Każdy szablon dołączony do Access jest pełną aplikacją śledzącą, która zawiera wstępnie zdefiniowane tabele, formularze, raporty, zapytania, makra i relacje. Te szablony zaprojektowano tak, aby były natychmiast przydatne, dzięki czemu można utworzyć nową bazę danych opartą na szablonie i szybko rozpocząć korzystanie z tej bazy. Może się jednak zdarzyć, że zechcesz zmodyfikować nową bazę danych — na przykład dodać lub zmienić nazwę pola albo zmienić raport.
W tym artykule wyjaśniono, jak wprowadzić najczęściej stosowane zmiany w bazie danych utworzonej na podstawie szablonu. Linki do artykułów zawierają bardziej szczegółowe informacje na temat konkretnych obszarów.
Co chcesz zrobić?
Poznaj podstawy tabel i pól
Podczas tworzenia bazy danych dane są przechowywane w tabelach — tematycznych listach wierszy i kolumn. Elementy informacji, które chcesz śledzić, są przechowywane w polach (nazywanych również kolumnami). Na przykład w tabeli Kontakty możesz utworzyć pola Nazwisko, Imię, Numer telefonu i Adres. W przypadku tabeli Produkty możesz utworzyć pola Nazwa produktu, Identyfikator produktu i Cena.
Ważne jest, aby starannie wybierać pola. Na przykład zazwyczaj złym pomysłem jest utworzenie pola przechowującego obliczoną wartość. W większości przypadków można Access obliczyć wartość, gdy jest to potrzebne. Po wybraniu pól spróbuj przechowywać informacje w jego najmniejszych użytecznych częściach. Na przykład zamiast pełnego imienia i nazwiska w jednym polu rozważ przechowywanie imion i nazwisk oddzielnie. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli chcesz zgłosić, posortować, wyszukać lub wykonać obliczenia na elemencie informacji, umieść go w samym polu.
Aby uzyskać więcej informacji o projektowaniu bazy danych i wybieraniu pól, zobacz artykuł Podstawowe informacje o projekcie bazy danych.
Pole ma określone cechy definiujące. Na przykład każde pole ma nazwę, która jednoznacznie identyfikuje pole w tabeli. Pole ma również typ danych, który jest wybierany tak, aby odpowiadał przechowywanym informacjom. Typ danych określa wartości, które mogą być przechowywane, oraz operacje, które można wykonać na tych wartościach, a także ilość miejsca do magazynowania przeznaczonego na każdą wartość. Każde pole ma również skojarzoną grupę ustawień nazywaną właściwościami definiującymi wygląd lub zachowanie pola. Na przykład właściwość Format definiuje układ wyświetlania pola — czyli sposób jego wyświetlania.
Wstawianie, dodawanie lub tworzenie nowego pola w tabeli
W widoku arkusza danych można łatwo dodać pole do tabeli. Można jednak dodać pole do tabeli w widoku projektu. W widoku arkusza danych można dodać pole, wpisując dane w komórce poniżej nagłówka kolumny Kliknij, aby dodać . Możesz również dodać pole do tabeli w widoku projektu.
Aby dowiedzieć się więcej o dodawaniu pola do tabeli w widoku arkusza danych, zobacz artykuł Dodawanie lub usuwanie kolumny w arkuszu danych.
Aby dowiedzieć się więcej o dodawaniu pola do tabeli w widoku projektu, zobacz artykuł Tworzenie tabeli i dodawanie pól.
Uwaga: Po dodaniu nowego pola do tabeli to pole nie jest automatycznie dodawane do istniejących formularzy i raportów. Aby pole było wyświetlane w tych formularzach i raportach, należy dodać je ręcznie.
Usuwanie pola z tabeli
Jeśli to możliwe, należy unikać usuwania pola z bazy danych wygenerowanej na podstawie jednego z podanych szablonów — prawdopodobnie to pole jest stosowane w innych obiektach bazy danych, takich jak formularze i raporty. W związku z tym usunięcie pola spowoduje konsekwencje podczas próby użycia innych obiektów bazy danych używających tego pola — obiekty bazy danych nie będą działać zgodnie z oczekiwaniami. Aby te inne obiekty działały poprawnie, należy usunąć wszelkie odwołania do tego pola ze wszystkich obiektów, w których jest ono stosowane.
Gdy zdecydujesz, że musisz usunąć pole z bazy danych wygenerowanej na podstawie szablonu, możesz to zrobić w widoku arkusza danych lub w widoku projektu. Należy pamiętać, że jeśli inne obiekty bazy danych odwołują się do usuniętego pola, należy zmodyfikować te inne obiekty, aby usunąć odwołanie. Jeśli na przykład raport zawiera kontrolkę powiązaną z usuniętym polem i zostanie uruchomiony raport, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, ponieważ program Access nie może znaleźć danych dla tego pola.
