Podczas planowania spotkań programu Lync możesz użyć opcji domyślnych, które są odpowiednie dla małych i nieformalnych spotkań ze współpracownikami.
Te opcje warto zmodyfikować w następujących przypadkach:
-
Zapraszasz więcej niż 10–15 osób. Możesz zaprosić maksymalnie 250 uczestników.
-
Chcesz kontrolować uprawnienia uczestników (w zakresie wiadomości błyskawicznych, audio i wideo).
-
Chcesz mieć nowy identyfikator spotkania, który pozwala na dołączanie tylko osobom, które zapraszasz (dodatkowe zabezpieczenia).
-
Zapraszasz osoby z innych firm.
Porada: Aby uzyskać interakcyjny przewodnik dotyczący konfigurowania spotkań Lync — w tym porady dotyczące rozwiązywania problemów — zobacz Planowanie i przygotowywanie się do spotkania Skype dla firm (Lync).
W kalendarzu programu Outlook kliknij pozycję Nowe spotkanie programu Lync, a następnie kliknij pozycję Opcje spotkania na wstążce. Tutaj możesz wybrać odpowiednie opcje dla planowanego spotkania.
Przyjrzyjmy się dostępnym opcjom
-
Gdzie chcesz się spotkać online? (Twój domyślny lub nowy identyfikator spotkania)
-
Te osoby nie muszą czekać w poczekalni (monitorowanie dołączających osób)
-
Czy chcesz ograniczyć uczestnictwo? (wyciszanie odbiorców, wyłączanie wiadomości błyskawicznych, blokowanie wideo)
-
Inne zasoby (nagrania, numer PIN, narzędzia do prezentacji, opcje w trakcie spotkania itp.)
Gdzie chcesz się spotkać online?
Tutaj możesz wybrać, czy chcesz użyć przydzielonego obszaru spotkań, czy utworzyć nowy obszar (identyfikator spotkania) i ustawić ograniczenia oraz uprawnienia.
-
Nowy obszar spotkań (ja kontroluję uprawnienia)
Ta opcja jest bardziej bezpieczna i odpowiednia w razie prezentowania informacji poufnych. Utworzone zostanie całkiem nowe spotkanie o unikatowym identyfikatorze z możliwością dostosowania uprawnień, na przykład tego, które osoby mają uprawnienia osoby prowadzącej, wyciszania niektórych osób i blokowania im możliwości udostępniania wideo.
Jeśli skorzystasz z tej opcji i uzyskasz nowy obszar spotkań, uczestnicy z poprzednich spotkań nie dołączą przypadkowo do Twojego następnego spotkania w razie, gdyby pozostali w trybie online. W nowym obszarze spotkań możesz również dodać kolejne zabezpieczenia i wpuszczać do niego tylko te osoby, które mają do niego dołączyć.
Jeśli chcesz zawsze używać tej opcji, kliknij pozycję Zapamiętaj ustawienia u dołu okna, aby wszystkie przyszłe spotkania automatycznie uzyskiwały nowy identyfikator i wybrane uprawnienia.
-
Mój dedykowany obszar spotkań (mniej bezpieczne)
Jest to po prostu Twój własny pokój spotkań i zawsze będzie miał ten sam identyfikator i Uprawnienia. Zawartość, na przykład prezentacje programu PowerPoint lub inne pliki, są przechowywane w obszarze spotkania do momentu ich usunięcia. Jest to dobre rozwiązanie dla nieformalnych spotkań ze współpracownikami, które umożliwia im zalogowanie się w dowolnym momencie z uprawnieniami osoby prowadzącej.
Te osoby nie muszą czekać w poczekalni
Możesz określić, kto może dołączyć do spotkania bezpośrednio, a kto musi czekać na Twoją zgodę. Po rozpoczęciu spotkania zostaną wyświetlone nazwiska osób, które chcą do niego dołączyć i którym możesz udzielić dostępu lub go zablokować.
|
Kto uzyskuje bezpośredni dostęp? |
Efekt |
Polecane zastosowanie... |
|
Tylko ja — organizator spotkania |
Jesteś jedyną osobą, która ma bezpośredni dostęp do spotkania. Wszyscy pozostali muszą czekać na wpuszczenie. |
Spotkanie o wysokim poziomie zabezpieczeń, na którym są poruszane tematy poufne. |
|
Osoby z mojej firmy, które zapraszam |
Tylko zaproszone osoby uzyskują bezpośredni dostęp do spotkania. Wszyscy pozostali muszą czekać na wpuszczenie. |
Omawiane są informacje poufne i chcesz, aby do spotkania mogły dołączyć tylko konkretne osoby. |
|
Każda osoba z mojej organizacji |
Każda osoba z organizacji może uzyskać bezpośredni dostęp do spotkania, nawet jeśli nie została zaproszona. |
W spotkaniu nie biorą udziału uczestnicy zewnętrzni i nie są omawiane informacje poufne. |
|
Każda osoba (bez ograniczeń) |
Każda osoba, która ma dostęp do linku do spotkania, uzyskuje do niego bezpośredni dostęp. |
Zapraszasz uczestników z zewnątrz i nie są omawiane poufne informacje. |
Uwagi: Nie zapomnij też o zaznaczeniu lub wyczyszczeniu opcji dla osób nawiązujących ze spotkaniem połączenia telefoniczne:
-
Osoby dzwoniące uzyskują bezpośredni dostęp — osoby nawiązujące ze spotkaniem połączenia telefoniczne uzyskują bezpośredni dostęp.
