Widoków tabeli przestawnej i wykresu przestawnego można używać, gdy trzeba przeprowadzić interakcyjną analizę danych lub utworzyć dynamiczne, interakcyjne wykresy. W tym artykule wyjaśniono kroki wymagane do utworzenia i dostosowania każdego widoku.
Co chcesz zrobić?
Informacje o widokach tabeli przestawnej
Tabela przestawna to interakcyjna tabela, która szybko łączy i porównuje duże ilości danych. Możesz obrócić jego wiersze i kolumny, aby wyświetlić różne podsumowania danych źródłowych, a także wyświetlić szczegóły dotyczące interesujących cię obszarów. Tabela przestawna służy do analizowania powiązanych sum, zwłaszcza wtedy, gdy masz długą listę liczb do zsumowania i chcesz porównać kilka faktów dotyczących każdej z nich.
Przykładowy widok tabeli przestawnej
Na poniższej ilustracji przedstawiono zapytanie dotyczące danych faktury w widoku tabeli przestawnej. W tym widoku są wyświetlane tylko podsumowane wartości.
Pole Kraj jest filtrowane w celu pokazania danych tylko dla Stany Zjednoczone.
Pole Region niestandardowy to niestandardowe pole grupy. Niestandardowe pola grupy umożliwiają grupowanie elementów w odpowiedni sposób na potrzeby lepszej analizy danych. Tutaj elementy miasta są pogrupowane w dwie kategorie: Zachodnie Wybrzeże i Reszta kraju.
Łączna wartość trans pokazuje jako wartość procentową łączną wartość transakcji obsługiwanych przez sprzedawcę w każdym z dwóch regionów.
Nie. z Trans Przedstawia liczbę transakcji obsługiwanych przez sprzedawcę w każdym z dwóch regionów.
Na powyższej ilustracji można łatwo porównać dane różnych sprzedawców i regionów. Ponieważ tabela jest interakcyjna, można szybko zmienić filtry, sumy i poziom wyświetlanych szczegółów, dzięki czemu można analizować dane na różne sposoby.
View detail data
Aby wyświetlić poszczególne rekordy szczegółów, możesz kliknąć znak plus (+) po prawej stronie sprzedawcy lub poniżej regionu. Na poniższej ilustracji przedstawiono dane szczegółowe dotyczące Anny Dodsworth.
Te pola szczegółów istnieją w źródłowym źródle rekordów.
Pole szczegółów obliczeniowych używa wyrażenia opartego na innych polach szczegółów.
Te indywidualne transakcje były obsługiwane przez Anne Dodsworth w regionie Zachodniego Wybrzeża.
Pola podsumowania i dane są wyświetlane u dołu widoku.
Aby ukryć odpowiednie dane szczegółowe, możesz kliknąć znak minus (-) z prawej strony sprzedawcy lub regionu.
Uwaga: Ukrywanie danych szczegółowych zwiększa wydajność widoku tabeli przestawnej.
View individual items
Jeśli obszar kolumny zawiera więcej niż jedno pole, możesz kliknąć znak plus (+) lub minus (-) po lewej stronie elementu, aby wyświetlić lub ukryć elementy niższego poziomu. Aby na przykład wyświetlić podsumowane lub szczegółowe dane dotyczące każdego miasta na zachodnim wybrzeżu, kliknij znak plus (+) z lewej strony zachodniego wybrzeża.
Na poniższej ilustracji przedstawiono podsumowane wartości dla każdego miasta w grupie Zachodnie wybrzeże.
Elementy pola Miasto , które są zgrupowane w grupie niestandardowej Zachodnie wybrzeże.
Dane podsumowania dla elgin.
Kliknięcie tutaj powoduje wyświetlenie danych klientów opartych na elgin i podsumowania danych dla każdego klienta.
Kliknięcie tutaj powoduje wyświetlenie danych szczegółowych dotyczących elgin.
Tworzenie widoku tabeli przestawnej
Można również tworzyć widoki tabeli przestawnej i wykresu przestawnego dla zapytań, tabel i formularzy programu Access. Na potrzeby tego artykułu wyjaśniono, jak utworzyć widok tabeli przestawnej i widok wykresu przestawnego dla zapytania programu Access.