Usunięcie pola powoduje trwałe usunięcie wszystkich informacji przechowywanych w tym polu. Z tego powodu podczas usuwania pól należy zachować ostrożność, a przed usunięciem pola należy utworzyć kopię zapasową bazy danych.
Przed usunięciem pola należy się upewnić, że nie bierze ono udziału w żadnych relacjach między tabelami. Podczas próby usunięcia pola, dla którego istnieją relacje, program Access wyświetli ostrzeżenie, że należy najpierw usunąć relacje.
Aby uzyskać instrukcje krok po kroku dotyczące usuwania relacji między tabelami, zobacz artykuł Tworzenie, edytowanie lub usuwanie relacji.
Aby uzyskać instrukcje krok po kroku dotyczące usuwania pól z tabel, zobacz artykuł Usuwanie pola.
Zmienianie nazwy pola lub tabeli
Jeśli to możliwe, należy unikać zmieniania nazwy pola lub tabeli w bazie danych wygenerowanej na podstawie jednego z podanych szablonów — prawdopodobnie pole lub tabela jest stosowane w innych obiektach bazy danych, takich jak formularze i raporty. Zmiana nazwy pola lub tabeli może zatem tworzyć konsekwencje podczas próby użycia innych obiektów bazy danych używających tego pola lub tabeli. Pozostałe obiekty mogą nie działać zgodnie z oczekiwaniami, jeśli nadal odwołują się do starej nazwy. Aby inne obiekty działały poprawnie, stara nazwa musi zostać zmieniona na nową. Jeśli pole wyboru Wykonaj autokorektę nazw jest zaznaczone w kategorii Bieżąca baza danych w oknie dialogowym Opcje programu Access , wiele z tych czynności zostanie wykonanych automatycznie.
Możesz zmienić tekst wyświetlany w nagłówku kolumny w widoku arkusza danych. Możesz to zrobić bez konieczności zmieniania nazwy pola. Jeśli chcesz zmienić tylko tekst w nagłówku kolumny i nie chcesz zmieniać nazwy pola, zobacz sekcję Zmienianie tekstu wyświetlanego w nagłówku kolumny.
W razie potrzeby możesz zmienić nazwę tabeli w okienku nawigacji lub zmienić nazwę pola w widoku arkusza danych lub widoku projektu. Zanim to zrobisz, rozważ włączenie opcji Autokorekta nazw , jeśli nie jest jeszcze włączona.
Włączanie opcji Autokorekta nazw
Zmiana nazwy obiektu bazy danych, takiego jak pole, tabela, formularz lub raport, zwykle ma być propagowana w całej bazie danych. W przeciwnym razie obiekty odwołjące się do starej nazwy nie będą działać zgodnie z oczekiwaniami. Access udostępnia funkcję Autokorekta nazw, która ułatwia propagację zmian nazw. Domyślnie autokorekta nazw jest włączona dla wszystkich nowych baz danych w Access. Jeśli jednak jest wyłączona, możesz ją włączyć, wykonując poniższe czynności.
Włączanie opcji Autokorekta nazw
-
Kliknij pozycję Plik > Opcje.
-
W oknie dialogowym Opcje programu Access w okienku po lewej stronie kliknij pozycję Bieżąca baza danych.
-
W obszarze Opcje Autokorekty nazw zaznacz pole wyboru Śledź informacje Autokorekty nazw , a następnie zaznacz pole wyboru Wykonaj Autokorektę nazw .
-
Jeśli chcesz zachować tabelę, która rejestruje każdą zmianę wykonywaną przez Autokorektę nazw, zaznacz pole wyboru Autokorekta nazw dzienników.
-
Kliknij przycisk OK.
-
Aby zapisać zmiany, kliknij pozycję Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.
Uwaga: Funkcja Autokorekty nazw nie jest taka sama jak funkcja Autokorekty. Funkcja Autokorekty nazw poprawia odwołania między obiektami. Funkcja Autokorekty poprawia często błędnie napisane wyrazy lub frazy.
Zmienianie nazwy pola w widoku arkusza danych
-
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę, w której chcesz zmienić nazwę pola.
Tabela zostanie otwarta w widoku arkusza danych.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny dla pola, które chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Zmień nazwę pola.
-
Wpisz nową nazwę pola, a następnie naciśnij klawisz ENTER.
Zmienianie nazwy pola w widoku projektu
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, w której chcesz zmienić nazwę pola, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu .
Tabela zostanie otwarta w widoku projektu.
-
Kliknij komórkę w kolumnie Nazwa pola dla pola, którego nazwę chcesz zmienić.