-
Informuj o dołączaniu i opuszczaniu osób — wszyscy uczestnicy słyszą nazwy osób dołączających i opuszczających spotkanie. Ta opcja nie jest zalecana w przypadku dużych spotkań.
Kto jest osobą prowadzącą?
W tym miejscu możesz zdecydować, kto zostanie osobą prowadzącą spotkanie. Pamiętaj, że wszystkie osoby prowadzące mają pełną kontrolę nad spotkaniem i mogą udostępniać zawartość, nagrywać spotkanie (oprócz programu Lync Basic, w którym nagrywanie nie jest obsługiwane), zmieniać opcje spotkania, wyciszać niektóre osoby i wykonywać inne zadania dotyczące spotkania.
Popatrzmy.
|
Kto jest osobą prowadzącą? |
Efekt |
Polecane zastosowanie |
|
Tylko ja — organizator spotkania |
Tylko Ty jako organizator spotkania będziesz mieć uprawnienia osoby prowadzącej. |
Użyj tej opcji, gdy uczestnicy nie muszą wchodzić w interakcje z zawartością spotkania. Jeśli zmienisz zdanie, możesz wyznaczyć dodatkowe osoby prowadzące w trakcie spotkania. |
|
Każda osoba z mojej organizacji |
Każda osoba z Twojej firmy będzie mieć uprawnienia osoby prowadzącej. |
Ta opcja jest przeznaczona dla nieformalnych spotkań ze współpracownikami, podczas których wszyscy uczestnicy mogą udostępniać i modyfikować zawartość. |
|
Każda osoba (bez ograniczeń) |
Każda zaproszona osoba będzie mieć uprawnienia osoby prowadzącej. |
Użyj tej opcji, gdy w spotkaniu biorą udział uczestnicy zewnętrzni i powinni móc je prowadzić lub prezentować zawartość. |
|
Osoby, które wybiorę |
Ty i wybrane przez Ciebie osoby. |
Wybierz tę opcję, gdy chcesz, aby osobami prowadzącymi były określone osoby. |
Uwaga: Jeśli wybierzesz opcję Wybrane przeze mnie osoby, kliknij pozycję Wybierz prezenterów i przenieś uczestników z obszaru Uczestnik do obszaru Prezenterzy. Przy użyciu tej opcji nie można dodać osób spoza organizacji ani z list dystrybucyjnych, ale można nadać uprawnienia osoby prowadzącej określonym osobom podczas spotkania.
Czy chcesz ograniczyć uczestnictwo?
Jeśli przygotowujesz duże spotkanie lub chcesz wyeliminować przerwy w trakcie spotkania, możesz wyciszyć wszystkich uczestników, wyłączyć wiadomości błyskawiczne na spotkaniu lub zablokować możliwość korzystania z kamery internetowej, zaznaczając poniższe pola:
-
Wyłącz wiadomości błyskawiczne
-
Wycisz wszystkich uczestników
-
Zablokuj wideo uczestników
Te ustawienia odnoszą się tylko do uczestników. Osoby prowadzące mogą zawsze udostępniać dźwięk i wideo podczas spotkania.
Telefon
Ta karta może być niedostępna w zależności od ustawień konta.
-
Skąd większość osób będzie nawiązywać połączenia?
Czasami osoby dołączają do spotkania, korzystając z telefonu zamiast z urządzeń audio komputera. Możesz pomóc im szybko odnaleźć numer lokalny i uniknąć opłat za połączenie międzynarodowe, wybierając obszar, z którego będzie dzwonić większość uczestników.
W opcjach spotkania kliknij kartę Telefon i wybierz obszar w polu Skąd większość osób będzie nawiązywać połączenia. Numer lokalny zostanie wyświetlony w zaproszeniu dla określonego obszaru.
-
Nie pamiętasz numeru PIN połączenia?
W większości przypadków numer PIN nie jest potrzebny, gdy dzwonisz do spotkania przy użyciu telefonu. Połączenie zostanie nawiązane bezpośrednio, a Twój numer zostanie wyświetlony na liście uczestników. Jednak jeśli chcesz dołączyć do spotkania jako osoba prowadząca lub uwierzytelniony wywołujący, pojawi się monit o wprowadzenie numeru PIN lub numeru służbowego albo numeru wewnętrznego.
Nawiązanie połączenia jako uwierzytelniony wywołujący oznacza jedynie, że spotkanie jest zabezpieczone i konieczne jest zidentyfikowanie uczestnika przed dołączeniem do spotkania. Zamiast numeru telefonu na liście uczestników zostanie wyświetlone Twoje nazwisko.
Jeśli nie pamiętasz swojego numeru PIN, kliknij pozycję Uzyskaj swój numer PIN w opcjach spotkania i postępuj zgodnie z instrukcjami na stronie, aby go zresetować. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Resetowanie numeru PIN.
Inne zasoby
Resetowanie numeru PIN (Personal Identification Number)
Nagrywanie i odtwarzanie spotkania w programie Lync
Wprowadzenie do pokoju spotkania programu Lync (narzędzia do prezentacji, zarządzanie uczestnikami, kontrolki audio/wideo itp.)