Krok 1. Tworzenie zapytania
Jeśli jeszcze nie masz zapytania, którego chcesz użyć w widoku tabeli przestawnej, utwórz nowe:
-
Na karcie Tworzenie w grupie Zapytania kliknij pozycję Kreator zapytań , jeśli chcesz, aby kreator pomógł w tworzeniu zapytania, lub pozycję Projekt zapytania , jeśli chcesz utworzyć zapytanie samodzielnie.
Podczas dodawania pól do siatki zapytania pamiętaj o uwzględnieniu następujących elementów:
-
Pola zawierające dane, które chcesz podsumować (na przykład kwoty walutowe lub inne dane liczbowe).
-
Pola, według których chcesz porównać dane, takie jak pracownik, region lub data.
Jeśli zamierzasz zliczać elementy w tabeli przestawnej, należy również dołączyć unikatowe pole identyfikatora dla zliczania elementów. Aby na przykład zliczyć liczbę faktur, zapytanie powinno zawierać identyfikator tabeli faktur.
Więcej informacji na temat tworzenia zapytań zawiera artykuł Wprowadzenie do zapytań.
Krok 2. Otwarcie zapytania w widoku tabeli przestawnej
-
Jeśli zapytanie nie jest jeszcze otwarte, w okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie.
-
Na karcie Narzędzia główne w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok tabeli przestawnej.Program Access wyświetli pusty widok tabeli przestawnej bez żadnych pól i danych.
Krok 3. Dodawanie pól danych do widoku tabeli przestawnej
W tym kroku dodasz pola, które tworzą nagłówki wierszy i kolumn w widoku tabeli przestawnej, a także pola szczegółów i filtrowania. W tym celu musi być widoczna lista pól.
-
Jeśli lista pól nie jest widoczna, na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Lista pól.
Dodawanie pól wierszy
Pola wierszy to pola, które tworzą wiersze tabeli przestawnej. Na ilustracjach na początku tego artykułu pole wiersza to Sprzedawca.
Aby dodać pole wiersza:
-
Przeciągnij pole z listy pól do obszaru oznaczonego jako Upuść pola wierszy tutaj w tabeli przestawnej.
Możesz również dodać pole filtru, korzystając z następującej procedury:
-
Zaznacz pole na liście pól.
-
U dołu listy pól wybierz z listy rozwijanej pozycję Obszar wierszy , a następnie kliknij pozycję Dodaj do.
Dodawanie pól kolumn
Jak wskazuje nazwa, pola kolumn to pola, które tworzą kolumny tabeli przestawnej. Na ilustracjach na początku tego artykułupolami kolumn są miasto i identyfikator klienta .
Aby dodać pole kolumny:
-
Przeciągnij pole z listy pól do obszaru oznaczonego jako Drop Column Fields here in the PivotTable.Drag the field from the Field List to the area marked Drop Column Fields Here in the PivotTable.
Możesz również dodać pole filtru, korzystając z następującej procedury:
-
Zaznacz pole na liście pól.
-
U dołu listy pól wybierz z listy rozwijanej pozycję Obszar kolumny , a następnie kliknij pozycję Dodaj do.
Dodawanie pól szczegółów
Pola szczegółów to te, które tworzą komórki szczegółów tabeli przestawnej. Na ilustracjach na początku tego artykułu wszystkie pola szczegółów to Nazwa produktu, Cena jednostkowa i Ilość .
Aby dodać pole szczegółów:
-
Przeciągnij pole z listy pól do obszaru oznaczonego jako Upuść sumy lub Pola szczegółów tutaj w tabeli przestawnej.
Możesz również dodać pole filtru, korzystając z następującej procedury:
-
Zaznacz pole na liście pól.
-
U dołu listy pól wybierz z listy rozwijanej pozycję Obszar szczegółów , a następnie kliknij pozycję Dodaj do.
Dodawanie pól filtru
Pola filtru są opcjonalne. Dodanie pola filtru umożliwia filtrowanie całej tabeli przestawnej według wartości. Na przykład na pierwszej ilustracji na początku tego artykułu pole Country zostało dodane jako pole filtru. W związku z tym można filtrować całą tabelę przestawną według określonych krajów.
Aby dodać pole filtru:
-
Przeciągnij pole z listy pól do obszaru oznaczonego jako Pola filtru upuszczania w tabeli przestawnej.
Możesz również dodać pole filtru, korzystając z następującej procedury:
-
Zaznacz pole na liście pól.
