A fórmula para sites bem-sucedidos e utilizadores felizes é uma abordagem bem planeada e sustentável à gestão de sites e utilizadores. Seguem-se alguns conceitos e tarefas-chave que pode utilizar para planear sites e gerir utilizadores para a sua organização.
Acerca das coleções de sites
Independentemente de ser novo no SharePoint ou de ter utilizado muitas versões, a experiência moderna do SharePoint proporciona maior flexibilidade, navegação mais fácil e todos os sites são compatíveis com dispositivos móveis. Recomendamos a criação de coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização. A experiência moderna do SharePoint facilita a navegação e manutenção, uma vez que cada site é agora uma coleção de sites. Saiba mais sobre a experiência moderna no SharePoint e as vantagens da utilização de sites hub. Recomendamos que crie coleções de sites para cada carga de trabalho e, em seguida, associe-as a todos a um site central. Isto dá maior flexibilidade e adota facilmente para alterar as necessidades da sua organização. Para obter mais informações, veja O que é um site hub do SharePoint?.
O administrador do SharePoint delega a gestão de coleções de sites a diferentes pessoas na sua organização. O modelo de permissões do SharePoint ajuda ao permitir-lhe atribuir permissões a diferentes funções, como o administrador da coleção de sites, o proprietário do site e outras funções. Veja Gerir administradores de coleções de sites para saber como adicionar e remover administradores de coleções de sites.
O administrador da coleção de sites tem o nível de permissão Controlo Total para a coleção de sites. Isso significa que você pode adicionar ou excluir sites ou alterar as configurações de qualquer site do conjunto de sites. Além disso, você pode exibir, adicionar, excluir ou alterar todo o conteúdo desses sites. O administrador secundário do conjunto de sites pode ser designado pelo administrador do conjunto de sites. Como administrador de um conjunto de sites, você pode adicionar outro administrador para esse conjunto ou alterar quem tem essa função na página Configurações. Para obter mais informações sobre esta tarefa, veja Gerir administradores de coleções de sites.
Uma coleção de sites tradicional é um grupo de sites do SharePoint que têm as mesmas definições de administração de proprietário e partilha, como permissões. Os subsites herdam a navegação, as permissões e a estrutura do site da coleção de sites. por isso, sempre que os seus membros e projetos do site forem alterados, os seus sites também têm de ser alterados,
Escolher sites para cada carga de trabalho
É importante que planeie o tipo de coleção de sites do SharePoint de que precisa para as suas cargas de trabalho. Em seguida, quer facilitar a navegação dos seus utilizadores e encontrar o que precisam. Esta secção fornece detalhes sobre alguns dos sites do SharePoint modernos que estão disponíveis e também fala sobre a navegação destes sites. Um excelente artigo sobre o planeamento da navegação é Planear a Navegação para a experiência moderna do SharePoint.
Pense num site hub do SharePoint como uma moldura ou base que o ajuda a organizar diferentes sites de equipa e comunicação. Quando cria coleções de sites para cada carga de trabalho na sua organização, um site central liga estas coleções de sites de formas lógicas que facilitam a localização e a gestão. Em seguida, pode mover e gerir coleções de sites entre sites centrais sempre que as cargas de trabalho forem alteradas. Para obter mais informações, veja Planear os seus sites hub do SharePoint.
Um site de equipa do SharePoint e todas as páginas que criar abaixo do mesmo estão disponíveis apenas para os utilizadores que convidar ao dar-lhes permissão para o site. Também pode ligar o Site de Equipa a um Grupo do Microsoft 365. Com um Site de Equipa, a sua organização, equipa ou grupo pode ligar-se entre si e colaborar em documentos e outros ficheiros, publicar anúncios, agendar reuniões, manter tarefas, controlar problemas ou itens de ação e armazenar informações em listas. Para obter mais informações, consulte O que é um site de equipa do SharePoint?
Um site de comunicação do SharePoint permite-lhe partilhar informações como notícias, relatórios e status com outras pessoas. Normalmente, um site de comunicação tem alguns contribuidores, mas muitos membros.
Governança
Governança é um conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que guiam, direcionam e controlam como as divisões de negócios e as equipes técnicas de uma organização cooperam para atingir suas metas de negócios. No que diz respeito à sua coleção de sites do SharePoint, um plano de governação pode ser um guia para ajudar a planear as funções, responsabilidades e políticas necessárias para suportar a sua coleção de sites. Isso pode incluir, mas sem limitações, as seguintes considerações:
- Arquitetura de informações, incluindo páginas da Web, documentos, listas e dados
- Atividades de manutenção, incluindo gerenciamento de contas de usuários
- Políticas de identificação visual e personalização
- Treinamento
É importante preparar um plano de governança para a sua organização. Participando do desenvolvimento de um plano de governança, você pode ajudar a identificar as responsabilidades das equipes de negócios e técnicas, definindo quem é responsável por quais áreas do sistema. Para obter mais informações sobre como desenvolver um plano de governação, consulte Descrição geral: melhores práticas para gerir a forma como as pessoas utilizam o seu site de equipa.
