Program Microsoft Office InfoPath umożliwia tworzenie szablonów formularzy umożliwiających wprowadzanie i zbieranie danych. Microsoft Office Excel 2007 umożliwia użytkownikom obliczanie, wykresy i analizowanie danych. Korzystając z obu tych programów i kodu XML, można łatwo utworzyć proste, ale efektywne, bez kodu rozwiązanie biznesowe do śledzenia aktywów w firmie.
W tym artykule
-
Krok 1: Dostosowywanie szablonu formularza śledzenia zasobów
-
Krok 2: mapowanie pliku schematu i dostosowywanie układu tabeli w programie Excel
-
Krok 3. Tworzenie raportu w formie tabeli przestawnej i wykresu przestawnego
-
Uwagi końcowe: warto użyć listy programu SharePoint lub bazy danych programu Access.
Wprowadzenie do tworzenia rozwiązania w monitorze zasobów
Dane XML można wymieniać między programami InfoPath i Excel. Mimo że polecenie Eksportuj programu InfoPath to prosty, prosty sposób na wysyłanie danych formularza do programu Excel, możesz podjąć inne podejście, które zapewnia znacznie większą elastyczność. Jawnie zamapowanie pliku schematu XML programu InfoPath (XSD) w programie Excel, a następnie importowanie plików formularzy programu InfoPath (XML) do programu Excel, można dostosować układ danych i lepiej wykorzystać funkcje w programie Excel, aby łatwiej zarządzać i analizować dane.
W tym artykule zamieszczono przykładowy szablon formularza modułu śledzącego składnik programu InfoPath w celu przedstawienia współdziałania programów InfoPath, XML i Excel. Załóżmy, że każdy rok w organizacji sporządza Spis aktywów w biurze każdego pracownika. Następnie zostanie uruchomiony raport programu Excel ułatwiający podjęcie decyzji o przydzieleniu budżetu sprzętu na następny rok. Poniższy diagram przedstawia omówienie sposobów zbierania, śledzenia i raportowania danych zasobów w Twoim dziale.
1. utworzono szablon formularza śledzenia zasobów.
2. plik schematu jest mapowany na tabelę programu Excel, a układ tabeli jest dostosowany.
3. zostanie utworzony pusty raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.
4. formularz śledzenia zasobów służy do zbierania danych od użytkowników.
5. wszystkie dane formularza są eksportowane do tabeli programu Excel, a raporty tabeli przestawnej i wykresu przestawnego są odświeżane.
To rozwiązanie obejmuje następujące role użytkowników i produkty:
|
Wymagania dotyczące oprogramowania |
|||
|
Role |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Narzędzie Solution Designer |
|
|
|
|
Decyzja — producent |
|
|
|
|
Pracownicy |
|
|
|
Krok 1: Dostosowywanie szablonu formularza śledzenia zasobów
Szablon formularza śledzenia zasobów, który jest dostępny w programie InfoPath, umożliwia zbieranie informacji o każdym składniku majątku w biurze pracownika, działu, do którego należy pracownik, kategorie zasobów i szczegóły dotyczące poszczególnych elementów zawartości. W tym rozwiązaniu Projektant formularzy przesyła szablon formularza do konta e-mail programu podejmowania decyzji za pomocą Office Outlook 2007.
Zadanie 1: otwieranie i Dostosowywanie szablonu formularza śledzenia zasobów
Ponieważ nie można opublikować szablonu formularza na liście adresatów poczty e-mail, jeśli ma ona kontrolkę pola tekstu sformatowanego zawierającą obrazy połączone, należy wprowadzić małą zmianę w formularzu szablonu przykładowej modułu śledzącego.
-
W menu plik kliknij polecenie Projektuj szablon formularza.
-
W oknie dialogowym Projektowanie szablonu formularza w obszarze otwieranie szablonu formularzakliknij pozycję Dostosuj przykład.
-
W oknie dialogowym wprowadzenie kliknij pozycję śledzenie zasobów przykładowych, a następnie w obszarze zadania formularzakliknij pozycję Projektuj ten formularz.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę assetNotes , wskaż polecenie właściwości pola tekstu sformatowanego , kliknij kartę Wyświetlanie , a następnie w obszarze dostępne formatowaniewyczyść pole wyboru obrazy połączone .