Porada: Aby zaznaczyć całą nazwę pola, wskaż po lewej stronie pierwszego znaku w nazwie, aż wskaźnik zmieni się w strzałkę, a następnie kliknij.
-
Edytuj tekst, aby zmienić nazwę pola.
-
Aby zapisać zmiany, kliknij pozycję Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.
Zmienianie nazwy tabeli
Nazwę tabeli i większości innych obiektów bazy danych można zmienić bezpośrednio w okienku nawigacji.
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, której nazwę chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Zmień nazwę .
Uwaga: Aby można było zmienić nazwę tabeli, należy zamknąć wszystkie otwarte obiekty, które odwołują się do tabeli.
-
Wpisz nową nazwę, a następnie naciśnij klawisz ENTER.
-
Aby zapisać zmiany, kliknij pozycję Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.
Zmienianie tekstu wyświetlanego w nagłówku kolumny
Podpis to tytuł lub nagłówek, który można przypisać do pola, ustawiając właściwość Podpis pola. Podpis jest niezależne od nazwy pola — każde pole ma nazwę pola i może mieć podpis. Możesz na przykład chcieć, aby nazwa pola była pojedynczym wyrazem bez osadzonych spacji. Następnie możesz użyć właściwości Podpis , aby utworzyć bardziej opisową nazwę zawierającą spacje. Program Access wyświetla podpis zamiast nazwy pola w widoku arkusza danych oraz w etykietach i nagłówkach w zapytaniach, formularzach i raportach.
Jeśli nie podano tekstu dla właściwości Podpis , nazwa pola jest domyślnie używana.
Jeśli chcesz zmienić nazwę wyświetlaną w nagłówku kolumny w widoku arkusza danych, możesz to zrobić bez zmieniania nazwy pola, ustawiając właściwość Podpis pola. Aby zmienić właściwość Podpis pola, wykonaj następujące czynności:
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, w której chcesz zmienić podpis, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu.
Tabela zostanie otwarta w widoku projektu.
-
Kliknij komórkę w kolumnie Nazwa pola dla pola, którego właściwość Podpis chcesz ustawić.
-
W dolnej sekcji w obszarze Właściwości pola na karcie Ogólne kliknij pozycję Podpis.
-
Wpisz nowy podpis dla tego pola.
-
Aby zapisać zmiany, kliknij pozycję Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.
Przy następnym otwarciu tabeli w widoku arkusza danych w nagłówku kolumny pojawi się podpis zamiast nazwy pola.
Dodawanie pola do formularza lub raportu
Podczas tworzenia bazy danych opartej na szablonie baza danych będzie zawierać wiele wbudowanych, wstępnie zdefiniowanych formularzy i raportów, z których możesz natychmiast pracować. Może się jednak okazać, że chcesz dodać kolejne pole do formularza lub raportu. Dodanie pola do formularza lub raportu polega na utworzeniu tak zwanej kontrolki.
Kontrolki umożliwiają wyświetlanie danych, wykonywanie akcji, a także wyświetlanie informacji zwiększających funkcjonalność interfejsu użytkownika (takich jak etykiety i obrazy) oraz pracę z tymi informacjami. Kontrolki mogą być powiązane, niepowiązane i obliczane.
Pełną listę typów kontrolek, których można używać w formularzach i raportach, można znaleźć w artykule Wprowadzenie do kontrolek.
Dodawanie pola do formularza lub raportu w widoku układu
Po utworzeniu formularza lub raportu możesz łatwo dostosować jego projekt, korzystając z widoku układu. Używając rzeczywistych danych dynamicznych jako przewodnika, możesz dostosować szerokości pól i zmienić rozmieszczenie pól. Możesz umieścić nowe pola w formularzu lub raporcie i ustawić właściwości formularza lub raportu oraz ich kontrolek.
Aby przełączyć się do widoku układu, w okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy formularz lub raport, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok układu . Możesz też kliknąć przycisk Widok układu na pasku stanu programu Access lub kliknąć prawym przyciskiem myszy kartę dokumentu formularza lub raportu, a następnie kliknąć polecenie Widok układu w menu skrótów.
Otwieranie arkusza właściwości
-
Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Arkusz właściwości.
Skrót klawiatury Naciśnij klawisz F4.
Okienko Lista pól umożliwia dodawanie do projektu pól z tabeli lub zapytania źródłowego. Aby wyświetlić okienko Lista pól , na karcie Formatowanie w grupie Formanty kliknij pozycję Dodaj istniejące pola. Następnie można przeciągać pola bezpośrednio z okienka Lista pól do projektu.
Wyświetlanie okienka Lista pól
-
Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Dodaj istniejące pola.
Dodawanie pola z okienka Lista pól
-
Aby dodać jedno pole, przeciągnij je z okienka Lista pól do sekcji, w której ma być wyświetlane w formularzu lub raporcie.
