Introdução ao InfoPath Forms Services

Sinopse O InfoPath Forms Services é uma tecnologia de servidor que possibilita que as pessoas preencham formulários em um navegador da Web. Ao gerenciar formulários em um local central, você pode simplificar os processos comerciais e melhorar as relações com clientes, parceiros e fornecedores.

Visão geral do InfoPath Forms Services

Alcance clientes, parceiros e fornecedores com formulários amigáveis

Simplifique os processos de negócios orientados por formulários

Gerenciar formulários e modelos de formulário em um local centralizado

Visão geral do InfoPath Forms Services

Os usuários não precisam ter o InfoPath instalado em seu computador para preencher um modelo de formulário habilitado para navegador, nem são obrigados a baixar nada extra da Web. Tudo o que eles precisam é de acesso a um navegador, como o Windows Internet Explorer, o Apple Safari ou o Mozilla Firefox. O InfoPath Forms Services também permite armazenar e gerenciar formulários e modelos de formulário em um local centralizado. O InfoPath Forms Services é criado e requer o Windows SharePoint Services 3.0, que permite publicar modelos de formulário criados em um local comum em uma organização. Além disso, os usuários podem enviar formulários para bibliotecas do SharePoint, que são pastas em que uma coleção de arquivos é armazenada e onde os arquivos geralmente usam o mesmo modelo. Também é possível integrar formulários em gerenciamento de documentos e tarefas de ciclo de vida, como fluxo de trabalho e gerenciamento de direitos.

A tecnologia do InfoPath Forms Services está disponível no Microsoft Office Servidor do SharePoint 2007 Enterprise CAL e também, separadamente, no Microsoft Office Forms Server 2007.

A experiência de design

Os modelos de formulário que podem ser preenchidos em um navegador são chamados de modelos de formulário habilitados para navegador. Para criar esse tipo de modelo de formulário, crie um modelo de formulário compatível com o navegador no InfoPath, publique-o em um servidor que executa o InfoPath Forms Services e habilite-o para uso na Web.

Em alguns casos, você pode habilitar o modelo de formulário para uso na Web selecionando a caixa Permitir que este formulário seja preenchido usando um navegador marcar no Assistente de Publicação do InfoPath. Em outros casos, você deve publicar o modelo de formulário em um local compartilhado em sua rede corporativa e entrar em contato com um administrador de farm de servidores para obter assistência na ativação do modelo de formulário e disponibilizá-lo no servidor.

A aprovação do administrador é necessária nos seguintes cenários:

• O modelo de formulário contém código gerenciado.
• O modelo de formulário requer um nível de segurança Confiança Total, que permite que os formulários resultantes tenham acesso total aos recursos do sistema nos computadores dos usuários, como arquivos e configurações.
• O modelo de formulário usa uma conexão de dados que é gerenciada por um administrador.
• O modelo de formulário está habilitado para ser exibido em um dispositivo móvel.

Se a aprovação do administrador for necessária, o Assistente de Publicação orientará você pelas etapas de preparação do modelo de formulário para entrega a um administrador.

Depois que um modelo de formulário compatível com o navegador é habilitado, os usuários podem usar o navegador para preencher formulários baseados nesse modelo de formulário.

A experiência do usuário

A experiência do usuário de preencher um formulário em um navegador é quase idêntica à de preencher um formulário no InfoPath. Por exemplo, controles como seções repetidas e recursos como fórmulas e formatação condicional funcionam da mesma maneira em ambos os ambientes.

Embora preencher um formulário em um navegador seja como preencher um formulário no InfoPath, há uma diferença fundamental. Em um navegador da Web, os menus e barras de ferramentas do InfoPath são substituídos por uma barra de ferramentas na parte superior do formulário, que exibe opções para salvar, fechar, imprimir e atualizar o formulário. Essa barra também aparece na parte inferior de um formulário, para que os usuários não precisem rolar para trás até a parte superior de um formulário longo para concluir o formulário.

Se você habilitar as opções de envio para seu modelo de formulário, os usuários também verão um botão Enviar na barra de ferramentas. Quando eles clicam neste botão, os dados do formulário são enviados diretamente para a fonte de dados que você especificou ao criar o modelo de formulário, como um serviço Web ou uma lista do SharePoint. Se o seu modelo de formulário tiver mais de um modo de exibição, os usuários também verão uma lista Modo de Exibição na barra de ferramentas.

1. Os usuários enviam dados para fontes de dados externas clicando no botão Enviar na barra de ferramentas.

2. Os usuários alternam entre as exibições clicando em um item na lista Exibição na barra de ferramentas.

Ao criar seu modelo de formulário, você pode personalizar as configurações da barra de ferramentas na caixa de diálogo Opções de Formulário . Por exemplo, você pode remover um ou mais botões ou ocultar a barra de ferramentas na parte inferior do formulário do usuário.

Nas seções a seguir, você aprenderá mais sobre os benefícios de usar o InfoPath Forms Services.

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Alcance clientes, parceiros e fornecedores com formulários amigáveis

Ao publicar um modelo de formulário em um servidor que executa o InfoPath Forms Services, você pode distribuí-lo não apenas na intranet corporativa, mas também em sites externos, como sites de extranet ou sites corporativos. Isso permite que você colete dados de clientes, parceiros, fornecedores e outras pessoas que são vitais para o sucesso do seu negócio. Por exemplo, uma grande companhia de seguros pode usar um único modelo de formulário habilitado para navegador para coletar e processar solicitações de seguro. Um cliente de seguros pode usar um navegador para preencher o formulário de solicitação no site da empresa. Como alternativa, se o cliente ligar para a empresa de seguros para relatar a reclamação, um agente de seguros poderá usar o InfoPath para preencher o mesmo formulário de solicitação em um site da intranet. Da mesma forma, uma agência governamental pode coletar dados de cidadãos publicando modelos de formulário habilitados para navegador em seu site.

Quando os usuários acessam o formulário, seja navegando para uma biblioteca ou inserindo uma URL para o formulário no navegador, pode ocorrer uma destas duas coisas:

• O formulário é aberto em um navegador Se os usuários não tiverem o InfoPath instalado em seus computadores, o formulário será aberto em um navegador, onde eles poderão preenchê-lo da mesma forma que fariam com qualquer outro formulário baseado na Web.

• O formulário é aberto no InfoPath Se os usuários tiverem o InfoPath instalado em seus computadores, o formulário será aberto no InfoPath, onde eles poderão preenchê-lo da mesma forma que fariam com qualquer outro formulário do InfoPath. Como estão preenchendo o formulário no InfoPath, esses usuários terão o benefício adicional de poder usar toda a gama de recursos do InfoPath para preencher formulários, alguns dos quais não estão disponíveis em formulários do navegador.

  Observação

  Se preferir, você pode personalizar as configurações do seu modelo de formulário para que ele sempre abra em um navegador, mesmo que os usuários tenham o InfoPath instalado em seus computadores. Isso pode ser útil quando você deseja que a experiência de preenchimento de um formulário seja idêntica para todos ou quando não deseja que o formulário seja aberto no InfoPath, porque deseja desencorajar os usuários de abrir ou modificar o modelo de formulário subjacente no modo de design.

Se os usuários preencherem formulários em um dispositivo móvel, como um PDA (assistente digital pessoal) ou smartphone, você poderá criar seu modelo de formulário habilitado para navegador para que ele possa ser aberto e preenchido usando um navegador de dispositivo móvel. Quando os usuários usam um dispositivo móvel para acessar o formulário, ele é aberto na tela em um formato simplificado.

Simplifique os processos de negócios orientados por formulários

Os formulários estão no centro de muitos processos empresariais. Ao hospedar modelos de formulário habilitados para navegador em um servidor que executa o InfoPath Forms Services, você pode integrar dados de formulário com processos comerciais ou aplicativos existentes. Por exemplo, você pode:

• Enviar dados para sistemas de negócios existentes Ao criar um modelo de formulário compatível com o navegador, você pode criar conexões de dados com serviços Web ou outras fontes de dados externas. Isso permite que você envie dados para sistemas de negócios, aplicativos corporativos ou bancos de dados corporativos existentes. Por exemplo, um departamento de vendas pode criar um formulário que pode enviar clientes potenciais e informações de clientes para um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) existente.
• Consultar dados de sistemas de negócios existentes Também é possível consultar dados em sistemas de negócios existentes, aplicativos corporativos ou bancos de dados corporativos. Por exemplo, quando os usuários abrem um formulário com base no seu modelo de formulário, você pode querer que os dados de uma fonte de dados externa apareçam nos campos de nome e endereço do formulário. Isso permite que você aproveite os dados organizacionais existentes e simplifica o processo de preenchimento de um formulário.
• Adicionar fluxo de trabalho aos formulários Você pode adicionar um fluxo de trabalho ao modelo de formulário armazenado em uma biblioteca. Isso permite que você gerencie consistentemente processos comerciais comuns. Por exemplo, como gerente, você pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para encaminhar um formulário de relatório de despesas por meio de uma lista de aprovadores. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar o formulário de relatório de despesas, reatribuir a tarefa de aprovação ou solicitar alterações no formulário. No InfoPath, os usuários clicam em comandos no menu Arquivo para participar do fluxo de trabalho. No servidor, eles podem apontar para o nome do formulário na biblioteca, clicar na seta exibida e clicar em Fluxos de trabalho para participar do fluxo de trabalho.
  

