O AutoArchive ajuda a gerenciar o espaço em sua caixa de correio ou no servidor de email que você está usando movendo automaticamente itens para um local de arquivo. Dependendo das opções, o AutoArquivar realiza uma ou as duas ações a seguir:
- Move itens do local original, geralmente uma de suas pastas ativas, para uma pasta de arquivamento.
Onde encontro meus itens?
O arquivo morto é um tipo de Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Na primeira vez que o AutoArquivar é executado, o arquivo morto é criado automaticamente em: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Não consigo encontrar as pastas mencionadas neste artigo
Algumas pastas podem estar ocultas. Para obter mais informações sobre como exibir pastas ocultas no Windows, confira Mostrar arquivos ocultos. - Exclui permanentemente os itens que excederam os períodos de classificação por vencimento.
Observação
- Se você quiser que itens sejam excluídos, eles não são arquivados. Se você quiser que itens sejam arquivados, eles não podem ser excluídos por um recurso AutoArquivar. Quando os itens são arquivados, eles só podem ser excluídos manualmente.
- Se você tiver várias contas do Exchange em seu perfil do Outlook e configurar o AutoArchive para uma conta, todas as outras contas do Exchange terão as mesmas configurações aplicadas automaticamente.
Para obter mais informações sobre o recurso AutoArchive, consulte Arquivo itens mais antigos automaticamente.
Períodos de classificação por vencimento dos itens do Outlook
Qualquer item do Outlook que excedeu seu período de classificação por vencimento é incluído no próximo AutoArquivar, a menos que o item tenha sido marcado especificamente para ser excluído. O período de classificação por vencimento padrão para cada pasta do Outlook é conforme o seguinte:
| Pasta | Período de classificação de vencimento |
|---|---|
| Caixa de Entrada e Rascunhos | 6 meses |
| Itens Enviados e Itens Excluídos | 2 meses |
| Caixa de Saída | 3 meses |
| Calendário | 6 meses |
| Tarefas | 6 meses |
| Anotações | 6 meses |
| Diário | 6 meses |
Observação
As pastas que você criar com o mesmo tipo de itens que a Caixa de Entrada, o Calendário, as Tarefas, as Anotações ou o Diário têm o mesmo padrão: período de classificação por vencimento de seis meses. Por exemplo, uma pasta de email que você cria para relatórios de status recebidos de uma pasta de um colega de trabalho ou de contatos que você criou para contatos pessoais.
Determinar a idade de um item
| Tipo de item | Quando o período de classificação por vencimento começa |
|---|---|
| Mensagem de email | Data/hora de recebimento ou quando você alterou e salvou a mensagem pela última vez, o que for mais recente. Marcar uma mensagem como lida ou não lida é um exemplo de uma alteração de mensagem. |
| Reunião, evento ou compromisso do Calendário | A data em que você alterou ou salvou o item pela última vez, o que for mais tarde. Itens recorrentes não são arquivados automaticamente. Independentemente da última data de salvamento, somente os itens de calendário que já aconteceram serão arquivados. |
| Tarefa | A data de conclusão ou quando você alterou e salvou a tarefa pela última vez. Tarefas que não estão marcadas como concluídas não são arquivadas automaticamente. Tarefas atribuídas a outras pessoas são arquivadas somente se marcadas como concluídas. |
| Anotação | Quando você alterou e salvou a anotação pela última vez. |
| Entrada de diário | A data em que a entrada do Diário foi criada ou em que você alterou e salvou a entrada pela última vez. |
| Contato | Contatos não são arquivados por padrão. No entanto, você pode arquivá-los manualmente. |
Configurações e opções de AutoArquivar
Veja as descrições a seguir para as configurações e opções que você pode aplicar ao personalizar o recurso AutoArquivar.
Executar o AutoArchive a cada n dias Escolha a frequência com que o AutoArchive é executado. Arquivar muitos itens ao mesmo tempo pode reduzir o desempenho do computador. Portanto, é melhor usar o recurso AutoArquivar com mais frequência para reduzir a quantidade de itens processados.
Para desativar o recurso AutoArquivar, desmarque a caixa de seleção Executar AutoArquivar a cada n dias.
Solicitar antes das execuções do AutoArchive Escolha se deseja que uma mensagem de lembrete seja exibida antes que o AutoArchive processe seus itens do Outlook. Quando a confirmação aparecer, clique em Não na mensagem de lembrete para cancelar a sessão de AutoArquivar.
Excluir itens expirados (somente pastas de email) Essa opção está desativada por padrão. Marque esta caixa de seleção para excluir mensagens após o período de classificação por vencimento.
Arquivo ou excluir itens antigos Escolha essa opção se você quiser definir ou alterar as configurações a seguir. Se essa caixa de seleção estiver desmarcada, AutoArquivar é executado usando as configurações padrão.
Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas Selecione esta caixa marcar para ter a pasta Arquivo listada com suas outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Se você não usar essa opção, você ainda pode abrir a pasta de arquivamento, clique na guia Arquivo e depois na guia Abrir, clique em Abrir Arquivo de Dados do Outlook.
Limpar itens mais antigos do que Especifique a idade em que você deseja que os itens sejam arquivados, em dias, semanas ou meses. Você pode configurar desde um dia até um máximo de 60 meses.
Mover itens antigos para Selecione esta caixa marcar para arquivar itens antigos em vez de excluí-los automaticamente. A pasta padrão aparece na caixa. Para usar uma pasta diferente, insira o local da pasta na caixa ou clique em Procurar. Escolher essa opção desmarca a seleção da opção Excluir itens permanentemente.
Excluir itens permanentemente Essa opção exclui todos os itens expirados. Eles não serão movidos e nenhuma cópia do arquivamento é mantida. Escolher essa opção desmarca a seleção da opção Mover itens antigos para.
Aplicar essas configurações a todas as pastas agora Essa opção aplica as configurações autoarquivadas, incluindo suas alterações, a todas as pastas. Para especificar configurações exclusivas para uma ou mais pastas,não escolha essa opção. Em vez disso, clique com o botão direito do mouse na pasta, clique em Propriedades e vá para a guia AutoArquivar para alterar configurações das pastas que você deseja alterar.
Observação
O recurso AutoArchive não está disponível no novo Outlook para Windows.