użyciu opcji Dla każdego zespołu (nazywanej również standardową listą zadań), możesz utworzyć ją cyklicznie, aby była automatycznie publikowana w powtarzającym się harmonogramie. Aby to zrobić, wybierz pozycję Nie powtarzaj, wybierz ustawienia cyklu dla listy, a następnie wybierz pozycję Zapisz.
   
   Aby dowiedzieć się więcej o pracy z cyklicznymi listami zadań, zobacz Używanie cyklicznych list zadań. 

Możesz utworzyć kopię dowolnej listy zadań za pomocą akcji Duplikuj . Ta akcja powoduje utworzenie nowej listy z kopią zadań na oryginalnej liście. Możesz wybrać nazwę nowej listy oraz zespół, dla którego ma zostać utworzony. Następnie możesz edytować zadania na nowej liście, aby przygotować je do publikowania.

1. Wybierz listę zadań, którą chcesz zduplikować, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Duplikuj. 

2. Nadaj nazwę liście i wybierz pozycję Publikuj z zespołu. Jeśli należysz do więcej niż jednego zespołu w hierarchii organizacji, zobaczysz wiele opcji do wyboru. Zespoły, które otrzymają publikację listy zadań, będą mogły zobaczyć, z którego zespołu opublikowano listę zadań.

3. Wybierz pozycję Duplikuj. Po zduplikowaniu lista jest wyświetlana w obszarze Wersje robocze. Możesz wchodzić w interakcje z listą, podobnie jak w przypadku innych list roboczych.  

1. W obszarze Wersje robocze lub Zaplanowane wybierz listę zadań, którą chcesz edytować. 

2. Aby zmienić zadanie, wybierz jego tytuł w celu otwarcia zadania, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

   • Aby zmienić dowolne pola zadania, zaznacz je i edytuj stosownie do potrzeb. Możesz również dodawać lub usuwać załączniki i wymagania.  

   • Aby usunąć zadanie, z prawej strony nazwy zadania wybierz pozycję Więcej akcji > Usuń.

Przed opublikowaniem listy roboczej możesz zmienić jej nazwę. 

1. W obszarze Wersje robocze przejdź do listy, której nazwę chcesz zmienić, a następnie wybierz pozycję Więcej akcji > Zmień nazwę listy.

2. Wprowadź nową nazwę w polu Tytuł , a następnie wybierz pozycję Zapisz.

Możesz usunąć dowolną listę zadań w obszarze Wersje robocze lub Nieopublikowane.

1. W obszarze Wersje robocze lub Nieopublikowane przejdź do listy zadań, którą chcesz usunąć.

2. Wybierz pozycję Więcej akcji > Usuń.

Gdy lista zadań będzie gotowa do pracy, opublikuj ją w zespołach, których członkowie będą wykonywać pracę. 

1. W obszarze Wersje robocze wybierz listę zadań, a następnie w prawym górnym rogu wybierz pozycję Publikuj lub Opublikuj serię (jeśli jest to cykliczna lista zadań). 

2. Wybierz sposób wybierania zespołów adresatów. Możesz wybrać zespoły z hierarchii lub przekazać niestandardową listę zespołów. Dowiedz się więcej o tych opcjach. W poniższych krokach przedstawiono wybór z hierarchii.

3. Wybierz zespoły, które otrzymają listę zadań. Użyj głównej listy aplikacji Teams i/lub dostępnych filtrów, aby znaleźć zespoły do uwzględnienia.
   
   

   • Aby zaznaczyć wszystkie zespoły w obrębie gałęzi hierarchii, zaznacz pole wyboru obok niego. Na przykład wybranie pozycji "Ameryka Północna" spowoduje wybranie wszystkich lokalizacji w tym regionie. 

   • Aby opublikować tylko w lokalizacjach z określonymi atrybutami, wybierz filtr. Aby na przykład wybrać wszystkie lokalizacje o dużym układzie, wybierz filtr "Duży". Na przykładowym obrazie lista zadań zostanie opublikowana we wszystkich dużych sklepach w Ameryka Północna.

4. Zdecyduj, czy chcesz powiadamiać zespoły adresatów.

5. Wybierz pozycję Dalej, a następnie przejrzyj plan publikacji. Aby wprowadzić zmiany, wybierz pozycję Wstecz.  

6. Zaznacz pole wyboru Gotowe, wszystko wygląda tutaj dobrze , a następnie wybierz pozycję Publikuj. 

   Uwagi: 

   • Gdy tylko rozpocznie się proces publikowania, lista zadań zostanie przesunięta z widoku Wersje robocze do obszaru Opublikowane , aby wskazać, że zadania są wysyłane i stają się widoczne dla adresatów. 

