Modificar, editar ou alterar um relatório

Este tópico descreve as técnicas que você pode usar para modificar um relatório de Acesso existente. O Access fornece duas exibições que você pode usar para fazer alterações no relatório: exibição de layout e exibição de design. Sua escolha de qual exibição usar depende de qual tarefa específica você está tentando realizar. Você pode acabar usando ambas as exibições para fazer suas alterações.

O que você deseja fazer?

• Entender o modo de exibição layout
• Entender o modo de exibição design
• Alternar entre modos de exibição
• Modificar seu relatório no modo de exibição layout
• Modificar seu relatório no modo design

Entender o modo de exibição layout

A exibição de layout é a exibição mais intuitiva a ser usada para modificação de relatório e pode ser usada para quase todas as alterações que você deseja fazer em um relatório no Access. Na exibição Layout, o relatório está realmente em execução, para que você possa ver seus dados da mesma forma que serão exibidos quando impressos. No entanto, você também pode fazer alterações no design do relatório nesta exibição. Como você pode ver os dados enquanto modifica o relatório, é uma exibição muito útil para definir larguras de coluna, adicionar níveis de agrupamento ou executar quase qualquer outra tarefa que afeta a aparência e a legibilidade do relatório. A ilustração a seguir mostra um relatório da Lista de Telefones do Cliente no modo de exibição layout.

O relatório que você vê no modo de exibição layout não é exatamente o mesmo que o relatório impresso. Por exemplo, não há quebras de página no modo de exibição layout. Além disso, se você tiver usado a Configuração de Página para formatar seu relatório com colunas, as colunas não serão exibidas na exibição Layout. No entanto, o modo de exibição layout fornece uma aproximação muito próxima do relatório impresso. Se você quiser ver como o relatório será exibido quando impresso, use Visualização de Impressão.

Determinadas tarefas não podem ser executadas no modo de exibição Layout e exigem que você alterne para a exibição Design. Em determinadas situações, o Access exibirá uma mensagem informando que você deve alternar para a exibição Design para fazer uma alteração específica.

Entender o modo de exibição design

O modo de exibição de design fornece uma visão mais detalhada da estrutura do relatório. Você pode ver as faixas de cabeçalho e rodapé para o relatório, página e grupos. O relatório não está realmente em execução no modo design, portanto, você não pode ver os dados subjacentes durante o trabalho; no entanto, há determinadas tarefas que você pode executar com mais facilidade na exibição Design do que na exibição layout. Você pode:

• Adicione uma variedade maior de controles ao relatório, como rótulos, imagens, linhas e retângulos.
• Editar fontes de controle de caixa de texto nas caixas de texto, sem usar a folha de propriedades.
• Altere determinadas propriedades que não estão disponíveis na exibição Layout.

A ilustração a seguir mostra um relatório da Lista de Telefones do Cliente no modo design.

Alternar entre modos de exibição

O Access fornece uma variedade de métodos para alternar entre exibições. Se o relatório já estiver aberto, você poderá alternar para outra exibição fazendo um dos seguintes procedimentos:

• Clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique na exibição desejada no menu de atalho.
• Clique com o botão direito do mouse na guia documento ou na barra de título do relatório e clique na exibição desejada no menu de atalho.
• Na guia Página Inicial , no grupo Exibir , clique no botão Exibir para alternar entre as exibições disponíveis. Como alternativa, você pode clicar na seta em Exibição e selecionar uma das exibições disponíveis no menu.
• Clique com o botão direito do mouse em uma área em branco do relatório em si e clique na exibição desejada. Se o relatório estiver aberto no modo design, clique com o botão direito do mouse fora da grade de design.
• Clique em um dos ícones de exibição pequena na barra do Access status.

Se o relatório não estiver aberto, clique duas vezes no relatório no Painel de Navegação para abri-lo no modo de exibição Relatório. Para abrir o relatório em outro modo de exibição, clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique na exibição desejada no menu de atalho.

Modificar seu relatório no modo de exibição layout

Esta seção descreve algumas das modificações de relatório comuns que você pode executar na exibição layout.

Alterar a largura da coluna ou do campo no modo de exibição layout

1. Clique em um item na coluna que você deseja ajustar.
   Uma borda é desenhada em torno do item para indicar que o campo está selecionado.
2. Arraste a borda direita ou esquerda da borda até que a coluna seja a largura desejada.

