Microsoft Lync Web Scheduler to oparty na sieci Web program do tworzenia spotkań programu Lync dla użytkowników, którzy nie mają programu Microsoft Outlook lub korzystają z systemu operacyjnego innego niż Windows. Dzięki narzędziu Lync Web Scheduler można tworzyć nowe spotkania, modyfikować spotkania już istniejące i wysyłać zaproszenia za pomocą ulubionego programu poczty e-mail.
Zespół pomocy technicznej Twojej organizacji udostępni Ci nazwę użytkownika i hasło umożliwiające zalogowanie się do programu Web Scheduler.
W tym dokumencie
Tworzenie spotkania programu Lync
Spotkania programu Lync obejmują spotkania online i połączenia konferencyjne. Uczestnicy mogą dołączać przez komputer, aby oglądać prezentację, lub przez telefon, aby tylko słuchać dźwięku.
-
Przejdź do strony https://sched.lync.com i zaloguj się do programu Web Scheduler przy użyciu nazwy użytkownika i hasła.
-
Kliknij pozycję Utwórz nowe spotkanie.
-
W polu Temat wpisz temat spotkania.
-
Możesz pozostawić lokalizację spotkania ustawioną na opcję Spotkanie online albo, jeśli niektórzy uczestnicy mają pojawić się osobiście, dodać lokalizację, taką jak sala konferencyjna.
-
W polu Wiadomość wpisz krótką wiadomość lub plan spotkania (opcjonalnie).
-
Z menu rozwijanego wybierz strefę czasową dla spotkania.
-
Wybierz datę oraz godzinę Rozpoczęcia i Zakończenia spotkania.
-
Domyślnie wszyscy, w tym osoby spoza Twojej firmy, mogą pominąć wirtualną poczekalnię, która pozwala zatwierdzać osoby lub odmawiać im dostępu. Aby uzyskać informacje na temat modyfikowania tych opcji, zobacz Dostęp i Osoby prowadzące.
-
Domyślnie wszystkie zaproszone osoby z Twojej organizacji mają uprawnienia prezentera. Aby uzyskać informacje na temat modyfikowania tych opcji, zobacz Dostęp i Osoby prowadzące.
-
W sekcji Uczestnicy i audio dodaj nazwy uczestników w dostępnym polu, rozdzielając je średnikami (;).
-
Kliknij opcję Sprawdź nazwy, aby sprawdzić, czy nazwy są poprawne. W przypadku osób zaproszonych spoza Twojej firmy wpisz pełne adresy e-mail, takie jak mailto:contoso@contoso.com.
Uwaga: Narzędzie Web Scheduler nie sprawdza dostępności uczestników ani sal konferencyjnych.
-
Jeśli na swoim koncie masz skonfigurowanego dostawcę konferencji dźwiękowych, zaproszenie będzie zawierać darmowy numer, płatny numer i kod uczestnika. Uczestnicy spotkania mogą, zależnie od preferencji, skorzystać z dźwięku z komputera lub dołączyć do spotkania przez telefon.
-
Kliknij przycisk Zapisz.
Wysyłanie zaproszeń do uczestników spotkania
Aby wysłać zaproszenie na spotkanie, wybierz jedną z następujących metod:
Wysyłanie zaproszeń za pomocą programu do obsługi poczty e-mail
Ta metoda polega na skopiowaniu szczegółów spotkania z narzędzia Web Scheduler i wklejeniu ich do zaproszenia na spotkanie utworzonego w dowolnym programie do obsługi poczty e-mail.
Porada: Dostęp do informacji o spotkaniu uzyskasz, klikając opcję Wyświetl informacje o dołączaniu do spotkania na stronie szczegółów spotkania w narzędziu Web Scheduler.
-
Po zakończeniu tworzenia spotkania kliknij przycisk Zapisz.
-
Zostanie otwarte okno z informacjami o spotkaniu.
