Uwaga: Aby uzyskać informacje na temat zbierania danych w Access 2016 i nowszych wersjach, zobacz Importowanie, eksportowanie SQL Server.
Korzystając z programu Microsoft Access 2007 lub Access 2010 z programem Microsoft Outlook 2007 lub Microsoft Outlook 2010, możesz zbierać lub aktualizować informacje za pomocą wiadomości e-mail. Program Access przeprowadzi Cię przez tworzenie formularza zbierania danych i wysyłanie formularza w wiadomości e-mail. Gdy adresaci poczty e-mail zwrócą ukończone formularze, możesz wybrać, czy zebrane dane mają być automatycznie przetwarzane i przechowywane w określonej bazie danych programu Access. Ta metoda zbierania danych pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek, który zwykle bierze udział w procesie kopiowania i wklejania lub ręcznego wprowadzania danych. Poniżej przedstawiono kilka scenariuszy, w których można użyć tego procesu do zbierania danych:
Ankiety Możesz wykonać ankietę i skompilować wyniki, tworząc bazę danych programu Access z tabelami niezbędnymi do przechowywania wyników, a następnie generując formularz ankiety za pomocą kreatora, a następnie wysyłając je pocztą e-mail do uczestników ankiety. Gdy uczestnicy odpowiedzą, dane ankiety są przechowywane automatycznie w bazie danych.
Raporty o stanie Niezależnie od tego, czy masz najnowszy stan zapasów, czy aktualne informacje o oczekujących problemach, Twój zespół może Cię informować, wysyłając Ci wiadomości e-mail zawierające bieżące informacje w regularnych odstępach czasu.
Zarządzanie zdarzeniami Podczas organizowania konferencji, szkoleń lub innych wydarzeń możesz wysłać jeden lub więcej formularzy w wiadomości e-mail, aby zebrać informacje kontaktowe, preferencje dotyczące podróży i hotelu itd. Jeśli zdecydujesz się na automatyczne przetwarzanie odpowiedzi, uczestnicy będą mogli zmienić swoje preferencje w dowolnym momencie bez konieczności powiadamiania Cię, a Ty zawsze masz dostęp do najnowszych danych do celów decyzyjnych.
W tym artykule wyjaśniono, czego należy użyć w tym procesie, jak rozpocząć korzystanie z kreatora, a następnie podano dodatkowe informacje na temat różnych kroków, dzięki czemu można dokonać najbardziej świadomego wyboru podczas korzystania z kreatora.
Uwaga: Nie będzie można dodać zebranych danych, jeśli adresat przesłał Ci formularz zbierania danych za pomocą usługi Hotmail lub Yahoo.
Przed rozpoczęciem
Jeśli zbierasz dane po raz pierwszy za pomocą wiadomości e-mail, wykonaj następujące czynności:
-
Upewnij się, że na komputerze zainstalowano następujące aplikacje:
-
Program Access 2007 lub Access 2010.
-
Outlook 2007 lub Outlook 2010. Na komputerze, za pomocą którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być zainstalowany i skonfigurowany program Outlook. Jeśli program Outlook jest zainstalowany, ale jeszcze nie skonfigurowany, uruchom program Outlook i postępuj zgodnie z instrukcjami Kreatora uruchamiania programu Outlook. Aby uzyskać pomoc dotyczącą kreatora, zobacz Pomoc programu Outlook.
-
Jeśli planujesz używać formularza programu InfoPath, upewnij się, że masz zainstalowany program InfoPath 2007 lub nowszy, a adresaci muszą również zainstalować program InfoPath na swoich komputerach.
-
Aby można było wyświetlać i edytować formularz, adresaci wiadomości e-mail muszą mieć zainstalowany program InfoPath lub klienta poczty e-mail obsługującego format HTML na swoich komputerach.
Formularz używany do zbierania danych za pośrednictwem wiadomości e-mail nie jest formularzem programu Access. Kreator generuje specjalny formularz w formacie HTML lub InfoPath.
Identyfikowanie docelowej bazy danych. Baza danych może mieć format .mdb lub accdb. Ponadto obsługiwane są pliki mde i accde. Jeśli nie chcesz używać istniejącej bazy danych, musisz utworzyć nową.
