O fluxo de trabalho de três estados controla a status de um item de lista através de três estados (fases). Pode ser utilizado para gerir processos empresariais que exigem que as organizações controlem um elevado volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, oportunidades potenciais de vendas ou tarefas de projeto. Por exemplo, os três estados de uma tarefa de projeto podem ser Não Iniciado, Em Curso e Concluído.
Observação
Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 foram descontinuados desde 1 de agosto de 2020 para novos inquilinos e removidos dos inquilinos existentes a 1 de novembro de 2020. Se estiver a utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos migrar para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para obter mais informações, consulte Descontinuação do fluxo de trabalho do SharePoint 2010.
Neste artigo
Configurar uma lista para utilizar com um fluxo de trabalho de três estados
Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados num item
Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de três estados
Como funciona o fluxo de trabalho de três estados?
O fluxo de trabalho de três estados suporta processos empresariais que exigem que as organizações controlem a status de um problema ou item através de três estados e duas transições entre os estados. A cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por e-mail sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de três estados funciona com o modelo de lista Controlo de Problemas . No entanto, pode ser utilizada com qualquer lista configurada para conter uma coluna Escolha com três ou mais valores. Os valores nesta coluna Escolha servem como os estados que o fluxo de trabalho controla.
Uma lista pode ter mais do que uma coluna de escolha e a coluna de escolha pode ter mais de três valores. No entanto, o fluxo de trabalho de três estados só pode ser configurado para utilizar uma das colunas de escolha e apenas três dos valores na coluna de escolha selecionada. Quando adiciona um fluxo de trabalho de três estados a uma lista ou biblioteca, seleciona uma coluna de escolha e três dos valores fornecidos pela coluna.
O fluxo de trabalho de três estados pode ser utilizado para gerir processos empresariais que exigem que as organizações controlem um elevado volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, oportunidades potenciais de vendas ou tarefas de projeto. Por exemplo, os funcionários de uma pequena empresa de planeamento de eventos podem utilizar uma lista de controlo de problemas e um fluxo de trabalho personalizado de três estados para gerir as muitas tarefas relacionadas com eventos que estão a planear. O fluxo de trabalho monitoriza as tarefas de planeamento de eventos através de três estados: Ativo, Pronto para Revisão e Concluído. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas com um evento específico são compiladas numa lista de controlo de problemas que foi criada para esse evento e marcada como Ativa. A coordenadora de eventos atribui tarefas individuais aos membros da sua equipa e, em seguida, inicia o fluxo de trabalho nestes itens para iniciar o trabalho na tarefa do evento.
Quando o fluxo de trabalho é iniciado, cria uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipa recebe uma tarefa, executa o trabalho necessário para concluir a tarefa. Este pode ser um trabalho que ocorre fora da lista ou site onde está localizada a lista de controlo de problemas. Por exemplo, se um membro da equipa receber uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de catering, ele ou ela contacta uma empresa de catering e, em seguida, trabalha com eles para desenvolver um plano. Quando o plano de catering é elaborado, o membro da equipa marca a sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída. Neste momento, o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de evento na lista de controlo de problemas de Ativo para Pronto para Revisão e cria uma segunda tarefa para o coordenador de eventos rever o plano de catering. Depois de a coordenadora do evento rever e aprovar o plano de catering, marca a tarefa de fluxo de trabalho como concluída e o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de Pronto para Revisão para Concluir.
Observação
Um participante do fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de três estados de duas formas. Um participante pode editar a tarefa de fluxo de trabalho para marcá-la como concluída ou um participante pode alterar a status do item de fluxo de trabalho na lista (se o participante tiver permissão para alterar esta lista). Se um participante atualizar manualmente a status do item de fluxo de trabalho na lista, a tarefa de fluxo de trabalho será concluída. Se o participante editar a tarefa de fluxo de trabalho para marcá-la como concluída, a status do item de fluxo de trabalho na lista é atualizada para Concluída.