Zadanie 2: Definiowanie opcji przesyłania
Następnym zadaniem jest zdefiniowanie opcji przesyłania, tak aby pracownicy mogli przesłać plik formularza z unikatowymi nazwami (XML) na konto e-mail programu decyzja-Maker jako dołączony plik.
-
W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje przesyłania.
-
W oknie dialogowym Opcje przesyłania zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na przesyłanie tego formularza .
-
Kliknij pozycję Wyślij dane formularza do jednego miejsca docelowego, a następnie na liście kliknij pozycję Poczta E-mail.
-
Kliknij Dodaj.
Zostanie wyświetlony Kreator połączenie danych .
-
W polu do wpisz alias dla producenta decyzji, który otrzyma wszystkie przesłane formularze.
-
Aby określić unikatowy wiersz tematu, w polu temat :
-
Kliknij pozycję Wstaw formułę
-
Wpisz następującą formułę:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Kliknij pozycję Weryfikuj formułę, a następnie kliknij dwa razy przycisk OK .
-
W polu wprowadzenie wpisz odpowiedni komunikat lub Dodaj ważne instrukcje dotyczące tego rozwiązania.
-
Kliknij przycisk Dalej.
-
Na następnej stronie kreatora kliknij pozycję Wyślij dane formularza jako załącznik, a następnie zaznacz pole Dołącz szablon formularza, aby upewnić się, że użytkownicy będą mogli otwierać formularz .
Zapewnia to, że pracownicy mają dostęp do pliku szablonu formularza (xsn) na wypadek, gdyby nie mogli uzyskać do niego dostępu z lokalizacji sieciowej.
-
Aby określić unikatową nazwę pliku dla każdego pliku formularza (XML) w polu nazwa załącznika :
-
Kliknij pozycję Wstaw formułę
-
Wpisz tę samą formułę co w wierszu temat :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Kliknij pozycję Weryfikuj formułę, a następnie kliknij dwa razy przycisk OK .
-
Kliknij przycisk Dalej.
-
Na następnej stronie kreatora w polu Wprowadź nazwę dla tego połączenia danych wpisz opisową nazwę tego połączenia przesyłania danych.
-
Sprawdź, czy informacje w sekcji podsumowania są właściwe, a następnie kliknij przycisk Zakończ.
-
Zapisz formularz w folderze sieci publicznej z ułatwieniami podejmowania decyzji i wszystkim pracownikom.
Krok 2: mapowanie pliku schematu i dostosowywanie układu tabeli w programie Excel
Konfigurowanie połączenia między programem InfoPath a programem Excel wymaga trzech zadań: Wyodrębnianie pliku schematu szablonu formularza śledzenia zasobów, mapowanie tego pliku schematu w programie Excel i dostosowywanie domyślnego układu tabeli programu Excel, która będzie zawierać wszystkie importowane pliki XML. Pliki danych formularza.
Zadanie 1: Wyodrębnianie pliku schematu z programu InfoPath
-
W programie InfoPath Otwórz plik szablonu formularza śledzenia zasobów.
-
W menu Narzędzia kliknij polecenie Projektuj ten formularz.
-
W menu plik kliknij polecenie Zapisz jako pliki źródłowe.
-
W oknie dialogowym przeglądanie w poszukiwaniu folderu wybierz folder lub Utwórz nowy folder, w którym chcesz zapisać plik schematu.
Zanotuj lokalizację folderu, w którym zapisano wszystkie pliki źródłowe, oraz nazwę pliku schematu, w tym przypadku plik Schema. xsd, który zawiera definicję schematu danych XML formularza.
Zadanie 2: mapowanie pliku schematu programu InfoPath w programie Excel
-
Utwórz nowy plik programu Excel, a następnie zapisz go w lokalizacji dostępnej dla tej decyzji.
-
Jeśli karta deweloper nie jest widoczna w programie Excel, wykonaj następujące czynności:
-
Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office
-
W kategorii popularne w obszarze najczęściej używane opcje w pracy z programem Excelzaznacz pole wyboru Pokaż kartę Deweloper na Wstążce , a następnie kliknij przycisk OK.
Uwaga: Wstążka to element udostępniany przez interfejs użytkownika Microsoft Office Fluent.
-
-
Na karcie Deweloper w grupie XML kliknij przycisk Źródło.
Zostanie wyświetlone okienko zadań Źródło XML .