-
-
Zidentyfikuj lub utwórz tabele, które chcesz wypełnić danymi z odpowiedzi e-mail. Jeśli zbierasz dane dla istniejących tabel, upewnij się, że tabele nie są tylko do odczytu i że masz niezbędne uprawnienia do dodawania lub aktualizowania ich zawartości.
Uwaga: Typy pól Załącznik, Autonumerowanie, OLE i Wiele wartości nie mogą być zbierane przy użyciu wiadomości e-mail
Jeśli operacja zbierania danych wypełnia co najmniej dwie tabele, należy utworzyć zapytanie wybierające i użyć go jako źródła rekordów formularza. Upewnij się, że zapytanie zawiera wszystkie wymagane pola z tabel źródłowych. Jeśli używasz istniejącego zapytania, upewnij się, że zapytanie nie jest tylko do odczytu i że masz uprawnienia niezbędne do dodania lub zaktualizowania jego zawartości. Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia zapytania na podstawie dwóch lub większej liczby tabel, zobacz artykuł Wprowadzenie do zapytań.
Przechowuj dane jako nowe rekordy w następujących sytuacjach:
-
Jeśli dane wypełnią wiele tabel.
-
Jeśli tabela docelowa nie zawiera pola klucza podstawowego. Wartości klucza podstawowego są niezbędne do zamapowania każdej odpowiedzi na istniejący rekord. Jeśli tabela docelowa nie zawiera pola klucza podstawowego, dodaj je teraz lub przypisz istniejące pole, które ma unikatowe wartości jako klucz podstawowy.
-
Jeśli tabela docelowa nie zawiera żadnych rekordów. Jeśli tabela jest pusta, kreator zakłada, że chcesz dodać rekordy.
-
Jeśli adresy e-mail adresatów nie są przechowywane jako pole w bazie danych. Podczas zbierania danych w celu zaktualizowania rekordów nie będzie można ręcznie wpisywać adresów w wiadomości wygenerowanej przez kreatora. Pole adresu musi znajdować się w tabeli docelowej lub w tabeli, która ma relację z tabelą docelową.
Wprowadzenie
-
Otwórz bazę danych, w której mają być przechowywane zebrane dane.
-
Aby dodać dane do jednej tabeli, zaznacz tabelę w okienku nawigacji. Aby wypełnić wiele powiązanych tabel, wybierz zapytanie powiązane z tymi tabelami.
-
Aby uruchomić kreatora, wykonaj dowolną z następujących czynności:
-
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Utwórz pocztę e-mail.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę lub zapytanie, a następnie kliknij polecenie Zbieraj i aktualizuj dane za pośrednictwem poczty e-mail.
Uwaga: Jeśli tabela nie zawiera żadnych pól lub zawiera tylko pola Typu Autonumerowanie, Obiekt OLE, Załącznik lub wielowartościowe pole odnośnika, program Access wyświetli następujący komunikat: Zaznaczona tabela lub zapytanie nie zawiera żadnych pól obsługujących zbieranie danych za pomocą poczty e-mail.
-
Jeśli tabela zawiera pola obsługują gromadzenie danych, zostanie uruchomiony kreator. Jeśli tabela docelowa obsługuje zarówno dodawanie, jak i aktualizowanie danych, kreator przeprowadzi Cię przez kroki wymagane do zbierania danych za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Użyj poniższych sekcji jako odwołania do wszelkich pytań, które mogą być związane z następującymi siedmioma głównymi etapami procesu.
Wybieranie typu formularza wprowadzania danych, który chcesz wysłać
Wybierz typ formularza na podstawie ułatwień użytkowania dla siebie i adresatów.
Wybieranie formularza HTML Formularz HTML może być wyświetlany i edytowany przez każdego użytkownika, którego klient poczty e-mail obsługuje format HTML
Wybieranie formularza programu Microsoft InfoPath Ta opcja będzie widoczna tylko wtedy, gdy program InfoPath jest zainstalowany na komputerze. Zaznacz tę opcję tylko wtedy, gdy wszyscy adresaci mają zainstalowane programy InfoPath i Outlook na swoich komputerach. Formularz programu InfoPath oferuje lepsze środowisko wprowadzania i edytowania danych,
Wyświetlana dalej strona kreatora zależy od tego, czy obiekt docelowy obsługuje aktualizowanie danych. Jeśli obiekt jest zapytaniem opartym na co najmniej dwóch tabelach lub jeśli jest to tabela, która nie zawiera pola klucza podstawowego lub nie zawiera żadnych rekordów, kreator zakłada, że chcesz dodać nowe rekordy, i zostanie wyświetlony monit o zaznaczenie pól formularza. We wszystkich innych przypadkach kreator monituje o określenie, czy chcesz dodać, czy zaktualizować dane, zanim zostanie wyświetlony monit o wybranie pól formularza.
