Compartilhamento de calendários no Microsoft 365

Você está procurando descobrir como compartilhar ou delegar o seu calendário?

• Compartilhando seu calendário no Outlook para Windows.
• Compartilhando seu calendário no Outlook para Mac.
• Compartilhando seu calendário no Outlook no iOS ou Android.
• Compartilhando seu calendário no Outlook na Web para empresas ou Outlook.com.

Você é um administrador de TI e deseja saber mais sobre a nova plataforma de calendários compartilhados?

Fizemos melhorias na forma como os calendários compartilhados no Microsoft 365 sincronizam entre seus aplicativos. O restante deste artigo é destinado a ajudar administradores de TI, para entender as mudanças que estão ocorrendo.

As melhorias são apenas para calendários compartilhados entre pessoas que usam Exchange Online. Não há alteração nos calendários compartilhados quando o calendário de uma pessoa está hospedado no Exchange local.

Com essas melhorias, os administradores de TI e os usuários da organização terão:

• Opções consistentes de permissões ao compartilhar um calendário.
• Uma maneira fácil de aceitar um convite de calendário compartilhado.
• Calendários compartilhados que são sincronizados com todos os dispositivos com as alterações que aparecem imediatamente.

Melhorias

As melhorias básicas no compartilhamento podem ser resumidas da seguinte maneira:

1. Os usuários podem compartilhar seu calendário de qualquer versão do Outlook e ter as mesmas opções de permissão em todas as versões.
2. Os usuários podem aceitar facilmente os convites de calendário compartilhados de qualquer aplicativo do Outlook e ver esses calendários compartilhados em todos os dispositivos.
3. Os usuários podem exibir todos os seus calendários compartilhados em qualquer dispositivo ou aplicativo de calendário. Se alguém alterar um calendário compartilhado, todas as outras pessoas que compartilham o calendário verão as alterações instantaneamente. Os usuários também observarão melhorias de desempenho quando estiverem exibindo e editando calendários compartilhados. Usar um calendário compartilhado será tão rápido e confiável quanto gerenciar o próprio calendário do usuário.

Os calendários compartilhados são sincronizados com todos os dispositivos

Quando um usuário compartilha o calendário com pessoas hoje, elas veem a experiência aprimorada do calendário compartilhado depois de aceitar o convite. No entanto, se ele tiver compartilhado o calendário com as pessoas antes de essas alterações terem sido habilitadas, elas não verão essas melhorias automaticamente.

Para atualizar os calendários compartilhados existentes para a nova experiência, peça aos usuários para seguirem as instruções em Atualizar um calendário compartilhado existente para o novo modelo mais adiante neste artigo. Depois de atualizar os usuários para o novo modelo, os calendários compartilhados serão sincronizados com seus celulares. No futuro, os calendários compartilhados existentes serão atualizados automaticamente, mas ainda não há cronograma para esse processo de atualização automática.

Sincronização instantânea

Com a sincronização instantânea habilitada, um calendário compartilhado reflete as alterações feitas por outras pessoas imediatamente. Atualmente, nem todos os tipos de calendários compartilhados são compatíveis com a sincronização instantânea. As seções a seguir abrangem os tipos de calendários compartilhados e os aplicativos de calendário que são compatíveis com a sincronização instantânea.

Calendários compartilhados que são compatíveis com a sincronização instantânea

A sincronização instantânea só será habilitada se ambos os usuários estiverem no mesmo locatário do Microsoft 365 ou se o calendário for compartilhado por um usuário Outlook.com.

A tabela a seguir fornece mais detalhes sobre os tipos de configurações que são compatíveis com a sincronização instantânea. No futuro, a sincronização instantânea será habilitada para todos os calendários compartilhados entre usuários do Microsoft 365 e Outlook.com.

