|
|
Jeśli planujesz śledzenie informacji o kosztach, jesteś we właściwym miejscu. Dowiedz się, jak i gdzie wprowadzać różne szczegóły kosztów, aby od czasu do czasu wyświetlać i analizować koszty całkowite w miarę postępów projektu. Wiedza o tym, dokąd trafiają Twoje pieniądze, pomoże Ci podjąć lepsze decyzje o ukończeniu projektu w ramach budżetu. |
Porady dotyczące zarządzania kosztami przed rozpoczęciem
Ten artykuł jest jednym z wielu celów zarządzania projektami na mapie drogowej zarządzania projektami.
-
Szacowanie kosztów projektuHistorie kosztów projektów podobnych do projektów, które planujesz, mogą być przydatne podczas rozpoczynania pracy. Pomaga zapobiec kosztownym błędom. Jeśli w organizacji są eksperci pakietu Project Management Office (PMO), możesz również omówić z nimi swoje plany kosztów i budżetu albo poprosić doświadczonego i kompetentnego członka zespołu o przejrzenie oszacowań kosztów zadań i zasobów. Szacowanie kosztów jest kłopotliwe — większe organizacje przestrzegają wytycznych PMO lub zatrudniają pracowników do szacowania kosztów zawodowych.
-
Wiedza o typach kosztów w programie Project Większość kosztów projektu pochodzi z zasobów pracy — osób, które pracują nad przydzielonymi zadaniami lub materiałów i wyposażenia potrzebnych do ukończenia projektu. Koszty zasobów są zwykle oparte na stawkach godzinowych lub stawkach jednostkowych, ale mogą być również jednorazowe, takie jak opłaty konsultanta, koszty dostawcy lub koszty podróży. Koszty, które nie są skojarzone z zasobami, są zazwyczaj wprowadzane jako koszty stałe dla określonych zadań lub całego projektu.
-
Wprowadzanie kosztów Koszty zasobów są wprowadzane w widoku Arkusz zasobów dla pracowników godzinowych, pracowników najemnych, wykonawców, kosztów materiałowych lub innych jednorazowych kosztów zasobów, takich jak koszt ubezpieczenia lub obligacji. Koszty zadań są wprowadzane w tabeli kosztów, którą można dodać do dowolnego arkusza zadań.
-
Uzyskiwanie sum kosztów Program Project oblicza sumy kosztów dla wszystkich wprowadzonych kosztów, dzięki czemu możesz szybko sprawdzić, jak są zgodne koszty projektu. Udostępnij te informacje o kosztach uczestnikom projektu, którzy mogą go szukać.
-
Ustawianie budżetu Gdy sumy kosztów przypominają budżet przeznaczony dla projektu i uczestników projektu, zapisanie planu bazowego pozwala ustalić te sumy kosztów jako budżet projektu. Zazwyczaj robi się to po wprowadzeniu wszystkich informacji potrzebnych w projekcie i przed rozpoczęciem pracy. Budżet bazowy jest wymagany, jeśli planujesz śledzenie kosztów i zarządzanie nimi, zwłaszcza jeśli przeprowadzasz analizę wartości wypracowanej w celu przeanalizowania wariancji kosztów w całym projekcie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawianie i zapisywanie planu bazowego.
-
Wykonywanie analizy kosztów Eksportowanie danych kosztowych do programu Excel w celu przeprowadzenia szczegółowej analizy danych przy użyciu tabel przestawnych, wykresów i innych funkcji, takich jak formatowanie warunkowe i wykresy przebiegu w czasie (jak pokazano na poniższym obrazie).
Wprowadzanie kosztów w projekcie
|
Najpierw musisz najpierw wprowadzić stawki płac dla osób, które wykonają pracę, oraz stawki jednostkowe za materiały potrzebne do ukończenia projektu. Następnie wprowadź "stałe" koszty zasobów dla sprzętu wraz z dowolnymi jednorazowymi kosztami zasobów, które chcesz śledzić w projekcie. Program Project automatycznie oblicza koszty rzeczywiste na podstawie rzeczywistej pracy skumulowanej lub materiałów zużywanych na zadaniach, ale w razie potrzeby można wprowadzić koszty rzeczywiste dla wszystkich przydzielonych zadań, które zostały ukończone. |
|
|
Po wprowadzeniu kosztów dla zasobów, zadań lub obu tych elementów przejrzyj sumy kosztów, aby sprawdzić, czy należy je dostosować, aby osiągnąć cel dotyczący kosztów. |
|
|
W pewnym momencie warto zgłosić informacje o kosztach projektu innym osobom w organizacji. Użyj wstępnie zdefiniowanego raportu kosztów, na przykład raportu Przepływ gotówkowy lub Wartość wypracowana, albo natychmiast wyświetl dane dotyczące kosztów w raporcie wizualnym, takim jak wykres przestawny programu Excel lub diagram przestawny programu Visio. |
Zarządzanie kosztami projektu
|
Po wprowadzeniu oszacowań kosztów zapisz je w planie bazowym, aby ustalić swój budżet. Umożliwia to porównanie planowanych kosztów z rzeczywistymi kosztami ponosczonymi przez projekt w miarę jego realizacji oraz przewidywanie, czy koszty projektu pozostaną w granicach budżetu, czy nie. |
|
|
Obserwuj postęp pracy nad zadaniami i sposób sumowania rzeczywistych kosztów, aby określić, czy projekt pozostanie w granicach budżetu, czy też będzie zagrożony przekroczonym budżetem. |
|
|
W dowolnym momencie projektu wykonaj analizę wartości wypracowanej, aby sprawdzić, czy wydane środki są zgodne z wykonaną pracą i odpowiadają kosztom podstawowym ustawionym dla zadań, zasobów i przydziałów. |
