Um dos primeiros passos para gerir um projeto é adicionar as tarefas que ajudam o projeto a ser concluído. A sua lista de tarefas pode ser tão simples como uma lista de verificação de coisas que precisam de ser feitas ou pode estar um pouco mais envolvida, com datas de início e de conclusão, relações com outras tarefas e outras informações de tarefas associadas. Uma lista de verificação simples de tarefas e uma lista agendada de tarefas utilizam a mesma lista no seu site, para que possa começar com uma lista de verificação simples e, em seguida, adicionar detalhes às tarefas mais tarde para torná-la uma lista agendada de tarefas.
Adicionar uma lista de verificação simples de tarefas
Se estiver apenas a começar a planear o projeto ou se não antecipar que este projeto seja particularmente complicado, uma simples lista de tarefas poderá ser suficiente para gerir eficazmente o seu projeto. A lista de verificação pode incluir datas para conclusão para as tarefas do projeto e atribuições aos membros da equipa do projeto.
Para adicionar uma lista de verificação simples de tarefas:
- Na Iniciação Rápida do seu site, clique em Tarefas.
- Na página Tarefas , clique em Editar.
- Na coluna Nome da Tarefa , escreva um nome para cada tarefa que precisa de ser concluída no projeto. Prima Enter para ir para a linha seguinte depois de adicionar uma tarefa.
Sugestão
Pretende adicionar uma nova tarefa entre duas tarefas que já estão listadas? Clique no espaço à esquerda da caixa de verificação de uma tarefa existente e, em seguida, prima Insert. É adicionada uma nova linha acima da tarefa existente que selecionou. Também pode clicar em Inserir no grupo Hierarquia no separador Tarefas .
Na coluna Data para Conclusão, escreva ou selecione uma data para quando cada tarefa na lista deve estar concluída. Se não tiver a certeza quando é que uma tarefa tem de ser concluída, deixe esta coluna em branco para essa tarefa.
Na coluna Atribuído a , escreva ou selecione o nome de cada pessoa que irá trabalhar em cada tarefa na lista.
Sugestão
Uma melhor prática é atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Se precisar de atribuir mais do que uma pessoa, isto pode levar a problemas ao marcar tarefas como concluídas. Se a Ann terminar o seu trabalho na tarefa, faz sentido que ela a verifique como concluída na página As Minhas Tarefas. No entanto, esta ação marca a tarefa como concluída para todas as pessoas atribuídas e não apenas para Ann. Outra pessoa na tarefa ainda pode ter trabalho a fazer. Se decidir que ainda precisa de atribuir mais do que uma pessoa a uma tarefa, pode separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
Quando terminar de adicionar a sua lista de verificação simples de tarefas, clique em Parar.
Outra forma rápida de adicionar uma lista de verificação simples de tarefas é colar uma lista a partir de uma folha de cálculo do Excel. Desde que as colunas que utiliza na folha de cálculo estejam alinhadas com as colunas apresentadas na página Tarefas, pode simplesmente clicar na lista de tarefas e colar os dados da folha de cálculo. Os nomes serão emparelhados com contas, se possível, na coluna Atribuído a .
À medida que trabalha no seu projeto, pode selecionar a caixa de verificação junto a cada nome da tarefa quando a tarefa estiver concluída.
Se precisar de mais controlo sobre as tarefas na sua lista de verificação simples, pode utilizar os passos na secção seguinte para adicionar detalhes às suas tarefas, para criar uma lista agendada mais robusta.
Adicionar uma lista agendada de tarefas
Se o seu projeto for um pouco complexo, poderá descobrir que uma lista agendada de tarefas o ajuda a controlar o trabalho de uma forma mais gerível.
Para adicionar uma lista agendada de tarefas:
Na Iniciação Rápida do seu site, clique em Tarefas.
Na página Tarefas , clique em Nova Tarefa. Em alternativa, no separador Tarefas do friso , clique em Novo Item.
