W tym artykule wyjaśniono, jak wyświetlać odpowiedzi zbierania danych, jak zweryfikować ustawienia przetwarzania poczty e-mail oraz jak rozwiązywać typowe typy komunikatów o błędach lub problemy z odpowiedziami.
Okno dialogowe Zarządzanie wiadomościami zbierania danych ułatwia zarządzanie zarówno wiadomościami zbierania danych wysyłanych do adresatów wiadomości e-mail, jak i odpowiedziami otrzymanymi dla każdej z tych wiadomości w skrzynce odbiorczej programu Outlook.
Jeśli okno dialogowe nie jest widoczne, wykonaj następujące czynności, aby je otworzyć:
-
Otwórz bazę danych zawierającą komunikat, którym chcesz zarządzać.
-
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Zarządzaj odpowiedziami.
Co chcesz zrobić?
Wyświetlanie odpowiedzi
Oto, co się stanie po wysłaniu formularza zbierania danych pocztą e-mail. Adresaci odpowiadają na wiadomość, klikając pozycję Odpowiedz, wypełniając formularz, a następnie klikając pozycję Wyślij. W tej sekcji wyjaśniono, jak wyświetlać odpowiedzi i co zrobić, jeśli którekolwiek z nich nie są poprawnie przetwarzane. Niezależnie od tego, czy odpowiedzi mają być przetwarzane automatycznie, czy ręcznie, możesz otworzyć odpowiedzi ręcznie lub dowiedzieć się, kto odpowiedział. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania opcji procesji odpowiedzi, zobacz artykuł Dodawanie danych zebranych za pośrednictwem poczty e-mail do bazy danych programu Access.
Aby wyświetlić odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:
-
Otwórz program Microsoft Outlook 2007 lub 2010 i przejdź do folderu wyznaczonego do przechowywania odpowiedzi zbierania danych.
Porada: Jeśli nie pamiętasz nazwy folderu, na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Zarządzaj odpowiedziami. W oknie dialogowym Zarządzanie wiadomościami zbierania danych nazwa folderu znajduje się w kolumnie Folder programu Outlook w wierszu odpowiadającym wiadomości, której odpowiedzi chcesz wyświetlić.
-
Aby otworzyć odpowiedź w programie Outlook, kliknij dwukrotnie odpowiedź. Formularz zostanie wyświetlony w miarę jego wykonywania przez nadawcę.
Program Access nie będzie przetwarzać odpowiedzi na wiadomość odpowiedzi. Dlatego, jeśli zobaczysz, że co najmniej jeden formularz od adresata jest pusty, niekompletny lub nie został poprawnie ukończony, musisz ponownie wysłać oryginalną wiadomość e-mail do tych użytkowników, zamiast używać polecenia Odpowiedz . Aby uzyskać więcej informacji na temat ponownego wysłania wiadomości zbierania danych, zobacz Ponowne wysyłanie wiadomości zbierania danych.
Podobnie, jeśli chcesz wysłać żądanie do dodatkowych osób, musisz ponownie wysłać oryginalną wiadomość, zamiast przesyłać ją dalej.
Sprawdzanie ustawień automatycznego przetwarzania odpowiedzi
Jeśli wybrano automatyczne przetwarzanie odpowiedzi, wykonaj następujące czynności, aby upewnić się, że odpowiedzi są przetwarzane poprawnie:
-
Dla każdej odpowiedzi przejrzyj wartości w kolumnach Flaga monitująca, Stan zbierania danych i Kategorie .
Porada: Jeśli w widoku nie widzisz kolumn Flaga monitująca, Stan zbierania danych i Kategorie , dodaj je za pomocą selektora pól. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny, a następnie kliknij polecenie Wybór pola. W oknie dialogowym Wybór pola przeciągnij poszczególne pola i upuść je w prawo lub w lewo istniejącego nagłówka kolumny.
Jeśli w folderze programu Outlook flaga monitująca została ustawiona na pomyślnie ustawioną operację zbierania danych, kolumna Stan zbierania danych jest pusta, a w kolumnie Kategorie jest zielony wskaźnik, odpowiedź została pomyślnie przetworzona.
-
Ponadto warto przejrzeć zawartość tabel docelowych, aby upewnić się, że zebrane dane są przechowywane jako nowe rekordy lub jako aktualizacje istniejących rekordów.
Uwaga: Nie będzie można dodać danych z odpowiedzi e-mail, jeśli adresat użył usługi Hotmail lub Yahoo do wysłania Ci formularza zbierania danych.