Proprietário do calendário	Destinatário do calendário compartilhado	Sincronização instantânea habilitada	Anotações
Microsoft 365	Microsoft 365 (mesmo locatário)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (locatário diferente)	–	A sincronização acontece aproximadamente a cada três horas. Se o compartilhamento externo não tiver permissão para o locatário do proprietário do calendário, ele será tratado como se estiver sendo compartilhado com terceiros.
Microsoft 365	Outlook.com ou serviço de terceiros, como Gmail.com	–	No momento, essa configuração gera uma URL de inscrição de calendário da Internet (ICS). O destinatário do calendário compartilhado adiciona o calendário compartilhado, usando a URL de ICS e o intervalo de sincronização é determinado pelo serviço de calendário do destinatário. Por exemplo, se o destinatário estiver no Outlook.com, o calendário será atualizado aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver no Gmail.com, o calendário poderá ser atualizado a cada 24 a 48 horas.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	serviços de terceiros como Gmail.com	–	No momento, essa configuração gera uma URL de ICS. O destinatário adiciona o calendário compartilhado, usando a URL de ICS e o intervalo de sincronização é determinado pelo serviço de calendário do destinatário. Por exemplo, se o destinatário estiver no Outlook.com, o calendário será atualizado aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver no Gmail.com, o calendário poderá ser atualizado a cada 24 a 48 horas.

Aplicativos que são compatíveis com a sincronização instantânea

Aplicativos que são compatíveis com a sincronização instantânea:

• Outlook para Windows
• Outlook para Mac
• Outlook na Web (OWA)
• Outlook para iOS
• Outlook para Android
• Aplicativos REST e Exchange ActiveSync

Outlook para Windows: os usuários podem verificar se as melhorias do calendário compartilhado estão habilitadas ou desabilitadas seguindo as instruções neste artigo.

Outlook para Mac: se o usuário exibir o calendário compartilhado no Outlook para Mac, ele verá a nova experiência de sincronização se o calendário foi adicionado aceitando um convite de compartilhamento ou se o usuário adicionou o calendário compartilhado por meio da pasta Abrir arquivo > de outro usuário. No entanto, se o usuário adicionou a conta como uma conta delegada, ela estará na antiga experiência de sincronização. As alterações poderão aparecer mais rápido no Outlook na Web, no Outlook para iOS e no Outlook para Android.

Outlook na Web, iOS e Android: se o usuário estiver exibindo-o em Outlook na Web, Outlook para iOS ou Outlook para Android, a nova experiência de sincronização estará em uso.

Detalhes técnicos sobre as melhorias do calendário compartilhado

Esta seção descreve como essas melhorias foram realizadas e o que mudou na arquitetura dos calendários compartilhados no Microsoft 365.

Terminologia

Aqui estão alguns termos que nós utilizaremos nesta discussão:

• Calendário compartilhado: Um calendário compartilhado com permissões de exibição, edição ou delegado
• Proprietário: A pessoa de quem o calendário é compartilhado
• Destinatário: A pessoa a quem o calendário é compartilhado
• Modelo antigo: O comportamento antigo dos calendários compartilhados
• Novo modelo: O novo comportamento de calendários compartilhados

Resumo das diferenças entre o modelo antigo e o novo de calendários compartilhados

As melhorias só são aplicáveis para calendários compartilhados entre usuários em Exchange Online. Não há alteração nos calendários compartilhados quando um dos usuários está hospedado no Exchange local.

Atributo	Modelo antigo	Novo modelo
Como o calendário compartilhado é armazenado	Uma entrada (semelhante a um hiperlink) é armazenada na caixa de correio do destinatário. A entrada aponta para a caixa de correio do proprietário, mas não armazena os dados de calendário na caixa de correio do destinatário.	Um novo calendário é criado na caixa de correio do destinatário e este calendário conterá uma cópia do calendário do proprietário (começando um ano antes da data de aceitação).
Como o destinatário acessa o calendário compartilhado	Lê e grava diretamente da caixa de correio do proprietário.	Lê a cópia local do calendário compartilhado armazenado na caixa de correio do próprio destinatário. Mas grava diretamente na caixa de correio do proprietário e sincroniza novamente com a cópia local do calendário compartilhado na caixa de correio do destinatário.
Como o calendário compartilhado sincroniza as alterações	O aplicativo faz pesquisas periodicamente na caixa de correio do proprietário para ver se há alterações e sincronizá-las.	O serviço sincroniza instantaneamente as alterações para a cópia local do destinatário. Isso aciona uma notificação por push para o aplicativo que sincroniza as alterações instantaneamente.
O destinatário pode usar esses aplicativos para acessar o calendário compartilhado	Outlook para Windows Outlook para Mac Outlook na Web	Outlook para Windows Outlook para Mac Outlook na Web Outlook para iOS Outlook para Android Todos os aplicativos REST e EAS

