Introdução ao InfoPath Forms Services

Sinopse InfoPath Forms Services é uma tecnologia de servidor que possibilita que as pessoas preencham formulários em um navegador da Web. Ao gerir formulários numa localização central, pode simplificar processos de negócio e melhorar as relações com clientes, parceiros e fornecedores.

Descrição geral de InfoPath Forms Services

Alcance clientes, parceiros e fornecedores com formulários fáceis de usar

Simplificar processos de negócios orientados por formulários

Gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada

Descrição geral de InfoPath Forms Services

Os utilizadores não precisam de ter o InfoPath instalado no computador para preencher um modelo de formulário compatível com browser, nem têm de transferir qualquer outro conteúdo adicional a partir da Web. Tudo o que precisam é de acesso a um browser, como o Windows Internet Explorer, o Apple Safari ou o Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services também permite armazenar e gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada. InfoPath Forms Services é desenvolvido e requer Windows SharePoint Services 3.0, que permite publicar modelos de formulário criados em um local comum em uma organização. Além disso, os utilizadores podem submeter formulários para bibliotecas do SharePoint, que são pastas onde é armazenada uma coleção de ficheiros e onde os ficheiros utilizam frequentemente o mesmo modelo. Também é possível integrar formulários em tarefas de gestão de documentos e do ciclo de vida, tais como fluxo de trabalho e gestão de direitos.

A tecnologia InfoPath Forms Services está disponível no Microsoft Office Servidor do SharePoint 2007 Enterprise CAL e também, separadamente, no Microsoft Office Forms Server 2007.

A experiência de estruturação

Os modelos de formulário que podem ser preenchidos num browser são denominados modelos de formulário compatíveis com browser. Para criar este tipo de modelo de formulário, crie um modelo de formulário compatível com o browser no InfoPath, publique-o num servidor a executar o InfoPath Forms Services e ative-o para utilização na Web.

Em alguns casos, você pode habilitar o modelo de formulário para uso na Web selecionando a caixa Habilitar este formulário a ser preenchido usando um navegador marcar no Assistente de Publicação do InfoPath. Em outros casos, você deve publicar o modelo de formulário em um local compartilhado na rede corporativa e, em seguida, entrar em contato com um administrador de farm de servidores para obter assistência para habilitar o modelo de formulário e disponibilizá-lo no servidor.

A aprovação do administrador é necessária nos seguintes cenários:

• O modelo de formulário contém código gerenciado.
• O modelo de formulário requer um nível de segurança de Confiança Total, que permite que os formulários resultantes tenham acesso total aos recursos do sistema nos computadores dos utilizadores, tais como ficheiros e definições.
• O modelo de formulário usa uma conexão de dados gerenciada por um administrador.
• O modelo de formulário está habilitado para ser exibido em um dispositivo móvel.

Se for necessária a aprovação do administrador, o Assistente de Publicação irá guiá-lo ao longo dos passos de preparação do modelo de formulário para entrega a um administrador.

Depois de um modelo de formulário compatível com o browser estar preparado para browser, os utilizadores podem utilizar o respetivo browser para preencher formulários baseados nesse modelo de formulário.

A experiência do usuário

A experiência do usuário de preencher um formulário em um navegador é quase idêntica à de preencher um formulário no InfoPath. Por exemplo, os controlos, como as secções de repetição, e as funcionalidades, como fórmulas e formatação condicional, funcionam da mesma forma em ambos os ambientes.

Embora preencher um formulário num browser seja como preencher um formulário no InfoPath, existe uma diferença fundamental. Num browser, os menus e barras de ferramentas do InfoPath são substituídos por uma barra de ferramentas na parte superior do formulário, que apresenta opções para guardar, fechar, imprimir e atualizar o formulário. Esta barra também é apresentada na parte inferior de um formulário, para que os utilizadores não precisem de deslocar para a parte superior de um formulário longo para concluírem o formulário.

Se ativar as opções de envio para o seu modelo de formulário, os utilizadores também verão um botão Submeter na barra de ferramentas. Quando eles clicam nesse botão, os dados do formulário são enviados diretamente para a fonte de dados que você especificou ao criar o modelo de formulário, como um serviço Web ou lista do SharePoint. Se o modelo de formulário tiver mais de uma vista, os utilizadores também verão uma lista Ver na barra de ferramentas.

