Exibir as cargas de trabalho e a disponibilidade dos recursos no Project desktop

Como gestor de projetos, um dos aspetos mais importantes da sua função é monitorizar as atribuições de cada um dos seus recursos para conseguir equilibrar eficazmente as respetivas cargas de trabalho. Alguns recursos podem estar sobrealocados e outros podem estar subafetados. Pode verificar a eficiência com que os seus recursos estão a ser utilizados no seu projeto e se precisa de efetuar ajustes, ao ver as respetivas cargas de trabalho e disponibilidade no Microsoft Project.

O que você deseja fazer?

• Rever cargas de trabalho de recursos utilizando a vista Utilização de Recursos
• Rever a disponibilidade dos recursos empresariais utilizando Project Online
• Utilizar um gráfico para ver cargas de trabalho individuais
• Ver uma lista de recursos que estão sobrecarregados
• Recursos de grupo que estão sobrecarregados
• Localizar recursos que têm tempo disponível

Rever cargas de trabalho de recursos utilizando a vista Utilização de Recursos

1. No separador Tarefa ou Recurso , clique em Utilização de Recursos no menu pendente Vista .
2. Reveja os nomes dos recursos e as respetivas tarefas atribuídas na parte da tabela da vista Utilização de Recursos.
3. Reveja a parte da escala temporal da vista para ver como o trabalho é alocado ao longo do período de tempo selecionado.

Em muitas vistas de recursos, incluindo a vista Utilização de Recursos, os recursos com sobrecarga são apresentados a vermelho. Uma sobrecarga ocorre sempre que as unidades máximas de um recurso tiverem sido excedidas durante qualquer período de tempo. Em folhas de recursos, o campo indicador de recursos com sobrecarga também inclui o indicador Nivelamento de recursos, que indica que o recurso deve ser nivelado. Verifique o indicador e reveja as atribuições de tarefas para avaliar se o excesso de alocação é aceitável.

Por exemplo, suponha que duas tarefas têm uma duração de quatro horas e que ambas começam e terminam ao mesmo tempo. Se você atribuir ambas as tarefas ao Bob, ele está tecnicamente sobrealocado, porque durante esse período de quatro horas das duas tarefas, Bob está trabalhando a 200%. No entanto, se o nivelamento é definido para uma base diária, Bob não precisa ser nivelado, porque durante todo o dia ele não excede sua capacidade total de oito horas para trabalhar.

Também pode apresentar e modificar a vista Utilização de Recursos para ver todas as atribuições de recursos e as respetivas percentagens de alocação de trabalho numa folha de horas. Esta vista apresenta todas as atribuições por recurso e mostra quão totalmente estes recursos são alocados às tarefas atribuídas ao longo do tempo.

1. No separador Tarefa ou Recurso , clique em Utilização de Recursos no menu pendente Vista .
2. No separador Formatar , clique em Adicionar Detalhes.
3. Na lista Campos disponíveis , clique em Percentagem de Alocação e, em seguida, clique em Mostrar.
4. Reveja a parte da escala temporal da vista. Na linha % Alocação que acabou de adicionar, pode ver a percentagem do tempo de trabalho disponível total do recurso que é atribuído às atribuições durante o período de tempo selecionado. Além disso, a parte da escala temporal da vista mostra o trabalho sobrecarregado do recurso e a respetiva percentagem de alocação a vermelho, o que lhe permite identificar exatamente quando é que o recurso fica sobrecarregado.

Rever a disponibilidade dos recursos empresariais utilizando Project Online

Para encontrar recursos com ou sem alocação dentro ou fora de um projeto ou entre projetos, você pode acessar Project Online e exibir um gráfico e uma tabela de disponibilidade de recursos.

1. No Project Online Centro de Projetos, clique em Recursos no menu do lado esquerdo.

2. Selecione o recurso ou recursos cujas informações de disponibilidade você deseja exibir marcando a caixa marcar ao lado do nome deles e, na guia Recursos, clique em Planejamento de Capacidade na seção Navegar.
   Para selecionar recursos adjacentes na lista, mantenha premida a tecla SHIFT enquanto clica no primeiro e, em seguida, no último recurso. Para selecionar recursos não adjacentes, mantenha premida a tecla CTRL enquanto clica em cada recurso.

