Przez Jane Suchan, PMP
Zarządzanie projektami polega na ustaleniu, co chcesz osiągnąć, utworzeniu listy zadań do wykonania, którą należy wykonać, aby się tam dostać, ustaleniu, ile potrwa, i obliczeniu, ile to będzie kosztować. Brzmi prosto, prawda? Ale naprawdę trudną częścią jest śledzenie tego wszystkiego. Czy projekt jest uruchomiony na czas? Czy zostanie to zrobione przed terminem? Czy jest w ramach budżetu? Czy po zakończeniu całej pracy nadal będzie ona objęta budżetem?
Jednym ze sposobów oceny kondycji projektu jest śledzenie różnicy między pierwotnym planem projektu a tym, co faktycznie się dzieje. Ta luka jest lepiej znana jako wariancja, porównanie zamierzonej lub budżetowej kwoty i rzeczywistej wydanej kwoty. Analiza wariancji to praktyka porównywania rzeczywistych wyników projektu z tym, co było planowane lub oczekiwane. Jest to sposób na określenie, jak dobrze ― lub jak bardzo ― projekt postępuje.
Planowanie wariancji: Ustalanie planów bazowych
Aby określić wariancje projektu, musisz umieścić stawkę w ziemi jako punkt wyjścia: to jest Twój plan bazowy. Bez tego gonisz i próbujesz kontrolować ruchomy cel. Dwa kluczowe plany bazowe do ustalenia, zanim będzie można włączyć śledzenie wariancji i raportowanie, to koszt i harmonogram. Ale zanim będzie można się tam dostać, warto przybić zakres projektu.
Tworzenie zakresu przy użyciu struktury podziału pracy
Plan bazowy zakresu obejmuje wszystkie elementy dostarczane projektu; w związku z tym określa ona całą pracę do wykonania. Jednym ze sposobów określania zakresu dokumentu jest utworzenie struktury podziału pracy (SPP), hierarchicznego widoku elementów dostarczanych projektu. Każdy poziom w hierarchii przedstawia coraz bardziej szczegółowy opis elementów dostarczanych. Na przykład SPP do budowy nowego domu obejmie fundamenty, ramy, dach oraz systemy elektryczne i wodno-kanalizacyjne, a także plany krajobrazu, rysunki architektoniczne i pozwolenia na inspekcję.
Ustalanie harmonogramu i planów bazowych kosztów
Harmonogram i plany bazowe kosztów są ustalane dopiero po ustaleniu zakresu. Bez jasnego obrazu tego, co będzie generowany w projekcie, nie można określić, ile potrwa i ile będzie kosztować.
Plan bazowy harmonogramu jest zatwierdzonym harmonogramem projektu, podstawą pomiaru i raportowania wydajności harmonogramu. Plan bazowy kosztów jest zatwierdzonym budżetem okresowym, w stosunku do którego będą mierzone wyniki kosztów. Jest ona określana przez dodanie kosztów dla określonego okresu lub fazy projektu, co wymaga przydzielenia kosztów do zadań projektu. Przydzielanie kosztów składnikom projektu może być czasochłonne, ale umożliwia wykonywanie bardziej szczegółowych i dokładnych raportów dotyczących wydajności kosztów, co interesariusze i sponsor projektu będą bardzo zainteresowani.
Aby ustalić plany bazowe harmonogramu i kosztów:
-
Opracuj harmonogram, identyfikując działania i zadania w celu utworzenia każdego elementu dostarczanego w SPP.
-
Zidentyfikuj zasoby dla każdego zadania. Zastanów się nad ograniczeniami lub ilością czasu, jaki każda osoba może realistycznie poświęcić na ten projekt.
-
Oszacuj, ile czasu (w godzinach lub dniach) zajmie wykonanie każdego zadania.
-
Oszacuj koszt każdego zadania przy użyciu średniej stawki godzinowej lub dziennej dla każdego zasobu oraz wszelkich kosztów stałych skojarzonych z zadaniem.
-
Określ, które zadania są zależne od innych, a następnie opracuj ścieżkę krytyczną.
-
Opracowanie planu bazowego kosztów; jest to budżet okresowy w celu zmierzenia wydajności kosztów projektu. W tym celu dodaj szacowane koszty według zadania lub przedziału czasu.
Odpowiadanie na wariancje: zmienianie kontrolki
Po ustaleniu zakresu, harmonogramu i planów bazowych kosztów utwórz kroki, które zespół podejmie w celu zarządzania wariancjami tych planów. Te informacje staną się planem zarządzania zmianą projektu. Ten plan określa, kiedy określasz żądanie zmiany projektu (PCR), jak dokumentować wariancje i przesyłać do zatwierdzenia oraz co się dzieje po zatwierdzeniu żądania zmiany.
Obliczenia wariancji służą do określania, czy funkcja PCR jest potrzebna i czy harmonogram projektu lub plany bazowe kosztów zostaną zmienione. Wariancje mogą być dodatnie lub ujemne:
-
Dodatnia wariancja oznacza, że projekt jest w harmonogramie lub w ramach budżetu. Pozytywne scenariusze mogą umożliwić przenoszenie pieniędzy i zasobów do osób na terytorium ujemnym.
