Znajdowanie rekordów zawierających najwyższe lub najniższe wartości w grupie lub polu

Wybieranie między zapytaniem zwracającym najwyższe wartości a filtrem

Aby określić, czy należy utworzyć zapytanie zwracające najwyższe wartości czy zastosować filtr, rozważ następujące kwestie:

• Jeśli mają być zwracane rekordy o najwyższych lub najniższych wartościach w polu, gdy dokładne najwyższe lub najniższe wartości nie są znane (lub nie mają znaczenia), utwórz zapytanie zwracające najwyższe wartości.

• Jeśli mają być zwracane wszystkie rekordy zawierające w polu wartości równe określonej wartości albo mniejsze lub większe od niej, zastosuj filtr. Aby na przykład zobaczyć produkty z cenami od 50 zł do 100 zł, zastosuj filtr. Na poniższym rysunku przedstawiono przykładowy filtr w widoku projektu zapytania i wyniki, jakie ten filtr może wygenerować.

  

  Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia i używania filtrów, zobacz artykuł Stosowanie filtru w celu wyświetlenia wybranych rekordów w bazie danych programu Access.

Zasady tworzenia i używania zapytań zwracających najwyższe wartości

Podczas pracy należy pamiętać, że niezależnie od typu zapytania (zapytanie wybierające lub podsumowujące) należy używać pól, które zawierają dane opisowe, takie jak nazwiska pracowników lub nazwy produktów, oraz pola, w którym znajdują się najwyższe lub najniższe wartości do znalezienia, takiego jak pole ceny lub daty. Można użyć jednego lub więcej pól danych, a jeśli jest używane zapytanie podsumowujące, pola danych zazwyczaj powinny zawierać informacje o kategoriach, takie jak informacje w polu miasta lub kraju/regionu. Dane kategorii można pominąć tylko przy tworzeniu zapytania podsumowującego dla wszystkich rekordów, takiego jak „pokaż pięć procent zamówień, które mają najwyższą wartość”. Jednego z tych dwóch typów zapytań można również użyć do znalezienia najwyższych i najniższych wartości w grupie rekordów lub wśród rekordów podzielonych na kategorie. Aby uzyskać więcej informacji na temat wykonywania tej operacji, zobacz sekcję Znajdowanie najwyższych lub najniższych wartości dla rekordów w kategoriach lub grupach w dalszej części tego artykułu.

Tworzenie podstawowego zapytania zwracającego najwyższe wartości

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij tabelę, która ma zostać użyta w zapytaniu, kliknij pozycję Dodaj , aby umieścić tabelę w siatce projektu, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
   — lub —
   Kliknij dwukrotnie tabelę.
   Jeśli używasz przykładowych danych, dodaj tabelę Pracownicy do zapytania.

3. Dodaj pola, których chcesz użyć w zapytaniu, do siatki projektu. Możesz kliknąć dwukrotnie każde pole lub przeciągnąć i upuścić poszczególne pola na puste komórki w wierszu Pole.
   Jeśli używasz tabeli przykładowej, dodaj pola Imię, Nazwisko i Data urodzenia.

4. W polu zawierającym najwyższe lub najniższe wartości (w tabeli przykładowej jest to pole Data urodzenia) kliknij wiersz Sortuj i wybierz opcję Rosnąco lub Malejąco.
   Jeśli pole wartości zawiera liczby, takie jak ceny lub wyniki sprzedaży, kolejność sortowania Rosnąco zwraca najniższe wartości, a kolejność sortowania Malejąco zwraca najwyższe wartości. Jeśli pole wartości zawiera daty, kolejność sortowania Malejąco zwraca najpóźniejszą datę, a kolejność sortowania Rosnąco zwraca najwcześniejszą datę.
   

   Ważne: W wierszu Sortowanie ustaw opcję Rosnąco lub Malejąco tylko dla tych pól, które zawierają najwyższe lub najniższe wartości. Jeśli kolejność sortowania zostanie określona dla pola innego niż pole zawierające najwyższe lub najniższe wartości — na przykład dla pola NazwaProduktu zamiast Cena — zapytanie nie zwróci odpowiednich wyników.

5. Na karcie Projektowanie w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Return (lista Najwyższe wartości ) i wprowadź liczbę lub procent rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.

6. Kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

7. Zapisz zapytanie i pozostaw je otwarte — będzie używane w następnych krokach.

Jak widać, ten typ zapytania zwracającego najwyższe wartości pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania, na przykład kto jest najstarszą lub najmłodszą osobą w firmie. W następnych krokach wyjaśniono, w jaki sposób używać wyrażeń i innych kryteriów, aby zapewnić skuteczność i elastyczność zapytania. Kryteria pokazane w kolejnym kroku zwracają daty trzech najbliższych urodzin pracowników.

Dodawanie kryteriów do zapytania

1. W widoku projektu otwórz zapytanie utworzone w poprzednich krokach.

2. W siatce projektu zapytania w kolumnie z prawej strony kolumny Data urodzenia skopiuj i wklej lub wpisz wyrażenie Wyr1: DatePart("m",[DataUrodzenia]). Funkcja DatePart wyodrębnia wartość miesiąca z wartości w polu Data urodzenia.