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Gerenciar formulários e modelos de formulário em um local centralizado

Você pode armazenar seus modelos de formulário e seus formulários associados em um repositório centralizado em um servidor que executa o InfoPath Forms Services. Isso facilita encontrar, compartilhar e gerenciar formulários e modelos de formulário.

Os principais benefícios incluem a capacidade de:

• Armazene formulários e modelos de formulário em um local centralizado Você pode associar um modelo de formulário a uma biblioteca, que é um local em um site do SharePoint onde você pode criar, coletar, atualizar e gerenciar arquivos com outras pessoas em sua organização. Quando os usuários preenchem formulários com base no modelo de formulário dessa biblioteca, os formulários preenchidos aparecem na biblioteca junto com as informações principais dos próprios formulários. Dependendo de como a biblioteca do SharePoint foi projetada, os usuários podem preencher formulários baseados em seu modelo de formulário, exportar os dados de formulários preenchidos para o Microsoft Office Excel ou mesclar os dados de vários formulários em um único formulário. O exemplo a seguir mostra relatórios de despesas armazenados em uma biblioteca.
  
• Usar tipos de conteúdo para gerenciar modelos de formulário Você pode usar o Assistente de Publicação do InfoPath para publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo do site. Um tipo de conteúdo define um modelo de formulário, um conjunto de colunas e configurações de gerenciamento de documentos no servidor, como configurações de fluxo de trabalho ou de política.
  Ao criar tipos de conteúdo, você pode reutilizar modelos e configurações de formulário em um conjunto de sites. No passado, se você quisesse usar um modelo de formulário em várias bibliotecas do SharePoint, teria que publicar duas cópias distintas do modelo de formulário, uma para cada biblioteca. Se você quisesse atualizar o modelo de formulário, teria que alterar o modelo de formulário em ambos os lugares. No entanto, agora você pode publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Quando você atualiza o tipo de conteúdo, sua alteração é aplicada automaticamente onde quer que o tipo de conteúdo seja usado.
  Você pode atribuir um único tipo de conteúdo a várias bibliotecas em um conjunto de sites ou atribuir vários tipos de conteúdo a uma única biblioteca. Por exemplo, você pode adicionar um tipo de conteúdo para formulários de relatório de status a todas as bibliotecas usadas pelo departamento de vendas da empresa, de modo que cada equipe de vendas colete e relate o mesmo tipo de informação ao gerenciamento. Como alternativa, suponha que seu departamento use modelos de formulário diferentes para formulários de solicitação de viagem, relatório de viagem e relatório de despesas. Você pode publicar os três modelos de formulário como tipos de conteúdo do site e adicioná-los a uma única biblioteca usada para armazenar informações relacionadas a viagens da equipe. Quando as pessoas criam um novo formulário na biblioteca, elas podem selecionar quais desses modelos de formulário desejam usar.
• Gerenciar formulários e modelos de formulário Os administradores de farm de servidores podem controlar como os modelos de formulário são acessados pelos usuários e implantados em toda a organização. Por exemplo, eles podem controlar quem pode publicar modelos de formulário em todo o site ou decidir como atualizar modelos de formulário no servidor com impacto mínimo para os usuários de formulário.
• Gerenciar conexões de dados em um local central Se vários modelos de formulário usarem as mesmas conexões de dados, você poderá armazenar as configurações para essa conexão de dados em um arquivo de conexão de dados em uma biblioteca de conexões de dados. Quando um usuário abre um formulário que se conecta a um arquivo de conexão de dados, o InfoPath usa as configurações desse arquivo para se conectar à fonte de dados externa. Dessa forma, vários modelos de formulário podem usar o mesmo arquivo de conexão de dados, portanto, não há necessidade de criar manualmente a mesma conexão de dados para cada modelo de formulário. Além disso, se as configurações de local ou de conexão de uma fonte de dados externa forem alteradas, você não precisará atualizar cada modelo de formulário que usa a conexão de dados. Em vez disso, basta atualizar o arquivo de conexão de dados uma vez e todos os modelos de formulário continuam funcionando conforme o esperado.

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