-
U dołu listy pól wybierz z listy rozwijanej pozycję Obszar filtru , a następnie kliknij pozycję Dodaj do.
Przenoszenie pola
-
Przeciągnij nazwę pola do odpowiedniej lokalizacji. Pamiętaj, aby przeciągnąć samą nazwę pola (na przykład Sprzedawca), a nie jedną z wartości pól.
Usunięcie pola
-
Zaznacz nazwę pola, które chcesz usunąć, a następnie na karcie Projektowanie w grupie Aktywne pole kliknij pozycję Usuń pole.
Uwaga: Ta akcja powoduje usunięcie pola z widoku, ale pole jest nadal dostępne w źródłowym źródle danych.
Krok 4. Dodawanie pól szczegółów obliczeniowych i pól sumy do widoku
Dodawanie pól szczegółów obliczeniowych
-
Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Formuły, a następnie kliknij pozycję Utwórz pole szczegółów obliczeniowych.Program Access wyświetli okno dialogowe Właściwości .
-
W polu Nazwa wpisz nazwę pola obliczeniowego.
-
W większym polu poniżej pola Nazwa wpisz obliczenie, które chcesz wykonać, na przykład: CenaJednac * Ilość
Porada: Podczas wpisywania obliczeń można dodawać pola do obliczeń za pomocą listy rozwijanej i przycisku Wstaw odwołanie do u dołu okna dialogowego Właściwości.
-
Kliknij przycisk Zmień. Program Access doda pole obliczeniowe do listy pól.
-
Powtórz kroki od 2 do 4 dla pozostałych pól obliczeniowych, które chcesz utworzyć.
-
Zamknij okno dialogowe Właściwości.
-
Dodaj pole obliczeniowe do tabeli przestawnej zgodnie z instrukcjami w sekcji Dodawanie pól szczegółów.
Dodawanie pól sumy
-
Upewnij się, że są wyświetlane komórki szczegółów: zaznacz etykietę nagłówka kolumny, a następnie na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Pokaż szczegóły.
-
Wybierz jedną z wartości szczegółów, dla których chcesz dodać sumę.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Autocalc, a następnie kliknij typ sumy, którą chcesz dodać.
-
Powtórz krok 3 dla wszystkich innych typów sum, które chcesz dodać.
Krok 5. Zmienianie podpisów pól i formatowanie danych
-
W tabeli przestawnej wybierz etykietę pola, które chcesz zmienić.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Właściwości.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Podpisy .
-
W polu Podpis wpisz odpowiedni podpis, a następnie naciśnij ENTER.
-
Ustaw inne opcje formatowania dla podpisów.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Formatowanie .
-
Użyj poleceń na karcie Formatowanie , aby posortować dane i sformatować tekst oraz komórki.
-
Jeśli tabela przestawna zawiera wiersze sumy, kliknij pozycję Ukryj szczegóły na karcie Projektowanie , aby ukryć pola szczegółów i wyświetlić tylko pola sumy.
-
Powtórz kroki od 3 do 7, aby ustawić podpisy i formaty dla pól sumy.
Porada: Aby wyświetlić sumy jako procent sum końcowych, wybierz jedną z sum, a następnie na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij pozycję Pokaż jako, a następnie wybierz sumę końcową, z którą chcesz porównać (sumę wiersza, sumę kolumny itd.).
Krok 6. Filtrowanie, sortowanie i grupowanie danych
-
Aby filtrować dane, kliknij strzałkę w dół obok dowolnej nazwy pola, a następnie zaznacz lub pola wyboru w celu uzyskania odpowiedniego filtrowania.
-
Aby pogrupować dane:
-
W tabeli przestawnej kliknij wartości, które chcesz zgrupować. Aby na przykład zgrupować kilka miast, kliknij pierwsze miasto, a następnie naciśnij i przytrzymaj CTRL podczas klikania innych miast, które chcesz zgrupować.
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy jedną z zaznaczonych wartości, a następnie kliknij polecenie Grupuj elementy. Program Access tworzy niestandardowy poziom grupy. Możesz zmienić podpis i formatowanie grupy, wykonując procedurę opisaną w sekcji Krok 5. Zmienianie podpisów pól i formatowanie danych.
-
Po dodaniu poziomu grupowania możesz zaznaczyć grupę, a następnie użyć poleceń Rozwiń pole i Zwiń pole na karcie Projektowanie , aby odpowiednio wyświetlić lub ukryć poszczególne pola w grupie.
