JAK: Używać korespondencji seryjnej do tworzenia listy sortowanej według kategorii w programie Word 2000

Jak skonfigurować plik danych

Sortowanie pliku danych tak, aby wszystkie rekordy z taką samą wartość klucza pola kategorii (pole, na którym oparte sortowanie) są wyświetlane tak, jak to pokazano w następującym przykładowym pliku danych. Na poniższej liście próbki jest posortowana według pola Miasto (w tym przykładzie pole klucza jestMiejscowość ):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Jak skonfigurować dokument główny

Uwaga: < wpisz > wyznacza znacznik akapitu w następującym przykładzie. Aby wpisać znak końca akapitu, naciśnij klawisz ENTER.

Aby ustawić w dokumencie głównym jako katalog, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz nowy pusty dokument, a następnie w menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna.

2. W Pomocniku korespondencji seryjnej kliknij przycisk Utwórz, a następnie kliknij katalog.

3. Kliknij przycisk Nowy dokument główny , po wyświetleniu monitu.

4. W Pomocniku korespondencji seryjnej kliknij przycisk Pobierz dane, a następnie kliknij przycisk Otwórz źródło danych , aby dołączyć plik danych (użycie przykładowy plik, który został utworzony w sekcji "Jak Aby ustawić zapasową pliku danych" w tym artykule).

5. Wstaw następujące pola, aby porównać zawartość każdy rekord pola klucza z zawartością następny rekord pola klucza do określenia, czy zawartość pola klucza do następnego zmieniać z jeden rekord danych.

Uwaga: w tym przykładzie użyto przykładowych danych w sekcji "Jak Aby ustawić zapasową pliku danych" w tym artykule. Aby wstawić nawiasy klamrowe pola, naciśnij klawisze CTRL + F9.

{ } IF { } pole MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD Miasto }" "" { }< ENTER >
{ Place1 zestaw { } MERGEFIELD Miasto }}< ENTER >
{ } Jeśli Place2 { } Place1 <> { }"< ENTER >
{ Miasto MERGEFIELD }< ENTER >
<ENTER>
{ Pracownik MERGEFIELD } { sprzedaży MERGEFIELD {} "" pracownika{ MERGEFIELD } { sprzedaży MERGEFIELD {} " } { Place2 zestaw { {MERGEFIELD Miasto }}< ENTER >
Pola określonymi w tym przykładzie do przedstawienia wykazu aukcji na tej samej stronie w następujący sposób:

Atlanta

Smith 3000 zł
Bramy 50 000 zł
Henderson 10 000 zł

Houston

Jones 8000 zł
Kelley 9 000 $
Peterson $0

Jak wymusić każdej nowej kategorii do nowej strony

W tym przykładzie pole klucza jest { MERGEFIELD Miasto }. Po zmianie wartości Miasto w pliku danych do innego miasta, Nowa strona zostanie dodana do wyników scalania i kontynuuje operację scalania u góry następnej strony. Aby wstawić nawiasy klamrowe pola, naciśnij klawisze CTRL + F9.

{ } Jeśli pole MERGESEQ { } { { = "1" "{ MERGEFIELD Miasto }" "" {}< ENTER >
{ Place1 zestaw { } MERGEFIELD Miasto }}< ENTER >
{ } Jeśli Place2 { } Place1 <> { }"< ENTER >
---Podział strony---
{ Miasto MERGEFIELD }< ENTER >
<ENTER>
{ Pracownik MERGEFIELD } { sprzedaży MERGEFIELD {} "" pracownika{ MERGEFIELD } { sprzedaży MERGEFIELD {} " } { Place2 zestaw { {MERGEFIELD Miasto }}< ENTER >
Uwaga: Aby wstawić podział strony, albo naciśnij klawisze CTRL + ENTER, lub w menu Wstaw kliknij polecenie podział , zaznacz Podział strony, a następnie kliknij OK.

Pola określonymi w tym przykładzie do przedstawienia wykazu aukcji na oddzielnych stronach w następujący sposób:

Atlanta

Smith 3000 zł
Bramy 50 000 zł
Henderson 10 000 zł

---Podział strony---
Houston

Jones 8000 zł
Kelley 9 000 $
Peterson $0

Jak sformatować pola klucza

W tym przykładzie pole klucza jest {MERGEFIELD miejscowość}. Do sformatowania wyników {MERGEFIELD Miejscowość} wszystkich wersalików, możesz wstawić przełącznik formatowania z \ * górnej. Aby wstawić nawiasy klamrowe pola, naciśnij klawisze CTRL + F9.

{ } Jeśli pole MERGESEQ { } { { = "1" "{ {MERGEFIELD Miasto \ * Upper }" "" { }< ENTER >
{ Place1 zestaw { } MERGEFIELD Miasto }}< ENTER >
{ } IF { Place2 Place1 <> { } { }"< ENTER >
{ } MERGEFIELD Miasto \ * Upper }< ENTER >
<ENTER>
{ Pracownik MERGEFIELD } { sprzedaży MERGEFIELD {} "" pracownika{ MERGEFIELD } { sprzedaży MERGEFIELD {} " } { Place2 zestaw { {MERGEFIELD Miasto }}< ENTER >
Pola określone w tym przykładzie produktu katalog aukcji na tej samej stronie z miasta pojawiające się wielkimi literami, w następujący sposób:

ATLANTA

Smith 3000 zł
Bramy 50 000 zł
Henderson 10 000 zł

HOUSTON

Jones 8000 zł
Kelley 9 000 $
Peterson $0
Uwaga: użytkownik może zastosować inne formatowanie na pole klucza { {MERGEFIELD Miasto }, wybierając całe pole (w tym polu nawiasy klamrowe {}) i formatowanie pola z własnymi preferencjami. Aby sformatować pole, w Format menu kliknij polecenie Czcionka .

Jak działa ten proces

Pierwsze pole IF w tych przykładach Wstawia nazwę miasta i znak powrotu karetki (< ENTER >) tylko dla pierwszego rekordu w korespondencji seryjnej. Dla wszystkich kolejnych rekordów, to pole IF wstawia nic (""). Uznaje się pierwszy rekord korespondencji seryjnej przez porównywanie pola MERGESEQ, (które zwraca numer sekwencji dla bieżącego rekordu) do cyfrę "1".

Drugie pole IF wstawia znak powrotu karetki (lub podział strony, jeśli zmusza do nowej strony w każdym mieście), nazwę miasta dwa więcej obie znaków, nazwisko pracownika i kwoty sprzedaży (w tej kolejności), tylko wtedy, gdy pole IF określa, że bieżący rekord zawiera miasto Nazwa, która różni się od poprzedniego rekordu. Jeśli stwierdzi się, że bieżący rekord zawiera nazwę miasta, który jest taki sam, jak w poprzednim rekordzie, Wstawia następny nazwisko pracownika i kwoty sprzedaży.

Pole IF rozpoznaje nazwy miasta Nowy porównując tekst zakładki, określonych w dwóch polach zestawu. Tekst zakładki "Place1" jest zawsze równa pole Miasto bieżącego rekordu, a tekst zakładki "Place2" jest równa pole Miasto poprzedni rekord.