Jak zamknąć rok obrachunkowy w małej firmie 2006, w ramach księgowości

Krok 1: Ręczne wykonywanie typowych zadań na koniec roku

Przed zamknięciem roku finansowego należy ręcznie wykonać następujące zadania:

• Wyczyść wydatki przed zapłaceniem

• Uzgadnianie kont bankowych

• Uzgadnianie kont kart kredytowych

• Rejestrowanie amortyzacji

• Dostosowywanie zapasów

Krok 2: korygowanie wpisów dziennika

Wprowadź następujące zmiany w pozycjach dziennika:

• Poprawianie błędów, które wystąpiły podczas rejestrowania transakcji.

• Przypisywanie przychodu do okresu, w którym uzyskano przychód.

• Przydziel wydatki do okresu, w którym wystąpiły wydatki.

Aby wprowadzić zmiany w pozycjach dziennika, kliknij pozycję Nowy wpis dziennika w menu firma .

Krok 3: sprawdzanie bazy danych pod kątem błędów

UWAGI

• Upewnij się, że nikt nie ma otwartej bazy danych firmy.

• Wykonaj ten krok na komputerze, na którym znajduje się baza danych.

Aby sprawdzić, czy baza danych ma błędy, wykonaj następujące czynności:

1. Uruchom rachunek dla małych firm 2006, Express lub księgowego, a następnie otwórz dowolną firmową bazę danych z wyjątkiem tej, którą chcesz sprawdzić.

2. W menu plik wskaż polecenie Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Narzędzia danych.

3. Kliknij kartę Narzędzia zaawansowane , a następnie kliknij pozycję napraw.

4. Wybierz bazę danych, którą chcesz sprawdzić pod kątem błędów, a następnie kliknij pozycję napraw.

5. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat informujący o tym, że wszystkie połączenia z bazą danych zostaną zamknięte, kliknij przycisk tak.

6. Jeśli nie zostaną znalezione żadne błędy, kliknij przycisk OK. Jeśli znaleziono błędy, przejrzyj je, a następnie wprowadź odpowiednie zmiany.

7. Kliknij przycisk Zamknij dwa razy.

Krok 4. Tworzenie kopii zapasowej bazy danych firmy przed zamknięciem roku obrachunkowego

Uwagi

• Upewnij się, że nikt nie ma otwartej bazy danych firmy z wyjątkiem komputera, na którym znajduje się baza danych.

• Wykonaj ten krok na komputerze, na którym znajduje się baza danych.

Aby utworzyć kopię zapasową firmowej bazy danych, wykonaj następujące czynności:

1. Uruchom konto w małej firmie 2006, księgowy lub księgowy, a następnie otwórz firmową bazę danych, której kopię zapasową chcesz wykonać.

2. W menu plik wskaż polecenie Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Narzędzia danych.

3. Na karcie Narzędzia podstawowe kliknij pozycję kopia zapasowa.

4. Kliknij przycisk Przeglądaj.

5. Wpisz nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Uwaga Domyślnym typem pliku jest skompresowany plik kopii zapasowej (*. zip). Domyślna lokalizacja pliku znajduje się na następującej ścieżce:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do kopii zapasowej, wpisz hasło w polu hasło , a następnie wpisz hasło ponownie w polu Potwierdź hasło .

7. Kliknij przycisk OK.

8. Gdy zostanie wyświetlony komunikat o pomyślnym zakończeniu tworzenia kopii zapasowej, kliknij przycisk OK.

9. Kliknij przycisk Zamknij.

Krok 5: Drukowanie raportu bilansu próbnego przed zamknięciem roku obrachunkowego

Wprowadź wszystkie transakcje za rok przed wydrukowaniem raportu bilansu próbnego. Jeśli później wprowadzisz dodatkowe transakcje, musisz wydrukować nowe saldo próbne. Ten raport zawiera listę wszystkich kont i sald z określonej daty.

1. W menu raporty wskaż pozycję firma i finanse, a następnie kliknij pozycję bilans próbny.

2. Na liście na pasku narzędzi kliknij pozycję niestandardowe.

3. W polu Data wpisz odpowiednią datę lub wybierz datę z kalendarza.

4. W menu Widok kliknij polecenie Odśwież raport.

5. W menu plik kliknij polecenie Drukuj.

Krok 6: Drukowanie wymaganych sprawozdań finansowych na pierwszym roku

Najbardziej typowe sprawozdania finansowe są następujące:

• Bilans

• Zyski i straty

• Zestawienie przepływów pieniężnych

Aby zlokalizować te raporty, wskaż pozycję firma i finanse w menu raporty , a następnie kliknij odpowiedni raport.