-
Kliknij pozycję mapy XML, a następnie w oknie dialogowym mapy XML kliknij pozycję Dodaj.
-
Na komputerze z systemem Windows Vista
-
Na pasku adresukliknij dysk lub folder zawierający plik moje Schema. xsd utworzony w kroku 2 sekcji zadanie 1: Wyodrębnij plik schematu z programu InfoPath.
Na komputerze z systemem Microsoft Windows XP
-
Na liście Szukaj w kliknij dysk lub folder zawierający plik moje Schema. xsd utworzony w kroku 2 sekcji zadanie 1: Wyodrębnij plik schematu z programu InfoPath.
-
-
Kliknij plik, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
-
Gdy zostanie wyświetlone okno dialogowe wiele katalogów głównych , kliknij węzeł główny assetTracking , który jest zdefiniowany w pliku moje Schema. xsd, a następnie kliknij przycisk OK.
Mapa XML zostanie wyświetlona w okienku zadań Źródło XML .
-
Przeciągnij element Node ns1: zasób , który jest powtarzalnym elementem XML, do lokalizacji w arkuszu, w której ma się znajdować tabela programu Excel.
Zadanie 3: dostosowywanie układu tabeli programu Excel
Domyślnie program Excel używa nazw elementów XML jako nagłówków kolumn w tabeli. Możesz jednak zmienić nagłówki kolumn, edytując komórki nagłówka kolumny.
-
Aby zmodyfikować domyślne nagłówki kolumn, pozostaw wybraną tabelę programu Excel, znajdź następujący prefiks ciągu, ns1: składnik aktywówi usuń go. Możesz na przykład zmienić ns1: omkt na Identyfikator.
-
Aby dostosować szerokość kolumny, kliknij przycisk Zaznacz wszystko , a następnie kliknij dwukrotnie dowolną granicę nagłówka kolumny.
Krok 3. Tworzenie raportu w formie tabeli przestawnej i wykresu przestawnego
Do analizowania, eksplorowania i wizualizowania danych podsumowania są używane raporty tabel i wykresów przestawnych decyzji. Konfigurując raporty tabel przestawnych i wykresów przestawnych, które mają być używane w tym scenariuszu przed czasem, będą prostą operacją podejmowania decyzji w celu późniejszego uruchomienia raportu zawierającego ukończone dane.
-
Zaznacz komórkę w tabeli programu Excel.
-
Na karcie Wstawianie w grupie tabele kliknij pozycję tabela przestawna, a następnie kliknij pozycję tabela przestawna.
W programie Excel zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej.
-
Aby umieścić raport w formie tabeli przestawnej w nowym arkuszu, zaczynając od komórki a1, kliknij pozycję Nowy arkusz, a następnie kliknij przycisk OK.
Program Excel doda pusty raport w formie tabeli przestawnej do określonej lokalizacji i wyświetli listę pól tabeli przestawnej, aby można było dodać pola, utworzyć układ i dostosować raport w formie tabeli przestawnej.
-
Aby utworzyć raport z danymi w formie tabelarycznej, przeciągnij pole Identyfikator do obszaru wartości, pole dział w obszarze etykiety kolumn, pole Kategoria do obszaru etykiety wierszy i pole AssignedTo do obszaru filtru raportu.
-
Kliknij raport w formie tabeli przestawnej.
-
Na karcie Wstawianie w grupie wykresy kliknij typ wykresu słupkowego .
-
W obszarze słupkowy 2-wwybierz pozycję Słupkowy grupowany.
-
Dopasuj rozmiar i lokalizację raportu w formie wykresu przestawnego do preferencji.
Krok 4: zbieranie informacji o zasobach od użytkowników
Teraz, aby szablon formularza był gotowy do wypełnienia przez wszystkich pracowników, musisz opublikować formularz i wysłać go do każdego pracownika. Po przesłaniu wypełnionego formularza przez każdego pracownika jest on wysyłany jako plik danych XML (XML) dołączony w wiadomości e-mail do konta e-mail producenta decyzji. Decyzja — Maker umożliwia przeniesienie wszystkich wiadomości do dedykowanego folderu programu InfoPath w programie Outlook. W tym scenariuszu zaleca się przypisanie konkretnego okresu dla wszystkich użytkowników w celu ukończenia formularzy, aby umożliwić programowi podejmowania decyzji uruchomienie raportu ze wszystkimi wypełnionymi formularzami po osiągnięciu ostatecznego terminu zbierania danych.