Nota
Se criou inicialmente uma lista de verificação simples de tarefas, mas o projeto tornou-se um pouco mais envolvido, pode facilmente adicionar mais detalhes às suas tarefas existentes. Para selecionar uma tarefa, clique no espaço à esquerda da caixa de verificação e, em seguida, no separador Tarefas do friso , clique em Editar Item. Esta ação abre a tarefa para que possa adicionar mais detalhes de agendamento.
Escreva um nome para a tarefa na caixa Nome da Tarefa .
Escreva ou selecione uma data de início e de conclusão para a sua tarefa nas caixas Data de Início e Data para Conclusão . Se não tiver a certeza de nenhuma destas datas, deixe estas informações de fora por enquanto. Pode sempre devolver mais tarde e adicionar informações ao editar a tarefa.
Escreva o nome ou endereço de e-mail da pessoa na qual pretende trabalhar na tarefa na caixa Atribuído A .
Sugestão
Uma melhor prática é atribuir apenas uma pessoa a cada tarefa. Se precisar de atribuir mais do que uma pessoa, isto pode levar a problemas ao marcar tarefas como concluídas. Se a Ann terminar o seu trabalho na tarefa, faz sentido que ela a verifique como concluída na página As Minhas Tarefas. No entanto, esta ação marca a tarefa como concluída para todas as pessoas atribuídas e não apenas para Ann. Outra pessoa na tarefa ainda pode ter trabalho a fazer. Se decidir que ainda precisa de atribuir mais do que uma pessoa a uma tarefa, pode separar os nomes com um ponto e vírgula (;).
Se o trabalho já tiver começado na tarefa, introduza uma percentagem na caixa % Concluída , para indicar aproximadamente quanto trabalho foi feito e o que resta fazer.
Sugestão
Este é um excelente campo para que os membros da equipa do seu projeto atualizem regularmente. Pode ajudá-lo a compreender como o trabalho no seu projeto está a progredir e se o seu projeto está no bom caminho para terminar a tempo.
Escreva uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição , se quiser fornecer mais detalhes sobre o trabalho envolvido. Isto pode ser útil para executivos ou outros intervenientes que estão a tentar compreender o seu projeto.
Utilize as caixas e botões junto a Predecessoras para indicar que tarefas no projeto têm de ser concluídas antes de a tarefa atual poder ser iniciada.
Por exemplo, digamos que cria uma tarefa chamada "Publicar comunicado de imprensa", que só pode ser iniciada quando a tarefa "Escrever comunicado de imprensa" estiver concluída. Selecione a tarefa "Escrever versão de imprensa" na caixa à esquerda e, em seguida, clique em Adicionar para movê-la para a caixa à direita. Isto indica que a tarefa "Escrever versão de imprensa" é uma antecessora (ou seja, precede) a tarefa "Publicar comunicado de imprensa".Selecione o nível de prioridade adequado na lista Prioridade .
Selecione o nível de estado adequado na lista Estado da Tarefa .
Sugestão
Este é outro campo que é útil para os membros da equipa do projeto atualizarem regularmente. Pode ajudá-lo a manter-se a par dos bloqueios de trabalho, atrasos de agendamento e outros problemas de agendamento críticos.
Clique em Guardar.
Trabalhar com a sua lista de tarefas
À medida que trabalha com a sua lista de tarefas, as pessoas com datas para conclusão listadas a vermelho estão atrasadas. Depois de marcar uma tarefa atrasada como concluída ao selecionar a caixa de verificação junto à tarefa, a data para conclusão já não aparece como texto vermelho.
Além disso, pode alternar entre diferentes vistas da sua lista de tarefas ao clicar nas ligações de vista acima da lista. Pode escolher entre Todas as Tarefas, Calendar, Concluídas, Gráfico Gantt, Tarefas Atrasadas, As Minhas Tarefas e Futuras, ou pode modificar uma vista existente ou criar a sua própria vista da sua lista de tarefas. Se a vista que pretende utilizar não estiver listada acima da lista de tarefas, clique em Clicar para obter opções adicionais (...) junto às ligações de vista e selecione a vista que pretende utilizar. Para obter mais informações sobre como criar a sua própria vista, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.
Depois de adicionar tarefas detalhadas ao seu projeto, poderá querer: