W programach pakietu Office możesz zapisywać pliki w formacie PDF lub konwertować je na ten format, co pozwala je udostępniać i drukować w komercyjnych punktach usług poligraficznych. Nie wymaga to żadnego innego oprogramowania ani dodatków.
Formatu PDF warto używać, aby zapewnić następujące cechy pliku:
-
Jednakowy wygląd na większości komputerów.
-
Mniejszy rozmiar pliku.
-
Zgodność z formatem branżowym.
Przykładami są życiorysy, dokumenty prawne, biuletyny, pliki przeznaczone do odczytu (nieedytowane) i wydrukowane oraz pliki przeznaczone do drukowania profesjonalnego.
Ważne: Wiele programów, w tym Microsoft Word, ma możliwość otwierania i edytowania plików PDF. Zwykłe udostępnienie pliku w formacie PDF nie wystarczy, aby zagwarantować, że adresat nie będzie mógł edytować pliku.
Aby wyświetlić instrukcje krok po kroku, wybierz program pakietu Office z listy rozwijanej.
- Którego programu pakietu Office używasz?
- Access
- Excel
- OneNote
- PowerPoint
- Project
- Program Publisher
- Visio
- Word
-
Otwórz tabelę lub raport, który chcesz opublikować jako plik PDF.
-
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Eksportowanie wybierz pozycję PDF lub XPS.
-
W polu Nazwa pliku wpisz lub wybierz nazwę dokumentu.
-
Na liście Zapisz jako typ wybierz pozycję PDF (*.pdf).
-
Jeśli dokument wymaga wydruku wysokiej jakości, wybierz pozycję Standardowy (publikowanie w trybie online i drukowanie).
-
Jeśli rozmiar pliku jest ważniejszy niż jakość wydruku, wybierz pozycję Minimalny rozmiar (publikowanie w trybie online).
-
-
Wybierz pozycję Opcje , aby ustawić stronę do wydrukowania, określić, czy adiustacja ma być drukowana, oraz wybrać opcje wydruku. Wybierz przycisk OK .
-
Wybierz pozycję Publikuj.
Uwaga: Arkuszy programu Power View nie można zapisywać jako plików PDF.
-
Wybierz kartę Plik .
-
Wybierz pozycję Zapisz jako .
Aby wyświetlić okno dialogowe Zapisywanie jako w programie Excel 2013 lub Excel 2016, musisz wybrać lokalizację i folder. -
W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku, jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
-
Na liście Zapisz jako typ wybierz pozycję PDF (*.pdf).
-
Jeśli chcesz, aby plik był otwierany w wybranym formacie po zapisaniu, zaznacz pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu .
-
Jeśli dokument wymaga wydruku wysokiej jakości, wybierz pozycję Standardowy (publikowanie w trybie online i drukowanie).
-
Jeśli rozmiar pliku jest ważniejszy niż jakość wydruku, wybierz pozycję Minimalny rozmiar (publikowanie w trybie online).
-
-
Wybierz pozycję Opcje , aby ustawić stronę do wydrukowania, określić, czy adiustacja ma być drukowana, oraz wybrać opcje wydruku. Aby uzyskać więcej informacji na temat okna dialogowego Opcje w programie Excel, zobacz Więcej informacji o opcjach plików PDF . Po zakończeniu wybierz przycisk OK .
-
Wybierz pozycję Zapisz .
-
Wybierz kartę Plik .
-
Wybierz pozycję Eksportuj .
-
W obszarze Eksportuj bieżący wybierz część notesu, którą chcesz zapisać jako plik PDF.
-
W obszarze Wybierz format wybierz pozycję PDF (*.pdf) , a następnie wybierz pozycję Eksportuj .
-
W oknie dialogowym Zapisywanie jako w polu Nazwa pliku wprowadź nazwę notesu.
-
Wybierz pozycję Zapisz .
-
Wybierz kartę Plik .
-
Wybierz pozycję Zapisz jako .
Aby wyświetlić okno dialogowe Zapisywanie jako w programie PowerPoint 2013 lub PowerPoint 2016 , musisz wybrać lokalizację i folder. -
W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku, jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
-
Na liście Zapisz jako typ wybierz pozycję PDF (*.pdf).
-
Jeśli chcesz, aby plik był otwierany w wybranym formacie po zapisaniu, zaznacz pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu .
-
Jeśli dokument wymaga wydruku wysokiej jakości, wybierz pozycję Standardowy (publikowanie w trybie online i drukowanie).
-
Jeśli rozmiar pliku jest ważniejszy niż jakość wydruku, wybierz pozycję Minimalny rozmiar (publikowanie w trybie online).
-
-
Wybierz pozycję Opcje , aby ustawić stronę do wydrukowania, określić, czy adiustacja ma być drukowana, oraz wybrać opcje wydruku. Po zakończeniu wybierz przycisk OK .
-
Wybierz pozycję Zapisz .
-
Na karcie Plik wybierz pozycję Zapisz jako .