Określ, czy chcesz zbierać nowe dane, czy aktualizować istniejące dane
Określ, co chcesz zrobić z danymi. Typ używanego formularza wpływa na liczbę nowych rekordów, które adresat może wysłać do Ciebie w jednej odpowiedzi. Podczas aktualizowania danych liczba rekordów, które muszą zostać zaktualizowane przez adresata, określa liczbę wstępnie ukończonych formularzy, które zostaną uwzględnione w wiadomości.
Uwaga: Aby dodać nowe rekordy, wpisz adresy e-mail w polu adresu wiadomości e-mail podczas tworzenia wiadomości. Aby zaktualizować istniejące dane, adresy e-mail adresatów muszą być przechowywane jako pole w tabeli lub zapytaniu źródłowym albo w powiązanej tabeli.
Określ dane, które chcesz zebrać
Podczas wybierania pól, które mają zostać uwzględnione w formularzu, nie jest konieczne uwzględnianie wszystkich pól istniejących w tabeli lub zapytaniu źródłowym w formularzu. Należy jednak spełnić następujące warunki:
-
Wymagane pola: Pola oznaczone symbolem gwiazdki (*) są polami wymaganymi. Jeśli są zbierane nowe rekordy, kreator automatycznie uwzględni wszystkie pola, których właściwość Wymagane jest ustawiona na Tak. Jeśli wymagane pola dowolnego rekordu są puste, program Access nie doda rekordu do tabeli.
-
Nieobsługiowane typy pól: W formularzu nie można dołączyć określonych typów pól, takich jak Autonumerowanie, Załącznik, Obiekt OLE lub wielowartościowe pola odnośników.
-
Pole klucza podstawowego: Użytkownik będzie mógł jednak wpisać wartość w polu podczas dodawania rekordów. odpowiedź nie zostanie przetworzona, jeśli określona wartość jest już użyta.
Uwaga: Dla każdego dołączonego pola w obszarze Właściwości pola określ etykietę i kliknij pozycję Tylko do odczytu , jeśli użytkownik nie ma zmieniać danych w tym polu.
Określanie automatycznego lub ręcznego przetwarzania danych
Możesz wybrać automatyczne lub ręczne przetwarzanie odpowiedzi. Automatyczne przetwarzanie oznacza, że po uzyskaniu odpowiedzi programy Outlook i Access współpracują ze sobą, aby wyeksportować dane do tabel docelowych w bazie danych. Automatyczne przetwarzanie pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek. Przetwarzanie ręczne oznacza jedynie rozpoczęcie operacji eksportowania w celu przeniesienia danych z określonego folderu w programie Outlook do tabeli docelowej w programie Access.
Odpowiedzi zostaną pomyślnie wyeksportowane do tabeli docelowej, o ile w momencie dotarcia odpowiedzi do skrzynki pocztowej zostaną spełnione następujące warunki:
-
Program Outlook musi już być uruchomiony na komputerze. Jeśli program Outlook nie jest uruchomiony, przetwarzanie rozpocznie się przy następnym uruchomieniu programu Outlook.
-
Program Access nie może być chroniony hasłem i nie powinien być otwarty w trybie wyłączności. Nazwa lub lokalizacja bazy danych nie może ulec zmianie od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Nazwy tabel i zapytań oraz właściwości pól zawartych w formularzu nie mogą się zmienić od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Aby dodawać lub aktualizować zawartość tabel i zapytań źródłowych, musisz mieć wymagane uprawnienia.
Uwaga: Jeśli automatyczne przetwarzanie zakończy się niepowodzeniem, spróbuj rozwiązać problemy, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedzi, które nie powiodły się. Wszystkie odpowiedzi, które docierają do Twojej skrzynki odbiorczej po rozwiązaniu problemów, będą nadal przetwarzane automatycznie.