-
Zaznacz szczegóły spotkania, w tym adres URL spotkania, numer do łączenia się z konferencją dźwiękową i identyfikator konferencji.
-
Kliknij tekst prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Kopiuj.
-
Otwórz dowolny program do obsługi poczty e-mail i utwórz normalne wezwanie na spotkanie.
-
Do zaproszenia wklej szczegóły spotkania online programu Lync (skopiowanie w kroku 4).
-
Dodaj uczestników, sprawdź datę i godzinę spotkania oraz wpisz plan spotkania, a następnie wyślij zaproszenie.
Wysyłanie zaproszeń w formacie iCalendar
Format iCalendar pozwala użytkownikom różnych systemów poczty e-mail wymieniać się informacjami z kalendarza. Odbiorcy zaproszenia w formacie iCalendar muszą mieć odpowiednie oprogramowanie pozwalające otworzyć zaproszenie na spotkanie i odpowiedzieć na nie.
-
W sekcji Moje spotkania wybierz spotkanie na podstawie tematu, a następnie kliknij pozycję Eksportuj w formacie iCalendar.
-
Po wyświetleniu monitu przez program do obsługi poczty e-mail kliknij pozycję Otwórz.
Uwaga: Plik iCalendar zawiera wszystkie informacje dodane podczas planowania spotkania, takie jak wiadomość, uczestników, lokalizację spotkania oraz datę i godzinę.
-
Po otwarciu elementu kalendarza prześlij go dalej do uczestników dodanych podczas planowania spotkania.
-
Osoby zaproszone będą mogły otworzyć plik iCalendar w preferowanym programie do obsługi poczty e-mail, takim jak Outlook, Notes, iCal itp.
Dostęp i Osoby prowadzące
Domyślne ustawienia opcji Dostęp i Osoby prowadzące są optymalne dla typowych spotkań zespołów. Opcje spotkania możesz dostosować, aby lepiej pasowały do Twoich wymagań, typu spotkania lub uczestników.
W sekcji Dostęp i Osoby prowadzące na stronie szczegółów spotkania wybierz, kto może pomijać poczekalnię i dołączyć do spotkania jako prezenter.
Kto pominie poczekalnię
|
Opcje dostępu |
Efekt |
Polecane zastosowanie... |
|
Tylko organizator (zablokowane) |
Tylko organizator może pominąć poczekalnię. Wszyscy inni muszą czekać, aż zostaną zatwierdzeni. |
Nie chcesz, aby inni widzieli zawartość spotkania przed jego rozpoczęciem albo są omawiane poufne informacje. |
|
Osoby z mojej firmy, które zapraszam |
Osoby bez konta w Twojej sieci i osoby niemające zaproszenia będą musiały czekać w poczekalni na zatwierdzenie. |
Omawiane są poufne informacje i chcesz pozwolić na przyłączenie się tylko określonym osobom z Twojej firmy. |
|
Osoby z mojej firmy |
Osoby, które nie mają konta w Twojej sieci, będą musiały czekać w poczekalni na zatwierdzenie. |
Wszyscy uczestnicy mają konta w sieci Twojej organizacji i nie są omawiane poufne informacje. |
|
Wszyscy włącznie z osobami spoza mojej firmy |
Nikt nie czeka w poczekalni. |
Zapraszasz uczestników z zewnątrz i nie są omawiane poufne informacje. |
Ważne: Nawet jeśli poczekalnia spotkania jest włączona, uczestnicy dołączający do spotkania przez telefon automatycznie pomijają poczekalnię.