1. Os usuários enviam dados para fontes de dados externas clicando em um botão Enviar na barra de ferramentas.

2. Os utilizadores alternam entre vistas ao clicarem num item na lista Ver na barra de ferramentas.

Ao criar seu modelo de formulário, você pode personalizar as configurações da barra de ferramentas na caixa de diálogo Opções de Formulário . Por exemplo, você pode remover um ou mais botões ou ocultar a barra de ferramentas na parte inferior do formulário do usuário.

Nas secções seguintes, obterá mais informações sobre as vantagens da utilização do InfoPath Forms Services.

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Alcance clientes, parceiros e fornecedores com formulários fáceis de usar

Quando você publica um modelo de formulário em um servidor executando InfoPath Forms Services, você pode distribuí-lo não apenas na intranet corporativa, mas também em sites externos, como sites extranet ou sites corporativos. Isto permite-lhe recolher dados de clientes, parceiros, fornecedores e outros que são vitais para o sucesso do seu negócio. Por exemplo, uma grande companhia de seguros pode utilizar um único modelo de formulário preparado para browser para recolher e processar reclamações de seguros. Um cliente de seguros pode usar um navegador para preencher o formulário de reclamação no site da empresa. Em alternativa, se o cliente ligar à companhia de seguros para comunicar a reclamação, um agente de seguros pode utilizar o InfoPath para preencher o mesmo formulário de reclamação num site da intranet. Da mesma forma, uma agência governamental pode coletar dados de cidadãos postando modelos de formulário habilitados para navegador em seu site.

Quando os utilizadores acedem ao formulário ao navegar para uma biblioteca ou ao introduzir um URL do formulário no browser, pode ocorrer uma de duas coisas:

• O formulário é aberto num browser Se os utilizadores não tiverem o InfoPath instalado no computador, o formulário é aberto num browser, onde podem preenchê-lo tal como fariam com qualquer outro formulário baseado na Web.

• O formulário é aberto no InfoPath Se os utilizadores tiverem o InfoPath instalado no computador, o formulário é aberto no InfoPath, onde podem preenchê-lo tal como fariam com qualquer outro formulário do InfoPath. Como estão preenchendo o formulário no InfoPath, esses usuários terão o benefício adicional de poder usar todas as diversas funcionalidades do InfoPath para preencher formulários, algumas das quais não estão disponíveis em formulários do navegador.

  Observação

  Se preferir, você pode personalizar as configurações do modelo de formulário para que ele sempre seja aberto em um navegador, mesmo que os usuários tenham o InfoPath instalado em seus computadores. Isto pode ser útil quando pretende que a experiência de preenchimento de um formulário seja idêntica para todas as pessoas ou quando não pretende que o formulário seja aberto no InfoPath, porque pretende impedir os utilizadores de abrirem ou modificarem o modelo de formulário subjacente no modo de estrutura.

Se os usuários preencherem formulários em um dispositivo móvel, como um assistente digital pessoal (PDA) ou smartphone, você pode criar seu modelo de formulário habilitado para navegador para que possa ser aberto e preenchido usando um navegador de dispositivo móvel. Quando os utilizadores utilizam um dispositivo móvel para aceder ao formulário, este é aberto no ecrã num formato simplificado.

Simplificar processos de negócios orientados por formulários

Os formulários estão no centro de muitos processos empresariais. Ao hospedar modelos de formulário habilitados para navegador em um servidor executando InfoPath Forms Services, você pode integrar dados de formulário com processos de negócios ou aplicativos existentes. Por exemplo, você pode:

• Enviar dados para sistemas de negócios existentes Quando cria um modelo de formulário compatível com um browser, pode criar ligações de dados a serviços Web ou outras origens de dados externas. Isto permite-lhe submeter dados para sistemas empresariais, aplicações empresariais ou bases de dados empresariais existentes. Por exemplo, um departamento de vendas pode criar um formulário que pode enviar leads de vendas e informações do cliente para um sistema de CRM (Customer Relationship Management) existente.
• Consultar dados de sistemas empresariais existentes Também é possível consultar dados em sistemas empresariais existentes, aplicações empresariais ou bases de dados empresariais. Por exemplo, quando os utilizadores abrem um formulário com base no seu modelo de formulário, poderá pretender que os dados de uma origem de dados externa sejam apresentados nos campos de nome e endereço no formulário. Isto permite-lhe tirar partido dos dados organizacionais existentes e simplifica o processo de preenchimento de um formulário.
• Adicionar fluxo de trabalho a formulários Pode adicionar um fluxo de trabalho ao modelo de formulário que está armazenado numa biblioteca. Isto permite-lhe gerir consistentemente processos de negócio comuns. Por exemplo, como gestor, pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para encaminhar um formulário de relatório de despesas através de uma lista de aprovadores. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar o formulário do relatório de despesas, reatribuir a tarefa de aprovação ou solicitar alterações ao formulário. No InfoPath, os usuários clicam em comandos no menu Arquivo para participar do fluxo de trabalho. No servidor, eles podem apontar para o nome do formulário na biblioteca, clicar na seta exibida e clicar em Fluxos de Trabalho para participar do fluxo de trabalho.
  

