Typy zawartości w programie SharePoint są niezbędne do zarządzania metadanymi i zapewniania spójności w całej organizacji. Każdy fragment zawartości w SharePoint jest tworzony na podstawie typu zawartości. Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć, co to jest typ zawartości, jak skutecznie tworzyć, publikować typy zawartości i zarządzać nimi.
Co to jest typ zawartości?
Typ zawartości w programie SharePoint to zbiór szablonów, metadanych (kolumn), przepływów pracy, zachowań i innych ustawień kategorii elementów lub dokumentów do ponownego użycia. Typ zawartości łączy element i informacje o elemencie. Element może być jednym z wielu różnych typów plików, dokumentem, skoroszytem programu Excel, a nawet wskaźnikiem stanu raportu o postępie. Może to być również lista lub folder. Typ zawartości kojarzy ten element z kluczowymi metadanymi lub innymi informacjami, takimi jak szablon lub zasady przechowywania. Umożliwia on zarządzanie ustawieniami kategorii informacji w sposób scentralizowany, wielokrotnego użytku.
Domyślne i niestandardowe typy zawartości
Program SharePoint domyślnie zawiera wiele wbudowanych typów zawartości. Możesz używać wstępnie zdefiniowanych typów zawartości, takich jak Pusty dokument lub Ogłoszenie, bez żadnych zmian, lub utworzyć niestandardowe typy zawartości, aby spełnić unikatowe wymagania Organizacji.
Domyślne typy zawartości
Oto krótka lista tylko niektórych domyślnych typów zawartości w SharePoint. Istnieje wiele innych elementów, które można wyświetlić, patrząc na stronę Ustawienia witryny w witrynie SharePoint.
-
Typy zawartości dokumentu: Strona podstawowa, Dokument, Formularz, Link i Strona typu wiki
-
Typy zawartości folderów: Folder, Dyskusja i Zadanie sumaryczne
-
Typy zawartości listy: Anons, Zdarzenie, Kontakt, Problem, Link, Rezerwacje, Zadanie i nie tylko
To tylko próbka szerokiego zakresu dostępnych typów zawartości. Aby wyświetlić domyślne typy dostępne w witrynie, wykonaj następujące czynności:
Wyświetlanie wszystkich domyślnych typów zawartości
Uwaga: Aby wyświetlić wszystkie domyślne typy zawartości w witrynie programu SharePoint, musisz mieć co najmniej rolę właściciela witryny.
-
Wybierz listę, z którą chcesz pracować, na pasku Szybkie uruchamianie lub wybierz pozycję Ustawienia
-
Wybierz pozycję Informacje o witrynie.
-
Następnie wybierz pozycję Wyświetl wszystkie ustawienia witryny.
-
Wybierz pozycję Typy zawartości witryny w obszarze Galerie Designer sieci Web.
-
Na stronie Galeria typów zawartości zostaną wyświetlone typy zawartości (takie jak raport, obraz lub dokument), element nadrzędny (taki jak dokument, element lub zasoby multimediów) i źródło (zwykle bieżąca witryna).
Aby poznać relacje między wbudowanymi typami zawartości, zobacz Domyślna hierarchia typów zawartości platformy Microsoft 365 w programie SharePoint.
Niestandardowe typy zawartości
Niestandardowe typy zawartości mogą ułatwić użytkownikom spójność. Mimo że istnieje wiele wbudowanych typów zawartości, warto utworzyć niestandardowe typy zawartości dla organizacji. Każda organizacja ma unikatowe wymagania i różne rodzaje zawartości. Na przykład mogą istnieć formalne umowy, raporty, oferty sprzedaży, specyfikacje projektowe, procedury firmowe itd. Możesz utworzyć osobne typy zawartości ułatwiające zarządzanie tą odmianą.
Typy zawartości można zdefiniować dla niemal każdego elementu w SharePoint. Dotyczy to dokumentów i innych plików, elementów list, plików multimedialnych i folderów. Dla każdego typu zawartości można określić następujące atrybuty. Te atrybuty są automatycznie skojarzone za każdym razem, gdy ktoś tworzy nowy dokument lub inny plik określonego typu zawartości.
-
Szablon dokumentu, jeśli jest dokumentem
-
Zasady zarządzania informacjami zawierające zasady przechowywania i inspekcji
-
Kolumny (metadane) skojarzone z zawartością
-
Przepływy pracy, których mogą używać elementy tego typu zawartości
-
Funkcje niestandardowe
Można na przykład zdefiniować typ zawartości Umowa sprzedaży i dodać go do biblioteki używanej przez zespół. Następnie za każdym razem, gdy ktoś chce utworzyć ofertę sprzedaży, po prostu wybierze pozycję Umowa sprzedaży z menu Nowy dokument .