Rozwiązywanie problemów dotyczących automatycznie przetwarzanych odpowiedzi
Adresaci wiadomości e-mail mogą zgłaszać, że wypełnili formularze i wysłali je z powrotem do Ciebie jako odpowiedzi. Oczekiwane wyniki nie są jednak widoczne w programie Access ani Outlook. Na przykład:
-
Dane w tabelach docelowych w programie Access nie są widoczne. Nowe rekordy nie są dodawane lub istniejące rekordy nie są aktualizowane.
-
W kolumnie Stan zbierania danych dla wiadomości w programie Outlook jest wyświetlany komunikat o błędzie lub ciąg "Wiadomość nieprzetworzona". Ponadto w kolumnie Kategorie wiadomości jest wyświetlany czerwony kwadrat lub jest on pusty.
Jeśli występują tego typu problemy, zobacz kroki rozwiązywania problemów opisane w artykule Moje odpowiedzi na zbieranie danych nie są automatycznie przetwarzane.
Ponadto zobacz Dodawanie danych zebranych za pośrednictwem poczty e-mail do bazy danych programu Access , jeśli chcesz sprawdzić, czy przetwarzanie automatyczne zostało poprawnie skonfigurowane.
Ręczne przetwarzanie odpowiedzi
Ręczne przetwarzanie odpowiedzi wymaga rozpoczęcia operacji eksportowania z programu Outlook. Możesz wyeksportować tylko jedną odpowiedź naraz. Unikaj odpowiedzi, dla których kolumna Stan zbierania danych jest ustawiona na Zbieranie danych przy użyciu poczty e-mail zakończyła się pomyślnie. Ten stan oznacza, że odpowiedź została już pomyślnie przetworzona. Odpowiedzi, dla których kolumna Stan zbierania danych jest ustawiona na Nieprzetworzone wiadomości , muszą zostać przetworzone ręcznie. Odpowiedź z komunikatem o błędzie w tej kolumnie nie została automatycznie przetworzona i będzie wymagać rozwiązania problemów, zanim będzie można ją ręcznie wyeksportować. Aby uzyskać pomoc dotyczącą rozwiązywania problemów, zobacz Moje odpowiedzi zbierania danych nie są automatycznie przetwarzane.
-
W programie Outlook kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedź, którą chcesz przetworzyć ręcznie.
-
Kliknij pozycję Eksportuj dane do programu Microsoft Office Access.
-
W oknie dialogowym Eksportowanie danych do programu Microsoft Access przejrzyj szczegóły odpowiedzi, a następnie kliknij przycisk OK , aby wyeksportować dane. Jeśli operacja eksportowania zakończy się pomyślnie, zostanie wyświetlony komunikat Dane pomyślnie wyeksportowane do bazy danych. Jeśli operacja nie powiedzie się, zostanie wyświetlony komunikat Nie można zaimportować danych z powodu błędów oraz opis problemów, które spowodowały błąd. W poniższej tabeli wymieniono problemy, które mogą powodować niepowodzenie operacji eksportowania.
Rozwiązywanie problemów dotyczących ręcznie przetwarzanych odpowiedzi
|
Komunikat kolumny Stan problemu lub zbierania danych |
Przyczyna |
Rozwiązanie |
|
Po kliknięciu odpowiedzi prawym przyciskiem myszy nie widzę polecenia Eksportuj dane do programu Microsoft Access . |
Zaznaczona wiadomość nie jest prawidłową odpowiedzią zbierania danych. |
Usuń wiadomości, które nie są odpowiedziami zbierania danych z wyznaczonego folderu. |
|
Odpowiedź nie trafia do odpowiedniego folderu. |
Tylko oryginalne odpowiedzi na wiadomość będą trafiać do określonego folderu. Odpowiedzi na Twoje wiadomości (o ile nie została użyta kopia wiadomości w folderze Elementy wysłane do wygenerowania odpowiedzi) i odpowiedzi należące do wątku wiadomości e-mail używanego do dyskusji mogą nie zostać przeniesione do wyznaczonego folderu. Inne możliwe przyczyny to: brak zainstalowanego programu Access lub brak dodatku wymaganego do przetworzenia odpowiedzi lub jest uszkodzony. |
Jeśli jedna z Twoich odpowiedzi nie jest przetwarzana, wypełnij formularz znajdujący się w wysłanej wiadomości znalezionej w folderze Elementy wysłane. Jeśli użytkownik wypełnił formularz w odpowiedzi na odpowiedź, poproś użytkownika o udzielenie odpowiedzi na oryginalną wiadomość. Jeśli podejrzewasz, że brakuje dodatku lub jest uszkodzony, przełącz się do programu Outlook i wykonaj następujące czynności:
Jeśli zobaczysz wpis w obszarze Wyłączone dodatki aplikacji, kliknij strzałkę w polu Zarządzaj , wybierz pozycję Elementy wyłączone, a następnie w oknie dialogowym Elementy wyłączone wybierz pozycję Dodatek programu Microsoft Access Outlook do zbierania i publikowania danych i kliknij pozycję Włącz. Jeśli nie widzisz dodatku programu Microsoft Access Outlook do zbierania i publikowania danych , spróbuj ponownie zainstalować program Access. |
|
Nie można znaleźć bazy danych. Znajdź bazę danych i ręcznie zaimportuj dane. |
Baza danych została przeniesiona do innej lokalizacji, została zmieniona lub usunięta albo uszkodzona. |
Przywróć bazę danych do pierwotnej lokalizacji, a następnie spróbuj ponownie. |
|
Baza danych jest już w użyciu. |
Baza danych jest otwarta w trybie wyłączności i nie można wprowadzać zmian w bazie danych, dopóki nie zostanie wydana blokada wyłączna. |
Poproś użytkownika, który ma otwartą bazę danych w trybie wyłączności, o zamknięcie i otwarcie bazy danych w trybie normalnym. Następnie spróbuj ręcznie wyeksportować odpowiedź. |
|
Brakuje tabeli, zapytania lub pola. |
Usunięto lub zmieniono nazwę tabeli docelowej lub zapytania docelowego albo jego struktura została zmodyfikowana w taki sposób, aby nie można było dodawać zawartości formularza do tabel. |
Utwórz brakujące tabele docelowe i zapytania lub utwórz i wyślij nową wiadomość zbierania danych. |
|
Formularz jest uszkodzony lub został zmodyfikowany. |
Formularz w odpowiedzi jest uszkodzony lub ktoś (adresat lub nadawca) zmodyfikował formularz. |
Jeśli adresat zmodyfikował formularz, poproś go o ponowne wysłanie formularza do Ciebie, a następnie ręcznie wyeksportuj odpowiedź. Jeśli formularz oryginalnej wiadomości jest uszkodzony lub nieprawidłowy, należy utworzyć i wysłać nową wiadomość. |
|
Brakuje informacji niezbędnych do ukończenia przetwarzania. |
Brak informacji niezbędnych do mapowania odpowiedzi na istniejący rekord, który musi zostać zaktualizowany. |
Ustawienia wiadomości muszą być synchronizowane z programem Outlook. W programie Access na karcie Dane zewnętrzne w grupie Zbieranie danych kliknij pozycję Zarządzaj odpowiedziami. W oknie dialogowym Zarządzanie odpowiedziami zaznacz wiadomość. W obszarze Szczegóły wiadomości w programie Access zostanie wyświetlone okno z ostrzeżeniem. Kliknij ostrzeżenie, aby zsynchronizować ustawienia, a następnie zamknij okno dialogowe. Wróć do programu Outlook, a następnie spróbuj ręcznie wyeksportować odpowiedź. |
|
Nie można dodawać ani aktualizować danych, ponieważ dane skutkują zduplikowaną wartością w polu akceptującym tylko wartości unikatowe. |
Pole, którego właściwość Indeksowane ma wartość Tak (Bez duplikatów) nie może zawierać zduplikowanych wartości. Jeśli wartość przypisana do pola formularza już istnieje w odpowiednim polu tabeli, operacja zakończy się niepowodzeniem. |
Poproś adresatów o wysłanie innej odpowiedzi z inną wartością w polu formularza. |
|
Wprowadzona wartość nie jest elementem listy opcji do wyboru. |
Formularz zawiera wymagane pole wyszukujące wartości, ale użytkownik nie określił wartości dla pola lub właściwość LimitToList (LimitToList ) tego pola jest ustawiona na wartość Tak , a użytkownik określił wartość, która nie znajduje się na liście. |
Poproś adresatów o ponowne wysłanie odpowiedzi po wypełnieniu wszystkich pól lub wypełnij i zapisz formularz , a następnie spróbuj ponownie wyeksportować. |
|
Nieprawidłowa wartość w polu formularza. |
Adresat wprowadził nieprawidłowe dane w co najmniej jednym polu. |
Poproś adresatów o ponowne wysłanie odpowiedzi po wypełnieniu wszystkich pól lub wypełnij i zapisz formularz, a następnie spróbuj ponownie wyeksportować. |
|
Odpowiedź zawiera formularz, który należy wypełnić. Gdy skończysz, wyślij ją do nadawcy tej wiadomości e-mail. |
Adresat nie wypełnił formularza. |
Poproś adresatów o wysłanie kolejnej odpowiedzi po wypełnieniu formularza. |
Jeśli oryginalna wiadomość nie dotarła do niektórych użytkowników, spróbuj wysłać ją ponownie, zamiast przesyłać ją dalej. Aby uzyskać więcej informacji o ponownym wysłaniu wiadomości, zobacz Ponowne wysyłanie wiadomości zbierania danych.
