Jak komunikować się za pośrednictwem różnych kanałów dystrybucji

Microsoft Viva Amplify umożliwia wysłanie wiadomości za pośrednictwem wielu platform komunikacyjnych w celu wzmocnienia komunikacji wewnętrznej. Za pośrednictwem Viva Amplify możesz utworzyć jedną wiadomość i zmodyfikować ją tak, aby pasowała do różnych kanałów dystrybucji, takich jak outlook, strony i wiadomości programu SharePoint, aplikacja Teams i Viva Engage (już wkrótce). Przy tak wielu opcjach zidentyfikowanie najlepszego formatu dla każdego kanału może być trudne. Określenie, które formaty są najlepsze, może pomóc w zwiększeniu zaangażowania w całej organizacji.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email doskonale nadaje się do regularnych, formalnych wiadomości, które mogą mieć wpływ na wiele grup osób. Wiadomości e-mail są statycznymi wiadomościami, których nie można zaktualizować po wysłaniu, dlatego najlepiej udostępniać zawartość, która nie wymaga stałych aktualizacji i zmian za pośrednictwem poczty e-mail. Rozważ korzystanie z poczty e-mail do przekazywania informacji, takich jak aktualizacje biznesowe, wprowadzenie nowych pracowników i szybkie aktualizacje stanu.

Zalety komunikowania się za pośrednictwem poczty e-mail

Email komunikacji można skalować. Odbiorcy wiadomości e-mail mogą być udostępniane każdej osobie, która ma adres e-mail, a Czytelnicy mogą angażować się, odpowiadając lub przesyłając ją dalej do szerszego grona odbiorców. W związku z tym wiadomości e-mail mogą być odczytywane przez bezpośrednich adresatów, a także przez osoby, które przesłały wiadomość dalej. Wiadomości e-mail to również doskonałe narzędzia do prowadzenia dokumentacji i śledzenia cennych konwersacji.

Tworząc wiadomość e-mail, możesz dodać linki do innej zawartości, takiej jak strony programu SharePoint i obrazy, aby zapewnić dodatkową wartość.

Kwestie do rozważenia podczas komunikowania się za pośrednictwem poczty e-mail

Email wiadomości nie mogą być niewysłane. Jeśli popełniono błąd, nadawca musi wysłać uzupełniającą wiadomość e-mail z zamierzonymi poprawkami lub odwołać ją, a następnie ponownie wysłać wiadomość z poprawkami. Przed wysłaniem wiadomości e-mail warto dokładnie sprawdzić, czy wszystkie informacje są dokładne.

Email wiadomości są statyczne, co oznacza, że informacji nie można usuwać ani aktualizować, a żadne wysyłane informacje reprezentują najdokładniejsze informacje dostępne w danym momencie.

Wiadomości e-mail można odfiltrować ze skrzynki odbiorczej czytnika, co powoduje, że wiadomości są ignorowane lub nieprzeczytane.

Dowiedz się więcej o najlepszych rozwiązaniach podczas pisania doskonałych wiadomości e-mail w programie Outlook.

Najważniejsze wskazówki dotyczące komunikacji z programem Outlook

Ton głosu	Profesjonalne, pouczające i przyjazne wiadomości e-mail Weź pod uwagę odbiorców podczas tworzenia wiadomości i oparcie tonu wokół przedmiotu.
Długość	Zachowaj zwięzłość i prostotę wiadomości e-mail. Podsumuj główne punkty w pierwszych kilku zdaniach, zaczynając od najważniejszych.
Struktura	Jeśli odbiorca ma wyraźny element akcji, użyj wiersza tematu, aby go wyraźnie opisać. Zidentyfikuj adresatów w powitaniu. Zacznij od wiadomości głównej, a następnie od wszelkich dodatkowych informacji. W celu oddzielenia punktów kluczowych użyj odpowiednich odstępów, numeracji lub punktowania. Jeśli to możliwe, zachowaj zwięzłość i profesjonalność podpisu e-mail bez grafiki.
Sposoby zwiększania zaangażowania	Wyróżnij swoje wezwanie do działania, dodając je do wiersza tematu, dodając je do pierwszej trzeciej wiadomości e-mail, umieszczając je oddzielnie i łatwo widoczne oraz pogrubiając lub wyróżniając. Engage odbiorców, zadając pytania w wiadomości e-mail.
Sposoby mierzenia zaangażowania	Email zakontraktowanie można zmierzyć, śledząc odpowiedzi i zakończenia wezwania do działania.

