W tym artykule
Co należy robić
Poniższe reguły pomogą w uzyskaniu profesjonalnego wyglądu wiadomości e-mail i wysłaniu wiadomości.
-
Przeczytaj wiadomość zanim ją wyślesz.
-
Twórz tematy opisowe i ukierunkowane na działanie. Na przykład: "Menedżerowie: Wyślij daty wycofania tablicy" zawierają zarówno nazwę grupy, jak i akcję, aby adresaci mogli szybko określić, co muszą zrobić. Inne przydatne prefiksy to "FYI:" i "Wymagane działanie".
-
Jeśli jest wymagane działanie, w wierszu Temat wprowadź odpowiednie informacje.
-
Zmieniaj temat wiadomości, jeśli przedmiot konwersacji ulega zmianie.
-
Twórz wszystkie wiadomości tak, aby były zwięzłe i rzeczowe.
-
Uporządkuj treść wiadomości od najważniejszych do najmniejszych.
-
Rozważ pogrubienie ważnych informacji.
-
Umieść elementy akcji lub pytania w osobnych wierszach , aby się wyróżniały i były zauważone.
-
Pogrubienie imion i nazwisk osób podczas zadawania pytań. Na przykład: "Tomasz: Jaki jest stan projektu?" Jeśli korzystasz z Outlook 2016 z Microsoft 365, rozważ użycie @Mentions.
-
Ogranicz liczbę osób, do których wysyłasz wiadomość, do osób, które muszą ją przeczytać.
-
Umieść osoby, które muszą być poinformowane, w wierszu DW .
-
Umieść osoby, które muszą odpowiedzieć lub podjąć działanie, w wierszu Do .
-
-
W razie potrzebyużyj podpisu , ale zachowaj prostotę, krótki, profesjonalny i, jeśli to możliwe, bez grafiki.
-
Jeśli potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, nie wysyłaj wiadomości e-mail. Zadzwoń lub wyślij wiadomość błyskawiczną.
-
Jeśli korzystasz z konwersacji e-mail zawierającej ponad 10 wiadomości bez rozwiązania, rozważ telefoniczne lub skonfigurowanie spotkania w celu omówienia problemu. Poczta e-mail nie zawsze jest skuteczną metodą rozwiązywania złożonych problemów.
-
Identyfikuj wiadomości, które wymagają bardziej rozbudowanej odpowiedzi. Jeśli nie masz czasu na zredagowanie pełnej odpowiedzi od razu, powiadom nadawcę, że rozpatrujesz problem i udzielisz odpowiedzi przed wskazaną godziną lub datą. Oznacz wiadomość flagą,aby przypomnieć sobie o udzieleniu odpowiedzi później.
-
Używaj funkcji Wysoka ważność (
Uwaga: Nawet jeśli skonfigurowano regułę wysyłania opóźnionego, oznaczanie wiadomości wysoką ważnością powoduje jej natychmiastowe wysłanie.
-
Jeśli zadajesz pytanie i może odpowiedzieć kilka osób, wybierz tylko jedną osobę , zamiast wysyłać pytanie do grupy.
Kluczem do pisania dobrych wiadomości e-mail jest empatia wobec adresatów.
Monitorowanie: oznaczanie flagą przy wysyłaniu
Gdy wysyłasz wiadomość do osoby, od której oczekujesz odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:
-
Zmień nazwę oflagowanego zadania poczty e-mail na pasku To-Do, aby rozpocząć od monitowania.
-
Oznacz ją kategorią @Czekanie.
Wykonując te trzy kroki, wiesz, że następną czynnością jest wysłanie kolejnej wiadomości lub wyszukanie odpowiedzi.
Porada Pamiętanie o wysłaniu następnej wiadomości często okazuje się bardziej skuteczne niż oflagowywanie wiadomości dla adresata. Podobnie jest w sytuacji, gdy w wiadomości obiecało się wykonanie jakiejś czynności — warto ją oflagować, aby na pasku zadań do wykonania pojawiło się zadanie przypominające o tym.
Wyzł.
-
Nie używaj papeterii.
-
Nie umieszczaj menedżera w każdej wysyłanej wiadomości.
-
Nie wysyłaj wiadomości, gdy jesteś zły. Lepiej ją napisać, zapisać w folderze wersji roboczych i wrócić do niej później.
-
Nie oczekuj szybkiej odpowiedzi podczas wysyłania długich wiadomości (więcej niż dwa akapity).
-
Nie wysyłaj wiadomości monitującej mniej niż dzień po pierwszej wiadomości. Jeśli nie słyszysz w odpowiednim czasie, spróbuj skorzystać z telefonu lub wiadomości błyskawicznych.
-
Nie używaj potwierdzeń przeczytania ani potwierdzeń dostarczenia w każdej wysyłanej wiadomości. Używaj ich tylko wtedy, gdy nie masz pewności, że adresaci odbiorą wiadomość.
-
Nie dołączaj flag ani
-
Nie używaj KLAWISZY ALL CAPS.
-
Nie wysyłaj załączników — zamiast tego wysyłaj linki.
-
Nie rozwijaj list dystrybucyjnych ani grup kontaktów. Rozwinięcie list dystrybucyjnych utrudnia odczytywanie wiadomości i powoduje, że trafiają one do niewłaściwych folderów poczty.
-
Nie używaj sarkazmu. Twój humor może być źle zrozumiany.