-
W programie InfoPath otwórz szablon formularza (xsn) zapisany w kroku 1: projektowanie przykładowego szablonu formularza w monitorze zasobów
-
W menu Narzędzia kliknij polecenie Projektuj ten formularz.
-
W menu plik kliknij polecenie Publikuj.
-
W Kreatorze publikowania kliknij listę adresatów poczty e-mail, a następnie kliknij przycisk dalej.
-
Na następnej stronie kreatora w polu Nazwa szablonu formularza wpisz nazwę szablonu formularza, a następnie kliknij przycisk dalej. Nazwa szablonu formularza pojawi się w nagłówku tematu wiadomości wysłanej do adresatów wiadomości e-mail.
-
Opcjonalnie na następnej stronie kreatora możesz utworzyć kolumny, które będą wyświetlane w folderach programu Outlook, aby ułatwić organizowanie wiadomości e-mail.
-
Kliknij przycisk Dalej.
-
Kliknij pozycję Opublikuj.
-
Gdy Kreator publikowania zakończy publikowanie szablonu formularza, zostanie otwarta wiadomość e-mail z formularzem.
-
Wypełnij wiadomość, wpisz imiona i nazwiska pracowników lub Użyj listy dystrybucyjnej, a następnie Wyślij wiadomość.
W programie Outlook w ramach decyzji można zorganizować wszystkie przesłane formularze XML na dwa sposoby:
-
Jeśli po pierwszym otwarciu wiadomości zostanie wyświetlone okno komunikatu foldery formularzy programu InfoPath , kliknij pozycję Utwórz folder formularza.
-
Utwórz regułę w programie Outlook, aby przenieść wszystkie powiązane formularze programu InfoPath do folderu programu InfoPath.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie wiadomościami przy użyciu reguł.
Krok 5: Importowanie formularzy do programu Excel
Ponieważ utworzono już skoroszyt programu Excel z instrukcjami 2 i 3, jest to prosta kwestia, która umożliwia producentowi decyzji wyeksportowanie i przejrzenie danych formularza. Producent musi po prostu wyeksportować pliki XML (XML) z programu Outlook, zaimportować wszystkie pliki formularza (XML) do skoroszytu programu Excel, a następnie odświeżyć dane.
Zadanie 1: eksportowanie formularzy z programu Outlook do folderu systemu Windows
-
W programie Outlook wybierz folder zawierający wszystkie formularze otrzymane od pracowników, a następnie naciśnij klawisze CTRL + A, aby zaznaczyć wszystkie wiadomości e-mail formularza.
-
Kliknij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy, wskaż polecenie Akcje programu InfoPath, a następnie kliknij polecenie Eksportuj formularze.
-
W oknie dialogowym Eksportowanie formularzy wybierz folder i naciśnij przycisk OK.
Zadanie 2: Importowanie formularzy do programu Excel
-
W skoroszycie programu Excel utworzonym w kroku 2: zamapuj plik schematu i Dostosuj układ tabeli w programie Excel, zaznacz jedną z zamapowanych komórek w tabeli programu Excel.
-
Na karcie deweloper w grupie XML kliknij przycisk Importuj.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Importowanie pliku XML .
-
Na komputerze z systemem Windows Vista
-
Na pasku adresukliknij folder zawierający pliki danych XML (XML) utworzone w zadaniu 1: eksportowanie formularzy z programu Outlook do folderu systemu Windows.
Na komputerze z systemem Microsoft Windows XP
-
Na liście Szukaj w kliknij pozycję folder zawierający pliki danych XML (XML) utworzone w zadaniu 1: eksportowanie formularzy z programu Outlook do folderu systemu Windows.
-
-
Wykonaj jedną z następujących czynności:
-
Jeśli pliki są ciągłe, naciśnij klawisz SHIFT, a następnie kliknij pierwszy i ostatni plik na liście.
-
Jeśli pliki nie są ciągłe, naciśnij klawisz CTRL, a następnie kliknij na liście każdy plik, który chcesz zaimportować.
-
-
Kliknij pozycję Import (Importuj).
