Resumo: Saiba mais sobre os elementos de uma solução de gestão de documentos e o processo de planeamento da gestão de documentos no SharePoint 2013.
Este artigo contém uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gestão de documentos baseada no SharePoint Server 2016.
A gestão de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização – a forma como são criados, revistos e publicados e como são, em última análise, eliminados ou retidos. Embora o termo "gestão" implique que as informações são controladas a partir do topo da organização, um sistema de gestão de documentos eficaz deve refletir a cultura da organização que a utiliza. As ferramentas que utiliza para a gestão de documentos devem ser suficientemente flexíveis para lhe permitir controlar rigorosamente o ciclo de vida de um documento, se se adequar à cultura e aos objetivos da sua empresa, mas também para lhe permitir implementar um sistema mais estruturado, se melhor se adequar à sua empresa.
Os elementos de um sistema de gestão de documentos
Uma solução de gestão de documentos eficaz especifica o seguinte:
- Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados numa organização.
- Que modelo utilizar para cada tipo de documento.
- Que metadados fornecer para cada tipo de documento.
- Onde armazenar um documento em cada fase do ciclo de vida.
- Como controlar o acesso a um documento em cada fase do ciclo de vida.
- Como mover documentos dentro da organização à medida que os membros da equipa contribuem para a criação, revisão, aprovação, publicação e disposição dos documentos.
O SharePoint Foundation 2013 inclui funcionalidades que implementam todos estes aspetos da gestão de documentos. O SharePoint Server 2016 inclui as mesmas funcionalidades e também adiciona o seguinte:
- Que políticas aplicar a documentos para que as ações relacionadas com documentos sejam auditadas, os documentos sejam retidos ou eliminados adequadamente e os conteúdos importantes para a organização sejam protegidos.
- Como lidar com documentos como registos empresariais, que têm de ser mantidos de acordo com os requisitos legais e as diretrizes empresariais.
Para garantir que os técnicos de informação podem tirar facilmente partido destas capacidades sem terem de se afastar das suas operações diárias e ferramentas familiares, as aplicações no sistema do Microsoft Office ( como o Microsoft Outlook e o Word) também incluem funcionalidades que suportam cada fase do ciclo de vida de um documento.
O processo de planeamento
O processo de planeamento da gestão de documentos consiste nos seguintes passos principais:
Identificar funções de gestão de documentos Certifique-se de que os seus planos incorporam o feedback dos principais intervenientes da sua organização, que tem a melhor equipa para implementar a solução e sabe quem participará nos processos de gestão de documentos.
Analisar a utilização de documentos Depois de identificar quem trabalha em documentos, determine os tipos de documentos em que estes trabalham e como os utilizam. Para obter mais informações, veja Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos (SharePoint Server 2010).
Planear a organização dos documentos Pode organizar documentos em coleções de sites, sites e bibliotecas. O SharePoint Server 2016 oferece uma variedade de funcionalidades para ajudar a organizar e armazenar documentos, desde sites especializados a bibliotecas de documentos estruturadas livremente para criação rápida de documentos e colaboração. Dentro de uma biblioteca, pode organizar conteúdos em pastas e subpastas. Para obter mais informações, consulte Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Planear a forma como o conteúdo se move entre localizações Poderá ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca para outro em diferentes fases do ciclo de vida. Para obter mais informações, consulte "Planear o fluxo de conteúdo" no Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Planear tipos de conteúdo Utilize tipos de conteúdo para organizar informações sobre documentos, tais como metadados, modelos de documentos e processos de fluxo de trabalho. Este é um passo importante para ajudá-lo a organizar os seus documentos e impor consistência em toda a sua organização. Para obter mais informações, consulte Tipo de conteúdo e planeamento do fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
Planear fluxos de trabalho Quando planeia fluxos de trabalho para a sua organização, pode controlar e controlar a forma como os documentos passam de um membro de equipa para outro à medida que cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. O SharePoint Server 2016 inclui fluxos de trabalho para tarefas de equipa comuns, como rever e aprovar documentos. O SharePoint Server 2016 também suporta a criação e instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte Tipo de conteúdo e planeamento do fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
Planear a governação de conteúdos Pode planear o grau de controlo adequado baseado no tipo de conteúdo ou na localização de armazenamento. Por exemplo, pode exigir que seja dada saída dos documentos numa determinada biblioteca antes de poderem ser editados. Para obter mais informações, veja Controlo de versões, aprovação de conteúdo e planeamento de saída dada (SharePoint Server 2010).
Planear políticas Para cada tipo de conteúdo, planeie políticas de gestão de informações para garantir que os documentos são auditados, retidos e tratados de outra forma de acordo com os requisitos institucionais e legais da sua organização. O SharePoint Server 2016 inclui políticas que implementam códigos de auditoria, retenção de documentos e barras (para garantir que o conteúdo impresso pode ser correlacionado com as versões eletrónicas correspondentes). Para obter mais informações, veja Planeamento da política de gestão de informações (SharePoint Server 2010).
Nota
As políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.
Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos (SharePoint Server 2010)
Planeamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010)
Planeamento do tipo de conteúdo e do fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010)
Controlo de versões, aprovação de conteúdo e planeamento de saída (SharePoint Server 2010)
Planeamento da política de gestão de informações (SharePoint Server 2010)