Wersja tego artykułu do programu Microsoft Word 2002 można uzyskać
294683.
Wersja tego artykułu do programu Microsoft Word 97 dla
141922.
W TYM ZADANIU
Streszczenie
W tym artykule opisano, jakie korespondencji seryjnej jest i sposobu wykonywania korespondencji seryjnej do tworzenia listów seryjnych w programie Microsoft Word.
Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat wykonywania innych typów korespondencji seryjnej, scalania z innymi typami danych i rozwiązywania problemów Przejrzyj listę artykułów w sekcji Pokrewne artykuły niniejszego artykułu.
Opis pojęć używanych w tym artykule zobacz sekcję Słownik niniejszego artykułu.
Co to jest Korespondencja seryjna?
Korespondencja seryjna jest funkcją programu Word. W korespondencji seryjnej można scalić niezmienne informacje (takie jak list seryjny) zmiennej informacje, takie jak (bazie nazwy) i adresy klientów. Dzięki temu można mieć dokumenty, które są niemal dokładnie takie same: substancja dokumentów jest taki sam dla każdego klienta, ale każdy dokument jest dostosowany do konkretnej osoby w bazie danych.
Istnieją trzy główne składniki do korespondencji seryjnej:
-
Dokument główny, który zawiera niezmienne informacje: tekst i grafikę. Dokument główny również określa format wynikowym scalonym dokumencie; na przykład listu seryjnego, koperty lub etykiety.
-
Źródło danych, zawierający informacje zmienne: Lista nazw i adresów, na przykład.
-
Scalone dokument, który zawiera kombinację niezmienne informacje tekstowe i zmienna.
Dokument główny zawiera standardowy tekst i grafikę, które chcesz w każdej wersji scalonego dokumentu. W dokumencie głównym możesz wstawić specjalne instrukcje, zwanych polami korespondencji seryjnej, aby wskazać gdzie ma się pojawiać informacje zmienne. Podczas scalania informacje zawarte w źródle danych z dokumentem głównym informacje zmienne zastępuje pola korespondencji seryjnej spersonalizowane informacje. Wynik jest scalonego dokumentu, który zawiera kombinacji tekst standardowy i zmiennych informacji.
Źródło danych zawiera informacje (takie jak nazwiska, adresy i numery telefonów), który zmienia się w każdej wersji dokumentu. W większości przypadków, możesz przechowywać swoje dane w dokumencie programu Word; Program Word rozpoznaje także w innych formatach. Na przykład źródło danych może być arkusz programu Microsoft Excel, bazy danych programu Microsoft Access lub pliku zmiennej rozdzielanych przecinkami (CSV).
Źródło danych jest skonfigurowany przy wiersz nagłówka (zwane również rekord nagłówka) i rekordów danych. Wiersz nagłówka jest pierwszym elementem w źródle danych. Zawiera nazwy pól, które identyfikują zmiennych informacji. Rekordy danych zawierają spersonalizowane informacje. Każdy rekord danych składa się z jednego lub kilku pól, w zależności od tego, jak wiele zmiennych informacji masz dla każdej osoby. Ten zestaw informacji stanowi jeden rekord danych.
Proces korespondencji seryjnej składa się z czterech głównych kroków:
-
Otwórz lub Utwórz dokument główny.
-
Otwarcie lub utworzenie źródła danych.
-
Edytuj dokument główny.
-
Wykonać korespondencji seryjnej.
Poniższa procedura pokazuje, jak do tworzenia listu seryjnego, dołączania go do źródła danych, sformatować go i scalić dokumenty. Procedura tworzenia scalone koperty lub etykiety jest podobny. Aby uzyskać dodatkowe informacje, zobacz artykuł odpowiednich wymienione w
Powiązane artykuły z sekcji tego artykułu.
Krok 1: Otwórz lub Utwórz dokument główny
-
Jeśli masz dokument, który zawiera tekst standardowy, który ma być używany, można go otworzyć. Lub, jeśli chcesz utworzyć nowy list seryjny i nie pusty dokument jest aktualnie wyświetlany, kliknij przycisk Nowy na pasku narzędzi Standardowy .
-
W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna.
-
W obszarze dokumentu głównego okna dialogowego Pomocnika korespondencji seryjnej kliknij przycisk Utwórz.
-
Kliknij przycisk seryjne.
Monit o użyć aktywnego okna głównego dokumentu lub utworzyć nowy dokument główny. Kliknij przycisk aktywne okno. Aktywny dokument staje się dokument główny korespondencji seryjnej.