Projektowanie widoku wykresu przestawnego
Różnice między widokiem tabeli przestawnej a widokiem wykresu przestawnego
Układ widoku wykresu przestawnego jest podobny do układu widoku tabeli przestawnej, z tym że domyślnie widoki tabeli przestawnej zawierają szczegóły danych, podczas gdy w widokach wykresów przestawnych są wyświetlane sumy lub podsumowania danych (zwykle w formie sum lub zliczeń).
Ponadto zamiast obszarów wierszy i kolumn w widoku wykresu przestawnego są wyświetlane obszary serii i kategorii. Seria to grupa powiązanych punktów danych, która jest zwykle reprezentowana w legendzie przez określony kolor. Kategoria składa się z jednego punktu danych z każdej serii i zazwyczaj jest reprezentowana przez etykietę na osi kategorii (x).
Zmiany układu tabeli, zapytania lub formularza w innych widokach są niezależne od układu obiektu w widoku tabeli przestawnej lub wykresu przestawnego. Jednak zmiana układu wprowadzana w widoku tabeli przestawnej, taka jak przenoszenie pola z obszaru wiersza do obszaru kolumny, jest odzwierciedlana w widoku wykresu przestawnego i na odwrót.
Przykłady widoku wykresu przestawnego
Pierwszy przykład widoku wykresu przestawnego przedstawia pięciu sprzedawców, którzy w latach 1996–1998 mieli najwyższą kwotę sprzedaży (na co wskazują łączne ceny jednostkowe) w Stany Zjednoczone. Każdy znacznik danych rozciąga się na wartość na osi wartości (y), która reprezentuje sumę cen za sprzedane jednostki.
W obszarze filtru pole Kraj jest filtrowane w celu wyświetlenia tylko cen jednostkowych USA.
W obszarze danych są wyświetlane sumy sprzedaży cen jednostkowych.
Obszar kreślenia stanowi tło dla znaczników danych.
Linie siatki ułatwiają sprawdzanie, gdzie znaczniki danych spadają na oś wartości.
Ten znacznik danych reprezentuje jeden punkt kategorii (w tym przypadku sprzedawcę) składającego się z trzech punktów serii (w tym przypadku lat 1996, 1997 i 1998).
Obszar serii zawiera pole serii Data zamówienia. Legenda została dodana po prawej stronie tego wykresu i jest wyświetlana bezpośrednio pod polem serii.
Obszar kategorii składa się z etykiet kategorii; w tym przypadku etykiety kategorii to imiona i nazwiska sprzedawców.
Etykieta wartości osi stanowi ramkę odwołania dla każdego znacznika danych.
Ten sam wykres może być "przestawny" lub modyfikowany w celu zilustrowania różnych zestawów analiz, na przykład w następnym przykładzie, który porównuje pięć najlepszych krajów/regionów w przypadku złożonych zamówień. W tym przykładzie pole Sprzedawca znajduje się teraz w obszarze filtru, a pole Kraj znajduje się w obszarze kategorii.
Tworzenie widoku wykresu przestawnego
Poniższe instrukcje są oparte na założeniu, że wykonano powyższe kroki w celu utworzenia widoku tabeli przestawnej.
Krok 1. Przełączanie do widoku wykresu przestawnego
Na karcie Projektowanie w grupie Widoki kliknij pozycję Widok, a następnie kliknij pozycję Widok wykresu przestawnego.
Krok 2. Dodawanie i usuwanie pól w widoku wykresu przestawnego
W tym kroku możesz dodać lub usunąć pola z wykresu. Po usunięciu pola z wykresu dane są nadal dostępne na liście pól, ale nie są wyświetlane na wykresie.
Dodawanie pola
-
Aby dodać pole, przeciągnij je z listy pól do jednej z "stref upuszczania" na wykresie. Możesz również wybrać pole z listy pól, a następnie u dołu listy pól wybrać obszar, do którego chcesz dodać pole, a następnie kliknąć pozycję Dodaj do.
-
Jeśli nie widzisz stref upuszczania, na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Strefy upuszczania.
-
Jeśli nie widzisz listy pól, na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Lista pól.
-
Usunięcie pola
-
Aby usunąć pole, zaznacz jego etykietę na wykresie, a następnie naciśnij DELETE. Możesz też przeciągnąć pole poza wykres.