Gerenciar usuários
Observação
Poderá ter de trabalhar com o seu administrador do SharePoint para gerir utilizadores. Por exemplo, o administrador do SharePoint gere perfis de utilizador.
Contas de utilizador no Microsoft 365
O administrador global adiciona novos utilizadores ao Microsoft 365 através do Centro de administração do Microsoft 365, que é o portal para gerir utilizadores e configurar serviços. Para obter mais informações, veja Utilizadores e funções. Ao adicionar um novo usuário, o administrador global faz o seguinte:
- Especifica se esse usuário também pode acessar o centro de administração
- Define a localização geográfica desse usuário
- Seleciona o tipo de licença de usuário
- Cria um nome de usuário e senha para ele
Utilizadores do site de equipa
Pode adicionar utilizadores ao seu Site de equipa e ajustar as permissões dos utilizadores. Os níveis de permissão e a associação a grupos do SharePoint podem ser encontrados em Configurações. No entanto, o Microsoft 365 cria agora um grupo de segurança denominado Todos, exceto os utilizadores externos , que contém todas as pessoas no diretório do Microsoft 365 (exceto pessoas externas à sua organização e que são convidadas através da funcionalidade de partilha externa). Este grupo de segurança recebe automaticamente acesso como Membro no SharePoint. Isto significa que os utilizadores que adicionar ao Diretório do Microsoft 365 podem editar sites, listas e bibliotecas por predefinição.
Níveis de permissão e associação a um grupo
Os níveis de permissão são coleções de direitos do SharePoint que permitem aos utilizadores efetuar um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão de Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões (entre outras), todas necessárias para exibir páginas, documentos e itens em um site do SharePoint. Podem ser incluídas permissões em mais de um nível de permissão. Para obter mais informações, veja Planear a sua estratégia de permissões.
Não é recomendável atribuir níveis de permissão diretamente a usuários individuais, pois isso pode dificultar o controle e o gerenciamento de quem tem acesso aos sites. Embora algumas vezes isso seja necessário, esse procedimento deve ser evitado na medida do possível para reduzir a complexidade. Em vez disso, atribua permissões aos grupos e, depois, atribua usuários individuais aos grupos apropriados. Um grupo é um conjunto de usuários definidos no nível do conjunto de sites para o fácil gerenciamento de permissões. Para obter mais informações, veja Grupos Do SharePoint Predefinidos e Personalizar permissões de site. Um nível de permissão padrão é atribuído a cada grupo. Por exemplo, alguns dos grupos padrão principais do SharePoint incluem os seguintes níveis de permissão:
| Grupo | Nível de permissão |
|---|---|
| Proprietários | Controle Total |
| Visitantes | Leitura |
| Membros | Contribuição |
Qualquer pessoa com a permissão de Controle Total pode criar grupos personalizados.
Quando você atribui níveis de permissão a grupos do SharePoint no nível de conjunto de sites, por padrão, todos os sites e conteúdo dos sites herdam esses níveis de permissão. Esse comportamento padrão é denominado herança de permissões. Você pode especificar se deseja definir permissões exclusivas ao criar um subsite ou se deseja romper a herança de permissões em um site, lista ou biblioteca, ou item. Para obter mais informações, veja O que é a herança de permissões?
Uma vez que o nível de permissão de um utilizador determina o que pode ver e aceder dentro de um site, tem de considerar cuidadosamente a associação ao grupo. Por exemplo, um usuário responsável por criar e personalizar sites deve ser no mínimo membro do grupo Designer. Por outro lado, um utilizador que só precisa de ler e transferir conteúdos e que só precisa de ser membro do grupo Visitantes. Para saber mais, confira Noções Básicas sobre os níveis de permissão do SharePoint.
Planejar o uso de recursos de sites e conjuntos de sites
Como administrador de coleções de sites, poderá ter de gerir funcionalidades ao nível da coleção de sites e do site. Essas tarefas podem incluir a ativação ou a desativação de recursos de acordo com o seu plano de governança. Para obter mais informações, consulte Habilitar ou desabilitar recursos de conjuntos de sites. Consulte também Gerenciar a Lixeira de um conjunto de sites do SharePoint.