-
Nie pisz czegoś, czego nie chcesz, aby wszyscy w firmie czytali. Nigdy nie wiadomo, gdzie może się znaleźć Twoja wiadomość e-mail.
-
Nie używaj czcionek kursywowych ani wysoce artystycznych, które są trudne do odczytania.
-
Nie używaj czcionek czerwonych, ponieważ są one trudne do odczytania i mogą być interpretowane jako krytyczne.
-
Nie wysyłaj pozycji Odpowiedz wszystkim do listy dystrybucyjnej lub grupy kontaktów z prośbą o usunięcie. Nigdy.
Reguły grup kontaktów i list dystrybucyjnych
-
Jeśli odpowiadasz na dużą grupę kontaktów, postępuj zgodnie ze wszystkimi wiadomościami e-mail Dos i Don'ts.
-
Jeśli potrzebujesz więcej informacji od jednej osoby lub badasz problem oddzielnie, odpowiedz na całą listę dystrybucyjną, aby poinformować wszystkich, że odpowiadasz, a następnie odpowiedzieć osobie oddzielnie. Po rozwiązaniu problemu za pomocą rozwiązania należy odpowiedzieć na listę dystrybucyjną. Umożliwia to odwoływanie się do rozwiązania przez inne osoby z listy dystrybucyjnej.
Jak przekierowywać osoby
Jeśli ktoś wyśle wiadomość do listy dystrybucyjnej, której jesteś członkiem, a na wiadomość lepiej odpowie inna osoba lub inna lista dystrybucyjna, wykonaj następujące czynności:
-
Odpowiedz z poprawną listą dystrybucyjną lub osobą w wierszu Do .
-
Wysyłaj odpowiedzi do właściwej listy dystrybucyjnej lub osoby.
-
Nie umieszczaj oryginalnej listy dystrybucyjnej w wierszu UDW , ponieważ wiadomość nie będzie filtrowana według reguł innych osób. Zamiast tego pozostaw listę dystrybucyjną w wierszu Do lub DW .
Jak usunąć z listy dystrybucyjnej
Jeśli otrzymujesz pocztę z listy dystrybucyjnej, która nie ma być włączona, wyślij wiadomość do administratora sieci lub właściciela listy dystrybucyjnej i poproś o usunięcie. Nie odpowiadaj na całą listę dystrybucyjną. Aby znaleźć właściciela listy dystrybucyjnej, kliknij dwukrotnie nazwę listy dystrybucyjnej.
Jak używać komentarzy w tym samym wierszu
Dodawanie komentarzy w tekście do otrzymywanych wiadomości e-mail to wygodny sposób odpowiadania na pytania i odpowiadania bezpośrednio na problemy. Oto najważniejsze wskazówki dotyczące tej kwestii:
-
W wiadomości wspomnij, że w wierszach zostały umieszczone komentarze. Na przykład dołącz tekst „Patrz dodatkowe komentarze poniżej”.
-
Odróżnij tekst od wiadomości oryginalnej. W tym celu możesz:
-
Zmienianie koloru czcionki
-
Wstępnie oczekujące imię i nazwisko lub inicjały w nawiasach kwadratowych, na przykład [Melissa], [MM]
-
Zmienianie czcionki na kursywę lub pogrubienie albo oba
-
-
Nie usuwaj niczego, co nie zostało napisane.
Kiedy używać funkcji UDW
Użyj funkcji UDW , aby usunąć osoby z konwersacji e-mail, gdy uznasz, że nie potrzebują już dodatkowych wiadomości e-mail lub jeśli temat konwersacji uległ zmianie.
Jeśli na przykład jesteś jedną z pięciu osób, które otrzymały pytanie i chcesz na nie odpowiedzieć, przenieś pozostałe cztery osoby do wiersza UDW i wprowadź frazę "UDW, Jan, Jan, Jakub i Jan. Oto odpowiedź..." Przyszłe wiadomości będą następnie przesyłane tylko między Tobą a pierwotnym nadawcą.
Nie używaj pola UDW , aby powiadomić inną firmę (na przykład menedżera) o poufnej wiadomości. Adresat pola UDW może nie zdawać sobie sprawy z tego, że otrzymał pole UDW i może odpowiedzieć wszystkim, ujawniając, że otrzymał pole UDW. Może to natknąć się na podstępne zachowanie z Twojej strony.
Zamiast używać pola UDW do informowania innej firmy o problemie, prześlij wiadomość dalej po jej wysłaniu.
Przygotowywanie się do urlopu
Jeśli używasz programu Outlook z kontem programu Microsoft 365, kontem Outlook.com, Hotmail.com lub Live.com albo kontem programu Microsoft Exchange, możesz skonfigurować wiadomość o nieobecności w biurze, aby poinformować osoby z organizacji o nieobecności.
Najlepszym rozwiązaniem jest postępowanie zgodnie z poradami zawartymi w temacie Dodawanie czasu nieobecności do kalendarzy programu Outlook współpracowników.
Jeśli Ty lub Twój administrator utworzycie udostępniony kalendarz urlopowy, pamiętaj, aby opublikować tam swoje wakacje. Jeśli wszyscy korzystają z kalendarza udostępnionego, nie musisz wysyłać osobnego zaproszenia na spotkanie, aby poinformować wszystkich, że Jesteś daleko, jak sugeruje artykuł, do którego wcześniej odwoływano się, ale wiadomość e-mail może stanowić dobre przypomnienie.