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Gerir formulários e modelos de formulário numa localização centralizada

Você pode armazenar seus modelos de formulário e seus formulários associados em um repositório centralizado em um servidor executando InfoPath Forms Services. Esta ação facilita a localização, partilha e gestão de formulários e modelos de formulários.

Os principais benefícios incluem a capacidade de:

• Armazenar formulários e modelos de formulário numa localização centralizada Pode associar um modelo de formulário a uma biblioteca, que é uma localização num site do SharePoint onde pode criar, recolher, atualizar e gerir ficheiros com outras pessoas na sua organização. Quando os utilizadores preenchem formulários com base no modelo de formulário nessa biblioteca, os formulários preenchidos são apresentados na biblioteca juntamente com informações chave dos próprios formulários. Dependendo da forma como a biblioteca do SharePoint é concebida, os utilizadores podem preencher formulários baseados no seu modelo de formulário, exportar os dados de formulários preenchidos para o Microsoft Office Excel ou intercalar os dados de vários formulários num único formulário. O exemplo seguinte mostra relatórios de despesas armazenados numa biblioteca.
  
• Utilizar tipos de conteúdo para gerir modelos de formulário Você pode usar o Assistente para Publicação do InfoPath para publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Um tipo de conteúdo define um modelo de formulário, um conjunto de colunas e definições de gestão de documentos no servidor, como definições de política ou fluxo de trabalho.
  Ao criar tipos de conteúdos, pode reutilizar definições e modelos de formulário numa coleção de sites. Anteriormente, se quisesse utilizar um modelo de formulário em múltiplas bibliotecas do SharePoint, tinha de publicar duas cópias distintas do modelo de formulário, uma para cada biblioteca. Se quisesse atualizar o modelo de formulário, tinha de alterar o modelo de formulário em ambos os locais. No entanto, agora você pode publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site. Quando atualiza o tipo de conteúdo, a alteração é automaticamente aplicada sempre que esse tipo de conteúdo for utilizado.
  Pode atribuir um único tipo de conteúdo a várias bibliotecas numa coleção de sites ou atribuir múltiplos tipos de conteúdo a uma única biblioteca. Por exemplo, pode adicionar um tipo de conteúdo para status formulários de relatório a todas as bibliotecas utilizadas pelo departamento de vendas na sua empresa, de modo a que cada equipa de vendas recolha e reporte o mesmo tipo de informações à gestão. Em alternativa, suponha que o seu departamento utiliza modelos de formulário diferentes para formulários de pedido de viagem, relatório de viagem e relatório de despesas. Pode publicar os três modelos de formulário como tipos de conteúdo de site e adicioná-los a uma única biblioteca utilizada para armazenar informações relacionadas com viagens da equipa. Quando as pessoas criam um novo formulário a partir da biblioteca, podem selecionar quais destes modelos de formulário pretendem utilizar.
• Gerir formulários e modelos de formulário Os administradores de farm de servidores podem controlar como os modelos de formulário são acessados pelos usuários e implantados em toda a organização. Por exemplo, eles podem controlar quem pode publicar modelos de formulário em todo o site ou decidir como atualizar modelos de formulário no servidor com impacto mínimo para os usuários do formulário.
• Gerir ligações de dados numa localização central Se vários modelos de formulário utilizarem as mesmas ligações de dados, pode armazenar as definições dessa ligação de dados num ficheiro de ligação de dados numa biblioteca de ligações de dados. Quando um usuário abre um formulário que se conecta a um arquivo de conexão de dados, o InfoPath usa as configurações desse arquivo para se conectar à fonte de dados externa. Desta forma, múltiplos modelos de formulário podem utilizar o mesmo ficheiro de ligação de dados, pelo que não é necessário criar manualmente a mesma ligação de dados para cada modelo de formulário. Além disso, se as configurações de local ou conexão de uma fonte de dados externa mudarem, não será necessário atualizar cada modelo de formulário que usa a conexão de dados. Basta atualizar o ficheiro de ligação de dados uma vez e todos os modelos de formulário continuam a funcionar conforme esperado.

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