-
Ujemna wariancja to wskaźnik opóźnień w harmonogramie lub przekroczonym budżecie oraz konieczności podjęcia działań. Może być konieczne zwiększenie budżetu lub zaakceptowanie obniżonej marży zysku.
Progi wariancji są ważnym składnikiem każdego planu zarządzania zmianami projektu. Stanowią one istotne zmiany w projekcie, w związku z czym wymagają dokumentacji i zatwierdzenia w PCR. Nie wszystkie pcrs spowoduje ponownerozpoczęcie zakresu, harmonogramu lub budżetu. Jest to ważne zadanie, które może wymagać dużo czasu i będzie wymagane uzyskanie zatwierdzenia w organizacji projektu.
Śledzenie kosztów i zaplanowanie wariancji w całym cyklu życia projektu pomaga zidentyfikować słabe punkty ― obszary z powtarzającymi się zmianami ― i odpowiednio reagować. Jeśli na przykład zauważysz, że zespół testujący napotyka ciągłe opóźnienia, może być konieczne przydzielenie dodatkowych zasobów, aby pozostać zgodnie z harmonogramem.
Dalsze kroki: analiza wartości wypracowanej
Żadna dyskusja na temat wariancji projektu nie jest ukończona bez wzmianek o wartości wypracowanej, czyli technice zarządzania projektami do szacowania kosztów i harmonogramu w danym momencie. Analiza wartości wypracowanej porównuje pracę zakończoną z ustalonymi planami bazowymi. Ułatwia ocenę bieżącej wydajności projektu i wprowadzanie poprawek kursów w razie potrzeby.
Aby można było przeprowadzić analizę wartości wypracowanej, musisz mieć SPP, szczegółowy harmonogram projektu i budżet (według fazy lub okresu) dla planowanej pracy.
Zadawanie pytań dotyczących wartości wypracowanej
W dowolnym momencie analiza wartości wypracowanej mierzy kondycję projektu, zadając trzy kluczowe pytania:
-
Wartość planowana: Jaka jest kwota potrzebna na pracę?
-
Wartość wypracowana: Co faktycznie udało Ci się ukończyć?
-
Rzeczywisty koszt: Ile kosztowało Wykonanie pracy?
Wartość planowana (PV) to koszt budżetowy planowanych zadań. Wartość wypracowana (WW) to suma wszystkich budżetowych kosztów wykonanej pracy. Rzeczywiste koszty (AC) są tym, co wydano na wyprodukowaną pracę.
Poznawanie analizy wartości wypracowanej
Najłatwiejszym sposobem opisania wartości wypracowanej jest użycie przykładu. Załóżmy, że zarządzasz czteromiesięcznym projektem z budżetem w wysokości 100 000 USD. Masz na to trzy miesiące i zdajesz sobie sprawę, że zespół wykonał tylko połowę pracy, w związku z czym EV wynosi 50 000 USD. W oparciu o harmonogram projektu do tej pory około 75% pracy powinno zostać wykonane, pv wynosi $75,000. Wiesz również, że zespół wydał $90,000 do tej pory, więc AC jest $90,000.
Korzystając z tych liczb, można obliczać wariancje kosztów i harmonogramu. Wariancja kosztowa (CV) mierzy różnicę między rzeczywistymi kosztami pracy wykonanej a budżetem projektu:
CV = EV – AC
Wariancja harmonogramu (SV) mierzy rzeczywisty postęp względem harmonogramu projektu:
SV = EV – PV
W przypadku powyższego przykładu odchylenie kosztowe dla tego projektu wynosi 50 000 – 90 000 zł = 40 000 zł. Wariancja harmonogramu wynosi $50,000 – $75,000 = $25,000.
Każdy menedżer projektu mógł zobaczyć, że projekt wydał 90 procent swojego budżetu i wykonał tylko 50 procent pracy. Projekt jest opóźniony i budżet zostanie przekroczony do czasu jego ukończenia, więc konieczna jest zmiana. Menedżer projektu powinien ograniczyć zakres, rozszerzyć harmonogram lub uzyskać więcej środków na ukończenie prac.
Wprowadzenie do śledzenia wariancji
Integrowanie śledzenia wariancji z zarządzaniem projektami jest dość proste, ale wymaga systematycznego podejścia. Po przypisaniu projektu skontaktuj się ze sponsorem, aby ustalić zakres, budżet i harmonogram. Następnie współpracuj z zespołem, aby utworzyć niezawodny plan zarządzania zmianami, który określa progi wariancji i opisuje, jak radzić sobie z wariancjami, jeśli przekraczają one wartości progowe. Po opracowaniu SPP i zdefiniowaniu szczegółowego harmonogramu projektu można ustalić harmonogram projektu i budżet. Po przygotowaniu wszystkich składników możesz zacząć śledzić wariancje i wprowadzić w życie plany zarządzania zmianami.
|
O autorze Jane Suchan jest kierownikiem programu z doświadczeniem w zarządzaniu inicjatywami biznesowymi przedsiębiorstwa i opracowywaniu metodologii zarządzania projektami. Jane mieszka w Seattle w stanie Waszyngton. |