Krok 3. Grupowanie, filtrowanie i sortowanie danych
Aby wykres był bardziej czytelny, często warto grupować, filtrować i sortować dane. Na przykład na ilustracjach na początku tej sekcji daty zamówień są pogrupowane według lat, dzięki czemu łatwo jest szybko wyświetlić podsumowania dla każdego roku zamiast patrzeć na poszczególne daty zamówień. Ponadto dane są filtrowane w celu sprawdzenia, którzy sprzedawcy mieli najwyższą kwotę sprzedaży. Na koniec każdy znacznik danych jest sortowany według jego wartości całkowitej w kolejności rosnącej, dzięki czemu łatwo jest sprawdzić, którzy z pięciu sprzedawców mieli najwyższą sprzedaż, a którzy najniższą.
Grupowanie danych
-
Wybierz nazwę pola na wykresie.
-
Jeśli okno dialogowe Właściwości nie jest jeszcze wyświetlane, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę pola, a następnie kliknij polecenie Właściwości.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Filtruj i grupuj .
-
W obszarze Grupowanie na liście Grupuj elementy według wybierz odpowiednią opcję grupowania. Na przykład w polu daty możesz kliknąć pozycję Lata. W polu tekstowym można grupować według znaków prefiksu, na przykład pierwszych 3 znaków nazwy.
Filtrowanie danych
-
Zaznacz znacznik danych na wykresie.
-
Jeśli okno dialogowe Właściwości nie jest jeszcze wyświetlane, kliknij prawym przyciskiem myszy znacznik danych, a następnie kliknij polecenie Właściwości.
-
Na karcie Filtruj i grupuj w oknie dialogowym Właściwości w obszarze Filtrowanie wybierz typ filtrowania i liczbę elementów, które chcesz wyświetlić. Aby na przykład wyświetlić 5 pierwszych elementów, wybierz pozycję Góra na liście Wyświetl listę , a następnie wpisz 5 w polu Elementy .
Sortowanie danych
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy znacznik danych na wykresie, wskaż polecenie Sortuj, a następnie kliknij odpowiednią opcję sortowania.
Krok 4. Zmienianie typu wykresu
-
Kliknij prawym przyciskiem myszy pusty obszar na wykresie, a następnie kliknij polecenie Zmień typ wykresu.
-
W oknie dialogowym Właściwości na liście po lewej stronie wybierz ogólny typ wykresu.
-
Na liście po prawej stronie wybierz odpowiedni typ wykresu.
Krok 5. Dodawanie legendy
-
Kliknij pusty obszar wykresu.
-
Na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Legenda.
Krok 6. Edytowanie i formatowanie tekstu
Tytuły osi
-
Wybierz tytuł osi, który chcesz sformatować.
-
Jeśli okno dialogowe Właściwości nie jest jeszcze wyświetlane, kliknij prawym przyciskiem myszy tytuł, a następnie kliknij polecenie Właściwości.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Formatowanie i w polu Podpis wpisz tekst, który chcesz wyświetlić.
-
W obszarze Format tekstu na tej samej karcie wybierz odpowiednie opcje formatowania.
Etykiety danych
-
Kliknij etykietę danych (na przykład jedną z etykiet wzdłuż osi kategorii (x).
-
Kliknij etykietę ponownie, aby zaznaczyć wszystkie etykiety wzdłuż osi.
-
Jeśli okno dialogowe Właściwości nie jest jeszcze wyświetlane, kliknij prawym przyciskiem myszy jedną z etykiet, a następnie kliknij polecenie Właściwości.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Formatowanie , a następnie wybierz odpowiednie opcje formatowania.
Krok 7. Formatowanie obszaru kreślenia
-
Kliknij obszar kreślenia, aby go zaznaczyć. Obszar kreślenia to pole zawierające znaczniki danych.
-
Jeśli okno dialogowe Właściwości nie jest jeszcze wyświetlane, kliknij prawym przyciskiem myszy obszar kreślenia, a następnie kliknij polecenie Właściwości.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Obramowanie/wypełnienie .
-
Wybierz odpowiednie opcje formatowania obszaru kreślenia.
-
Zaznacz linię siatki na wykresie.
-
W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Linia/znacznik .
-
Wybierz odpowiednie opcje formatowania linii siatki.