Para saber mais, confira Diferenças de recursos no novo modelo de calendários compartilhados mais adiante neste artigo.

Determinar se um calendário compartilhado é o modelo novo ou antigo

Os usuários que aceitarem um novo convite de calendário compartilhado usando a versão mais recente de um cliente do Outlook automaticamente começarão a usar o novo modelo de compartilhamento de calendário.

A maneira mais fácil de um usuário verificar se há melhorias (o que significa o novo modelo de compartilhamento de calendário) é ver se o calendário compartilhado é exibido no telefone celular. Se isso acontecer, o calendário compartilhado já terá sido atualizado para o novo modelo. Os usuários do Outlook para Windows podem verificar se estão habilitados para as melhorias do calendário compartilhado seguindo as instruções neste artigo.

Atualizar um calendário compartilhado existente para o novo modelo

Ao usar a versão mais recente de um cliente do Outlook, um calendário compartilhado com um usuário deve alternar automaticamente para usar as novas melhorias de compartilhamento de Calendário. No entanto, se isso não ocorrer, um usuário poderá criar novamente o calendário compartilhado usando uma das duas opções abaixo:

• O proprietário do calendário compartilha novamente o calendário. O proprietário do calendário pode fazer isso em qualquer aplicativo do Outlook, incluindo Outlook para iOS ou Outlook para Android. Em seguida, o usuário deve aceitar o convite do calendário compartilhado usando uma versão mais recente de um cliente do Outlook (se o usuário aceitar o convite usando uma versão mais antiga do Outlook, o calendário compartilhado não será habilitado com as melhorias atualizadas). Os calendários compartilhados existentes não precisarão ser removidos antes de serem aceitos novamente.
• O usuário exclui e abre o calendário novamente. Esta opção não exige que o proprietário compartilhe seu calendário novamente. Basta o usuário usar uma versão recente de um cliente do Outlook para excluir e abrir novamente o calendário compartilhado. Isso atualizará o calendário automaticamente se o usuário tiver acesso explicitamente ao calendário do proprietário. Se o usuário obter acesso por meio do grupo Padrão (Minha organização) ou por meio de um Grupo de segurança, sua cópia do calendário não será atualizado. Se o usuário estiver executando essa ação no Outlook para Windows, o cliente do Outlook também deve ser habilitado para as melhorias, como descrito neste artigo.

Métodos de sincronização de calendários compartilhados

Esta seção descreve onde e quando a sincronização instantânea ocorre no estado atual do nosso trabalho. A tabela a seguir mostra os tipos de sincronização que existem para os calendários compartilhados no novo modelo.

Método de atualização	Como as alterações são sincronizadas	Calendários com suporte (atualmente)
Atualizações instantâneas	As alterações são sincronizadas instantaneamente. Isso se aplica a calendários compartilhados entre usuários no mesmo locatário do Microsoft 365 ou compartilhados de um usuário Outlook.com.	Compartilhado de um usuário Outlook.com para um usuário do Outlook.com ou do Microsoft 365. Compartilhado entre usuários do Microsoft 365 no mesmo locatário.
Atualizações periódicas	As alterações são sincronizadas periodicamente (nas próximas três horas na maioria dos casos). Os destinatários não verão alterações em um calendário compartilhado imediatamente, mas a cópia será atualizada a cada poucas horas.	Compartilhado entre usuários do Microsoft 365 em locatários diferentes, com o compartilhamento externo habilitado.
Assinatura de ICS	A URL de uma inscrição de calendário da Internet (ICS) é gerada quando o calendário é compartilhado. O destinatário pode usar essa URL para adicionar o calendário compartilhado a qualquer serviço de calendário que usar. Com URLs do ICS, o serviço de calendário do destinatário escolhe quando sincronizar o calendário para receber novas atualizações. Se o destinatário for um usuário do Outlook.com, a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas.	Compartilhado entre usuários do Microsoft 365 em diferentes locatários, com o compartilhamento externo desabilitado. Compartilhado de um usuário do Microsoft 365 para um usuário Outlook.com. Compartilhado de um Microsoft 365 ou de um usuário Outlook.com para alguém que usa um serviço de calendário de terceiros, como o Gmail.

