Jak używać funkcji korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia i drukowania listów seryjnych, które używają danych z arkusza programu Excel

Wstaw pola korespondencji seryjnej

Wstaw pola korespondencji seryjnej, gdzie mają się pojawić nazwiska, adresy i inne informacje ze źródła danych. Aby wstawić pola korespondencji seryjnej, wykonaj następujące kroki:

1. W dokumencie głównym kliknij miejsce wstawienia pola.

2. Włóż jedną z następujących czynności:
   

   • Blok adresu z nazwa, adres i inne informacje:
     

     1. Kliknij Blok adresu.

     2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu zaznacz elementy, które mają zostać uwzględnione i formaty, które chcesz, a następnie kliknij przycisk OK. Aby uzyskać pomoc dotyczącą opcji kliknij znak zapytania, a następnie kliknij żądaną opcję.
        
        

     3. Aby uzyskać pomoc dotyczącą opcji kliknij znak zapytania, a następnie kliknij żądaną opcję. Jeśli pojawi się okno dialogowe Dopasowywanie pól , program Word może być nie można odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę znajdującą się obok
        (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źródła danych zgodne z polem wymaganym do korespondencji seryjnej.

   • Wiersz pozdrowienia:
     

     1. Kliknij przycisk Wiersz pozdrowienia.

     2. Wybierz format wiersza pozdrowienia, który zawiera zwrot grzecznościowy, format nazwy i znaki interpunkcyjne.

     3. Zaznacz tekst, który ma być wyświetlany w przypadkach, w których program Word nie może zinterpretować nazwiska adresata. Na przykład program Word nie może zinterpretować nazwę, gdy źródło danych nie zawiera imienia ani nazwiska adresata, lecz tylko nazwę firmy.
        

     4. Kliknij przycisk OK.

     5. Jeśli pojawi się okno dialogowe Dopasowywanie pól , program Word może być nie można odnaleźć części informacji wymaganych dla wiersza pozdrowienia. Kliknij strzałkę znajdującą się obok (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źródła danych odpowiadające polu wymaganemu w korespondencji seryjnej.

   • Inne pola informacji:
     

     1. Kliknij przycisk więcej elementów.

     2. Użyj jednej z następujących metod:
        

        • Kliknij przycisk Pola adresu , aby wybrać pola adresu, które będą automatycznie mapowane na odpowiednie pola w źródle danych, nawet jeśli pola źródła danych mają taką samą nazwę niż pola użytkownika.

        • Kliknij przycisk Pola bazy danych , aby wybrać pola, które zawsze pobierają dane bezpośrednio z kolumny w bazie danych.

     3. W polu pola kliknij żądane pole.

     4. Kliknij przycisk Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zamknij.

     5. Jeśli pojawi się okno dialogowe Dopasowywanie pól , program Word nie może być móg³ znaleŸæ niektórych informacji wymaganych do wstawienia pola. Kliknij strzałkę znajdującą się obok (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źródła danych odpowiadające polu wymaganemu w korespondencji seryjnej.
        
        Uwaga Jeśli użytkownik wstawi pole z listy Pola bazy danych i późniejsze przełączenie do źródła danych, które nie zawiera kolumny o tej samej nazwie, program Word nie może wstawić informacji z tego pola do scalonego dokumentu.

   • Elektroniczna opłata pocztowa:
     
     Aby dodać elektroniczną opłatę pocztową, należy najpierw zainstalować program elektronicznej opłaty pocztowej, taki, który można zakupić od dostawcy innych firm w sieci Web. Aby korzystać z elektronicznej opłaty pocztowej, wykonaj następujące kroki:

     1. Kliknij przycisk elektronicznej opłaty pocztowej.
        
        Jeśli nie masz zainstalowanego programu do obsługi elektronicznej opłaty pocztowej, program Word wyświetli monit o jego zainstalowanie i propozycja połączenia z następującą witrynę sieci Web Microsoft Office:

        Drukuj etykietę wysyłkową Online
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Wstaw opłatę pocztową zgodnie z instrukcjami programu.

