Jak oceniać żądania zmian w projekcie

Przez Jane Suchan, PMP

Niekontrolowana zmiana jest jednym z największych wrogów menedżera projektu.     Dlatego solidny proces zarządzania zmianami może być najlepszym przyjacielem menedżera projektu. Wprowadzenie tego rodzaju procesu umożliwia dostarczenie tego, czego zażądał klient, na wymaganym harmonogramie i w uzgodnionym budżecie. Bez kontroli nad zmianą zakres projektu staje się ruchomym obiektem docelowym i grozi to utratą co najmniej jednego czynnika sukcesu projektu. Możliwość zarządzania zmianami i kontrolowania ich, w szczególności zakresu projektu, jest kluczem do osiągnięcia celów i typowym wskaźnikiem wydajności dla menedżera projektu. Zmiana projektu jest nieunikniona i musisz być przygotowany do radzenia sobie z nią, kiedy — a nie jeśli — tak się stanie.

Równoważenie zarządzania zmianami i biurokracji

Jednym z wyzwań dla menedżerów projektów jest zrównoważenie konieczności kontrolowania zmian w projekcie przy jednoczesnym unikaniu nadmiernej biurokracji. Pytanie brzmi: Gdzie jest punkt zwrotny? Ponieważ każdy projekt jest unikatowy, punkt, w którym kontrola zmiany przestaje dodawać wartość i zamienia się w biurokrację, będzie się różnić w zależności od projektu.

Niektórzy z uczestników projektu, a nawet członkowie zespołu projektu, mogą mieć wrażenie, że wprowadzenie kontroli nad zmianami to twój sposób na uniknięcie pełzania przerażającego zakresu i że nie chcesz być elastyczny i robić to, co jest najlepsze dla Twojego klienta i firmy. Ważne jest, aby rozwiać to postrzeganie. Poinformuj ich, że to, co robisz, jest dokładnie odwrotnie: wdrażasz wydajny proces spójnego oceniania żądanych zmian. Jeśli dokonanie zmiany zostanie uznane za dobry pomysł, będziesz mieć procesy umożliwiające reagowanie w razie potrzeby.

Początek strony

Plan zarządzania zmianami w projekcie

Aby ułatwić szybkie reagowanie, w planie zarządzania zmianami projektu opisano, co się dzieje, gdy wystąpią odchylenia. Jego celem nie jest zapobieganie zmianom; jego celem jest raczej przedstawienie procesu, który jasno pokazuje, w jaki sposób będą przekazywane zmiany, w jaki sposób będą podejmowane decyzje i w jaki sposób projekt odpowiednio się dostosuje.

Początek strony

Wprowadzanie kontroli zmian

Proces kontroli zmian powinien zostać wprowadzony w życie zaraz po utworzeniu planu bazowego dla kluczowych elementów dostarczanych, takich jak wymagania biznesowe i harmonogram. Przed wprowadzeniem planu zarządzania zmianami zespół projektu i uczestnicy projektu — oraz każda osoba, na którą mają wpływ zmiany w projekcie — powinni zapoznać się z planem zarządzania zmianami i zatwierdzić go.

Małe zmiany, które mają niewielki wpływ na ogólny sukces projektu, nie powinny pociągać za sobą takich samych rygorów, jak te wprowadzone do wymagań lub punktów kontrolnych harmonogramu ścieżki krytycznej. Plan zarządzania zmianą projektu musi być podany, gdy wymagane jest formalne żądanie zmiany projektu (PCR). Na przykład:

• Jakie są progi dla zmian w harmonogramie i budżecie?

• Czy istnieją zmiany, które zawsze wymagają żądania zmiany?

• Jakie zmiany można pominąć w procesie zarządzania zmianami?

Jedna przestroga tutaj: często jest wiele zmian o małym zakresie, które wyrządzają szkody, a nie duże, oczywiste. Rozważ to podczas definiowania kryteriów PCR. Na przykład twój plan zarządzania zmianami powinien zdefiniować kategorie żądań zmian, na przykład kategorie główne lub pomocnicze:

• Główne zmiany    Należy je dokumentowane jako PCR. Główne zmiany w projekcie:

  • Wpływaj na wymagania lub elementy pracy na ścieżce krytycznej, opóźniając znaczące punkty kontrolne lub ogólną datę zakończenia projektu o określoną wartość procentową czasu lub czas trwania. Dla każdego projektu należy zdefiniować kryteria zmiany głównej.

