|
|
Poziom ryzyka w projekcie wyznaczają dwa czynniki:
Ryzyko można też potraktować jako iloczyn wpływu i prawdopodobieństwa. Menedżer projektu może na przykład założyć, że wydrukowanie raportu końcowego dotyczącego projektu wiąże się z ryzykiem awarii zasilania, która może wystąpić przed rozpoczęciem drukowania. Jednak awaria zasilania jest mało prawdopodobna, więc to ryzyko można bezpiecznie zignorować. Bardziej rozsądne będzie uwzględnienie ryzyka związanego z trudnościami ze znalezieniem drukarni, która może wydrukować bardziej skomplikowany i wysokiej jakości raport przeznaczony dla udziałowców. Aby uwzględnić to ryzyko, kierownik projektu powinien przeznaczyć w harmonogramie więcej czasu na wydrukowanie raportu. Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po zarządzaniu projektami. |
Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .
Przykłady działań obarczonych wysokim ryzykiem
Oto niektóre typowe czynności i zdarzenia, które mogą zwiększać ryzyko w projekcie.
|
Ryzykowna sytuacja |
Opis |
|
|
Zadania krytyczne |
Zwróć szczególną uwagę na zadania, które znajdują się na ścieżce krytycznej projektu. Są one obarczone wyższym ryzykiem, ponieważ mają największy wpływ na termin zakończenia projektu. |
|
|
Zadania realizowane przez dostawców |
Jeśli zawierasz umowę z dostawcą, poproś o przekazywanie częstszych lub bardziej szczegółowych raportów na temat postępów niż w przypadku zadań realizowanych przez członków Twojego zespołu. Zadania wykonywane przez dostawców pod koniec projektu są obciążone większym ryzykiem niż zadania z innych etapów. Dostawcy to zarówno zakontraktowane osoby spoza firmy, jak i pracownicy z innych działów Twojej firmy. Dostawców obu tych typów należy traktować z taką samą dozą niepewności, ponieważ są w podobnym stopniu poza Twoją kontrolą (w przeciwieństwie do osób z Twojego zespołu) i ich działania wiążą się z podobnym ryzykiem odnośnie wyniku projektu. |
|
|
Niedoświadczeni członkowie zespołu |
Przypisanie niedoświadczonych pracowników do pracy na końcowych etapach projektu może spowodować niedotrzymanie terminu, ponieważ takie osoby mogą potrzebować więcej czasu na wdrożenie się w projekt. To ryzyko można zminimalizować, uwzględniając w harmonogramie wystarczającą ilość czasu na wdrożenie nowych pracowników. |
|
|
Projekty trwające dłużej niż rok |
Projekty trwające dłużej niż rok mają więcej niewiadomych, przez co są obciążone większym ryzykiem wynikającym z dostępności zasobów, ewolucji technologii, zmian rynkowych i tym podobnych. |
|
|
Za dużo zadań występujących jednocześnie |
Sprawdź, czy nie zaplanowano za dużo zadań, które trzeba wykonać w tym samym czasie. Nawet jeśli te zadania są wykonywane przez różne osoby, za dużo jednoczesnych zadań zagraża pomyślnemu ukończeniu projektu — zwłaszcza pod koniec jego realizacji. |
|
|
Opracowanie harmonogramu w odpowiedniej kolejności |
Początkujący kierownicy projektu często popełniają błąd polegający na połączeniu zadań przed ich rozpisaniem. Może to prowadzić do nieporozumień i konieczności żmudnego docierania do źródła danego problemu. Po rozpoczęciu nowego projektu utwórz najpierw listę zadań i pogrupuj je, aby zobaczyć cały zakres projektu i oczekiwanych wyników. Następnie możesz zacząć łączyć zadania, aby utworzyć harmonogram idealny. |
|
|
Ignorowanie przeszłości |
Jeśli nie rejestrujesz i nie analizujesz błędów, które wystąpiły w projekcie, prawdopodobnie powtórzą się one w przyszłości. Projekty często wieńczy przygotowanie dokumentacji końcowej, która ma na celu zminimalizowanie wpływu powtarzających się czynników ryzyka na przyszłe projekty. |
Jak zarządzać ryzykiem
Oto sprawdzone przez menedżerów projektu sposoby zarządzania ryzykiem w projekcie.