Ustawianie właściwości w celu kontrolowania automatycznego przetwarzania odpowiedzi
Aby określić inny folder programu Outlook, w którym są przechowywane odpowiedzi, na stronie Określ sposób przetwarzania odpowiedzi kreatora kliknij nazwę folderu. W oknie dialogowym Wybieranie folderu wybierz inny folder lub kliknij pozycję Nowy , aby utworzyć nowy folder.
Jeśli klikniesz pozycję Ustaw właściwości, aby sterować automatycznym przetwarzaniem odpowiedzi w celu zmiany lub dostosowania ustawień importu, zobacz poniższą tabelę, aby uzyskać informacje o dostępnych opcjach:
|
Opcja |
Wynik |
|---|---|
|
Odrzucanie odpowiedzi od osób, do których wiadomość nie została wysłana |
Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby tylko odpowiedzi wysłane przez oryginalnych adresatów wiadomości były automatycznie przetwarzane. Odpowiedzi od innych osób są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. |
|
Akceptowanie wielu odpowiedzi od każdego adresata |
Zaznacz to pole wyboru, jeśli chcesz, aby tylko pierwsza odpowiedź od każdego adresata była przetwarzana automatycznie. Drugie i kolejne odpowiedzi są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. Uwaga: To ustawienie określa tylko liczbę odpowiedzi, a nie liczbę rekordów w obrębie jednej odpowiedzi, które są przetwarzane. Innymi słowy, jeśli wyślesz formularz programu InfoPath, użytkownik może wysłać Ci wiele rekordów w jednej odpowiedzi, a program Access automatycznie przetworzy wszystkie rekordy w odpowiedzi, nawet jeśli to pole wyboru nie jest zaznaczone. |
|
Zezwalaj tylko na aktualizacje istniejących danych |
Gdy adresaci aktualizują dane za pomocą formularza programu InfoPath, mogą wysyłać nowe rekordy oprócz aktualizacji istniejących rekordów. Zaznacz to pole wyboru, aby przetwarzać tylko aktualizacje istniejących rekordów. |
|
Liczba odpowiedzi do przetworzenia |
Wpisz całkowitą liczbę odpowiedzi (od wszystkich adresatów), które mają zostać automatycznie przetworzone. Jeśli chcesz, aby wszystkie odpowiedzi były automatycznie przetwarzane, w polu tekstowym wprowadź dużą wartość, na przykład 5000. Odpowiedzi otrzymane po osiągnięciu określonej wartości są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. |
|
Data i godzina zatrzymania |
Określ, kiedy automatyczne przetwarzanie odpowiedzi powinno zostać zatrzymane dla tej wiadomości e-mail. Odpowiedzi otrzymane po tej dacie i godzinie są przechowywane w folderze docelowym, ale nie są automatycznie przetwarzane. |
Aby zmienić te opcje w późniejszym terminie, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Zarządzaj odpowiedziami. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami zbierania danych wybierz wiadomość, dla której chcesz zmienić ustawienia, a następnie kliknij pozycję Opcje wiadomości. Zmiany wprowadzone w oknie dialogowym wpływają na wszystkie kolejne odpowiedzi otrzymane dla tej wiadomości.
Ręczne przetwarzanie odpowiedzi
Aby określić, kiedy i które odpowiedzi są przetwarzane, nie wybieraj opcji Proces automatyczny. Odpowiedzi będą przechowywane w określonym folderze w programie Outlook, dopóki nie wybierzesz i nie klikniesz prawym przyciskiem myszy każdej odpowiedzi w folderze, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Eksportuj dane do programu Microsoft Access .
W niektórych przypadkach może być również konieczne ręczne przetworzenie odpowiedzi, które nie zostały przetworzone automatycznie.
Pamiętaj o następujących elementach przed wyeksportowaniem danych
-
Baza danych programu Access nie powinna być otwarta w trybie wyłączności, a nazwa lub lokalizacja bazy danych nie może ulec zmianie od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Nazwy tabel i zapytań oraz właściwości pól zawartych w formularzu nie mogą się zmienić od czasu wysłania wiadomości e-mail.
-
Aby dodawać lub aktualizować zawartość tabel i zapytań źródłowych, musisz mieć wymagane uprawnienia.