3. Po prawej stronie kolumny zawierającej dane wyrażenie skopiuj i wklej lub wpisz wyrażenie Wyr2: DatePart("d",[DataUrodzenia]). W tym przypadku funkcja DatePart wyodrębnia wartość dnia z wartości w polu Data urodzenia.

4. Wyczyść pola wyboru w wierszu Pokaż dla każdego wyrażenia, kliknij komórkę Sortuj dla każdego wyrażenia, a następnie wybierz opcję Rosnąco.

5. Opcjonalnie możesz określić kryteria ograniczające zakres zapytania. Po określeniu kryteriów zapytanie posortuje tylko rekordy spełniające kryteria, a najwyższe lub najniższe wartości pól zostaną zidentyfikowane na liście.
   Aby kontynuować pracę z danymi przykładowymi, w wierszu Kryteria pola DataUrodzenia wpisz lub skopiuj i wklej następujące wyrażenie:

   Month([DataUrodzenia]) > Month(Date()) Or Month([DataUrodzenia])= Month(Date()) And Day([DataUrodzenia])>Day(Date())

   To wyrażenie wykonuje następujące czynności: Część Month([BirthDate]) > Month(Date()) sprawdza datę urodzenia każdego pracownika, aby sprawdzić, czy przypada ona w przyszłym miesiącu i, jeśli jest prawdziwa, uwzględnia te rekordy w zapytaniu. Część Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) wyrażenia sprawdza daty urodzenia występujące w bieżącym miesiącu, aby sprawdzić, czy data urodzenia przypada w dniu bieżącym, czy po tej dacie. Jeśli ten warunek jest spełniony, funkcja uwzględnia te rekordy w wynikach zapytania. Podsumowując, to wyrażenie ignoruje wszelkie rekordy, w których data urodzenia przypada między 1 stycznia a datą uruchomienia zapytania.

   Aby zobaczyć więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

6. Na karcie Projektowanie w grupie Konfiguracja zapytania kliknij strzałkę w dół obok pozycji Return (lista Najwyższe wartości ) i wprowadź liczbę lub procent rekordów, które chcesz wyświetlić, lub wybierz odpowiednią opcję z listy.

7. Kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.

Tworzenie zapytania podsumowującego

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Zaznacz tabele, z których chcesz pracować, kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk Zamknij po zakończeniu dodawania tabel.
   — lub —
   Kliknij dwukrotnie tabele, których chcesz użyć, a następnie kliknij przycisk Zamknij. Każda tabela zostanie wyświetlona w siatce projektu. Jeśli używasz przykładowych tabel wymienionych powyżej, dodaj tabele Kategorie i Produkty.

3. Kliknij dwukrotnie pola tabeli, których chcesz użyć w zapytaniu.
   Upewnij się, że na tym etapie dodano do zapytania tylko pola grupy i pole wartości. Jeśli używasz przykładowych danych wyszczególnionych w poprzedniej tabeli, dodaj pole Nazwa kategorii z tabeli Kategorie i pole Cena z tabeli Produkty.

4. Opcjonalnie można określić kryteria ograniczające zakres zapytania.
   Sortowanie obejmie tylko rekordy spełniające te kryteria, a na posortowanej liście zostaną zidentyfikowane najwyższe i najniższe wartości. Aby na przykład wykluczyć produkty z kategorii Sport, dodaj następujące wyrażenie do wiersza Kryteria w polu Nazwa kategorii: <>"Sport".
   Aby zobaczyć więcej przykładów wyrażeń kryteriów zapytań, zobacz artykuł Przykłady kryteriów zapytań.

5. Przekonwertuj zapytanie na zapytanie podsumowujące.

   1. Na karcie Projektowanie w grupie Pokazywanie/ukrywanie kliknij pozycję Sumy.

      W siatce projektu zostanie wyświetlony wiersz Suma.

6. Sprawdź, czy w komórce Suma poszczególnych pól grupy jest ustawiona wartość Grupuj według, a następnie ustaw w komórce Suma dla pola wartości (pola zawierającego najwyższe i najniższe wartości) wartość Maksimum lub Minimum.
   Wybranie ustawienia Maksimum spowoduje, że zostanie zwrócona najwyższa wartość w polu liczbowym albo najpóźniejsza wartość daty lub godziny w polu typu Data/Godzina. Wybranie ustawienia Minimum spowoduje, że zostanie zwrócona najniższa wartość w polu liczbowym albo najwcześniejsza wartość daty lub godziny w polu typu Data/Godzina. Jeśli korzystasz z przykładowych danych, w komórce Suma w polu Nazwa kategorii określ ustawienie Grupuj według, a w polu Cena w komórce Suma określ ustawienie Maksimum lub Minimum.

7. Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia upewnij się, że na liście Zwrot jest ustawiona wartość Wszystkie, a następnie kliknij przycisk Uruchom , aby uruchomić zapytanie i wyświetlić wyniki w widoku arkusza danych.
   

