Może się zdarzyć, że zechcesz posortować dane nie według kolejności alfabetycznej lub liczbowej, ale według kolejności zdefiniowanej przez użytkownika (nazywanej również kolejnością niestandardową lub logiczną). Na przykład sortowanie dni powszednich w taki sposób, aby poniedziałek był pierwszy, ma większy sens niż sortowanie w kolejności alfabetycznej, gdzie piątek jest wyświetlany jako pierwszy. Dane można sortować w widoku arkusza danych tabeli lub zapytania albo w widoku formularza formularza.
Co chcesz zrobić?
Sortowanie małej, skończonej liczby unikatowych wartości pól
W tej procedurze wpiszesz wyrażenie, które używa funkcji IIf do klasyfikowania stanowisk pracowników.
Najpierw utwórz tabelę zawierającą trzy pola — Tytuł, Imię i Nazwisko. W polu Tytuł wprowadź następujące wartości dla czterech nowych rekordów:
-
Wewnątrz koordynatora sprzedaży
-
Menedżer sprzedaży
-
Przedstawiciel handlowy
-
Wiceprezes ds. sprzedaży
W polach Imię i Nazwisko czterech rekordów wprowadź dowolne nazwy.
-
Teraz otwórz tabelę w widoku arkusza danych.
-
Na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie & filtru kliknij pozycję Zaawansowane , a następnie w menu skrótów kliknij pozycję Filtr/sortowanie zaawansowane .
-
Dodaj do siatki odpowiednie pola, takie jak Imię, Nazwisko i Tytuł.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy wiersz Pole w pierwszej pustej kolumnie, kliknij polecenie Powiększenie, a następnie wpisz następujące wyrażenie:
IIf ([Tytuł] = "Wiceprezes, Sprzedaż", 1, IIf ([Tytuł] = "Kierownik sprzedaży", 2, IIf ([Tytuł] = "Przedstawiciel handlowy", 3, IIf ([Tytuł] = "Wewnątrz koordynatora sprzedaży", 4, 5))))
Tytuł to nazwa pola zawierającego wartości, które są klasyfikowane. Wartości ujęte w cudzysłów to poszczególne wartości przechowywane w polu. Następująca wartość liczbowa to przypisana do niej pozycja. Poprzednie wyrażenie przypisuje pozycje od 1 do 4 do czterech różnych tytułów i przypisuje pozycję 5 wszystkim pozostałym. Podczas sortowania tytuły niewymienione w tym wyrażeniu mają taką samą pozycję (5).
-
W wierszu Sortuj dla kolumny zawierającej wyrażenie kliknij pozycję Rosnąco.
-
Na karcie Narzędzia główne w grupie Sortowanie & filtru kliknij pozycję Przełącz filtr.
Funkcja IIf zwraca wartość liczbową odpowiadającą wartości w polu Tytuł. Jeśli na przykład wartością w polu Tytuł jest Menedżer sprzedaży, przypisana liczba wynosi 2. Jeśli w polu Tytuł znajduje się wartość, która nie jest wymieniona jako argument funkcji — na przykład koordynator okręgu — jest przypisana liczba 5. Następnie zapytanie posześci te liczby w kolejności rosnącej.
Sortowanie dużej liczby unikatowych wartości pól
Jeśli masz dużą liczbę wartości do klasyfikowania, lepszym sposobem sortowania danych jest utworzenie tabeli odnośników.
Załóżmy, że tabela Pracownicy odwołuje się do ponad 50 różnych tytułów. Najpierw należy utworzyć tabelę odnośnika i przygotować istniejącą tabelę do wyszukania nowej tabeli. Następnie należy powiązać te dwie tabele i utworzyć zapytanie.
Tworzenie tabeli odnośnika i modyfikowanie istniejącej tabeli
-
Utwórz nową tabelę odnośnika, która będzie przechowywać tytuły. Nadaj tabeli nazwę tblTitles i ustaw pola na typy danych wskazane w nawiasach, jak pokazano w poniższej tabeli:
TitleID
(Autonumerowanie)Tytuł
(tekst)1
Wiceprezes ds. sprzedaży
2
Menedżer sprzedaży
3
Przedstawiciel handlowy
4
Wewnątrz koordynatora sprzedaży
-
Ustaw pole TitleID jako klucz podstawowy.
-
Zmodyfikuj tabelę Pracownik tak, aby wyszukuje tabelę tblTitles.
-
W widoku projektu zmień nazwę pola Tytuł na Identyfikator Tytułu.
-
W kolumnie Typ danych zmień typ danych na liczba.
-
-
Na karcie Ogólne w obszarze Właściwości pola zmień wartość Rozmiar pola na Liczba całkowita długa.
-
Zapisz tabelę i zignoruj ostrzeżenie o utracie danych.
-
Przełącz do widoku arkusza danych.
-
Wypełnij kolumnę Tytuły wartością TitleID odpowiadającą wartości tytułu.
Na przykład w przypadku rekordów, w których wartością pola Tytuł jest Menedżer sprzedaży, wpisz 2. W przypadku przedstawiciela handlowego wpisz 3.
-
Zapisz i zamknij tabelę.
Tworzenie relacji między dwiema tabelami
-
Na karcie Narzędzia bazy danych w grupie Relacje kliknij pozycję Relacje.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Relacje kliknij pozycję Dodaj tabele (lub Pokaż tabele w Access 2013 ).
-
Wybierz pozycję tblTitles and Employees i kliknij pozycję Dodaj , aby dodać je do okna Relacje. Zamknij okno dialogowe Pokazywanie tabeli.
-
Przeciągnij pole TitleID z tabeli tblTitles do pola TitleID w tabeli Pracownicy.
Zostanie otwarte okno dialogowe Edytowanie relacji .
-
Upewnij się, że nazwy pól wyświetlane w obu kolumnach są zarówno identyfikatorami titleid, jak i że w polu Typ relacji jest wyświetlany tekst Jeden-do-wielu. W razie potrzeby możesz zmienić nazwy pól.
-
Zaznacz pole wyboru Wymuszaj więzy integralności.
-
Kliknij pozycję Utwórz, aby utworzyć relację.
Okno dialogowe Edytowanie relacji zostanie zamknięte i zostaną zapisane zmiany.
-
Zamknij kartę Relacje .
Tworzenie zapytania
-
Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.
-
W oknie dialogowym Dodawanie tabel (Pokaż tabelę w Access 2013 ) kliknij kartę Tabele , kliknij dwukrotnie pozycję Pracownicy, a następnie kliknij dwukrotnie pozycję tblTitles.
-
Dodaj pola Identyfikator pracownika, Nazwisko i Imię z tabeli Pracownicy i pole Tytuł z tabeli tblTitles do siatki projektu zapytania.
-
Przełącz do widoku arkusza danych.