3. Na secção Vistas do separador Disponibilidade , selecione uma vista de recursos.

   • Para apresentar o trabalho de atribuição agrupado primeiro por recursos e, em seguida, pelos projetos em que o recurso aparece, selecione Trabalhar por Recurso.
   • Para exibir o trabalho de atribuição agrupado pelos projetos em que o recurso aparece, selecione Utilização de Recursos por Projeto.
   • Para exibir a quantidade de tempo que o recurso tem disponível para trabalhar durante um período de tempo especificado, selecione Disponibilidade Restante.
   • Para exibir a quantidade de trabalho atribuída ao recurso, selecione Utilização de Recursos.

4. Se tiver selecionado vários recursos na página anterior, pode clicar na legenda no gráfico para selecionar os recursos que pretende ver no gráfico.
   A tabela Detalhes abaixo do gráfico mostra uma escala temporal que apresenta a quantidade de trabalho a que é atribuído o recurso durante o período de tempo especificado.

Utilizar um gráfico para ver cargas de trabalho individuais

A vista Resource Graph apresenta uma vista de gráfico de barras da carga de trabalho e disponibilidade de um recurso individual. Esta vista permite-lhe descobrir rapidamente se o recurso selecionado está sobrecarregado ou subalocado durante um período de tempo específico. Também pode ver a percentagem de unidades atribuídas a atribuições, juntamente com o número máximo de unidades disponíveis no recurso.

1. No separador Recurso, selecione a vista Resource Graph na secção Ver.
2. Reveja o nome do primeiro recurso na vista Resource Graph ao deslocar para a esquerda ou direita na janela esquerda.
   Se o nome do recurso estiver listado a vermelho, o recurso está sobreatribuído. Os recursos listados em preto são alocados exatamente em sua capacidade total ou sob sua capacidade total.
3. Reveja o gráfico de barras para ver o nível de sobrecarga ou subatribuição.
   As barras azuis (por predefinição) indicam a quantidade de trabalho atribuído que atingiu ou está abaixo da unidade máxima do recurso e da disponibilidade de tempo útil durante esse período de tempo. As barras vermelhas (por predefinição) indicam que o recurso está sobrecarregado porque excedeu a unidade máxima e a disponibilidade de tempo útil durante um determinado período de tempo.
4. Reveja as percentagens de alocação mais elevadas que ocorrem no período de tempo apresentado, ou seja, as unidades de pico para o recurso no período de tempo.
   As unidades máximas estão listadas na parte inferior do gráfico.
5. Para ver o gráfico de barras do recurso seguinte, prima PAGE DOWN ou utilize a barra de deslocamento ou as teclas de seta.

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Ver uma lista de recursos que estão sobrecarregados

Pode ver uma lista apenas dos recursos que estão sobrecarregados ao apresentar a vista Folha de Recursos ou a vista Utilização de Recursos e, em seguida, filtrar os recursos com sobrecarga atribuída.

1. Na secção Ver , clique em Folha de Recursos ou Utilização de Recursos no menu pendente.
2. No separador Ver, clique no menu pendente Filtro na secção Dados e, em seguida, clique em Recursos com Sobrecarga
3. Para ver novamente a lista completa de recursos, clique no menu pendente Filtro e, em seguida, clique em Sem Filtro.

As vistas de tarefas também podem ser utilizadas para apresentar sobreatribuições, embora não mostrem sobrealocações a vermelho, tal como as vistas de recurso fazem. Se estiver a trabalhar numa vista de tarefas, pode percorrer cada tarefa que tenha sobrealocação de recursos, embora uma vista de tarefas não lhe mostre que recursos (ou quantos) estão sobreatribuídos.

Em qualquer vista de tarefas, como o Gráfico Gantt ou o Diagrama de Rede, no separador Recurso , clique em Seguinte, Sobrealocação na secção Nível .