Kto jest osobą prowadzącą
|
Opcje prezentera |
Kto jest osobą prowadzącą |
Polecane zastosowanie... |
|
Tylko organizator |
Tylko osoba planująca spotkanie. |
Prezentacje, w trakcie których uczestnicy nie muszą wchodzić w interakcje z zawartością spotkania. W trakcie spotkania możesz wyznaczyć kolejnych prezenterów. |
|
Osoby z mojej firmy |
Każda zaproszona osoba, która ma konto w Twojej sieci. |
Sesje robocze z grupami wewnętrznymi, na których wszyscy uczestnicy mogą udostępniać i modyfikować zawartość spotkania. |
|
Wszyscy, w tym osoby spoza mojej firmy (brak ograniczeń) |
Każda zaproszona osoba. |
Sesje robocze z grupami składającymi się z osób, które nie mają konta w Twojej sieci. |
|
Wybrane przeze mnie osoby |
Ty i wybrani przez Ciebie uczestnicy. |
Prezentacje z więcej niż jednym konkretnym prezenterem. |
Uwaga: Uczestników zewnętrznych ani list dystrybucyjnych nie można zapraszać jako prezenterów za pomocą opcji Wybrane przeze mnie osoby. Dostęp prezentera można przypisywać konkretnym osobom w pokoju spotkań.
Dołączanie do spotkania
Możesz użyć łącza do spotkania w zaproszeniu, aby zalogować się do spotkania, albo kliknąć kartę Dołącz do spotkania w narzędziu Web Scheduler, aby rozpocząć spotkanie.
-
W obszarze Moje spotkania kliknij swoje spotkanie.
-
Na stronie ze szczegółami spotkania kliknij kartę Dołącz do spotkania.
-
W programie Lync zostanie otwarte spotkanie, do którego będzie można się zalogować.
Wyświetlanie lub edytowanie istniejących spotkań
Wszystkie zorganizowane przez siebie spotkania możesz wyświetlić na karcie Moje spotkania w programie Web Scheduler. Pamiętaj, że program Web Scheduler wyświetla tylko spotkania zorganizowane przez Ciebie, a nie spotkania, na które masz zaproszenie.
-
Kliknij spotkanie, aby wyświetlić stronę ze szczegółami spotkania, która zawiera krótkie podsumowanie spotkania, zestaw kart z możliwością wykonywania akcji i informacje o spotkaniu.
-
Kliknij przycisk Edytuj.
-
Wprowadź żądane zmiany i kliknij przycisk Zapisz.
-
Kliknij przycisk OK w oknie z alertem o powodzeniu i sprawdź zmodyfikowane informacje.
Ważne: Gdy zaktualizujesz spotkanie, musisz ręcznie wysłać zaktualizowane informacje do zaproszonych osób. Program Web Scheduler nie aktualizuje automatycznie kalendarza.
-
Jeśli do wysłania zaproszeń został użyty format iCalendar, ponownie kliknij opcję Eksportuj jako iCalendar w celu otwarcia zaproszenia i wyślij aktualizację.
-
Jeśli szczegóły spotkania z programu Lync zostały skopiowane do zwykłego wezwania na spotkanie, otwórz zaproszenie, zaktualizuj je o nowe szczegóły spotkania i ponownie wyślij do uczestników.
Usuwanie lub anulowanie spotkania
Spotkania wygasają po 14 dniach od zaplanowanego terminu zakończenia, ale spotkanie możesz usunąć, jeśli chcesz wyczyścić narzędzie Web Scheduler lub anulować spotkanie.
-
Na karcie Moje spotkania kliknij spotkanie, które chcesz usunąć.
-
Na stronie szczegółów spotkania kliknij kartę Usuń spotkanie.
-
W oknie potwierdzenia kliknij przycisk Tak.
Ważne: Informacje o anulowaniu trzeba wysłać uczestnikom, ponieważ narzędzie Web Scheduler nie aktualizuje automatycznie kalendarza.
-
Jeśli do wysłania zaproszeń został użyty format iCalendar, otwórz zaproszenie i kliknij opcję Anuluj. Spowoduje to wysłanie informacji o anulowaniu do uczestników.
-
Jeśli szczegóły spotkania z programu Lync zostały skopiowane do zwykłego wezwania na spotkanie, otwórz zaproszenie, a następnie kliknij opcję Anuluj w celu wysłania informacji o anulowaniu do zaproszonych osób.