Compartilhamento fora de um locatário

A sincronização instantânea para compartilhamento fora do seu locatário não é compatível no momento. Embora você possa compartilhar nessas configurações, a sincronização acontecerá periodicamente. Há dois tipos de compartilhamento entre locatários:

• Microsoft 365 para outro usuário do Microsoft 365 (se o compartilhamento externo estiver habilitado).
  Um calendário compartilhado totalmente é criado, mas a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas. A sincronização instantânea eventualmente será habilitada para essa configuração.
• Microsoft 365 para um usuário Outlook.com. Se o compartilhamento externo estiver desabilitado, o compartilhamento com outro usuário do Microsoft 365 também se enquadra nesse grupo.
  Uma URL de ICS é gerada durante o compartilhamento, que o destinatário pode usar para adicionar a qualquer serviço do calendário. Com uma assinatura do ICS, o serviço de calendário do destinatário escolhe quando sincronizar a assinatura do ICS para receber novas atualizações. Se o destinatário for um Outlook.com ou um usuário do Microsoft 365, a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas.

Compartilhar com usuários fora do Microsoft 365 e Outlook.com

Compartilhar com um usuário em um serviço externo como o Gmail é um tipo diferente de compartilhamento de calendário. Nesses cenários, é gerada uma URL de ICS (Assinatura de Calendar Internet) que se vincula ao calendário do proprietário. Os destinatários podem usar essa URL para exibir o calendário em um navegador ou adicioná-lo ao seu próprio serviço do calendário adicionando um calendário da Internet usando a URL de ICS. Com assinaturas do ICS, o serviço de calendário do destinatário escolhe quando sincronizar a assinatura do ICS para receber novas atualizações. Se o destinatário for um usuário do Outlook.com, a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver usando outro serviço de calendário, como Gmail.com, a sincronização poderá não ocorrer com tanta frequência.

Diferenças de recursos no novo modelo de calendários compartilhados

Os calendários compartilhados que usam o novo modelo são diferentes do modelo antigo em várias áreas de recursos, incluindo lembretes, permissões, reuniões delegadas e clientes de terceiros.

Opções simplificadas de permissões

No passado, não havia nenhum conjunto de opções consistente em nível de permissão em clientes do Outlook. Como parte dessas melhorias, os clientes atualizados do Outlook mostrarão um conjunto simplificado e consistente de níveis de permissão de compartilhamento.

Como parte das melhorias do calendário compartilhado, os clientes atualizados do Outlook agora mostram um conjunto simplificado de níveis de permissão de compartilhamento, conforme descrito na tabela a seguir. Os níveis de permissão entre 'somente leitura' e 'edit' ainda são configuráveis, mas apenas por um administrador usando os cmdlets Add-MailboxFolderPermission ou Set-MailboxFolderPermission . Todas as permissões intermediárias são descritas como "Personalizadas" quando o proprietário do calendário exibe suas permissões de compartilhamento.

A lógica complexa e propensa a erros do lado do cliente para avaliar essas permissões intermediárias também foi removida pelas melhorias do calendário compartilhado. Os clientes são informados apenas se o usuário pode exibir ou editar o calendário compartilhado. As permissões intermediárias não são impostas pelos clientes. Por exemplo, os Autores não são impedidos de tentar editar eventos no calendário partilhado. O serviço avalia todos os níveis de permissão e impede o Autor de editar eventos no calendário. Quando forem concedidas permissões avançadas, recomendamos que informe os utilizadores sobre o que podem ou não fazer aos eventos no calendário.