Word powraca do pomocnika korespondencji seryjnej. -
Przejdź do Krok 2: otwarcie lub utworzenie źródła danych.
Krok 2: Otwarcie lub utworzenie źródła danych
Podczas otwierania lub utworzyć źródło danych przy użyciu Pomocnika korespondencji seryjnej są informujący program Word użyje konkretnego zestawu zmiennych informacji do scalenia. Użyj jednej z następujących metod, aby dołączyć dokument główny do źródła danych.
Metoda 1: Jeśli wpisywania nazwy i adresy po raz pierwszy
Aby utworzyć nową bazę danych, wykonaj następujące kroki:
-
W obszarze źródło danych okna dialogowego Pomocnika korespondencji seryjnej kliknij przycisk Pobierz dane.
-
Kliknij przycisk Utwórz źródło danych.
Pojawi się okno dialogowe Tworzenie źródła danych . W tym oknie dialogowym można określić nazwy pól w źródle danych. Pole Nazwy pól w wierszu nagłówka zawiera listę nazw pól, które są często używane w listów seryjnych, etykiet wysyłkowych i kopert. Można usunąć pola, które chcesz, wybierając je jeden na raz, a następnie klikając polecenie Usuń nazwę pola. Jeśli chcesz utworzyć nazwy nowych pól, wpisz nową nazwę pola w polu Nazwa pola , a następnie kliknij Dodaj nazwę pola.
Po zakończeniu tworzenia nowego pola i usuwania pól, które nie mają, kliknij przycisk OK. -
Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako . W polu Nazwa pliku wpisz nazwę, którą chcesz nadać źródłu danych, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
-
Gdy zostanie wyświetlony monit do edycji źródła danych lub Przygotuj dokument główny, kliknij przycisk Edytuj źródło danych.
-
Kiedy zostanie wyświetlone okno dialogowe Formularz danych , wpisz swoje dane do formularza. Jeśli nie ma żadnych informacji dla określonego pola, pole pozostanie puste. Domyślnie program Word pomija puste pola, więc korespondencji seryjnej nie występuje, gdy są puste wpisy w formularzu danych. Zestaw informacji w formularzu stanowi jeden rekord danych.
-
Po wpisaniu informacji dotyczących rekordu, kliknij przycisk Add New, aby przejść do następnego rekordu.
-
Po dodaniu wszystkich danych, kliknij przycisk OK , aby powrócić do dokumentu głównego.
Należy zauważyć, pasek narzędzi Korespondencja seryjna . -
Zapisywanie dokumentu głównego.
Po zapisaniu dokumentu głównego w tym momencie, są również zachowanie źródła danych i dołączenie go do dokumentu głównego. -
Przejdź do Krok 3: Edytuj dokument główny.
Metoda 2: Jeśli używasz istniejącego źródła danych
Aby użyć istniejącego źródła danych, wykonaj następujące kroki:
-
W oknie dialogowym Pomocnika korespondencji seryjnej kliknij przycisk Pobierz dane.
-
Kliknij przycisk Otwórz źródło danych.
-
W oknie dialogowym Otwórz źródło danych wybierz plik zawierający informacje zmienne, których chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
Uwaga: Jeśli źródło danych nie jest wymieniony na liście plików, wybierz odpowiedni dysk i folder. Jeśli to konieczne, wybierz odpowiednią opcję w polu Wyświetl pliki typu . Zaznacz plik, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
Program Word wyświetli monit z następującym komunikatem:Program Word nie odnalazł żadnych pól korespondencji seryjnej w dokumencie głównym. Wybierz przycisk Edytuj dokument główny, aby wstawić pola korespondencji seryjnej w dokumencie głównym.
-
Kliknij przycisk Edytuj dokument główny , aby powrócić do dokumentu głównego.
Należy zauważyć, pasek narzędzi Korespondencja seryjna . -
Zapisywanie dokumentu głównego. Po zapisaniu dokumentu głównego w tym momencie, są również zachowanie źródła danych i dołączenie go do dokumentu głównego.
-
Przejdź do Krok 3: Edytuj dokument główny.
Krok 3: Edytuj dokument główny
W kroku 1 wybrano Otwórz istniejący dokument lub utworzyć nową. Użyj jednej z następujących metod, według wybranego w kroku 1.
Metoda 1: Jeśli używasz istniejącego dokumentu
-
Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawić informacje ze źródła danych.
-
Na pasku narzędzi Korespondencja seryjna kliknij przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie kliknij pole, którego chcesz użyć.