Aby wyświetlić okno dialogowe Zapisywanie jako w programie Project 2013 lub Project 2016, należy wybrać lokalizację i folder. -
W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku, jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
-
Na liście Zapisz jako typ wybierz pozycję Pliki PDF (*.pdf) lub Pliki XPS (*.xps), a następnie wybierz pozycję Zapisz .
-
W oknie dialogowym Opcje eksportowania dokumentu wybierz pozycję Zakres publikowania , czy mają być uwzględniane informacje niedrukowane , oraz zgodność ze standardem ISO 19500-1 (tylko plik PDF).
Porady dotyczące formatowania
Program Project nie obsługuje wszystkich funkcji formatowania plików PDF i XPS, ale w celu zmiany wyglądu dokumentu końcowego możesz użyć niektórych opcji drukowania.
Wybierz pozycję Plik > Drukuj , a następnie zmień dowolną z następujących opcji:
-
Daty
-
Orientacja
-
Rozmiar papieru
-
Ustawienia strony
W oknie dialogowym Ustawienia strony możesz zmienić opcje na tych kartach:
-
Marginesy
-
Legenda
-
Widok
-
Wybierz kartę Plik .
-
Wybierz pozycję Zapisz jako .
Aby wyświetlić okno dialogowe Zapisywanie jako w programie Publisher 2013 lub Publisher 2016, należy wybrać lokalizację i folder. -
W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku, jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
-
Na liście Zapisz jako typ wybierz pozycję PDF (*.pdf).
-
Jeśli chcesz zmienić sposób optymalizacji dokumentu, wybierz pozycję Zmień . (Wybierz opcje w programie Publisher 2013 lub Publisher 2016).
-
Wprowadź odpowiednie zmiany w rozdzielczości obrazów i informacji niedrukowalnych.
-
Wybierz pozycję Opcje drukowania , aby wprowadzić zmiany w opcjach drukowania dokumentu.
-
Po zakończeniu wybierz przycisk OK .
-
-
Jeśli chcesz, aby plik był otwierany w wybranym formacie po zapisaniu, zaznacz pole wyboru Otwórz plik po opublikowaniu .
-
Wybierz pozycję Zapisz .
-
Wybierz kartę Plik .
-
Wybierz pozycję Zapisz jako .
Aby wyświetlić okno dialogowe Zapisywanie jako w programie Visio 2013 lub Visio 2016, należy wybrać lokalizację i folder. -
W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku, jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
-
Na liście Zapisz jako typ wybierz pozycję PDF (*.pdf).
-
Jeśli chcesz, aby plik był otwierany w wybranym formacie po zapisaniu, zaznacz pole wyboru Automatycznie wyświetlaj plik po zapisaniu .
-
Jeśli dokument wymaga wydruku wysokiej jakości, wybierz pozycję Standardowy (publikowanie w trybie online i drukowanie).
-
Jeśli rozmiar pliku jest ważniejszy niż jakość wydruku, wybierz pozycję Minimalny rozmiar (publikowanie w trybie online).
-
-
Wybierz pozycję Opcje , aby ustawić stronę do wydrukowania, określić, czy adiustacja ma być drukowana, oraz wybrać opcje wydruku. Wybierz przycisk OK .
-
Wybierz pozycję Zapisz .
-
Jeśli plik został wcześniej zapisany, wybierz pozycję Plik > Zapisz kopię.
Jeśli plik jest niezapisane, wybierz pozycję Plik > Zapisz jako. -
Wybierz pozycję Przeglądaj , aby wybrać lokalizację na komputerze, w której chcesz zapisać plik.
-
Z listy rozwijanej wybierz pozycję PDF.
-
Wybierz pozycję Zapisz.
Wybierz pozycję Więcej opcji > Opcje , aby dostosować plik PDF.
-
Aby utworzyć plik PDF tylko z niektórych stron w dokumencie, wybierz odpowiednią opcję w obszarze Zakres stron.
-
Aby uwzględnić prześledzone zmiany w pliku PDF, w obszarze Co opublikować wybierz pozycję Dokument pokazujący adiustację. W przeciwnym razie upewnij się, że jest zaznaczona pozycja Dokument .
-
Aby utworzyć zestaw zakładek w pliku PDF, wybierz pozycję Utwórz zakładki za pomocą. Następnie wybierz pozycję Nagłówki lub, jeśli do dokumentu dodano zakładki, pozycję Zakładki programu Word.
-
Jeśli chcesz uwzględnić właściwości dokumentu w pliku PDF, upewnij się, że jest zaznaczona pozycja Właściwości dokumentu .
-
Aby ułatwić odczytywanie dokumentu przez oprogramowanie do odczytywania zawartości ekranu, wybierz pozycję Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu.
-
Zgodny ze standardem ISO 19005-1 (PDF/A) Ta opcja powoduje utworzenie dokumentu PDF w wersji PDF 1.7, która jest standardem archiwizacji. Standard PDF/A gwarantuje, że dokument otwarty później na innym komputerze będzie wyglądać tak samo.
