Maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access

Você pode compartilhar um banco de dados access de várias maneiras, dependendo de suas necessidades e recursos disponíveis. Este artigo analisa as opções disponíveis, os benefícios de cada um e locais para saber mais.

Neste artigo

• Uma visão geral das maneiras de compartilhar dados do Access
• Compartilhar um único banco de dados
• Compartilhar um banco de dados dividido
• Compartilhar dados em um site do SharePoint
• Compartilhar dados usando um servidor de banco de dados

Uma visão geral das maneiras de compartilhar dados do Access

Os aplicativos de banco de dados mudam e crescem ao longo do tempo. Muitos fatores afetam as necessidades e o desempenho, incluindo o número de usuários simultâneos, o ambiente de rede, a taxa de transferência, a latência, o tamanho do banco de dados, os horários de pico de uso e o crescimento esperado. Se sua solução de banco de dados for bem-sucedida, provavelmente precisará evoluir. Felizmente, o Access oferece um caminho evolutivo de simples para avançado, para que você possa dimensionar sua solução ao longo do tempo. A tabela a seguir resume cenários e cargas de trabalho de acesso para ajudá-lo a escolher esse caminho.

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Compartilhar um único banco de dados

Essa opção é a mais simples e tem o menor número de requisitos. Ele também oferece a menor funcionalidade. Nesse método, o arquivo de banco de dados é armazenado em uma unidade de rede compartilhada e todos os usuários compartilham o arquivo de banco de dados ao mesmo tempo. Algumas limitações incluem confiabilidade e disponibilidade quando vários usuários alteram dados ao mesmo tempo porque todos os objetos de banco de dados são compartilhados. Esse método também pode reduzir o desempenho porque todos os objetos de banco de dados são enviados pela rede.

Essa opção pode funcionar se apenas algumas pessoas usarem o banco de dados ao mesmo tempo e os usuários não precisarem personalizar o design do banco de dados. No entanto, esse método é menos seguro do que outros métodos de compartilhamento porque cada usuário tem uma cópia completa do arquivo de banco de dados. Isso aumenta o risco de acesso não autorizado.

Para compartilhar um banco de dados usando uma pasta compartilhada:

1. Em um ambiente doméstico ou de pequenas empresas, compartilhe uma pasta com pessoas específicas. Para obter mais informações, consulte Compartilhamento de arquivos em uma rede no Windows.

2. Verifique se o Access está definido como aberto no modo compartilhado em todos os computadores dos usuários. Essa é a configuração padrão, mas marcar ter certeza. Se um usuário abrir o banco de dados no modo exclusivo, ele interferirá na disponibilidade de dados.

   1. Inicie o Access e selecioneOpçõesde Arquivo>.
   2. Na caixa de diálogo Opções de Acesso , selecione Configurações do Cliente.
   3. Na seção Avançado , em Modo aberto padrão, selecione Compartilhado, selecione OK e, em seguida, saia do Access.

3. Copie o arquivo de banco de dados na pasta compartilhada. Depois de copiar o arquivo, verifique se os atributos de arquivo permitem acesso de leitura e gravação ao arquivo de banco de dados. Os usuários devem ter acesso de leitura e gravação para usar o banco de dados.

4. No computador de cada usuário, crie um atalho para o arquivo de banco de dados. Para obter mais informações, consulte Criar um atalho de área de trabalho para um programa ou arquivo do Office.

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Compartilhar um banco de dados dividido

Essa é uma boa escolha se você não tiver um site do SharePoint ou um servidor de banco de dados. Você pode compartilhar um banco de dados dividido em uma LAN (rede de área local). Quando você divide um banco de dados, você o reorganiza em dois arquivos: um banco de dados back-end que contém as tabelas de dados e um banco de dados front-end que contém todos os outros objetos de banco de dados, como consultas, formulários e relatórios. Cada usuário interage com os dados usando uma cópia local do banco de dados front-end.

Os benefícios da divisão de um banco de dados incluem o seguinte:

• Melhor desempenho: Somente os dados são compartilhados em toda a rede, não nas tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.
• Maior disponibilidade: Transações de banco de dados, como edições de registro, terminam mais rapidamente.
• Segurança aprimorada: Os usuários acessam o banco de dados de back-end por meio de tabelas vinculadas. É menos provável que invasores possam obter acesso não autorizado aos dados por meio do banco de dados front-end.
• Confiabilidade aprimorada: Se um usuário encontrar um problema e o banco de dados fechar inesperadamente, qualquer corrupção de arquivo de banco de dados geralmente será limitada à cópia do banco de dados front-end que o usuário havia aberto.
• Ambiente de desenvolvimento flexível: Cada usuário pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados de forma independente sem afetar outros usuários. Você também pode desenvolver e distribuir uma nova versão do banco de dados front-end sem interromper o acesso aos dados armazenados no banco de dados de back-end.

Para obter mais informações, consulte Dividir um banco de dados de acesso.

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Compartilhar dados em um site do SharePoint

Há várias maneiras de compartilhar dados do Access em um site do SharePoint:

• Ligando: O processo de vinculação se conecta aos dados em outro programa, para que você possa exibir e editar os dados mais recentes no SharePoint e no Access sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se você não quiser copiar uma lista do SharePoint em seu banco de dados access, mas quiser executar consultas e criar relatórios com base nessa lista, você pode vincular-se aos dados.
• Movendo: Ao mover dados do Access para um site do SharePoint, você cria listas no site do SharePoint que permanecem vinculadas a tabelas em seu banco de dados. O Assistente de Exportação de Tabelas para SharePoint ajuda você a mover os dados de todas as tabelas ao mesmo tempo e manter seus relacionamentos.

Para obter mais informações, consulte Importar, vincular ou mover dados para o SharePoint.

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Compartilhar dados usando um servidor de banco de dados

Você pode usar o Access com um produto de servidor de banco de dados, como o SQL Server para compartilhar o banco de dados. Esse método oferece muitos benefícios, mas requer software adicional: um produto de servidor de banco de dados.

Este método é semelhante à divisão de um banco de dados, pois as tabelas são armazenadas na rede, e cada usuário tem uma cópia local de um arquivo de banco de dados do Access que contém links para as tabelas, junto com consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados. Os benefícios desse método de compartilhamento dependem do software do servidor de banco de dados que você usa, mas geralmente incluem contas de usuário e acesso seletivo a dados, forte disponibilidade de dados e ferramentas integradas de gerenciamento de dados. Além disso, a maioria dos softwares do servidor de banco de dados funciona bem com versões anteriores do Access, portanto, nem todos os usuários devem usar a mesma versão. Somente as tabelas são compartilhadas. Para obter mais informações, consulte Migrar um banco de dados access para SQL Server, Importar ou vincular a dados em um banco de dados SQL Server e Vincular ou importar dados de um banco de dados do servidor SQL do Azure.

Benefícios de compartilhar um banco de dados usando um servidor de banco de dados

• Alto desempenho e escalabilidade: Em muitas situações, um servidor de banco de dados oferece um desempenho melhor do que apenas um arquivo de banco de dados access. Muitos produtos do servidor de banco de dados também dão suporte a bancos de dados muito grandes, do tamanho de terabyte, que são cerca de 500 vezes o limite atual para um arquivo de banco de dados access (dois gigabytes). Os produtos do servidor de banco de dados geralmente funcionam com eficiência processando consultas em paralelo e minimizando requisitos adicionais de memória quando mais usuários são adicionados.
• Maior disponibilidade: A maioria dos produtos do servidor de banco de dados permite fazer backup do banco de dados enquanto ele está em uso. Como resultado, você não precisa forçar os usuários a sair do banco de dados para fazer backup de dados. Os produtos do servidor de banco de dados também geralmente lidam com a edição simultânea e o bloqueio de registros com eficiência.
• Segurança aprimorada: Nenhum banco de dados pode ser totalmente seguro. No entanto, os produtos do servidor de banco de dados oferecem forte segurança que pode ajudar a proteger seus dados contra uso não autorizado. A maioria dos produtos do servidor de banco de dados oferece segurança baseada em conta, o que permite especificar quem pode ver quais tabelas. Mesmo que alguém obtenha indevidamente o front-end do Access, a segurança baseada em conta ajuda a impedir o uso não autorizado de dados.
• Recuperabilidade automática: No caso de falha do sistema, como uma falha do sistema operacional ou uma interrupção de energia, alguns produtos do servidor de banco de dados têm mecanismos de recuperação automáticos que restauram um banco de dados para o último estado consistente em minutos, sem intervenção de administrador de banco de dados.
• Processamento baseado em servidor: O uso do Access em uma configuração cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego de rede processando consultas de banco de dados no servidor antes de enviar resultados ao cliente. Fazer com que o servidor faça o processamento geralmente é mais eficiente, especialmente quando você trabalha com grandes conjuntos de dados.
• SQL do Azure Server: além dos benefícios do SQL Server, ele oferece escalabilidade dinâmica sem tempo de inatividade, otimização inteligente, escalabilidade e disponibilidade globais, sem custos de hardware e menos administração.

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