SharePoint

Podczas komunikowania się za pośrednictwem programu SharePoint wiadomości mogą być spreparowane przy użyciu zawartości dynamicznej, która może się często zmieniać. Komunikacja w programie SharePoint umożliwia dołączanie kompozycji stron, składników Web Part i markowych dostosowań w celu tworzenia interakcyjnych elementów, które zwiększają możliwości angażowania czytelników.

Komunikowanie się z odbiorcami za pomocą strony programu SharePoint

Strona programu SharePoint to strona sieci Web w witrynie programu SharePoint, która korzysta z wielu różnych elementów, takich jak przyciski, linki, klipy wideo, obrazy i inne elementy, aby tworzyć i publikować wiadomości, które można aktualizować i zmieniać w miarę upływu czasu (na przykład ważne zdarzenia lub zmiany zasad). Strony mogą być odwiedzane przez wszystkich, którzy mają dostęp do wyświetlania witryny, na których jest tworzona strona.

Dowiedz się więcej o tworzeniu nowoczesnej strony programu SharePoint.

Komunikowanie się z odbiorcami za pomocą wpisu wiadomości programu SharePoint

Wpis wiadomości programu SharePoint to strona programu SharePoint, która będzie wyświetlana w kanale informacyjnym Viva Connections i na innych stronach używających składnika Web Part wiadomości, w tym na stronie centrum organizacji. Każdą stronę programu SharePoint można łatwo przekonwertować na wpis wiadomości. Wpisy z wiadomościami umożliwiają również kierowanie informacji do konkretnych danych demograficznych podzielonych na kategorie w organizacji, takich jak zespół marketingowy, zespół kadr lub kierownictwo. Określanie docelowej grupy odbiorców umożliwia autorowi dostosowanie tego, kto widzi jego wpis wiadomości po jego opublikowaniu.

Dowiedz się więcej o tworzeniu i udostępnianiu wpisu wiadomości programu SharePoint.

Dowiedz się więcej o określaniu docelowych odbiorców w programie SharePoint.

Zalety komunikowania się za pośrednictwem programu SharePoint

Wiadomości spreparowane w programie SharePoint można łatwo zmieniać lub aktualizować tak często, jak to konieczne. Program SharePoint umożliwia również wyświetlanie analizy stron i zmienianie ustawień uprawnień. Co ważniejsze, program SharePoint umożliwia użytkownikowi dołączanie wywołań do akcji za pomocą składnika Web Part Wezwanie do działania, co zainspiruje odbiorców do zaangażowania. Dzięki dynamicznym składnikom Web Part możesz poprosić czytelnika o dalsze zaangażowanie się, przewijając obrazy, komunikując się z wykresami, uzyskując dostęp do zasobów zewnętrznych za pomocą linków oraz umożliwiając czytelnikom polubienie strony programu SharePoint i pozostawienie komentarzy do opinii. Program SharePoint umożliwia również wyświetlanie analizy stron i zmienianie ustawień uprawnień w celu kontrolowania, kto ma dostęp do witryny.

Kwestie do rozważenia podczas komunikowania się za pośrednictwem programu SharePoint

Czytelnicy muszą mieć dostęp do witryny, w której opublikowano stronę lub wpis wiadomości. Chociaż użytkownicy mogą zażądać dostępu do Twojej witryny, ich żądanie będzie oczekujące, dopóki ktoś nie odpowie.

Najważniejsze wskazówki dotyczące komunikowania się z programem SharePoint

Ton głosu	Ton komunikacji za pośrednictwem programu SharePoint powinien być zgodny z wytycznymi firmy dotyczącymi marki. Ton będzie również zależał od tematu i celu komunikacji. Zazwyczaj komunikacja za pośrednictwem programu SharePoint jest przyjazna i nieformalna. Ton dowolnej strony lub wpisu wiadomości programu SharePoint powinien odpowiadać tonowi witryny programu SharePoint, w którym zostanie opublikowana strona lub wpis wiadomości.
Długość	Strony programu SharePoint pasują do dłuższych wiadomości składających się z co najmniej dwóch tematów. Rozważ podzielenie dużych wiadomości na mniejsze, wizualnie podzielone sekcje na stronie programu SharePoint, aby wiadomość była strawna dla odbiorców.
Struktura	Używaj sekcji, szablonów i składników Web Part programu SharePoint, aby zachęcać czytelników do interakcji z informacjami za pomocą przycisków, klipów wideo, galerii obrazów, formularzy, bibliotek dokumentów i innych elementów. Na początek warto zacząć od szablonów. Używanie składników Web Part do generowania atrakcyjnych i interakcyjnych wiadomości.
Sposoby zwiększania zaangażowania	Użyj składników Web Part i formatowania tekstu, aby utworzyć coś łatwego do odczytania i atrakcyjnego wizualnie. Dołącz tytuł strony, który zawiera wystarczającą ilość informacji na ten temat i wszelkie wezwania do działania. Za pomocą składnika Web Part wezwania do działania zainspiruj użytkowników do działania, klikając wybrany link.
Sposoby mierzenia zaangażowania	Za pomocą analizy strony programu SharePoint możesz mierzyć zaangażowanie.

Teams

Aplikacja Teams doskonale nadaje się do szybkiej komunikacji, która dociera do członków Twojej organizacji bez przerywania pracy.

Zalety komunikowania się za pośrednictwem aplikacji Teams

Pracownicy w wielu organizacjach spędzają większość swojego dnia pracy z otwartą aplikacją Teams. W związku z tym, gdy komunikujesz się za pośrednictwem aplikacji Teams, prawdopodobnie szybko dotrzesz do innych osób, ponieważ nie muszą oni otwierać innej aplikacji lub strony, aby wyświetlić Twój wpis.

Kwestie do rozważenia podczas komunikowania się za pośrednictwem aplikacji Teams

W zależności od sposobu, w jaki Twoja organizacja korzysta z aplikacji Teams, użytkownicy mogą otrzymywać wiele powiadomień aplikacji Teams co godzinę. Warto wyróżnić swoje wpisy w aplikacji Teams, aby przyciągały uwagę i nie były ignorowane.

Najważniejsze wskazówki dotyczące komunikowania się za pomocą aplikacji Teams

Ton głosu	Stosuj przyjazny i swobodny ton podczas pisania wiadomości w aplikacji Teams. Rozważ użycie emoji, aby pomóc w zilustrowaniu emocji i dodaniu kolorowych, zabawnych elementów do wiadomości.
Długość	Zadbaj o to, aby wpisy w aplikacji Teams były krótkie i łatwe do zeskanowanie. Podsumowywanie kluczowych punktów i łączenie z dodatkowymi informacjami w razie potrzeby.
Struktura	Rozpocznij wpisy od punktu kluczowego. Użyj narzędzia do formatowania, aby stylizować tekst i dodać punktory dla wpisów zawierających wiele kluczowych punktów. Podaj krótkie podsumowanie i link, gdy odwołujesz się do istniejącej zawartości (na przykład strony programu SharePoint lub artykułu). Rozważ dodanie znaków do wiadomości przy użyciu plików GIF, ilustracji i obrazów udostępnionych przez aplikację Teams.
Sposoby zwiększania zaangażowania	Zaangażuj czytelników w swój wpis w aplikacji Teams, zadając pytania lub zachęcając ich do polubienia i komentowania pod Twoim wpisem. Twórz ankiety lub publikuj pytania, aby wszyscy mogli wyświetlać odpowiedzi innych czytelników i korzystać z nich. Użyj @mentions, aby zwrócić uwagę określonych osób lub grup osób.
Sposoby mierzenia zaangażowania	Śledź reakcje aplikacji Teams, takie jak kciuki w górę. Zanotuj konwersacje, które mają miejsce we wpisie.

Viva Engage (już wkrótce)

Viva Engage to platforma komunikacyjna, która łączy osoby z całej organizacji, umożliwiając im tworzenie społeczności, udostępnianie informacji i angażowanie pracowników, łącząc ludzi w celu osiągnięcia wspólnych celów i szybkiego dostępu do informacji. Viva Engage pozwala wszystkim członkom organizacji zadawać pytania publicznie, zapętlać się w ekspertów i angażować się w dyskurs społeczny na różne tematy.