• Drukowanie raportu bilansu dla ostatniego dnia roku obrachunkowego. Aby ustawić datę, wybierz odpowiednie wartości z listy na liście i listyData na pasku narzędzi. Na liście podstawa raportu wybierz opcję gotówka lub naliczanie, w zależności od metody księgowania używanej przez firmę.

• W raporcie zyski i straty wybierz zakres dat, który odpowiada pierwszemu i ostatniemu dniu roku obrachunkowego. W tym celu wybierz odpowiednie wartości z listy zakres dat , listę od i lista do na pasku narzędzi. Na liście podstawa raportu wybierz pozycję gotówka lub naliczanie, w zależności od metody księgowania używanej przez firmę.

• W raporcie zestawienie przepływów pieniężnych wybierz zakres dat, który odpowiada pierwszemu i ostatniemu dniu roku obrachunkowego. W tym celu wybierz odpowiednie wartości z listy zakres dat , listę od i lista do na pasku narzędzi.

Krok 7: Konfigurowanie nowego roku obrachunkowego

Musisz skonfigurować nowy rok obrachunkowy, aby móc wprowadzać transakcje za następny rok.

1. W menu firma kliknij polecenie Zarządzaj rokiem obrachunkowym.

2. Kliknij pozycję nowy rok obrachunkowy. Domyślna Data powoduje wypełnienie pola początek roku obrachunkowego . Ta data jest określana na podstawie ostatniej daty poprzedniego roku obrachunkowego. Tej daty nie można zmienić.

3. W polu Zamknij rok obrachunkowy wpisz ostatni dzień następnego roku obrachunkowego lub wybierz datę z kalendarza.

4. Kliknij przycisk OK.

Krok 8: zamknięcie roku obrachunkowego

Możesz mieć nieograniczoną liczbę otwartych lat obrachunkowych. Po zamknięciu lat finansowych należy je zamknąć w porządku chronologicznym. Po zamknięciu roku obrachunkowego występują następujące działania:

• Konta bilansowe są sumowane, a saldo jest przenoszone na następny rok jako saldo początkowe.

• Pozycje dziennika są tworzone w celu wyzerowania wszystkich kont przychodów i wydatków. Różnica jest księgowana na koncie zysków zatrzymanych.

• Stan roku obrachunkowego jest ustawiony na zamknięty.

Aby zamknąć rok obrachunkowy, wykonaj następujące czynności:

1. W menu firma kliknij polecenie Zarządzaj rokiem obrachunkowym.

2. Z listy Lista okresów wybierz rok, który chcesz zamknąć, a następnie kliknij przycisk Zamknij rok obrachunkowy.

3. Jeśli zostanie wyświetlony monit o przeniesienie przychodu netto do konta zysków zatrzymanych, kliknij przycisk tak.

Krok 9: Drukowanie raportu bilansu próbnego po zamknięciu roku obrachunkowego

Aby wydrukować raport bilans próbny, wykonaj następujące czynności:

1. W menu raporty wskaż pozycję firma i finanse, a następnie kliknij pozycję bilans próbny.

2. W polu na kliknij pozycję niestandardowe.

3. W polu Data wpisz pierwszy dzień następnego roku obrachunkowego lub wybierz datę z kalendarza.

4. W menu Widok kliknij polecenie Odśwież raport.

5. W menu plik kliknij polecenie Drukuj.

6. Porównaj ten raport z raportem bilansu próbnego utworzonym w sekcji "Drukowanie raportu bilansu próbnego przed zamknięciem roku obrachunkowego". Sprawdź następujące elementy:

   • Saldo zostanie przeniesione na następny rok.

   • Salda na kontach przychodów i wydatków są równe zero, a różnica jest księgowana na koncie zysków zatrzymanych.

   • Łączna kwota środków na koncie w raporcie bilansu próbnego wydrukowanym po zamknięciu roku obrachunkowego jest zgodna z całkowitymi bitami debetowymi i całkowitymi kredytami w raporcie bilansu próbnego wydrukowanym przed zamknięciem roku obrachunkowego.