As ações no fluxo de trabalho de três estados no exemplo anterior utilizam o seguinte processo:
Configurar uma lista para utilizar com um fluxo de trabalho de três estados
Antes de poder utilizar um fluxo de trabalho de três estados, terá de configurar uma lista com os itens que planeia controlar ou gerir com o fluxo de trabalho. O modelo de lista Deteção de Problemas funciona com o fluxo de trabalho de três estados. No entanto, também pode criar uma lista personalizada para utilizar com estes fluxos de trabalho. Se criar uma lista personalizada, certifique-se de que a lista contém, pelo menos, uma coluna Escolha que inclui três ou mais valores de escolha. Quando configurar o fluxo de trabalho para utilização com a lista, especifique a coluna Escolha que contém os valores de estado que o fluxo de trabalho irá controlar.
Criar uma lista de controlo de problemas
Por predefinição, pode utilizar um fluxo de trabalho de três estados com qualquer lista que criar a partir do modelo de lista Controlo de Problemas .
No menu Definições
, clique em Adicionar uma aplicação.Na página As suas Aplicações, clique em Controlo de Problemas e escreva um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório
Se quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções Avançadas.
- Na caixa Descrição , escreva uma descrição do objetivo da lista. A descrição é opcional.
Clique em Criar.
Criar uma lista personalizada para utilização com um fluxo de trabalho de três estados
Se quiser criar uma lista personalizada para utilização com um fluxo de trabalho de três estados, tem de adicionar pelo menos uma coluna Escolha que contenha, pelo menos, três valores de estado que o fluxo de trabalho irá controlar.
- No menu Definições , clique em Adicionar uma aplicação.
- Na página As suas Aplicações, clique em Lista Personalizada e escreva um nome para a lista. O nome de lista é necessário.
- Se quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções Avançadas.
- Na caixa Descrição , escreva uma descrição do objetivo da lista. A descrição é opcional.
- Clique em Criar.
Personalizar uma lista personalizada para utilização com um fluxo de trabalho de três estados
- Clique na lista personalizada que criou no passo anterior.
- No friso, clique no separador Lista e, em seguida, no grupo Definições, clique em Definições da Lista.
- Em Colunas, clique em Criar Coluna.
- Na secção Nome e Tipo , em Nome da coluna, escreva o nome da coluna que pretende utilizar para especificar os valores de estado do fluxo de trabalho. Por exemplo, pode introduzir o nome como Estado do Fluxo de Trabalho.
- Em O tipo de informação nesta coluna é, selecione Escolha (menu à escolha).
- Na secção Definições de Coluna Adicionais , em Descrição, escreva uma descrição opcional para a coluna.
- Em Exigir que esta coluna contenha informações, clique em Sim.
- Na caixa de listagem em Escreva cada escolha numa linha separada, escreva três ou mais valores de escolha que pretende para esta coluna. Estes valores tornar-se-ão os estados do fluxo de trabalho. Por exemplo, pode introduzir Ativo, Pronto para Revisão e Concluir como as três opções.
- Em Apresentar opções utilizando, selecione Menu Pendente ou Botões de Opção.
- Em Permitir opções de "Preenchimento", clique emNão.
- Especifique se pretende um valor predefinido específico para esta coluna ou se pretende adicioná-lo à vista predefinida da lista.
- Clique em OK.
Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista
Tem de adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista antes de poder utilizá-lo em itens nessa lista. Quando adiciona um fluxo de trabalho de três estados a uma lista, especifica a coluna na lista que contém os valores de estado que pretende que o fluxo de trabalho controle. Também especifica informações sobre o que pretende que ocorra em cada fase do fluxo de trabalho. Por exemplo, pode especificar o assunto e o texto para os alertas de e-mail que os destinatários da tarefa recebem.
O fluxo de trabalho de três estados está ativado por predefinição na maioria dos tipos de sites. No entanto, um administrador da coleção de sites pode desativar a funcionalidade. Se o fluxo de trabalho de três estados não estiver disponível, contacte o administrador da coleção de sites.