Uwaga: Upewnij się, wpisz wszystkie spacje lub znaki interpunkcyjne, które chcesz między dwoma polami korespondencji seryjnej lub po pola korespondencji seryjnej. Można też sformatować (zastosować pogrubienie lub kursywę) pola korespondencji seryjnej, podobnie jak w przypadku zwykłego tekstu. -
Powtórz kroki 1 i 2 dla każdego pola korespondencji seryjnej, który chcesz dodać do dokumentu.
-
Po zakończeniu edycji dokumentu głównego, kliknij przycisk Zapisz lub Zapisz jako w menu plik . Podaj nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
-
Przejdź do Krok 4: wykonywanie seryjnej.
Metoda 2: Jeśli używasz nowy dokument główny
-
Wpisz lub Dodaj teksty i grafiki, które chcesz dołączyć do listu.
-
Każdorazowo, które są dostarczane do miejsca, w którym chcesz wstawić informacje ze źródła danych, kliknij na pasku narzędzi Korespondencja seryjna Wstaw pole korespondencji seryjnej , a następnie kliknij pole, którego chcesz użyć.
Uwaga: Upewnij się, wpisz wszystkie spacje lub znaki interpunkcyjne, które chcesz między dwoma polami korespondencji seryjnej lub po pola korespondencji seryjnej. Można też sformatować (zastosować pogrubienie lub kursywę) pola korespondencji seryjnej, podobnie jak w przypadku zwykłego tekstu. -
Po zakończeniu edycji dokumentu głównego, kliknij przycisk Zapisz lub Zapisz jako w menu plik . Podaj nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
-
Przejdź do Krok 4: wykonywanie seryjnej.
Krok 4: Seryjnej
-
W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna.
-
W obszarze scalania danych z dokumentemkliknij przycisk Scal.
-
W oknie dialogowym Scal kliknij opcję Scal do, a następnie zaznacz Nowy dokument do wyświetlania scalonych dokumentów na ekranie. Aby wydrukować scalony dokument, kliknij polecenie Drukuj w menu plik .
Uwaga: W polu Korespondencji seryjnej do wybierz drukarkę , aby wysyłania scalonych dokumentów na drukarkę bez wyświetlania jej pierwszy na ekranie. -
Kliknij przycisk Scal.
Słownik pojęć
Szablonowe. Ogólne informacje powtarzające się w każdego listu seryjnego, adresowych etykiety, koperty lub w katalogu.
Pole danych. Kategoria informacji w źródle danych. Pole danych odpowiada jednej kolumnie informacji w źródle danych. Nazwa każdego pola danych znajduje się w pierwszym wierszu (wiersz nagłówka) źródła danych. "KodPocztowy" i "Nazwisko" to przykłady nazw pól danych.
Rekordu danych. Kompletny zestaw pokrewnych informacji w źródle danych. Rekord danych odpowiada jednemu wierszowi informacji w źródle danych. Wszystkie informacje dotyczące jednego klienta na liście wysyłkowej klientów jest przykładem rekordu danych.
Źródło danych. Źródło danych jest plik, który zawiera dane, które są różne w każdej kopii scalonego dokumentu. Na przykład źródło danych może zawierać nazwę i adres każdego adresata listu seryjnego.
Rozdzielany. Plik tekstowy zawierający pola danych rozdzielone (lub przecinkami) przez kartę znaków lub przecinkami, a rekordy danych znakami końca akapitu.
Wiersz nagłówka. Pierwszy wiersz (lub rekord) w źródle danych korespondencji seryjnej. Wiersz nagłówka zawiera nazwy pól dla kategorii informacji w źródle danych. na przykład "Nazwa" i "Miasto". Wiersz nagłówka również mogą być przechowywane w osobnym dokumencie określanym jako źródło nagłówka.
Dokument główny. W operacji tworzenia korespondencji seryjnej, dokument zawierający tekst i grafikę, które pozostają takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu; na przykład adres zwrotny i treść listu seryjnego.
Pole korespondencji seryjnej. Symbol zastępczy, który można wstawić w dokumencie głównym. Pola korespondencji seryjnej bezpośrednio programu Microsoft Word, gdzie wstawić konkretne informacje ze źródła danych. Na przykład Wstaw pole scalania "Miasto", aby program Word wstawił nazwę miasta, taką jak "Paryż", przechowywaną w polu danych Miasto.
Dokument scalony. Dokument utworzony w wyniku scalenia danych ze źródła danych z dokumentem głównym.
