Deseja tornar fácil e eficiente inserir dados atualizados e precisos em um documento comercial? Você pode usar dados de uma fonte externa no corpo de um documento Microsoft Word 2013 usando uma combinação de colunas de dados externas do Microsoft SharePoint e Word controles de conteúdo. Por exemplo, você pode querer criar um contrato de cliente padrão em uma biblioteca de documentos que contenha um nome do cliente, nome da empresa e número de telefone armazenados em um banco de dados LOB (Linha de Negócios), como SAP ou Dynamics CRM.
Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos e Definir um modelo de arquivo para uma biblioteca de documentos ou formulários.
O que você deseja fazer?
- Antes de você começar
- Saiba mais sobre documentos estruturados
- Criar colunas de dados externas em uma lista ou biblioteca
- Criar um modelo Word para exibir dados externos em controles de conteúdo
- Criar um documento Word e inserir dados
Antes de começar
Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:
Preparar a fonte de dados externa Um administrador pode precisar criar uma conta e fornecer permissões à fonte de dados para garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados e que os dados não acabem em mãos erradas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.
Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador deve ativar os Serviços de Conectividade de Dados Empresariais e o Serviço de Repositório Seguro.
Configurar o Secure Store Services Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para o aplicativo de destino.
Configurar os Serviços de Conectividade de Dados Empresariais Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados de Conectividade de Dados Empresariais e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.
Criar um tipo de conteúdo externo Um usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte de dados externa.
Verifique se os produtos do Office estão prontos para uso Para sincronizar dados externos com produtos do Office, você deve ter o Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, você será automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, verifique se a opção de instalação do Office, Os Serviços de Conectividade Empresarial estão habilitados (esse é o padrão). Essa opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime, que faz o seguinte: armazena em cache e sincroniza com dados externos, mapeia dados comerciais para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de itens externos em produtos do Office e executa soluções personalizadas dentro de produtos do Office.
Saiba mais sobre documentos estruturados
Os documentos estruturados controlam onde o conteúdo pode aparecer em um documento, qual tipo de conteúdo pode aparecer no documento e se o conteúdo pode ser editado. Exemplos de documentos estruturados incluem:
- Um documento legal que contém uma linguagem legal que não deve ser editada.
- Uma página de capa padrão para uma proposta de negócios que exige que um autor insira título, endereço de email, número de telefone e nome.
- Uma fatura que inclui automaticamente dados atualizados do cliente.
Para criar um documento estruturado no Word 2013, você usa controles de conteúdo que permitem corrigir a posição do conteúdo, especificar o tipo de conteúdo (texto, data, imagem e assim por diante), realçar com cor e controlar a edição. Você também pode vincular automaticamente os controles de conteúdo a colunas de dados externas correspondentes.
Criar colunas de dados externas em uma lista ou biblioteca
Observação
Criar uma coluna de dados externa requer permissão de contribuição ou superior na lista ou biblioteca.
Navegue até o site do SharePoint e navegue até a lista ou biblioteca.
Observação
Você não pode adicionar uma coluna de dados externa a uma lista externa.
Clique em Lista ou Configurações de Lista de Biblioteca > ou Configurações de Biblioteca.
Na seção Colunas , clique em Criar Coluna.
Insira o nome da coluna, como Cliente, e em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.
Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipo de Conteúdo Externo e selecione o item apropriado na lista de tipos de conteúdo externos, por exemplo, Cliente.
Decida como você deseja lidar com as ações definidas para o tipo de conteúdo externo fazendo um ou mais dos seguintes procedimentos:
- Para exibir um menu de uma ou mais ações, clique em Exibir o menu ações.
- Para fazer com que a coluna de dados externos execute a ação padrão quando selecionada, clique em Vincular esta coluna à Ação Padrão do tipo de conteúdo externo.
Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um desses campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campo específicos, como BusinessName e BusinessPhone.
Criar um modelo Word para exibir dados externos em controles de conteúdo
- Na biblioteca de documentos do SharePoint, clique emConfigurações da> Biblioteca.
- Em Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas.
- Na seção Modelo de Documento , em URL do Modelo, clique em Editar Modelo.
- Depois que Word 2013 for aberto, para exibir ou ocultar o Painel de Informações do Documento, na guia Desenvolvedor, no grupo Modelos, clique em Painel de Documentos, selecione ou desmarqueSempre mostrar Painel de Informações do Documento no documento aberto e salvar inicial e clique em OK.
- Adicione o texto padrão que você deseja exibir em cada documento.
Por exemplo, talvez você queira adicionar o texto do contrato "boiler-plate" necessário para uma proposta de venda. - Na guia Inserir , no grupo Texto , clique em Partes Rápidas, aponte para Propriedade do Documento e clique e arraste cada campo com base nas colunas de dados externas para o corpo do documento como controles de conteúdo.
Por exemplo, clique e arraste CustomerName, BusinessName e BusinessPhone. - Clique em Salvar arquivo> e, em seguida, saia Word 2013.
- No SharePoint, na página Configurações Avançadas da biblioteca de documentos, clique em OK.
Criar um documento Word e inserir dados
- Na biblioteca de documentos, clique em Documento>Novo Documento.
- Edite e revise o texto padrão conforme necessário.
- Para preencher os valores corretos para as colunas de dados externas, selecione o controle de conteúdo que contém o Seletor de Item de Dados Externo.
Por exemplo, selecione o nome do cliente apropriado e os valores Cliente, BusinessName e BusinessPhone são preenchidos automaticamente para você. - Clique em Salvar arquivo> e, em seguida, saia Word.
Os valores da coluna de dados externos são salvos no documento Word e também são exibidos como os valores correspondentes da coluna de dados externos do documento salvo na biblioteca de documentos.