  • Wymagaj dodatkowego finansowania (w dolarach lub procentach budżetu). Ponownie należy zdefiniować kwotę dla każdego projektu.

• Drobne zmiany    Te rutynowe zmiany nie wymagają PCR. Drobne zmiany:

  • Nie wpływaj znacząco na plan. Nie przedłużają daty ukończenia punktów kontrolnych ani zadań z współzależnościami projektu.

  • Nie mają negatywnego wpływu finansowego. W wyniku tego nie wystąpi wariancja budżetu projektu.

Początek strony

Porady dotyczące oceny żądań zmian

Plan zarządzania zmianą projektu powinien również zawierać informacje o sposobie oceniania żądań zmian. Ważne jest, aby kryteria tej oceny zostały określone, zanim będzie to potrzebne, aby nie marnować czasu na osiągnięcie konsensusu. Ustawienie tych parametrów pomoże zrównoważyć zmiany z ogólnymi celami biznesowymi i korzyściami.

Oto kilka typowych pytań, które należy wziąć pod uwagę podczas oceniania żądania zmiany:

• Czy ta zmiana powoduje dodanie lub zmianę wymagań biznesowych?

• Czy istnieje obejście problemu, czy też ta zmiana jest konieczna dla ogólnego sukcesu projektu?

• Czy ta zmiana wymaga zwiększenia finansowania?

• Czy spowoduje to opóźnienie daty zakończenia projektu?

• Mimo że zmiana ta może mieć negatywny wpływ na ten projekt, czy powoduje znaczące plusy biznesowe, które sprawiają, że warto?

• Czy uchwalenie tej zmiany ma teraz więcej sensu niż opóźnianie? Czy opóźnienie ostatecznie będzie kosztować firmę więcej pieniędzy?

• Czy wszystkie zainteresowane strony zostały rozważone i czy popierają tę zmianę?

• Czy są konsekwencje umowne do rozważenia? Czy na przykład zobowiązania z dostawcami zewnętrznymi będą nieupełnione z powodu tej zmiany?

Początek strony

Zatwierdzanie żądań zmiany projektu

Ważne jest również określenie, kto może zatwierdzić lub nie może zatwierdzić żądanych zmian. Często definiuje się różne poziomy władzy, aby rutynowe zmiany można było efektywnie rozwiązywać, podczas gdy znaczące zmiany otrzymują wymagany poziom uwagi zarządczej.

Jeśli proponowana zmiana wpływa na zakres projektu, należy ją uznać za decyzję biznesową wymagającą zatwierdzenia przez sponsora projektu. Jeśli nie wpłynie to na zakres, zespół projektu i sponsor mogą zdecydować, że menedżer projektu ma uprawnienia do zatwierdzania zmiany w określonych granicach. W przypadku niektórych projektów tablice kontrolne zmian są regularnie tworzone i zwoływane w celu rozpatrywania i zatwierdzania wniosków o zmiany. W organizacji mogą istnieć różne tablice kontrolne zmian, które obsługują różne typy żądań zmian. Na przykład tablica kontroli zmian technicznych może przyjrzeć się problemom technologicznym.

Jednym z łatwych sposobów podsumowania wytycznych dotyczących zatwierdzania żądań zmian jest tabela, taka jak poniższa, oparta na przykładowym projekcie:

Początek strony

Duża wypłata

Zespoły projektów zawsze chcą uzyskać dostęp do realizacji projektu, czasami kosztem efektywnego planowania. Kuszące jest wykonywanie skrótów klawiaturowych i zakładanie, że podczas pracy będziesz się rozmyślać. Dobrze rozwinięty proces kontroli zmian, zanim nastąpią zmiany, będzie miał duże korzyści i lepsze ogólne wyniki projektu. Wyjęcie podmiotowości poza kontrolę zmian umożliwi zespołowi projektowi wydajną i efektywną obsługę wahań. Przemyślany, szczegółowy plan zarządzania zmianami zaakceptowany przez członków zespołu projektu i uczestników projektu pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze— czego menedżerowie projektu nigdy nie mają dość.

Początek strony