Domyślnie program Excel zastępuje wszystkie istniejące dane w zamapowanych komórkach, które są odpowiednim wynikiem końcowym tego rozwiązania biznesowego. Decyzja może jednak być taka, aby na przykład zaimportować dane kilka razy, aby ocenić postępy przed planowanym terminem ostatecznym.
Uwaga: W programie Excel można również dołączać dane przy użyciu opcji Dołącz nowe dane do istniejących tabel XML (na karcie deweloper w grupie XML kliknij przycisk Właściwości mapy), które mogą być odpowiednie dla innych rozwiązań.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz nawiązywanie połączenia z plikiem XML.
Zadanie 3: Odświeżanie raportów tabeli przestawnej i wykresu przestawnego
-
Kliknij komórkę w raporcie w formie tabeli przestawnej.
-
Na karcie Opcje w grupie dane kliknij strzałkę obok pozycji Odśwież wszystko, a następnie kliknij pozycję Odśwież.
Skoroszyt programu Excel zawiera teraz wszystkie dane i raporty podsumowujące, które są potrzebne, aby ułatwić przydzielenie budżetu sprzętu na następny rok. Oczywiście można w razie potrzeby przeprowadzić dalszą analizę skoroszytu programu Excel, na przykład sortowanie, filtrowanie lub warunkowe formatowanie danych.
Uwagi końcowe: warto użyć listy programu SharePoint lub bazy danych programu Access.
Alternatywnym rozwiązaniem jest użycie listy programu SharePoint lub bazy danych programu Access zamiast formatu XML do przenoszenia danych między programami InfoPath i Excel.
Używanie listy programu SharePoint
W programie InfoPath można łatwo używać listy programu SharePoint jako źródła danych tylko do odczytu. Możesz wykonać dowolną z dwóch czynności:
-
Z listy programu SharePoint wyeksportuj dane do programu Excel, co powoduje automatyczne utworzenie połączenia danych w programie Excel.
-
W programie Excel jawnie Utwórz połączenie danych z listą programu SharePoint.
Po utworzeniu połączenia danych możesz odświeżyć dane w programie Excel, aby uzyskać aktualne dane.
Lista programu SharePoint umożliwia dodawanie i aktualizowanie danych, używanie formularza programu InfoPath w celu wyświetlenia elementu z listy (na przykład złożonego lub długiego elementu, który jest optymalnie wyświetlany w pionie), a następnie w celu dalszego analizowania danych za pomocą programu Excel.
1. Wyświetl jeden element, aby ułatwić przeglądanie w programie InfoPath.
2. Dodawanie i aktualizowanie danych na liście programu SharePoint.
3. Odśwież i Zgłoś aktualność w programie Excel.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie połączenia danych z biblioteką dokumentów lub listą programu SharePoint .
Używanie bazy danych programu Access
W programie InfoPath można utworzyć połączenie z bazą danych programu Access w trybie odczytu/zapisu. W programie Excel możesz jawnie utworzyć połączenie danych z bazą danych programu Access, którą można odświeżyć, aby uzyskać aktualne dane. Możesz nawet zdefiniować połączenie do automatycznego odświeżania podczas otwierania skoroszytu lub okresowe odświeżanie, na przykład co 5 minut.
Możesz użyć bazy danych programu Access jako pośrednika między programami InfoPath i Excel. Podczas przesyłania formularza programu InfoPath do programu Access aktualizowana jest baza danych programu Access. Po odświeżeniu połączenia danych w programie Excel pobierane są zaktualizowane dane z programu Access. W efekcie dane są przesyłane pośrednio z programu InfoPath do skoroszytu programu Excel.
1. Wyświetl i Prześlij formularz do bazy danych programu Access.
2. przechowywanie danych w bazie danych programu Access.
3. Odśwież i Zgłoś aktualność w programie Excel.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Projektowanie szablonu formularza opartego na bazie danych programu Microsoft Access.
Porada: Czy wiesz, że możesz utworzyć formularz programu InfoPath bezpośrednio z poziomu programu Access? Jeśli na komputerach użytkowników jest zainstalowany program Outlook 2007 lub 2010 oraz program InfoPath 2007 lub 2010, możesz zbierać dane różnych użytkowników bezpośrednio z poziomu programu Access za pomocą kreatora zbieranie danych z wiadomości e-mail . Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat pomocy programu Access, Dodawanie danych zebranych za pośrednictwem wiadomości e-mail do bazy danych programu Access.