7. Jeśli musisz skorygować zapisy, kliknij pozycję Nowy wpis dziennika w menu firma .

Krok 10: wykonywanie kopii zapasowej bazy danych firmy po zamknięciu roku obrachunkowego

Uwagi

• Upewnij się, że nikt nie ma otwartej bazy danych firmy.

• Wykonaj ten krok na komputerze, na którym znajduje się baza danych.

Aby utworzyć kopię zapasową firmowej bazy danych, wykonaj następujące czynności:

1. Uruchom konto w małej firmie 2006, księgowy lub księgowy, a następnie otwórz firmową bazę danych, której kopię zapasową chcesz wykonać.

2. W menu plik wskaż polecenie Narzędzia, a następnie kliknij polecenie Narzędzia danych.

3. Na karcie Narzędzia podstawowe kliknij pozycję kopia zapasowa.

4. Kliknij przycisk Przeglądaj.

5. Wpisz nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz.Uwaga Użyj innej nazwy pliku niż nazwa użyta podczas tworzenia pliku kopii zapasowej przed zamknięciem roku obrachunkowego. Domyślnym typem pliku jest skompresowany plik kopii zapasowej (*. zip). Domyślna lokalizacja pliku znajduje się na następującej ścieżce:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do kopii zapasowej, wpisz hasło w polu hasło , a następnie wpisz hasło ponownie w polu Potwierdź hasło .

7. Kliknij przycisk OK.

8. Gdy zostanie wyświetlony komunikat o pomyślnym zakończeniu tworzenia kopii zapasowej, kliknij przycisk OK.

9. Kliknij przycisk Zamknij.

Często zadawane pytania (FAQ)

Q1: Czy mogę zapisać transakcję, jeśli zamknięto rok obrachunkowy? Czy transakcje mają być zapisywane w zamkniętym roku?A1: Nie można zapisać transakcji po zamknięciu roku. Możesz jednak ponownie otworzyć rok, a następnie zapisać transakcję. Jeśli repoen rok, który nie jest bieżącym rokiem, należy ponownie otworzyć ten rok i wszystkie zamknięte lata w odwrotnym porządku chronologicznym, rozpoczynając od ostatniego roku i przepracować wstecz. Po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian musisz zamknąć wszystkie otwarte lata w kolejności chronologicznej, rozpoczynając od najstarszego roku i pracy w przód. Aby ponownie otworzyć zamknięty rok, musisz być przypisany do jednej z następujących ról lub zalogować się do niego.

• Właściciel konta w usłudze Small Business 2006, w tym

• Księgowy dla małych firm 2006, w przypadku księgowych lub księgowych

• Administrator na komputerze z systemem operacyjnym Small Business Accounting 2006, księgowym lub księgowym

Q2: ile lat finansowych może być otwartych?A2: Nie istnieje ograniczenie liczby lat obrachunkowych, które mogą być otwarte. Q3: Czy muszę zamknąć rok obrachunkowy przed pierwszym dniem następnego roku obrachunkowego?A3: Rok obrachunkowy można zamknąć w dowolnym momencie po ostatnim dniu roku. Jednak do momentu zamknięcia roku finansowego saldo otwarcia kont bilansowych nie będzie przenoszone na nowy rok. Ponadto konta wydatków nie zostaną wyzerowane, a różnica nie zostanie zastosowana do konta zysków zatrzymanych.4 kwartał: co się dzieje z nieaktywnym kontem po zamknięciu roku obrachunkowego?A4: Jeśli po zamknięciu roku obrachunkowego jest aktywne konto, stan konta nie zmieni się. Jest to prawdziwe, niezależnie od tego, czy nieaktywne konto ma saldo. Q5: jak wyświetlić wpis dziennika reprezentujący konta przychodów i wydatków, które zostały wyzerowane, a następnie zaksięgowane na koncie zysków zatrzymanych?A5: Aby wyświetlić wpis dziennika, wykonaj następujące czynności:

1. W menu firma wskaż polecenie listy firmowe, a następnie kliknij pozycję Plan kont.

2. Na liście Plan kont kliknij dwukrotnie konto dochodów z zysków zatrzymanych , aby otworzyć Rejestr kont.

3. Kliknij dwukrotnie linię spełniającą następujące kryteria:

   • Data jest ostatnim dniem zamkniętego roku finansowego.

   • Opis pola noty to zamykający rok obrachunkowy.