Recursos de grupo que estão sobrecarregados

Na vista Folha de Recursos ou Utilização de Recursos, pode agrupar recursos com sobreatribuições. Também pode agrupar os recursos pelas suas unidades de pico, que indicam a percentagem máxima de atribuições durante o projeto. Analisar os recursos sobrealocados pela extensão de suas alocações excessivas pode ajudá-lo a se concentrar primeiro nos recursos mais amplamente alocados.

1. Na seção Exibir , clique em Planilha de Recursos ou Uso de Recursos.
2. No separador Ver , clique no menu pendente Agrupar por e, em seguida, clique em Novo Grupo Por.
3. Na caixa Nome do Campo , selecione Superalocado.
4. Na caixa Ordem , selecione Ascendente ou Decrescente.
   Se clicar em Ascendente, o grupo de recursos que não estão com sobrecarga aparece em primeiro lugar e o grupo de recursos com sobrecarga aparece em segundo.
5. Para criar um agrupamento aninhado de unidades de pico, clique na caixa Depois por e, em seguida, clique em Pico.
6. Forneça um nome para o agrupamento e clique em Aplicar.
   A vista é agrupada de acordo com as suas especificações. Qualquer recurso cuja atribuição exceda 100% das unidades de pico em qualquer altura durante o projeto é agrupado em Com sobreatribuição: Sim. Se especificar um agrupamento aninhado de unidades de pico, poderá ter agrupamentos adicionais em cabeçalhos como Pico: 200%,Pico: 300% e assim sucessivamente.
7. Para ver os recursos listados na respetiva ordem original na caixa Agrupar por, clique em [Sem Grupo].

Localizar recursos que têm tempo disponível

Se tiver recursos sobrecarregados, poderá querer identificar recursos no projeto que têm tempo disponível, para que possa distribuir a carga de trabalho mais uniformemente. Esta capacidade também é útil se existirem tarefas adicionais não atribuídas e quiser saber quem está disponível para assumir mais trabalhos.

A disponibilidade dos recursos é calculada através da seguinte fórmula:

Disponibilidade de Recursos = Capacidade de Recursos - (Atribuição de Recursos de Resumo + Calendar Exceções)

A Atribuição de Recursos de Resumo é a soma de todo o trabalho realizado pelo recurso e Calendar Exceções são quaisquer exceções no calendário base do recurso.

Para localizar recursos que podem trabalhar horas adicionais numa tarefa, pode apresentar e modificar a vista Utilização de Recursos para ver a quantidade de tempo (horas, dias ou semanas) que um recurso tem disponível para atribuições adicionais. Também pode utilizar esta vista para redistribuir o trabalho de recursos com sobrecarga para recursos com uma sobrecarga insuficiente.

1. Na seção Exibir , clique em Uso de Recursos.
2. No separador Formatar, na secção Detalhes, marcar na caixa Disponibilidade Restante.
3. Na linha Rem. Disponível (disponibilidade restante), reveja a quantidade de trabalho que representa a disponibilidade restante, ou subatribuição, para cada período de tempo.

Também pode apresentar e modificar a vista Resource Graph para ver um gráfico de barras da carga de trabalho de um recurso individual, que pode ajudá-lo a descobrir quem pode trabalhar horas adicionais numa tarefa. Pode rever informações sobre um recurso com uma alocação insuficiente de cada vez na vista Resource Graph. Você pode ver a quantidade de trabalho disponível por período de tempo.

1. Na seção Exibir, clique em Resource Graph.
2. No separador Formatar , clique no menu pendente Gráfico e, em seguida, selecione Disponibilidade de Trabalho.
3. Para o recurso selecionado, reveja a quantidade de trabalho disponível apresentada no gráfico de barras. Percorra a escala temporal para ver a subalocação durante períodos de tempo variáveis.
4. Reveja a quantidade de tempo disponível para o recurso selecionado na parte inferior do gráfico.
5. Para ir para o próximo recurso que tem tempo disponível, prima PAGE DOWN ou utilize a barra de deslocamento ou as teclas de seta no painel esquerdo.

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