Powiązane artykuły
Dodatkowe zasoby
Zasoby pomocy technicznej korespondencji seryjnej programu Word
Aby uzyskać więcej informacji na temat korespondencji seryjnej w menu Pomoc kliknij polecenie Pomoc programu Microsoft Word , w Asystencie pakietu Office lub w Kreatorze odpowiedzi wpisz korespondencji seryjnej , a następnie kliknij Szukaj , aby wyświetlić znalezione tematy.
Powiązane artykuły
Do dodatkowych informacji dotyczących korespondencji seryjnej kliknij następujące numery artykułów w celu wyświetlenia tych artykułów z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
212322 jak: projektowanie i tworzenie danych korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word 2000
212017 jak: używać korespondencji seryjnej do tworzenia kopert w programie Word 2000
212034 jak: utworzyć etykiety wysyłkowe przy użyciu korespondencji seryjnej w programie Word 2000
212029 jak: utworzyć niestandardową etykietę lub zmodyfikować istniejącą etykietę w programie Word 2000
212012 WD2000: jak wymusić tekstu na zaczynają się od samej linii w scalonych list
211363 WD: jak określić wiele warunków z zagnieżdżonymi pętlami IF
212314 jak: używać źródła danych programu Excel do korespondencji seryjnej w programie Word 2000
214183 jak: za pomocą korespondencji seryjnej z programu Access kwerendy parametrycznej w programie Word 2000
211190 jak: Użyj danych programu Access 2000 w programie Word 2000
211206 jak: Korzystanie z książki adresowej Express programu Outlook w korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word
212379 WD2000: jak konwertowanie WordPerfect 6.x danych plików i książek adresowych
212334 WD2000: jak konwertować dane z jednej kolumny do tabeli
211702 WD2000: sposób konwertowania danych korespondencji seryjnej programu WordPerfect
214827 WD: jak korzystać zagnieżdżone, jeśli dokument korespondencji seryjnej pola w wiadomości E-mail
264722 WD2000: jak Pomiń puste wiersze podczas tworzenia korespondencji seryjnej
Jak używać korespondencji seryjnej do tworzenia listy sortowanej według kategorii w programie Word 2000 211303
211293 jak: zmiana dostawy lub zwraca adres formatowanie w programie Word 2000
212078 jak: dodać grafikę lub Logo na wszystkie etykiety w programie Word 2000
212358 WD2000: źródło danych korespondencji seryjnej nie może dołączyć lub korespondencji seryjnej
212263 WD2000: komunikat o błędzie: program Word nie mógł < Name.doc Plik > Otwórz jako danych lub źródła nagłówka, ponieważ jest dokument główny korespondencji seryjnej
212125 WD2000: komunikat o błędzie: "Błąd! Nie można odnaleźć źródła odsyłacza "puste zapytać lub pole Fillin
211729 WD2000: komunikat o błędzie: "Program Word nie można scalić dokumentu głównego ze źródłem danych, ponieważ rekordy są puste lub opcji tej kwerendy nie pasuje żaden rekord danych."
242339 WD2000: niepoprawnie napisanego wyrazu nie oznaczone flagą podczas sprawdzania pisowni poczty scalanym dokumencie
211437 WD2000: główny korespondencji seryjnej oraz dane dokumenty nie są zapisywane w tle
240854 WD2000: ograniczenia konwersji dokumentów WordPerfect 5.x
211727 WD2000: dokument główny korespondencji seryjnej przywrócony normalny dokument programu Word
189196 WD2000: komunikat o błędzie: "< nazwa pliku dokumentu głównego > jest dokumentem głównym korespondencji seryjnej" przy użyciu programu Outlook 97 lub programu Schedule+
212354 WD2000: znaków formatowania w źródle danych nie jest zachowywane po korespondencji seryjnej
212068 WD2000: Zmień wielkość liter nie ma zastosowania formatowania do pola korespondencji seryjnej
220250 WD2000: komunikat o błędzie: pola są zagnieżdżone zbyt głęboko w korespondencji seryjnej
211322 WD2000: nie można zmienić domyślnej nazwy pól w Pomocniku korespondencji seryjnej
214157 WD2000: nie można zastąpić wszystkie wystąpienia pola MERGEFIELD nieprawidłowy
211651 WD2000: puste miejsce zostanie wyświetlone, jeśli pole jest puste, w korespondencji seryjnej
264892 WD2000: pusty wiersz nie jest pomijane w warunkowych korespondencji seryjnej
270623 OLEXP: jak używać programu Outlook Express adresowej w procedury tworzenia korespondencji seryjnej
192258 jak zrobić korespondencji seryjnej z listy kontaktów w programie Outlook 2000