Níveis de permissão de legado	Níveis de permissão simplificada
Não compartilhado	Não compartilhado
Nada	Nada
Tempo livre/ocupado Disponibilidade apenas	Pode ver quando eu estou ocupado
Tempo livre/ocupado, assunto, localização Detalhes limitados	Pode exibir títulos e locais
Revisor Detalhes completos	Pode exibir todos os detalhes
Editor	Pode editar
Owner Editor de publicação Autor de publicação Autor Autor Não Educar Colaborador Personalizada	Personalizada
Representante	Representante

Alterar permissões

Se o proprietário utilizar Outlook na Web, Outlook para iOS, Outlook para Android ou Outlook para Mac para alterar permissões, a cópia do calendário do destinatário será imediatamente sincronizada com o novo nível de permissão.

Se o proprietário usar outro aplicativo para alterar as permissões, o calendário será ressincronizado em algum momento nas próximas horas, mas isso não vai acontecer imediatamente.

Remover permissões

Se o proprietário remover as permissões de alguém no calendário, esta ação será detetada dentro de algumas horas e ocorrerá uma de três coisas:

• Se o destinatário estiver na mesma organização e o proprietário do calendário tiver o utilizador A Minha Organização (predefinição) definido para qualquer permissão diferente de Nenhuma, o calendário do destinatário será atualizado para refletir o nível de permissão do utilizador predefinido. O calendário compartilhado permanecerá no novo modelo, mas ele poderá ter um nível de permissão diferente.
• Se o destinatário estiver na mesma organização e o proprietário do calendário não estiver a partilhar o calendário com o utilizador A Minha Organização (predefinição), o calendário partilhado será removido da caixa de correio do destinatário. O destinatário não verá o calendário compartilhado em sua lista de calendário.
• Se o destinatário estiver em uma organização diferente, o calendário compartilhado parará de sincronizar, mas não será removido.

Mensagens de reuniões delegadas

Os representantes sempre puderam exibir mensagens de reuniões delegadas do próprio telefone celular porque os convites são recebidos na caixa de entrada. No entanto, no passado, os representantes não encontravam indicações se o convite da reunião foi para eles ou para quem eles estavam representando.

Para suportar melhor este cenário, o Outlook para iOS e o Outlook para Android adicionaram IU para deixar claro para quem se destina o convite para reunião. Por exemplo, observe "Recebida para Allan Deyong" nas seguintes capturas de tela, que indicam que o email e o convite são para Allan, não para o representante.

Clientes de terceiros

O novo modelo de compartilhamento de calendário é diferente em clientes de email de terceiros em alguns cenários, que são descritos abaixo.

• Em clientes EAS, os destinatários com permissões de somente leitura verão a opção de criar uma reunião ou responder a uma reunião nesse calendário somente leitura. Isso salva localmente no cache do cliente, mas as alterações são rejeitadas pelo servidor. As alterações do destinatário não serão refletidas no calendário do proprietário porque elas não têm permissões de edição. Isso acontece porque os clientes EAS não diferenciam entre permissões somente leitura e leitura-gravação em calendários compartilhados, e tratam todos os calendários como editáveis.

• Alguns clientes de terceiros têm lógica de cliente para sempre adicionar o usuário atual como participante de reuniões. Por conseguinte, se o utilizador estiver a utilizar as aplicações de calendário nativas no telemóvel e a ver uma reunião no calendário de outra pessoa, poderá ver o respetivo nome na lista de participantes. Isto só ocorre se estiverem a ver o calendário em aplicações de calendário de terceiros – quando visualizarem a mesma reunião no Outlook para iOS ou Outlook para Android, não verão o respetivo nome na lista de participantes.

• Não há suporte para as melhorias de calendário compartilhado para clientes baseados em EWS. Dessa forma, as melhorias não estão disponíveis em qualquer aplicativo de calendário que usa EWS, como Mac OS X.

