Tworzenie listy uczestników projektu i zarządzanie nią

Przez Jane Suchan, PMP

Więc co to jest uczestnik projektu?     Istnieje wiele definicji i różnią się one od źródła do źródła i firmy do firmy. Wszystko wskazuje na to, że uczestnikami projektu są osoby lub grupy, które mają żywotny interes w wynikach projektu. Zarządzanie uczestnikami projektu jest synonimem zarządzania relacjami: celem jest uzyskanie i utrzymanie zaangażowania w projekt.

W tym miejscu udziałowcy to osoby lub grupy w organizacji, które interesują się wynikiem projektu lub będą miały na nie wpływ. Jednak przed rozpoczęciem tworzenia listy uczestników projektu i zarządzania nimi upewnij się, że definicja interesariuszy jest zgodna z definicją twojej organizacji.

Dlaczego zarządzanie uczestnikami projektu jest ważne?

Jak chcielibyśmy myśleć, że tak nie jest, musimy zmierzyć się z faktem, że nie wszyscy będą w 100 procentach entuzjastycznie nastawieni do projektu. Być może uczestnicy projektu będą musieli nauczyć się nowych narzędzi lub procesów, zrezygnować z kontroli lub w niektórych skrajnych przypadkach stracić pracę. Obciążenie spada na menedżera projektu i sponsorów, aby złagodzić obawy uczestników projektu, i jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie uszczęśliwić wszystkich ludzi, cały czas. Niektóre będą musiały być traktowane w taki sposób, że nie mogą sabotować twoich wysiłków.

Zrozumienie motywacji pomoże Ci rozwiązać problemy i uniknąć negatywnych zachowań i taktyk, takich jak:

• Opóźnianie wymaganych danych wejściowych lub zatwierdzeń.

• Rozpoczynanie konkurencyjnego projektu.

• Ponowne przypisywanie zasobów do innych projektów.

• Angażowanie się w zapleczu politicking podważyć projekt.

Zalety skutecznego zarządzania zainteresowanymi stronami to:

• Skrócenie czasu cyklu projektu poprzez uniemożliwienie ugrzęznąć w polityce.

• Usprawnienie procesu zatwierdzania.

• Pomoc w zapewnieniu dostępności zasobów projektu i skupieniu się na tym projekcie.

• Utrzymywanie przepływu informacji.

Początek strony

Tworzenie listy uczestników projektu

Na wczesnym etapie projektu współpracuj ze sponsorem projektu, aby utworzyć listę wszystkich możliwych uczestników projektu. W zależności od sposobu zdefiniowania tej roli i wpływu projektu na organizację ta lista może być długa.

Lista uczestników projektu jest narzędziem menedżera projektu i kluczowym elementem planu komunikacji projektu. Na podstawie oceny listy możesz zaplanować silną strategię komunikacji. Ponadto nie musisz udostępniać szczegółów listy poza sponsorem projektu.

W przypadku większości projektów przychodzi polityka, więc spodziewaj się natknąć się na mroczne wody, gdy oceniasz uczestników projektu.

Początek strony

Ocena listy uczestników projektu

Określ siłę każdego uczestnika projektu i kategoryzuj je według poziomu wpływu. Niektóre z nich będą miały uprawnienia do kontynuowania projektu. Może to dotyczyć sponsora projektu lub menedżerów wyższego szczebla. Ze względu na ich stanowiska i role decyzyjne warto uważnie monitorować te osoby biorące udział w projekcie. Inni mogą być ludźmi, którzy, choć nie mogą wyciągnąć wtyczki na projekt, mogą pracować za kulisami, aby ją podważyć, a nawet zakończyć.

Innym poziomem uczestników projektu są osoby, które będą żyć z produktem — czasami codziennie. Ta grupa zapewnia dane wejściowe w postaci wymagań biznesowych, które muszą być spełnione. Mają najwięcej do zyskania, jeśli projekt zakończy się sukcesem, ponieważ będzie miał bezpośredni wpływ na nich. Chociaż często nie mogą bezpośrednio ani pośrednio zakończyć projektu, są one jednak niezbędne do jego sukcesu. Jeśli ich potrzeby lub obawy nie zostaną spełnione, szybko przejdą od bycia twoimi największymi zwolennikami do twojego największego problemu.

Innym sposobem organizowania uczestników projektu jest ich pogrupowanie według poziomu zaangażowania i odpowiedzialności. Jedna grupa może być aktywnie zaangażowana w projekt i wykonywać pracę, inna może być w pewnym momencie zaangażowana, a inna może być uczestnikami projektu, którzy nie są aktywnie zaangażowani, ale muszą otrzymywać informacje o projekcie.

Początek strony

Używanie funkcji RACI do kategoryzowania uczestników projektu

Odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany (RACI) to narzędzie używane w projekcie organizacyjnym do przydzielania i wyznaczania uczestników projektu według poziomu zaangażowania i odpowiedzialności za projekt. Jest to przydatny sposób kategoryzowania uczestników projektu, dzięki czemu możesz zaplanować najskuteczniejszą strategię komunikacji dla każdej osoby lub grupy. Te osoby biorące udział w projekcie są zdefiniowane w następujący sposób:

• Odpowiedzialny za    Ta osoba jest odpowiedzialna za wykonanie zadania.

• Odpowiedzialny    Jeśli zadanie nie zostanie ukończone, ta osoba zostanie wezwana do konta i może zarządzać osobą odpowiedzialną za wykonanie zadania. Menedżerowie projektów często pełnią tę rolę.

• Konsultacje    Ta osoba, choć nie jest odpowiedzialna za wykonanie zadania, jest konsultowana z tą osobą w sprawie jej aspektów.

• Poinformowany    Posiadacz tej biernej roli jest na bieżąco informowany, ale nie ponosi odpowiedzialności ani nie ponosi odpowiedzialności za zadania.

Początek strony

Uncja zapobiegania ...

Zarządzanie projektami polega na zarządzaniu oczekiwaniami. Podejmij czas na wczesnym etapie projektów, aby współpracować ze sponsorem w celu zidentyfikowania i oceny uczestników projektu. Pamiętaj, aby aktualizować listę przez cały czas trwania projektu. Musisz wiedzieć, kim są Twoje udziałowcy i jakie są ich zainteresowania, aby skutecznie nimi zarządzać. Pozwoli to zaoszczędzić czas przed trudnościami na dłuższą czas i zapewnić pomyślne działanie projektu.

Początek strony