-
Aby dodać kilka pól jednocześnie, przytrzymaj wciśnięty klawisz CTRL i kliknij odpowiednie pola. Przeciągnij zaznaczone pola do formularza lub raportu.
Po upuszczeniu pól w sekcji program Access tworzy powiązaną kontrolkę pola tekstowego dla każdego pola i automatycznie umieszcza kontrolkę etykiety obok każdego pola.
Aby uzyskać więcej informacji na temat formularzy i raportów, zobacz artykuły Dodawanie pola do formularza lub raportu, Tworzenie formularza w programie Access i Tworzenie prostego raportu.
Dodawanie pola przechowującego dokumenty, pliki lub obrazy
Za pomocą Access można dodać pole o typie danych Załącznik w celu przechowywania jednego lub kilku dokumentów, plików lub obrazów. Za pomocą pola załącznika można przechowywać kilka plików w jednym polu. W tym polu można nawet przechowywać więcej niż jeden typ pliku. Na przykład w bazie danych kandydatów do zatrudnienia możesz dołączyć do rekordu każdego kontaktu co najmniej jeden życiorys oprócz zdjęcia.
Dodawanie pola załącznika do tabeli
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę, w której chcesz dodać pole, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu .
Tabela zostanie otwarta w widoku projektu.
-
W kolumnie Nazwa pola kliknij pierwszy pusty wiersz i wpisz nazwę nowego pola.
-
Kliknij sąsiadującą komórkę w kolumnie Typ danych , a następnie wybierz z listy pozycję Załącznik .
-
Aby zapisać zmiany, kliknij pozycję Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.
Program Access może wyświetlić komunikat informujący, że nie można cofnąć zmian po zapisaniu tabeli. Oznacza to, że nie można przekonwertować pola na inny typ danych, ale można je usunąć, jeśli uważasz, że wystąpił błąd.
-
Kliknij przycisk Tak , aby potwierdzić zmianę.
Po dodaniu pola Załącznik do tabeli możesz użyć okna dialogowego Załączniki , aby dodać dokumenty, pliki lub obrazy do rekordu.
Dodawanie załącznika do pola
-
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę, do której chcesz dodać załącznik.
Tabela zostanie otwarta w widoku arkusza danych.
-
W tabeli kliknij dwukrotnie pole załącznika.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Załączniki.
-
Kliknij pozycję Dodaj.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybierz plik.
-
Za pomocą listy Szukaj w przejdź do pliku lub plików, które chcesz dołączyć do rekordu, zaznacz plik lub pliki, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
Pamiętaj, że możesz zaznaczyć wiele plików dowolnego obsługiwanego typu danych.
-
W oknie dialogowym Załączniki kliknij przycisk OK, aby dodać te pliki do tabeli.
Program Access doda pliki do pola i odpowiednio zwiększy liczbę określającą załączniki.
-
W razie potrzeby powtórz te kroki, aby dodać pliki do bieżącego pola lub do innych pól w tabeli.
Aby uzyskać więcej informacji o polach załączników, zobacz artykuł Dołączanie plików i grafik do rekordów w bazie danych.
Zmienianie sposobu wyświetlania pola
Sposób wyświetlania pola można dostosować. Możesz na przykład ustawić formaty wyświetlania, które mają być używane w całej bazie danych, na przykład w formularzach i raportach, lub po otwarciu tabeli w widoku arkusza danych. Aby ustawić format wyświetlania, należy ustawić właściwość Format pola. Właściwość Format pola jest następnie automatycznie dziedziczona przez nowo utworzone formularze i raporty.
Ustawianie formatu wyświetlania w widoku arkusza danych
-
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę zawierającą pole, którego format chcesz ustawić.
Tabela zostanie otwarta w widoku arkusza danych. -
Kliknij pole, którego format wyświetlania chcesz ustawić.
-
Na karcie Pola w grupie Formatowanie kliknij strzałkę na liście rozwijanej obok pozycji Format, a następnie wybierz format.
Pole zostanie wyświetlone w nowym formacie wyświetlania.
Ustawianie formatu wyświetlania w widoku projektu
-
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę zawierającą pole, którego format wyświetlania chcesz zmienić, a następnie w menu skrótów kliknij polecenie Widok projektu .
Tabela zostanie otwarta w widoku projektu.
-
Kliknij pole, którego format wyświetlania chcesz ustawić.
-
W obszarze Właściwości pola na karcie Ogólne kliknij pole Format .
-
Kliknij listę rozwijaną i wybierz format wyświetlania.
-
Aby zapisać zmiany, kliknij pozycję Zapisz na pasku narzędzi Szybki dostęp.