Importante
Tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista.
Abra a lista à qual pretende adicionar um fluxo de trabalho de três estados.
Clique no separador>Lista Definições da Lista ou clique nas definições do tipo de biblioteca que está a abrir. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.
Em Permissões e Gestão, clique em Definições do fluxo de trabalho.
Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de Trabalho , em Selecionar um modelo de fluxo de trabalho, clique em Três estados.
Na secção Nome , escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
Na secção Lista de Tarefas , especifique uma lista de tarefas a utilizar com o fluxo de trabalho.
Observação
- Pode utilizar a lista de Tarefas predefinida ou pode criar uma nova. Se utilizar a lista de Tarefas predefinida, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e ver facilmente as respetivas tarefas de fluxo de trabalho através da vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.
- Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas para este fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que pretende manter separados da lista de Tarefas gerais.
- Crie uma nova lista de tarefas se a sua organização tiver muitos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho irão envolver muitas tarefas. Neste caso, poderá querer criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.
Na secção Lista do Histórico , selecione uma lista do histórico a utilizar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.
Observação
Pode utilizar a lista Histórico predefinida ou pode criar uma nova. Se a sua organização tiver muitos fluxos de trabalho, poderá querer criar uma lista do histórico separada para cada fluxo de trabalho.
Na secção Opções de Início , efetue um dos seguintes procedimentos:
- Se quiser permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, selecione a caixa de marcar Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um utilizador autenticado com permissões de Participação. Selecione a caixa Exigir permissões de Gerir Listas para iniciar o fluxo de trabalho marcar se quiser exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.
- Se quiser que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente quando forem criados novos itens, selecione a caixa iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado marcar.
Clique em Avançar.
Na secção Estados do fluxo de trabalho , em Selecionar um campo "Escolha", selecione a coluna Escolha na lista que contém os valores que pretende utilizar para os estados no fluxo de trabalho e, em seguida, selecione os valores de coluna que pretende para o estado Inicial, o Estado intermédio e o estado Final do fluxo de trabalho.
Nas duas secções Especifique o que pretende que aconteça quando um fluxo de trabalho é iniciado (opções para a primeira tarefa no fluxo de trabalho) e especifique o que pretende que aconteça quando um fluxo de trabalho muda para o estado intermédio (opções para a segunda tarefa no fluxo de trabalho) especifique as seguintes informações:
Detalhes da Tarefa
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título da Tarefa: | Opcionalmente, pode modificar o título da mensagem que será apresentado na tarefa quando o fluxo de trabalho for iniciado ou atingir o estado intermédio. Se selecionar a caixa de marcar campo Incluir lista, o campo que selecionar será adicionado ao final da mensagem. |
| Descrição da Tarefa: | Escreva as informações que pretende incluir na descrição da tarefa. Se selecionar a caixa de marcar campo Incluir lista, o campo que selecionar será adicionado ao final da mensagem. Se selecionar a caixa de marcar Inserir ligação para Item de lista, é incluída uma ligação para o item de lista na descrição. |
| Data para Conclusão da Tarefa: | Se quiser especificar uma data para conclusão para a tarefa, selecione a caixa de marcar campo Incluir lista e, em seguida, selecione a coluna de data na lista que contém as informações de data que pretende utilizar para a data para conclusão. |
| Tarefa Atribuída a: | Para atribuir a tarefa a uma pessoa especificada na lista, clique em Incluir campo de lista e, em seguida, selecione a coluna na lista que contém as informações de utilizador que pretende utilizar. Quando este fluxo de trabalho é iniciado, a primeira tarefa é atribuída à pessoa cujo nome aparece nesta coluna para o item de fluxo de trabalho. Para atribuir esta tarefa em todas as instâncias deste fluxo de trabalho a uma pessoa que especificar, clique em Personalizado e, em seguida, escreva ou selecione o nome da pessoa a quem pretende atribuir a tarefa. |
Selecione a caixa de marcar Enviar mensagem de e-mail se quiser que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas por e-mail sobre as respetivas tarefas de fluxo de trabalho.
