Embora seja importante entregar as horas que trabalha nas suas tarefas no Project Web App, é igualmente importante comunicar com o seu gestor de projetos sobre como as coisas estão a correr de uma forma mais geral.
Neste artigo, cobriremos:
- Tempo versus andamento da tarefa: Qual é a diferença?
- Onde eu insiro o andamento das tarefas?
- Adicionar comentários sobre seu trabalho
Tempo versus progresso da tarefa: Qual é a diferença?
Antes de falarmos sobre como comunicar o progresso da tarefa no Project Web App, é importante garantir que estamos claros sobre as diferenças entre o tempo e o progresso da tarefa.
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O Tempo é o número real de horas de trabalho gastas em uma tarefa específica. Isso é o que você preenche na sua planilha a fim de registrar o número de horas gastas em diferentes atividades durante sua semana de trabalho. |
|---|---|
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O Progresso da tarefa é um termo genérico para outras informações, como o percentual de trabalho concluído de uma tarefa (percentual concluído) e quanto trabalho ainda resta para concluir a tarefa (trabalho restante). |
Enviar o progresso da tarefa é uma maneira de registrar uma descrição mais ampla de como você acha que seu trabalho está progredindo.
Vamos ver um exemplo...
Neste exemplo, você recebe uma tarefa agendada para ser feita em 40 horas.
Você gastou 8 horas com a tarefa na segunda-feira, 4 horas na terça-feira e 8 horas na quarta-feira, totalizando 20 horas.
| Seg | Ter | Qua | Qui | Sex | TOTAL | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Real | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Planejado | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Esta é a hora que introduziria numa folha de horas.
Agora, vamos ver o trabalho que fez do ponto de vista do progresso da tarefa .
Mesmo que você tenha gasto 20 das 40 horas na tarefa, você talvez considere que não tenha concluído 50% da tarefa.
Ou talvez você esteja um pouco adiantado, digamos, 75% da tarefa está concluída, ou um pouco atrasado, 25% da tarefa está concluída.
Uma representação de 20 das 40 horas seria assim:
Mas, na realidade, você pode estar adiantado, como:
Ou pode estar atrasado, como:
Quando comunica a percentagem estimada concluída, este é o progresso da tarefa. Ao comunicar o número estimado de horas restantes para concluir a tarefa (trabalho restante) você também está comunicando o andamento da tarefa.
Continuando com nosso exemplo, depois de concluir 20 das 40 horas agendadas, você pode achar que tem mais de 20 horas de trabalho restantes antes que a tarefa seja concluída. Ao enviar seu trabalho restante estimado ao seu gerente de projeto, você comunica o progresso da tarefa.
OK, mas refresque minha memória, por que estamos fazendo isso?
Lembre-se de que, tal como acontece com as folhas de horas, comunicar o progresso da tarefa, francamente, não é sobre si. Para garantir que a tarefa seja cumprida no prazo e dentro do orçamento.
Se a tarefa em que está a trabalhar estiver a demorar mais tempo do que o esperado, por qualquer motivo, o gestor de projetos poderá ser capaz de reorganizar tudo para que o projeto geral não seja descarrilado.
Mesmo quando você faz seu trabalho da melhor maneira possível, as coisas nem sempre funcionam conforme o planejado. Todo bom gerente de projetos sabe disso, por isso, não se preocupe se o andamento da tarefa não se alinha ao cronograma. Seja honesto, compartilhe o andamento do seu trabalho e faça a sua parte para manter o projeto sob controle.
Onde eu insiro meu progresso com as tarefas?
Essa é uma pergunta difícil. Existem duas formas de configurar o Project Web App para introduzir o progresso da tarefa.
Modos de exibição separados para tempo e progresso da tarefa. Se a sua organização tiver configurado o Project Web App desta forma, os membros da equipa introduzem e submetem o tempo na vista Folha de Horas e o progresso da tarefa na vista Tarefas .
- O Tempo é inserido em: Horas no modo de exibição do Quadro de Horários
- O Andamento da tarefa é inserido em: Porcentagem concluída no modo de exibição de Tarefas + Trabalho restante, no modo de exibição de Tarefas
Um modo de exibição combinado de tempo e progresso da tarefa. Se a sua organização tiver configurado o Project Web App desta forma, os membros da equipa podem capturar o tempo e o progresso da tarefa na vista Folha de Horas . O progresso da tarefa é representado por horas, nesse caso, em vez de porcentagem concluída, além do trabalho restante.
- O Tempo é inserido em: Horas no modo de exibição do Quadro de Horários
- O Andamento da tarefa é inserido em: Trabalho restante no modo de exibição de Quadro de Horários
O método "modo de exibição combinado" (que seu administrador talvez conheça como "modo de entrada única") elimina a necessidade de gravar as coisas em dois lugares, mas você perderá a capacidade de relatar a porcentagem concluída de uma forma mais geral ("Conclui cerca de 25% desta tarefa."). Portanto, há vantagens e desvantagens. Em última análise, como membro da equipe, você segue o que sua organização escolheu, mas às vezes é útil saber os detalhes dos bastidores.
Pronto para adicionar seu andamento da tarefa?
Adicionar comentários sobre seu trabalho
Outra maneira de comunicar o progresso da tarefa é simplesmente adicionando alguns comentários ao enviar as atualizações para seu gerente de projeto. Às vezes você pode precisar explicar o motivo das coisas estarem demorando mais do que o planejado("Acrescentei 20 horas de trabalho restante, pois…"), ou talvez você queira dar mais alguns detalhes sobre o trabalho que você realizou nesta semana ("Gastei 6 horas nessa tarefa na terça-feira fazendo…")
Para adicionar comentários, marque a caixa de seleção Comentar ao Enviar na faixa de opções antes de enviar seu quadro de horários ou progresso da tarefa, e você poderá preencher uma caixa de comentário antes de enviar as alterações para seu gerente de projeto.