Znajdowanie rekordów z najnowszą lub najnowszą datą

Rozważ użycie filtru zamiast zapytania zwracania najwyższych wartości

Filtr jest zazwyczaj lepszy, jeśli masz konkretną datę. Aby określić, czy należy utworzyć zapytanie zwracające najwyższe wartości czy zastosować filtr, rozważ następujące kwestie:

• Aby zwrócić wszystkie rekordy, dla których data jest do określonej daty, jest wcześniejsza lub późniejsza niż data, użyj filtru. Aby na przykład wyświetlić daty sprzedaży od kwietnia do lipca, zastosuj filtr.

• Jeśli chcesz zwrócić określoną ilość rekordów, które mają najnowsze lub najpóźniejsze daty w polu, i nie znasz dokładnych wartości dat lub nie mają one znaczenia, tworzysz zapytanie zwracane o najwyższe wartości. Aby na przykład wyświetlić pięć najlepszych kwartałów sprzedaży, użyj zapytania zwracania najwyższych wartości.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i używania filtrów, zobacz artykuł Stosowanie filtru do wyświetlania wybranych rekordów w bazie danych programu Access.

Początek strony

Wklejanie przykładowych danych do arkuszy programu Excel

1. Uruchom program Excel. Zostanie otworzony pusty skoroszyt.

2. Naciśnij klawisze SHIFT+F11, aby wstawić arkusz (będą potrzebne cztery).

3. Skopiuj dane z każdej przykładowej tabeli do pustego skoroszytu. Uwzględnij nagłówki kolumn (pierwszy wiersz).

Tworzenie tabel bazy danych z arkuszy

1. Zaznacz dane w pierwszym skoroszycie z uwzględnieniem nagłówków kolumn.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy okienko nawigacji, a następnie kliknij polecenie Wklej.

3. Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn.

4. Powtórz kroki od 1 do 3 dla każdego z pozostałych arkuszy.

Tworzenie podstawowego zapytania zwracającego najwyższe wartości

1. Na karcie Tworzenie w grupie Zapytania kliknij pozycję Projekt zapytania.

2. Kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

   Jeśli używasz przykładowych danych, dodaj tabelę Pracownicy do zapytania.

3. Dodaj pola, których chcesz użyć w zapytaniu, do siatki projektu. Możesz kliknąć dwukrotnie każde pole lub przeciągnąć i upuścić poszczególne pola na puste komórki w wierszu Pole.

   Jeśli używasz tabeli przykładowej, dodaj pola Imię, Nazwisko i Data urodzenia.

4. W polu zawierającym najwyższe lub najniższe wartości (w tabeli przykładowej jest to pole Data urodzenia) kliknij wiersz Sortuj i wybierz opcję Rosnąco lub Malejąco.

   Kolejność sortowania malejąco zwraca najnowszą datę, a kolejność sortowania rosnąca zwraca najwcześniejszą datę.

   Ważne: Wartość w wierszu sortowania należy ustawić tylko dla pól zawierających daty. Jeśli określisz kolejność sortowania dla innego pola, zapytanie nie zwróci chętnych wyników.

5. Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie (lista Najwyższe wartości), a następnie wprowadź liczbę rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz opcję z listy.

6. Kliknij przycisk Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

7. Zapisz zapytanie jako NextBirthDays.

Jak widać, ten typ zapytania zwracającego najwyższe wartości pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania, na przykład kto jest najstarszą lub najmłodszą osobą w firmie. W następnych krokach wyjaśniono, w jaki sposób używać wyrażeń i innych kryteriów, aby zapewnić skuteczność i elastyczność zapytania. Kryteria pokazane w kolejnym kroku zwracają daty trzech najbliższych urodzin pracowników.

Dodawanie kryteriów do zapytania

W tych krokach zostało utworzone zapytanie utworzone w poprzedniej procedurze. Zapytanie zwracane według najwyższych wartości można obserwować, o ile zawiera ono rzeczywiste dane daty/godzin, a nie wartości tekstowe.

1. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy zapytanie NextBirthDays, a następnie kliknij polecenie Widok projektu.

2. W siatce projektu zapytania w kolumnie po prawej stronie pola DataUrodze wprowadź następujące wartości:
   MonthPart: DatePart("m",[DataUrodze]).
   To wyrażenie wyodrębnia miesiąc z daty urodzenia przy użyciu funkcji DatePart.

3. W następnej kolumnie siatki projektu zapytania wprowadź następującą wartość:
   DayOfMonth Przeksięg: DatePart("d",[DataUrodzeń])To wyrażenie wyodrębnia dzień miesiąca z pola DataUrodze przy użyciu funkcji
   DatePart.

4. Wyczyść pola wyboru w wierszu Pokazywanie dla każdego z dwóch wprowadzonych wyrażeń.

5. Kliknij wiersz sortowania dla każdego wyrażenia, a następnie wybierz pozycję Rosnąco.

6. W wierszu Kryteria kolumny Data urodzenia wpisz następujące wyrażenie:
   Month([DataUrodze]) > Month(Date()) OR Month([DataUrodze])= Month(Date()) AND Day([DataUrodze])>Day(Date())To wyrażenie
   działa następująco:

   • Month([DataUrodze]) > Month(Date()) określa, że data urodzenia każdego pracownika przypada w przyszłym miesiącu.

   • Month([DataUrodze])= Month(Date()) And Day([DataUrodze])>Day(Date()) określa, że jeśli data urodzenia przypada w bieżącym miesiącu, urodziny przypadają w dniu bieżącym lub po nim.

     Krótko mówiąc, to wyrażenie wyklucza wszystkie rekordy, w których urodziny występują między 1 stycznia a datą bieżącą.

     Porada:  Aby uzyskać więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

7. Na karcie Projektowanie w grupie Konfiguracja kwerendy wpisz 3 w polu Zwracanie.

8. Na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom .

Początek strony

Tworzenie kwerendy podsumowującej

W tej procedurze do odpowiedzi na to pytanie zastosowano tabelę przykładową Events i tabelę przykładową EventType:

Kiedy miało miejsce ostatnie wydarzenie każdego typu z wyjątkiem koncertów?

1. Na karcie Tworzenie w grupie Zapytania kliknij pozycję Projekt zapytania.

2. Kliknij dwukrotnie tabele Events i EventType.
   Każda tabela zostanie wyświetlona w górnej sekcji projektanta zapytań.

3. Kliknij dwukrotnie pole EventType tabeli EventType i pole EventDate z tabeli Events, aby dodać pola do siatki projektu zapytania.

4. W siatce projektu zapytania w wierszu Kryteria pola EventType wprowadź tekst <>Koncert.

   Porada:  Aby uzyskać więcej przykładów wyrażeń kryteriów, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

5. Na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.

6. W siatce projektu zapytania kliknij wiersz sumy pola EventDate, a następnie kliknij pozycję Maksimum.

7. Na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok SQL.

8. W oknie SQL na końcu klauzuli SELECT, zaraz za słowem kluczowym AS, zastąp pozycję MaxOfEventDate na mostRecent.

9. Zapisz zapytanie jako MostRecentEventByType.

Tworzenie drugiego zapytania w celu dodania większej liczby danych

Aby odpowiedzieć na to pytanie, w tej procedurze użyto zapytania MostRecentEventByType z powyższej procedury:

Kto był klientem w najnowszym zdarzeniu każdego typu?

1. Na karcie Tworzenie w grupie Zapytania kliknij pozycję Projekt zapytania.

2. Na karcie Zapytania kliknij dwukrotnie zapytanie MostRecentEventByType.

3. Na karcie Tabele kliknij dwukrotnie tabelę Zdarzenia i tabelę Klienci.

4. W projektancie zapytań kliknij dwukrotnie następujące pola:

   1. W tabeli Events kliknij dwukrotnie pozycję EventType (Typ zdarzenia).

   2. W zapytaniu MostRecentEventByType kliknij dwukrotnie pozycję MostRecent.

   3. W tabeli Klienci kliknij dwukrotnie pozycję Firma.

5. W siatce projektu zapytania w wierszu Sortujkolumny EventType wybierz pozycję Rosnąco.

6. Na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom.

Początek strony