-
Tekst mapy bitowej, gdy czcionki mogą nie zostać osadzone Jeśli czcionki nie mogą zostać osadzone w dokumencie, w formacie PDF używane są obrazy map bitowych tekstu, aby plik PDF miał taki sam wygląd jak oryginalny dokument. Jeśli ta opcja nie została zaznaczona, a w pliku zostały użyte czcionki, które nie mogą zostać osadzone, program do czytania plików PDF może zamienić czcionkę na inną.
-
Szyfrowanie dokumentu za pomocą hasła Wybierz tę opcję, aby ograniczyć dostęp, umożliwiając otwarcie pliku PDF tylko osobom znającym hasło. Po wybraniu przycisku OK program Word otworzy okno Szyfrowanie dokumentu PDF , w którym można wpisać i ponownie wprowadzić hasło.
Otwieranie i kopiowanie zawartości pliku PDF w programie Word
Z pliku PDF można skopiować dowolną zawartość, otwierając go w programie Word.
Przejdź do pozycji Plik > Otwórz i przejdź do pliku PDF. Zawartość pliku PDF zostanie otwarta w nowym pliku programu Word. Możesz skopiować z niego dowolną zawartość, w tym również obrazy i diagramy.
Aby zapisać plik jako plik PDF w Office dla komputerów Mac, wykonaj następujące proste czynności:
-
Wybierz pozycję Plik.
-
Wybierz pozycję Zapisz jako.
-
Wybierz pozycję Format pliku u dołu okna.
-
Z listy dostępnych formatów plików wybierz pozycję PDF .
-
Nadaj plikowi nazwę, jeśli jeszcze go nie ma, a następnie wybierz pozycję Eksportuj.
Uwaga: W przypadku używania opcji Najlepsza do drukowania hiperlinki mogą nie zostać poprawnie przekonwertowane. Jest to znany problem w Word dla komputerów Mac.
Ważne:
-
W przypadku korzystania z usługi online można używać tylko czcionki, która Microsoft ma prawa. Jeśli dokumentacja zawiera czcionkę niestandardową, zostanie podstawiona i może powodować problemy. Można tego uniknąć, osadzając czcionki w dokumencie.
-
Dowiedz się więcej o osadzaniu czcionek, odwiedzając stronę:
Za pomocą programów Word, PowerPoint i OneNote dla sieci Web możesz przekonwertować dokument na plik PDF.
-
Wybierz pozycję Plik > Drukuj > Drukuj (w programie PowerPoint wybierzesz jeden z trzech formatów).
-
Z menu rozwijanego w obszarze Drukarka wybierz pozycję Zapisz jako plik PDF , a następnie wybierz pozycję Zapisz.
-
Następnie w wyświetlonym menu Eksploratora możesz nadać nazwę plikowi PDF i wybrać lokalizację jego zapisania, a następnie wybrać pozycję Zapisz.
Spowoduje to wygenerowanie podstawowego pliku PDF, który zachowuje układ i formatowanie oryginalnego dokumentu.
Jeśli potrzebujesz większej kontroli nad opcjami pliku PDF, takimi jak dodawanie zakładek, użyj aplikacji klasycznej, aby przekonwertować dokument na plik PDF. Wybierz pozycję Otwórz w aplikacji klasycznej na pasku narzędzi programów PowerPoint i OneNote, aby rozpocząć korzystanie z aplikacji klasycznej, a następnie w programie Word wybierz najpierw listę rozwijaną Edytowanie, a następnie wybierz pozycję Otwórz w aplikacji klasycznej .
Jeśli nie jesteś właścicielem aplikacji klasycznej, możesz wypróbować lub kupić Microsoft 365.
Aby wyeksportować dokument programu Word lub skoroszyt programu Excel do formatu PDF w systemie iOS, naciśnij przycisk Plik w lewym górnym rogu, wybierz pozycję Eksportuj , a następnie pozycję PDF.
PDF (Portable Document Format) zachowuje formatowanie dokumentu i umożliwia udostępnianie pliku. Plik w formacie PDF zachowuje zamierzony format podczas wyświetlania go w trybie online i drukowania. Format PDF sprawdza się także w przypadku dokumentów, które będą powielane metodami drukowania komercyjnego. Wiele firm i organizacji akceptuje informacje w formacie PDF, a przeglądarki są dostępne na większej liczbie platform niż w przypadku formatu XPS.
Format XML Paper Specification (XPS) jest elektronicznym formatem plików, który zachowuje formatowanie dokumentu i umożliwia udostępnianie plików. Format XPS zapewnia, że gdy plik jest wyświetlany lub drukowany, zostanie w nim zachowany dokładnie ten sam format, jaki założono, a danych zawartych w pliku nie można łatwo zmienić.
Ważne: Większość nowoczesnych przeglądarek internetowych może otwierać i wyświetlać plik PDF. Jeśli jednak masz starszy system operacyjny, na urządzeniu może być zainstalowany czytnik plików PDF, taki jak Acrobat Reader, dostępny w programie Adobe Systems.