   • Publikowanie zadań może trochę potrwać, jeśli na liście zadań znajduje się duża liczba zadań lub wybierzesz dużą liczbę zespołów adresatów. Możesz opuścić ekran publikowania i wrócić później — zadania będą nadal publikować w tle. 

7. Po zakończeniu publikowania u góry strony Publikowanie zostanie wyświetlony komunikat informujący o pomyślnym dostarczeniu zadań.

   Ważne: Jeśli pojawią się ikony alertów, wybierz pozycję Wyświetl szczegóły, aby pomóc rozwiązać problemy.

Możesz edytować zadania na opublikowanej liście, przełączając listę w tryb edycji. Gdy lista jest w trybie edycji, możesz zaktualizować zadania na liście, usunąć zadania z listy lub dodać nowe zadania do listy. Zmiany nie są publikowane w zespołach adresatów, dopóki nie wybierzesz pozycji Publikuj zmiany i potwierdź podsumowanie. 

Po opublikowaniu zmian w zadaniu na opublikowanej liście wartości w polach zadań w zaktualizowanym zadaniu zastąpią wartości tych pól zadań w każdym zespole adresatów, z wyjątkiem tego, że stan zadania nie zostanie zresetowany. Z tego powodu zalecamy edytowanie zadania na opublikowanej liście, aby wyjaśnić, co należy zrobić.

W przypadku korekty wymagającej ponownego ukończenia zadania, nawet jeśli zostało ono ukończone zgodnie ze szczegółami poprzedniego zadania, zalecamy usunięcie oryginalnego zadania i utworzenie nowego.

1. W obszarze Opublikowane wybierz listę, którą chcesz edytować, a następnie wybierz pozycję Edytuj listę.

2. Wybierz zadanie, które chcesz edytować. Możesz również dodać nowe zadanie lub wybrać pozycję Więcej akcji obok istniejącego zadania, aby je usunąć.

3. Gdy wszystko będzie gotowe do opublikowania zmian, wybierz pozycję Publikuj zmiany w prawym górnym rogu, aby opublikować zmiany we wszystkich oryginalnych zespołach adresatów.  
   
   Możesz również anulować wprowadzone zmiany, a lista powróci do stanu poprzednio opublikowanego.

Jeśli chcesz anulować publikowanie listy zadań, najlepiej zrobić to tak szybko, jak to możliwe, aby ograniczyć przydział i wykonanie zadań, które zostały wymazane. Nieopublikowane listy są przenoszone do sekcji Nieopublikowane i można ją duplikować, ale nie można jej ponownie opublikować.   

1. Obok listy, którą chcesz wycofać, wybierz pozycję Więcej akcji > Wycofaj publikowanie.

2. Potwierdź, że chcesz anulować publikowanie listy, a następnie wybierz pozycję Unpublish.

Gdy lista pojawi się w obszarze Nieopublikowane, możesz ją usunąć lub zduplikować, edytować kopię i opublikować edytowane kopie.

Po opublikowaniu listy zadań prawdopodobnie zechcesz śledzić postępy zespołów w przydzielaniu i/lub wykonywaniu wysłanych zadań. Wybierz listę w sekcji Opublikowane . W tym miejscu możesz wyświetlać szczegóły opublikowanych zadań na kilka różnych sposobów. 

• Widok Raport zadań umożliwia wyświetlanie postępu określonego zadania na liście.
  
  
  
  Wybierz z prawej strony zadania i wybierz pozycję Wyświetl raport, aby wyświetlić stan przydziału i ukończenia dla tego zadania w zespołach, które je otrzymały.

• Za pomocą widoku Raport listy możesz wyświetlać postęp pracy nad listą jako całością. Na liście zobaczysz stan przydziału i wykonania dla wszystkich zadań.
  
  

W obu widokach możesz wybrać dowolną gałąź hierarchii, aby ją rozwinąć, lub wybrać dowolny zespół, aby wyświetlić stan dla tego konkretnego zespołu. Aby wrócić do widoku wysokiego poziomu po zapoznaniu się ze szczegółami, wybierz nazwę listy zadań wyświetlaną nad nazwą zespołu.