|
Unikanie ryzyka |
Jeśli określone działania w ramach projektu powodują poważne konsekwencje, dobrą metodą jest ich unikanie. Ze sporym ryzykiem dla terminu zakończenia projektu może się na przykład wiązać korzystanie z procesów produkcyjnych do jednoczesnej obsługi dwóch elementów dostawy. Aby uniknąć tego ryzyka, menedżer projektu może zaplanować szeregowe wykorzystanie procesu produkcyjnego. |
|
Ograniczanie ryzyka |
Znajdź sposoby zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Możesz na przykład zdecydować się na zastosowanie prostszego i lepiej znanego procesu produkcyjnego, jeśli wdrożenie bardziej innowacyjnego i kosztownego procesu trwałoby zbyt długo. |
|
Przenoszenie ryzyka |
Ryzyko można kontrolować, przenosząc je na dostawcę zewnętrznego. Jeśli na przykład opracowanie przez zasoby wewnętrzne całej dokumentacji dotyczącej podsystemu komputerowego trwałoby zbyt długo, warto zlecić część tego zadania wykonawcy zewnętrznemu. |
|
Wyciąganie wniosków z ryzyka |
Nie każde ryzyko jest złe. Ryzyko może również stwarzać nowe możliwości. Jeśli na przykład podczas analizy ryzyka w projekcie uznasz, że podsystem komputerowy przygotowywany w ramach większego procesu produkcyjnego nadaje się do wprowadzenia na rynek jako autonomiczny produkt, możesz zdecydować o przeniesieniu najlepszych inżynierów do pracy nad dalszym opracowywaniem tego podsystemu. Wyłączenie doświadczonych inżynierów z projektu stwarza dodatkowe ryzyko, ale korzyści, które mogą wyniknąć z tej decyzji, przewyższają to zagrożenie. |
Zarządzanie ryzykiem
|
Tworzenie lub aktualizowanie planu bazowego albo planu pośredniego |
Jeśli chcesz śledzić postęp harmonogramu w celu odkrycia zadań, które stanowią zagrożenie, musisz dowiedzieć się więcej o ustawianiu planów bazowych projektu. |
|
Sprawdź, jak efektywnie są używane zasoby w projekcie i czy należy wprowadzić jakiekolwiek zmiany w zasobach z nadmierną alokacją, czy nieprzydzielonych. |
|
|
Wyświetlaj aktualizacje zadań od członków zespołu, aby zlokalizować ryzyko. Możesz szybko śledzić postęp przy użyciu wykresu Gantta lub użyć zaawansowanej analizy wartości wypracowanej. |
|
|
Wyświetl zadania, które wywierają największy wpływ na datę zakończenia projektu. Przejrzyj te zadania w pierwszej kolejności, aby zidentyfikować potencjalne problemy dotyczące harmonogramu. |
|
|
Ryzyko w projekcie może nie być widoczne, jeśli używasz tylko jednego widoku. Korzystaj z różnych widoków, aby dostrzec wszystkie zagrożenia dotyczące projektu. |
|
|
Znajdowanie problemów przy użyciu analizy wartości wypracowanej |
Analiza wartości wypracowanej pomaga namierzyć ryzyko dzięki pytaniom, takim jak: „Patrząc na ilość pracy wykonanej do tej pory w projekcie, ile pieniędzy należało wydać?” lub „Czy ukończymy projekt w terminie?”. |
|
Zarządzanie ryzykiem w projekcie polega między innymi na lawirowaniu między zadaniami w harmonogramie. Każda zmiana w projekcie odbywa się kosztem czasu, pieniędzy lub zakresu. |
|
|
Gdy planujesz ryzyko i dostosowujesz harmonogram, program Project może nieoczekiwanie przenosić zadania. Opis wielkiego ciągu "Dlaczego?" za zaawansowanym aparatem planowania programu Project. |
|
|
Po określeniu kosztów projektu przeanalizuj je, aby upewnić się, że nie stwarzają ryzyka dotyczącego budżetu. |