Wybierz sposób określania adresów e-mail adresatów
Jeśli zbierasz tylko nowe informacje, możesz określić adresy e-mail na dwa sposoby:
-
Wpisz adresy e-mail pojedynczo w wiadomości e-mail programu Outlook lub wybierz adresy z książki adresowej.
-
Użyj pola adresu e-mail w tabeli lub zapytaniu bieżącej bazy danych programu Access.
Uwaga: Podczas zbierania danych w celu zaktualizowania istniejących rekordów nie jest wyświetlane to okno dialogowe, ponieważ adresy e-mail adresatów muszą być najpierw dostępne jako pole w bazie danych.
Wprowadzanie adresów e-mail bezpośrednio w programie Outlook
Jeśli określasz adresatów w programie Outlook, możesz wyświetlić podgląd wiadomości i dostosować ją przed jej wysłaniem. W treści wiadomości e-mail zawarto krótkie wprowadzenie i formularz. Zaleca się, aby nie wprowadzać żadnych zmian w formularzu. Zmiany struktury formularza mogą spowodować, że odpowiedź nie zostanie przetworzona.
Korzystanie z adresów e-mail przechowywanych w polu bazy danych
Opcja wyboru Skojarzona tabela odwołuje się do powiązanych tabel. Aby wyświetlić lub edytować relacje pomiędzy tabelami w bazie danych, w obszarze Narzędzia bazy danych. w grupie Relacje kliknij pozycję Relacje
Aby uzyskać więcej informacji na temat relacji, zobacz artykuł Przewodnik po relacjach pomiędzy tabelami.
Przejrzyj i określ listę adresatów
Ostatnim ważnym krokiem jest wyświetlenie podglądu i dostosowanie wiadomości e-mail, dostosowanie listy adresatów, a następnie wysłanie wiadomości zbierania danych.
Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail
Gdy kreator poinformuje, że możesz teraz utworzyć wiadomość e-mail, i pokaże, jak wyświetlić stan wiadomości e-mail za pomocą polecenia Zarządzaj odpowiedziami , mogą zostać wyświetlone niektóre komunikaty ostrzegawcze. W poniższej tabeli opisano każde ostrzeżenie oraz czynności, które można podjąć, aby je rozwiązać:
|
Komunikat ostrzegawczy |
Opis |
Śluza |
|---|---|---|
|
Niektóre rekordy nie zawierają prawidłowego adresu w określonym polu adresu e-mail. Nie będą zwracane żadne dane dla tych wierszy. |
Wybrane pole adresu e-mail zawiera wartości null. |
Jeśli chcesz zebrać dane dla każdego rekordu, zamknij kreatora i zamień wartości null na adresy e-mail. Następnie ponownie uruchom kreatora. |
|
Obecnie masz wyłączną blokadę bazy danych; automatyczne przetwarzanie zakończy się niepowodzeniem do momentu zwolnienia blokady. |
Baza danych jest obecnie otwarta w trybie wyłączności. |
Jeśli wybrano automatyczne przetwarzanie odpowiedzi, przetwarzanie kończy się niepowodzeniem, ponieważ program Access nie może dodać ani zaktualizować bazy danych z wyłączną blokadą. Zamknięcie i ponowne otwarcie bazy danych w trybie niewyłączanym natychmiast po wysłaniu wiadomości |
|
Te wiadomości e-mail mogą zawierać dane o charakterze poufnym lub poufnym. |
Gromadzisz dane w celu zaktualizowania istniejących rekordów, a formularz, który zamierzasz wysłać, zostanie wstępnie wypełniony istniejącymi danymi. |
Jeśli niektóre pola formularza zawierają dane poufne, wróć do kroku kreatora, w którym zostały zaznaczone pola, i usuń pola zawierające poufne dane z formularza. |
Po wyświetleniu podglądu i dostosowaniu wiadomości możesz przefiltrować pole adresu e-mail i wybrać adresatów. Wybierz adresy e-mail, których chcesz użyć, zaznaczając odpowiednie pola wyboru. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe z listą nieprawidłowych adresów e-mail, zanotuj adresy na liście i kliknij przycisk Zakończ. Sprawdź nieprawidłowe adresy, wprowadź niezbędną poprawkę, a następnie spróbuj ponownie wysłać wiadomość.