Observação
Se quiser certificar-se de que os participantes do fluxo de trabalho recebem alertas de e-mail e lembretes sobre as respetivas tarefas de fluxo de trabalho após o início dos fluxos de trabalho, contacte o administrador da coleção de sites para verificar se o e-mail está ativado para o seu site.
Detalhes da Mensagem de Correio Eletrónico
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Para | Escreva o nome da pessoa a quem pretende que seja enviado um alerta por e-mail sobre a tarefa de fluxo de trabalho. Selecione a caixa incluir tarefa atribuída a marcar se quiser enviar o alerta de e-mail ao proprietário da tarefa. |
| Assunto | Escreva a linha de assunto que pretende utilizar para o alerta de e-mail. Selecione a caixa de marcar Utilizar Título da Tarefa se pretender adicionar o título da Tarefa ao assunto da mensagem de e-mail. |
| Corpo | Escreva as informações que pretende que apareçam no corpo da mensagem do alerta de e-mail. Selecione a caixa de marcar Inserir ligação para Item de lista se pretender incluir uma ligação para o item de lista na mensagem. |
- Clique em OK.
Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados num item
Primeiro, tem de ser adicionado um fluxo de trabalho de três estados a uma lista para o disponibilizar para utilização em itens nessa lista. Consulte as secções anteriores para obter mais informações.
Um fluxo de trabalho de três estados pode ser configurado para ser iniciado automaticamente quando são adicionados novos itens a uma lista ou pode ser configurado para permitir que os utilizadores com permissões específicas iniciem o fluxo de trabalho manualmente. Alguns fluxos de trabalho podem permitir ambas as opções.
Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados num item de lista, siga estes passos. Tem de ter a permissão Editar Itens para a lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que tenha a permissão Gerir Listas.
Observação
Se quiser certificar-se de que os participantes do fluxo de trabalho recebem alertas de e-mail e lembretes sobre as respetivas tarefas de fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, contacte o administrador da coleção de sites para verificar se o e-mail está ativado para o seu site.
Abra a lista que contém o item no qual pretende iniciar um fluxo de trabalho de três estados.
Clique nas reticências junto ao item no qual pretende iniciar um fluxo de trabalho e, no menu apresentado, clique em Fluxos de Trabalho.
Observação
O comando Fluxos de Trabalho só está disponível quando o item está numa lista ou biblioteca que tenha pelo menos um fluxo de trabalho associado.
No menu Definições
, clique em Ver Todo o Conteúdo do Site.Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de três estados que pretende iniciar.
O fluxo de trabalho é iniciado imediatamente.
Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de três estados
Para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho num fluxo de trabalho de três estados, tem de ter, pelo menos, a permissão Editar Itens para as listas de tarefas onde as tarefas do fluxo de trabalho são registadas.
Abra a lista Tarefas do site e, em seguida, selecione As Minhas Tarefas no menu Ver para localizar a tarefa do fluxo de trabalho.
Observação
Se o fluxo de trabalho não utilizar a lista de Tarefas do site predefinida, a tarefa de fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista Tarefas . Para localizar a tarefa de fluxo de trabalho, aceda à lista ou biblioteca onde o item de fluxo de trabalho é guardado. Aponte para o nome do item que pretende concluir, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Executar Fluxos de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho no qual é participante. Em Tarefas, clique na tarefa de fluxo de trabalho e, em seguida, avance para o Passo 3.
Abra a lista que contém o item no qual pretende marcar como concluído.
Aponte para o nome da tarefa que pretende concluir, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Editar Item.
Na caixa de diálogo Tarefas , escreva ou selecione as informações pedidas para concluir a tarefa e, em seguida, clique em Guardar.