Typ zawartości dokumentu, taki jak ten Kontrakt sprzedaży, może mieć następujące atrybuty:
-
Szablon dokumentu
-
Kolumny skojarzone z zawartością, gdzie każda kolumna reprezentuje element metadanych. Na przykład na poniższej liście przedstawiono niektóre często używane metadane dokumentu:
-
Sprzedawca
-
Firma klienckia
-
Numer zamówienia zakupu i tak dalej...
-
-
Wymaganie automatycznego wyświetlania panelu informacji o dokumencie i zbierania wymaganych informacji za każdym razem, gdy użytkownik tworzy nowy plik tego typu
-
Ustawienia zarządzania informacjami określające zasady przechowywania, możliwość ich inspekcji itd.
Tworzenie niestandardowych typów zawartości
Aby utworzyć niestandardowy typ zawartości witryny, zawsze zaczynasz od istniejącego typu zawartości, niezależnie od tego, czy korzystasz z istniejącej kategorii, czy chcesz utworzyć nową kategorię. W galerii Typ zawartości możesz wybrać jeden z dużych zbiorów wstępnie zdefiniowanych typów zawartości witryny. Nowy typ zawartości witryny dziedziczy wszystkie atrybuty nadrzędnego typu zawartości, takie jak szablon dokumentu, ustawienie tylko do odczytu lub kolumny. Po utworzeniu go możesz zmienić dowolny z tych atrybutów. Możesz na przykład użyć innego szablonu niż określony w argumacie nadrzędnym.
Aby utworzyć niestandardowy typ zawartości, wykonaj następujące czynności:
Tworzenie niestandardowych typów zawartości
-
Wybierz listę, z którą chcesz pracować, na pasku Szybkie uruchamianie lub wybierz pozycję Ustawienia
-
Wybierz pozycję Informacje o witrynie, a następnie wybierz pozycję Wyświetl wszystkie ustawienia witryny.
-
Wybierz pozycję Typy zawartości witryny w obszarze Galerie Designer sieci Web.
-
Na stronie Galeria typów zawartości wybierz pozycję + Utwórz typ zawartości.
-
W panelu Tworzenie typu zawartości wpisz nazwę i opis niestandardowego typu zawartości.
-
Wybierz pozycję Używanie istniejącej kategorii lub Utwórz nową kategorię.
-
W obszarze Nadrzędny typ zawartości wybierz element nadrzędny, na przykład Typy zawartości zasobów cyfrowych lub Typy zawartości dokumentu. W obszarze nadrzędnego typu zawartości pole listy rozwijanej ulegnie zmianie. Wybierz bardziej szczegółowy nadrzędny typ zawartości. Jeśli na przykład wybrano pozycję Typy zawartości folderów, możesz zawęzić ją do obszaru Dyskusja, Folder lub Zadanie sumaryczne w tym polu.
-
Wybierz pozycję Utwórz.
Publikowanie typu zawartości
Typy zawartości są definiowane dla witryny i stosowane w tej witrynie i jej podwitrynach. Jednak czasami trzeba użyć określonego typu zawartości w wielu witrynach lub w zbiorach witryn. Na przykład organizacja może używać standardowego szablonu dla dokumentów, które wymagają znormalizowanych metadanych. Ponieważ chcesz, aby wszyscy użytkownicy w firmie korzystali z tego typu zawartości w dokumentach, warto opublikować go we wszystkich zbiorach witryn. Być może dział inżynierów utworzy typ zawartości dla specyfikacji projektu i zechce opublikować go tylko w zbiorze witryn inżynierów.
Typy zawartości obejmują metadane, dlatego typy zawartości i metadane są ściśle ze sobą powiązane. Usługa zarządzanych metadanych w SharePoint umożliwia publikowanie typu zawartości w witrynach, w których jest używany. Witryny i zbiory witryn, które są częścią usługi zarządzanych metadanych, są nazywane "witrynami subskrybentów".
Usługa zarządzanych metadanych musi zostać jawnie utworzona i skonfigurowana. Aby uwzględnić publikowanie typów zawartości, administrator określa określony zbiór witryn jako centrum. Połączone aplikacje i zbiory witryn mogą subskrybować typy zawartości w centrum. Konfigurując usługi zarządzanych metadanych, można centralnie zarządzać typami zawartości. Typy zawartości są tworzone w witrynie centrum, a wszelkie aktualizacje mogą być automatycznie rozpowszechniane do witryn subskrybentów.
Zobacz Publikowanie typu zawartości z centrum publikowania zawartości , aby uzyskać więcej informacji na temat publikowania typów zawartości.