   • Aby dodać elektroniczną opłatę pocztową, należy najpierw zainstalować program elektronicznej opłaty pocztowej, taki, który można zakupić od dostawcy innych firm w sieci Web. Aby korzystać z elektronicznej opłaty pocztowej, wykonaj następujące kroki: pocztowy kod kreskowy: należy wybrać typ literę lub koperty, który obsługuje kod kreskowy POSTNET. Aby korzystać z pocztowego kodu kreskowego, wykonaj następujące kroki:

     1. Kliknij przycisk pocztowy kod kreskowy.

     2. W oknie dialogowym Wstaw pocztowy kod kreskowy wybierz odpowiednie pola adresu.
        
        Uwaga Opcja pocztowy kod kreskowy pojawia się tylko wtedy, gdy używasz wersja programu Word dla języka US.

     3. Powtórz kroki i b dla wszystkich pól, które chcesz wstawić. Uwagi:
        

        • Nie można wpisywać znaków pól scalania ("") lub wstawiać ich przy użyciu polecenia Symbol na menu Wstaw .

        • Jeśli pola korespondencji seryjnej są wyświetlane wewnątrz nawiasów klamrowych, na przykład {MERGEFIELD miejscowość}, program Word wyświetla kody pól zamiast wyników pól. Nie wpływa to na scalanie, jednak jeżeli chcesz wyœwietlenie wyników, kliknij prawym przyciskiem myszy kod pola i następnie w menu skrótów kliknij polecenie Przełącz kody pól .

     Na przykład za pomocą przedstawiona przykładowa baza danych, list może zawierać pola AddressBlock i GreetingLine, i w związku z tym pierwsza strona zostanie wyświetlony podobny do następującego:

     26 lutego 2002 r.
     
     Blok adresów
     
     GreetingLine
     
     Wpisz treść listu w tym miejscu.
     
     Z poważaniem,
     
     Wpisz tutaj swoje imię
     
     

   Uwaga Aby wstawić pola korespondencji seryjnej, pracować z dokumentem głównym korespondencji seryjnej lub uruchomić korespondencji seryjnej umożliwia także paska narzędzi Korespondencja seryjna . Aby wyświetlić pasek narzędzi Korespondencja seryjna , w menu Narzędzia wskaż polecenie listy i dokumenty wysyłkowe , a następnie kliknij polecenie Pokaż pasek narzędzi korespondencji seryjnej.
   
   
   Pasek narzędzi Korespondencja seryjna dostarcza dodatkowe polecenia, które nie są uwzględnione w okienkach zadań Kreatora korespondencji seryjnej. Na przykład można użyć menu Wstaw pole programu Word na pasku narzędzi Korespondencja seryjna do wstawiania pól programu Word służących do kontrolowania procesu scalania. Na przykład można wstawić pole IF wstawia tekst tylko wtedy, gdy określone pole scalania zawiera określoną wartość, że.
   
   Alternatywnie można kliknąć Sprawdzanie błędów , aby program Word uruchomić korespondencji seryjnej i zgłaszać wszelkie błędy, które są zawarte w dokumencie głównym.

Zmienić Format scalanych danych

Aby sformatować scalone dane, należy sformatować pola scalania w dokumencie głównym. Nie należy formatować danych w źródle danych, ponieważ formatowanie nie jest zachowywane podczas scalania danych w dokumencie. Aby zmienić format scalanych danych, wykonaj następujące kroki:

1. W dokumencie głównym zaznacz pole zawierające informacje, które chcesz sformatować, wraz z otaczający znakami pola korespondencji seryjnej (<> <>).

2. W programie Word 2003 i starszych wersjach programu Word w Format menu kliknij polecenie Czcionka , a następnie wybierz żądane opcje.
   
   W programie Word 2007 kliknij opcję, która ma w polu Czcionki motywu w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne .

Formatowanie przy użyciu kodów pól

Aby kontrolować inne aspekty formatowania, naciśnij klawisze ALT + F9, aby wyświetlić kody pól, a następnie dodać przełączniki do pól korespondencji seryjnej. Podczas pracy z polami przełącznik to specjalna instrukcja, która powoduje, że wykonanie określonej akcji. Ogólnie rzecz biorąc przełącznik jest dodawany do pola w celu modyfikacji wyniku.

Przykłady sposobów korzystania z przełączników:

• Aby wyświetlić numer 34987.89 jako 34 987,89 zł, należy dodać przełącznik formatu numerycznego (\ #).

• Aby wydrukować nazwiska klientów wersalikami, należy dodać przełącznik formatu (\ *).

• Aby upewnić się, że scalone informacje ma tę samą czcionkę i rozmiar czcionki, który można zastosować do pola korespondencji seryjnej, należy dodać przełącznik Charformat (\ *).

Personalizowanie poszczególnych listów

Aby spersonalizować poszczególne elementy, zakończyć scalanie, a następnie edytować żądane informacje w wynikowym scalonym dokumencie. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij przycisk Edytuj poszczególne listy.

2. W oknie dialogowym Scal z nowym dokumentem wybierz rekordy, które chcesz scalić.

3. Kliknij przycisk OK.
   
   Program Word tworzy i otwiera nowy scalony dokument. Dokument główny również pozostaje otwarty i można przełączyć się do tego, aby zmienić wszystkie dokumenty.

4. Przewiń do informacji, które chcesz edytować, a następnie wprowadź odpowiednie zmiany.

5. Wydrukuj lub Zapisz dokument, tak jak każdy zwyczajny dokument.

Wydrukować listy

Aby wydrukować listy, użyj jednej z następujących metod:

• Jeśli elementy zostały spersonalizowane i scalony dokument jest aktywny, wykonaj następujące kroki:
  

  1. W programie Word 2003 i starszych wersjach programu Word w menu plik kliknij polecenie Drukuj .
     
     W programie Word 2007 kliknij Przycisk pakietu Microsoft Office, a następnie kliknij przycisk Drukuj.

  2. Wybierz żądane opcje.

• Jeśli chcesz drukować bezpośrednio z Kreatora korespondencji seryjnej, wykonaj następujące kroki:
  

  1. W kroku 6 Kreatora korespondencji seryjnej (Zakończenie scalania) kliknij przycisk Drukuj.

  2. W oknie dialogowym Scal na drukarkę użyj jednej z następujących metod, a następnie kliknij OK:
     

     • Aby wydrukować wszystkie dokumenty, kliknij przycisk wszystko.

     • Aby wydrukować dokument widoczny w oknie dokumentu, kliknij opcję bieżący rekord.

     • Aby wydrukować zakres dokumentów, kliknij przycisk od, a następnie wpisz numery rekordów w polach od i do .

  3. W oknie dialogowym Drukuj wybierz żądane opcje.

Zapisywanie scalonych listów w celu późniejszego użycia

Jeśli chcesz edytować scalone listy lub zapisane w celu póYniejszego użytku, można zebrać je w jednym dokumencie. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij przycisk Edytuj poszczególne listy.

2. W oknie dialogowym Scal z nowym dokumentem należy użyć jednej z następujących metod, a następnie kliknij OK:
   

   • Aby scalić wszystkie dokumenty, kliknij przycisk wszystko.

   • Aby scalić tylko dokument widoczny w oknie dokumentu, kliknij opcję bieżący rekord.

   • Aby scalić zakres dokumentów, kliknij przycisk od, a następnie wpisz numery rekordów w polach od i do .

3. Program Word otwiera pojedynczy nowy dokument zawierający wszystkie poszczególne listy. Można zapisać dokument w celu póYniejszego użytku, tak jak każdy zwyczajny dokument.