Liderzy organizacji mogą używać Viva Engage do napędzania kultury i wyrównywania organizacji, hostując wydarzenia w całej firmie za pośrednictwem wideo na żywo i na żądanie. Program Communicators może również tworzyć kampanie społecznościowe, które mogą informować o efektownych konwersacjach w całej organizacji i je włączać.

Zalety komunikowania się za pośrednictwem Viva Engage

Viva Engage to doskonała platforma komunikacyjna do pobudzania i promowania współpracy między pracownikami w organizacji. Członkowie społeczności mogą otwarcie współpracować, dzielić się pomysłami, informacjami i łączyć się ze wspólnymi zainteresowaniami.

Komunikując się z pracownikami za pośrednictwem Viva Engage, komunikatory mogą łatwo zachęcać i mierzyć zaangażowanie.

Twoja organizacja może zobaczyć, ile zaangażowania określonego tematu generuje liczba osób, które widziały dany wpis, i umożliwić widzom reagowanie na zawartość wiadomości za pośrednictwem komentarza, polubienia lub reakcji. Zaangażowanie można dodatkowo promować, tagując osoby za pomocą symbolu @ i ich imienia i nazwiska; powiadamianie ich o trwającej rozmowie i zachęcanie ich do udziału w tej rozmowie.

Dowiedz się więcej o liczbie widoków.

Kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas komunikowania się za pośrednictwem Viva Engage

Podczas komunikowania się za pośrednictwem Viva Engage ważne jest, aby informacje były krótkie i proste. Udostępniaj linki do dłuższych form zawartości i zachęcaj użytkowników do interakcji, zadając pytania odbiorcom, zachęcając czytelników do polubienia, komentowania i udostępniania wpisów Viva Engage oraz dołączając interaktywne elementy, takie jak ankiety i ankiety.

Zachowaj ton wpisów Viva Engage przyjaznych, informacyjnych i nieformalnych. W zależności od rozmiaru organizacji i skali komunikacji warto mieć moderatora lub dwóch moderatorów, którzy mogą monitorować wpisy i prowadzić konwersację, jeśli zaczyna ona rozpoczynać temat, przechodzić do tematu polaryzacyjnego lub w razie potrzeby wyłączać komentarze.

Bądź pełen szacunku, jeśli krytykuj inny pogląd, nie okrywaj tematów, które mogłyby zawstydzić lub zrazić innych, i unikaj polaryzacyjnych tematów, takich jak polityka i religia. Nie publikuj niczego, co jest prywatne, poufne lub wyróżnia określoną stronę w negatywny sposób.

Ton głosu	Zapoznaj się ze wskazówkami firmy dotyczącymi marki, które są specyficzne dla Twojej organizacji. Ton twojego wpisu powinien być przyjazny, pouczujący i swobodny. Bądź pełen szacunku, jeśli krytykuje. Nie omówiono tematów, które mogłyby zawstydzić lub zrazić czytelników i uniknąć polaryzacyjnych tematów, takich jak polityka czy religia. Nie publikuj niczego, co jest prywatne ani poufne. Unikaj wyróżniania konkretnej partii w negatywny sposób.
Długość	Zachowaj zwięzłość i łatwość przeglądania wpisów. Podsumowywanie kluczowych punktów i łączenie z dodatkowymi informacjami w razie potrzeby.
Struktura	Rozpocznij wpisy od punktu kluczowego. Podaj krótkie podsumowanie i link, gdy odwołujesz się do istniejącej zawartości (na przykład strony programu SharePoint lub artykułu). W razie potrzeby używaj obrazów i wideo. Używaj @mentions i hasztagów, aby zwrócić uwagę określonych osób lub grup osób.
Sposoby zwiększania zaangażowania	Zaangażuj czytelników, zadając pytania lub zachęcając ich do polubienia, udostępnienia i pozostawienia komentarzy. Zachęć członków do zapraszania innych osób do społeczności Viva Engage. Twórz ankiety lub publikuj pytania, aby wszyscy mogli wyświetlać odpowiedzi innych czytelników i korzystać z nich.
Sposoby mierzenia zaangażowania	Zanotuj konwersacje, które mają miejsce we wpisie.