  Observação

  • As versões mais antigas do Outlook para Mac utilizam o EWS e mostram calendários partilhados legados que não têm estas melhorias.
  • O aplicativo Calendário no Mac OS X usa EWS e mostra os calendários compartilhados herdados que não têm essas melhorias.

Perguntas frequentes

• Quando essas melhorias passarão do status de "visualização" no Outlook para Windows?
• Formamos a experiência de "pré-visualização" em todos os canais de atualização do Microsoft 365 (Canal Atual, Via de Atualizações Empresariais Mensais e Canal Semi-Annual). As melhorias do calendário compartilhado são habilitadas automaticamente para o Canal Atual e o Canal Empresarial Mensal a partir da versão 2112 e para o Canal Empresarial Semestral a partir da versão 2202. É altamente recomendável que os representantes sejam colocados no Canal Empresarial Mensal ou no Canal Atual para obter a melhor experiência e melhorias mais recentes.
• Não quero que os calendários dos meus utilizadores sincronizem com telemóveis. Quais configurações posso usar para desabilitar essa opção?
• Não temos planos para permitir que os melhoramentos do calendário partilhado sejam desativados para os inquilinos.
• Os meus usuários estão preocupados com o uso de dados ao sincronizar calendários compartilhados com seus celulares. O que devo dizer a eles?
  Se desmarcar a opção de calendário partilhado na lista de calendários, o Outlook para iOS e oOutlook para Android não sincronizarão os calendários que não estão selecionados. A maioria dos aplicativos de calendário móveis também devem seguir esse comportamento.
• Isso também se aplica aos calendários de recursos?
  Todos os calendários que podem ser compartilhados estão qualificados para essas melhorias. Se um utilizador partilhar o calendário, um calendário de caixa de correio partilhada ou um calendário de caixa de correio de recurso e o destinatário aceitar utilizar Outlook na Web, Outlook para iOS ou Outlook para Android, começará a ver estas melhorias.
  No entanto, para caixas de correio de recursos em particular, existem algumas inconsistências com a forma como as permissões são mostradas na lista de permissões do Outlook em comparação com a lista de permissões do Administração centro. Estamos trabalhando para que as permissões sejam mostradas de maneira consistente. No entanto, a funcionalidade de calendário compartilhado funciona conforme descrito acima para calendários de caixa de correio de recursos e o destinatário poderá ver o calendário do recurso no telefone celular.
• Agora suporta a partilha de um calendário com grupos do Microsoft 365?
  Ainda não, mas está no topo da nossa lista. Você pode atualmente apenas compartilhar calendários com usuários individuais ou grupos de segurança.
• Essas alterações tornarão mais fácil que uma única pessoa tenha múltiplos representantes de calendário?
  Essas melhorias, especialmente a sincronização mais rápida, tornarão mais fácil que várias pessoas gerenciem o mesmo calendário, mas o cenário de multi-representante não é o objetivo dessas melhorias iniciais. Para uma melhor experiência, apenas um representante deve gerenciar o calendário compartilhado.
• Há outros problemas que eu deva conhecer?
  O artigo Problemas conhecidos com as melhorias do calendário compartilhado da área de trabalho do Outlook lista alguns problemas recentes e conhecidos.

Melhorias de calendário entre clientes

Abaixo está o resumo das melhorias de calendário em clientes do Outlook.

Melhoria	Web	PC*	Mac*	iOS	Android
Compartilhe um calendário com permissões simplificadas	✔	✔	✔***	✔	✔
Aceitar um calendário para que ele esteja no novo modelo	✔	✔	✔***	✔	✔
Sincronizar instantaneamente pelo novo modelo	✔	✔**	✔***	✔	✔

*Aplica-se somente aos clientes que adquiriram Aplicativos do Microsoft 365 com assinatura mensal ou anual e que instalaram o Office usando o Clique para Executar (C2R).

**Habilitado por padrão para Canal Empresarial Mensal e Canal Atual na versão 2112 ou superior e habilitado por padrão para clientes do Canal Semestral a partir da versão 2202.

***Disponível a partir da versão 16.23.326.1.

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