"Você pode ter bom, rápido ou barato. Escolha dois."
Os engenheiros vêm dizendo isso aos gerentes de projeto há décadas.
Em termos ligeiramente diferentes, cada projeto equilibra um "triângulo" de tempo, dinheiro e escopo – você não pode alterar um sem afetar pelo menos um dos outros. A função do gerente de projetos é impedir que o triângulo se desfaça.
Como? Primeiro, quando surgir um problema, localize-o no triângulo do projeto - é uma questão de tempo (cronograma), dinheiro (orçamento) ou escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo você pode alterar e quais são "fixos" no lugar. Terceiro, ajuste o que puder para corrigir o problema e otimizar o projeto. Quarto, termine o projeto e comemore!
Neste artigo
- Tempo + dinheiro + escopo = qualidade
- Saiba o que você não pode mudar
- Otimizar o agendamento
- Otimizar o orçamento
- Otimizar o escopo
- Mais sobre o gerenciamento de projetos
Tempo + dinheiro + escopo = qualidade
O triângulo do projeto também é conhecido como o "triângulo de ferro" e, menos poeticamente, as "restrições triplas". Como quer que você chame, isso equivale à mesma coisa: você não pode alterar o orçamento, o cronograma ou o escopo de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras duas partes
Alguns exemplos de como isso funciona:
- Para trazer a data de término (hora), você pode gastar mais recursos (dinheiro) para terminar o trabalho mais rapidamente ou cortar recursos (escopo) para que haja menos trabalho a fazer antes do novo prazo.
- Para terminar o projeto dentro do orçamento (custo), você pode se livrar das horas extras e terminar o projeto mais tarde (tempo) ou cortar recursos (escopo).
- Para adicionar recursos a um produto (escopo), você pode estender o prazo para dar tempo para o novo trabalho (tempo) ou adicionar pessoas para concluí-lo mais rapidamente (custo). Você também pode fazer as duas coisas!
A qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ele fica no centro, onde qualquer mudança em qualquer lado o afeta.
Por exemplo, se você estiver adiantado, poderá substituir recursos de corte ou permitir mais tempo para tarefas existentes. Com esse tempo e escopo adicionais, o resultado final pode ser um produto melhor.
Um ponto-chave: não existe um padrão universal de qualidade. Para qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outros, colocá-lo no mercado a tempo é mais importante. Um gerente de projetos precisa saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico.
No exemplo anterior, você poderia simplesmente terminar o produto mais cedo com menos recursos, colocando-o no mercado à frente de seus concorrentes. Essa pode ser a definição de qualidade para aquele projeto em sua empresa.
Saiba o que você não pode mudar
Na maioria dos projetos, pelo menos um lado do triângulo é fixado no lugar. Você não pode alterá-lo.
Talvez o orçamento não seja negociável. (Soa familiar?) Ou talvez o produto tenha que estar à venda até uma determinada data. Talvez ambos sejam verdadeiros.
Muitas vezes, os elementos fixos de um projeto são ditados de cima do gerente de projeto, mas nem sempre. Às vezes, cabe a você decidir qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você realmente precisa ser claro sobre isso para quando os problemas aparecerem (e eles sempre aparecem).
Quando o problema ocorre em um lado fixo, o curso de ação geralmente é claro. Por exemplo, se você descobrir que um recurso de software levará mais tempo para ser concluído do que o previsto e você assinou um contrato dizendo que entregará esse recurso (escopo), será necessário prorrogar a data de término ou adicionar recursos para concluí-lo a tempo.
Se o lado fixo e o lado do problema forem diferentes, não desista. Essa é a beleza do triângulo do projeto; Sempre há espaço para fazer alterações Por exemplo, se o seu projeto precisa ser concluído no prazo e seu escopo foi aumentado, você ainda poderá ajustar o custo adicionando recursos.
Se todos os três lados do triângulo estiverem presos, não entre em pânico. O projeto pode estar com problemas, mas pelo menos você sabe que está com problemas e tem um bom ponto de partida para repensar os objetivos ou padrões de qualidade do projeto.
Otimizar o agendamento
Mais cedo ou mais tarde, você enfrentará um projeto que está definido para ultrapassar um prazo inflexível.
Uma maneira infalível de encurtar o cronograma é encurtar o caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa termina na data de término do projeto. Alterar outras tarefas pode não encurtar o agendamento, mas alterar as tarefas do caminho crítico sim. Para encurtar o caminho crítico, você pode:
- Encurtar a duração das tarefas (reduzir o escopo ou adicionar recursos).
- "Acelere" o cronograma: sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar nelas simultaneamente (adicione recursos). Essa tática é melhor usada perto do início de um projeto.
- "Travar" o cronograma: adicione recursos para concluir as tarefas mais rapidamente (dinheiro).
- Remover tarefas (reduzir escopo).
É claro que fixar o cronograma dessa maneira pode ter efeitos dramáticos no orçamento, escopo e qualidade do projeto.
Otimizar o orçamento
Na maioria dos projetos, a maior parte do orçamento consiste em custos de recursos: os custos fixos e baseados em taxas de pessoas, equipamentos e materiais. Manter o orçamento dentro do orçamento pode exigir escolhas muito difíceis:
- Reduza o escopo do projeto para que haja menos tarefas mais curtas que precisem de recursos.
- Remova recursos.
- Certifique-se de que as taxas, taxas e horas extras sejam apropriadas.
- Verifique se os recursos são os mais adequados para o trabalho.
- Substitua um recurso caro por um menos caro.
Controlar os custos pode forçar o prazo ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se você não permitir horas extras nas tarefas, poderá descobrir que a data de término é um mês depois. Ou, se você cortar o escopo, a data de término pode realmente mudar.
Otimizar o escopo
Você consideraria economizar dinheiro fazendo uma ponte alguns metros mais curta do que o rio que ela atravessa? É claro que não. Às vezes, o escopo do projeto não pode mudar, então você precisa realizar outras ações:
- Adicione recursos para garantir que todas as tarefas sejam concluídas (custo).
- Corte tarefas que não estão no caminho crítico, se houver alguma (custo).
- Adicionar tarefas ou adicionar duração às tarefas (custo).
- Estenda o prazo para permitir tempo para todas as tarefas com o nível atual de recursos (time).