Podczas tworzenia wiadomości dla wewnętrznej grupy odbiorców należy uwzględnić kwestie, które należy uwzględnić, aby określić sposób skutecznej komunikacji w całej organizacji.
Krok 1. Opis wewnętrznych typów odbiorców w organizacji
Podczas tworzenia wiadomości dla wewnętrznej grupy odbiorców ważne jest, aby zrozumieć, kim są Odbiorcy. Pomoże to w określeniu odpowiedniego języka, tonu i poziomu szczegółów podczas tworzenia wiadomości dla kampanii komunikacyjnej. Pomoże to również określić, które informacje są najważniejsze.
Grupy odbiorców wewnętrznych można grupować na podstawie struktury organizacji, zainteresowań, biegłości technicznej, lokalizacji, języka i nie tylko. Podczas określania odbiorców należy wziąć pod uwagę następujące kategorie odbiorców:
Hierarchia organizacyjna
Weź pod uwagę zakres odpowiedzialności odbiorców. Niektórzy członkowie organizacji skupiają się na obszarach firmy na wyższym poziomie niż inni. Niektórzy członkowie organizacji skupiają się na rzeczach, które mają wpływ na ich codzienne działania w pracy.
Rola
Grupy odbiorców wewnętrznych można również podzielić według roli. Na przykład na pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy mogą mieć wpływ określone zmiany wewnętrzne, które nie mają wpływu na pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Pracownicy projektu mogą potrzebować komunikatów, które koncentrują się w szczególności na małych szczegółach lub bezpośrednio rozwiązują problemy, podczas gdy inni pracownicy potrzebują tylko ogólnych aktualizacji, które nie zawierają zbyt wielu małych szczegółów.
Dział
Korzystne może być również rozgłośnienie odbiorców na podstawie działu. Na członków działu informatycznego może mieć wpływ konkretne zdarzenie, które nie ma wpływu na członków działu marketingu. Zastanów się, do kogo wiadomość jest przeznaczona, i odpowiednio dostosuj wiadomość.
Język lub lokalizacja
W większych organizacjach lokalizacja geograficzna odgrywa dużą rolę w typie wpływu wiadomości na różne grupy osób lub nie. Podczas przygotowywania wiadomości, która ma wpływ na całą organizację, upewnij się, że jesteś na bieżąco z bieżącymi zdarzeniami i rzeczami, które mogą mieć wpływ na niektóre lokalizacje. Pomoże to uniknąć (dźwięk dźwięku głuchy) podczas tworzenia wiadomości. Umożliwi to również lepsze dostosowanie wiadomości podczas mówienia tylko do konkretnych odbiorców w różnych językach i lokalizacjach.
Dowiedz się więcej o tworzeniu zawartości z ułatwieniami dostępu.
Krok 2. Opis urządzeń używanych do uzyskiwania dostępu do komunikacji wewnętrznej
Większość organizacji obejmuje różne typy grup odbiorców, które składają się z pracowników pierwszej linii, pracowników biurowych i pracowników zdalnych.
Pracownicy pierwszej linii zazwyczaj pracują z urządzeń przenośnych i tabletów i nie siedzą przed komputerem, aby wykonać większość zadań. Tworząc wiadomości dla pracowników pierwszej linii, zadbaj o zwięzłość, łatwy dostęp i atrakcyjność wizualną wiadomości.
Z drugiej strony pracownicy biurowi i pracownicy zdalni zazwyczaj siedzą przy biurku w tradycyjnym biurze i korzystają z komputera lub laptopa, aby uzyskiwać dostęp do komunikacji korporacyjnej i angażować się w komunikację firmową. Ta grupa odbiorców może od czasu do czasu korzystać z urządzeń przenośnych w celu uzyskiwania dostępu do komunikacji firmowej i angażowania się w nie. Wiadomości dla tej grupy powinny być uwzględniane w celu uwzględnienia różnych harmonogramów pracy, dostępu do Internetu, języków i stref czasowych. Pracownicy biurowi zwykle angażują się ze sobą osobiście. W przypadku kierowania do pracowników biurowych wiadomości są zwięzłe, informacyjne i krótkie.
Komunikując się z pracownikami pierwszej linii i pracownikami zdalnymi, rozważ skorzystanie z więcej niż jednego kanału dystrybucji, aby dotrzeć do różnych pracowników o różnych stylach pracy. Stwarzaj też pracownikom możliwości uczestniczenia w konwersacjach, dzielenia się swoją perspektywą i siecią z innymi osobami, aby czuli się połączeni.
Krok 3. Uwzględnij rozmiar i lokalizację odbiorców
Użyj rozmiaru i lokalizacji odbiorców, aby określić odpowiednie metody i kanały dystrybucji, aby dotrzeć do nich i zachęcić do zaangażowania. Na przykład szybkie ogłoszenia dla całego działu informatycznego lub wewnętrznej społeczności entuzjastów technologii mogą być bardziej odpowiednie jako wpis w Viva Engage, natomiast duże, wieloczęściowe wiadomości przeznaczone dla całej organizacji mogą być bardziej odpowiednie do publikowania jako strona programu SharePoint.
Duże organizacje muszą również skupić się na zapewnieniu, że wiadomości i język używany w całej kampanii komunikacyjnej są integracyjne i dobrze sprawdzają się w kwestiach wielonarodowych. Rozważ lokalizację odbiorców, aby upewnić się, że zawartość wiadomości jest dobrze zlokalizowana i uwzględnia bieżące wydarzenia w lokalizacji, w której znajduje się odbiorcy, dla których tworzysz wiadomość.
Krok 4. Wybieranie kanałów dystrybucji
Teraz, gdy rozumiesz segmenty odbiorców, urządzenia, za pomocą których uzyskują dostęp do komunikacji firmowej i angażują się w nie, oraz rozmiar i lokalizację odbiorców, użyj tych informacji, aby wybrać odpowiednie kanały dystrybucji kampanii komunikacyjnej.