   Uwaga: W zależności od funkcji wybranej w kroku 7 program Access zmieni nazwę pola wartości w zapytaniu na MaxNazwaPolalub MinNazwaPola. W przypadku korzystania z przykładowych tabel program Access zmieni nazwę pola na MaxCena lub MinCena.

8. Zapisz zapytanie i przejdź do następnych kroków.

Zapytanie nie zwraca nazw produktów ani żadnych innych informacji o produktach. Aby zobaczyć te dodatkowe dane, musisz utworzyć drugie zapytanie, w którym zostanie uwzględnione właśnie utworzona zapytanie. W następnych krokach wyjaśniono, w jaki sposób utworzyć drugie zapytanie.

Tworzenie drugiego zapytania w celu wyświetlenia większej ilości danych

1. Na karcie Tworzenie w grupie Kwerendy kliknij pozycję Projekt kwerendy.

2. Kliknij kartę Zapytania , a następnie kliknij dwukrotnie zapytanie podsumowujące utworzone w poprzedniej sekcji.

3. Kliknij kartę Tabele i dodaj tabele użyte w zapytaniu podsumowującym oraz wszystkie żądane tabele zawierające inne dane pokrewne, które chcesz zobaczyć.
   Jeśli są używane przykładowe tabele wymienione wcześniej, dodaj do nowego zapytania tabele Kategorie, Produkty i Dostawcy.

4. Połącz pola w zapytaniu podsumowującym z odpowiadającymi im polami w tabelach nadrzędnych. W tym celu przeciągnij każde pole w zapytaniu podsumowującym do odpowiadającego mu pola w tabeli.

   W przypadku korzystania z przykładowych danych przeciągnij pole Nazwa kategorii w zapytaniu podsumowującym do pola Nazwa kategorii w tabeli Kategorie. Następnie przeciągnij pole MaxCena w zapytaniu podsumowującym do pola Cena w tabeli Produkty. Sprzężenia udostępniają nowe zapytanie wybierające, która zbiera dane z zapytania podsumowującego i z innych tabel.

5. W oknie zapytania podsumowującego kliknij dwukrotnie gwiazdkę, aby dodać całe zapytanie do siatki projektu, a następnie przeciągnij dodatkowe pola z innych tabel w zapytaniu.

   W przypadku używania tabel przykładowych kliknij dwukrotnie zapytanie podsumowujące utworzone w poprzedniej sekcji, a następnie dodaj pola Nazwa produktu i Dostawca odpowiednio z tabel Produkty i Dostawcy.

6. Opcjonalnie określ kolejność sortowania dla jednej lub większej liczby kolumn.
   Aby na przykład wyświetlić listę kategorii w kolejności alfabetycznej, ustaw komórkę Sortowanie kolumny Nazwa kategorii na wartość Rosnąco.

7. Na karcie Projektowanie w grupie Wyniki kliknij przycisk Uruchom.

   Spowoduje to uruchomienie zapytania i wyświetlenie wyników w widoku arkusza danych.

Początek strony

Tworzenie zapytania tworzącego tabelę

1. Zapytanie zwracające najwyższe wartości powinno być otwarte w widoku projektu. Wykonaj następujące czynności:

   Na karcie Projektowanie w grupie Typ kwerendy kliknij przycisk Utwórz tabelę.
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie tabeli.

2. W polu Nazwa tabeli wpisz nazwę tabeli, w której będą przechowywane rekordy o najwyższej i najniższej wartości. Wpisz na przykład tekst Najwyższe i najniższe rekordy, a następnie kliknij przycisk OK.
   Przy każdym uruchomieniu zapytania zamiast wyświetlania wyników w widoku arkusza danych zapytanie będzie tworzyło tabelę i zastępowało najwyższą wartość bieżącymi danymi.

3. Zapisz i zamknij kwerendę.

Tworzenie kwerendy dołączającej

1. Otwórz zapytanie zwracające najniższą wartość w widoku projektu.

2. Na karcie Projektowanie w grupie Typ zapytania kliknij przycisk Dołącz.

3. W oknie dialogowym Dołączanie wpisz nazwę wpisaną wcześniej w oknie dialogowym Tworzenie tabeli.
   Wpisz na przykład tekst Najwyższe i najniższe rekordy, a następnie kliknij przycisk OK. Przy każdym uruchomieniu zapytania zamiast wyświetlania wyników w widoku arkusza danych zapytanie będzie dołączało rekordy do tabeli Najwyższe i najniższe rekordy.

4. Zapisz i zamknij kwerendę.

Uruchamianie zapytań

Teraz możesz uruchomić dwa zapytania.

• W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie zapytanie zwracające najwyższą wartość i kliknij pozycję Tak w wiadomościach.

• Kliknij dwukrotnie zapytanie Najniższa wartość i kliknij przycisk Tak w komunikatach.

• Otwórz tabelę Najwyższe i najniższe rekordy w widoku arkusza danych.

Początek strony