Alterar a altura da linha ou do campo na exibição layout

1. Clique em um item na linha que você deseja ajustar.
   Uma borda é desenhada em torno do item para indicar que o campo está selecionado.
2. Arraste a borda superior ou inferior da borda até que a linha seja a altura desejada.

Adicionar um campo na exibição layout

• Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
  A lista de campos disponíveis é exibida. Se houver campos disponíveis em outras tabelas, eles serão exibidos em Campos disponíveis em outras tabelas:.

• Arraste um campo da Lista de Campos para o relatório. Ao mover o campo, uma área realçada indicará onde o campo será colocado quando você liberar o botão do mouse.

  Observação

  Para adicionar vários campos ao mesmo tempo, segure a tecla CTRL e clique em cada campo na Lista de Campos desejada. Em seguida, libere a chave CTRL e arraste os campos para o relatório. Os campos serão colocados adjacentes uns aos outros.

Início da Página

Entender layouts de controle

Os layouts de controle são guias que alinham seus controles horizontal e verticalmente para dar ao relatório uma aparência uniforme. Você pode pensar em um layout de controle como uma tabela, em que cada célula da tabela contém um controle. Os procedimentos a seguir mostram como adicionar, remover ou reorganizar controles em layouts de controle.

Os layouts de controle vêm em duas variedades: tabulares e empilhadas.

• Em layouts de controle tabular, os controles são organizados em linhas e colunas como uma planilha, com rótulos na parte superior. Os layouts de controle tabular sempre abrangem duas seções de um relatório; em qualquer seção em que os controles estejam, os rótulos estão na seção acima deles. A ilustração a seguir mostra um layout de controle tabular básico.
  
• Em layouts empilhados, os controles são organizados verticalmente como você pode ver em um formulário de papel, com um rótulo à esquerda de cada controle. Layouts empilhados sempre estão contidos em uma única seção de relatório. A ilustração a seguir mostra um layout de controle empilhado básico.
  

Você pode ter vários layouts de controle de qualquer tipo em um relatório. Por exemplo, você pode ter um layout tabular para criar uma linha de dados para cada registro e, em seguida, um ou mais layouts empilhados abaixo, contendo mais dados do mesmo registro.

Criar um novo layout de controle

O Access cria automaticamente layouts de controle columnar nas seguintes circunstâncias:

• Você cria um novo relatório clicando na de Relatório no grupo Relatórios na guia Criar.
• Você cria um novo relatório clicando na Relatório em Branco no grupo Relatórios na guia Criar e arrastando um campo do painel Lista de Campos para o relatório.

Em um relatório existente, você pode criar um novo layout de controle fazendo o seguinte:

1. Selecione um controle que você deseja adicionar ao layout.

2. Se você quiser adicionar outros controles ao mesmo layout, mantenha abaixo a chave SHIFT e selecione esses controles.

3. Siga um destes procedimentos:

   • Na guia Organizar , no grupo Tabela , clique em Tabular ou Empilhado.
   • Clique com o botão direito do mouse no controle ou controles selecionados, aponte para Layout e clique em Tabular ou Empilhado .

O Access cria o layout de controle e adiciona os controles selecionados a ele.

Alternar um layout de controle de tabular para empilhado ou de empilhado para tabular

Para mudar um esquema completo de um tipo de esquema para o outro:

• Selecione o esquema de controlo ao clicar no seletor de esquema laranja no canto superior esquerdo do esquema.
  Todas as células no esquema estão selecionadas.

• Siga um destes procedimentos:

  • No separador Dispor , no grupo Tabela , clique no tipo de esquema que pretende (Tabular ou Empilhado).
  • Clique com o botão direito do rato no esquema de controlo, aponte para Esquema e, em seguida, clique no tipo de esquema pretendido.

O Access reorganiza os controlos para o tipo de esquema que selecionou.

Dividir um esquema de controlo em dois esquemas

Pode dividir um esquema de controlo em dois esquemas através do seguinte procedimento:

1. Mantenha premida a tecla SHIFT e clique nos controlos que pretende mover para o novo esquema de controlo.

2. Siga um destes procedimentos:

   • No separador Dispor , no grupo Tabela , clique no tipo de esquema que pretende para o novo esquema (Tabular ou Empilhado).
   • Clique com o botão direito do rato nos controlos selecionados, aponte para Esquema e, em seguida, clique no tipo de esquema que pretende para o novo esquema.

O Access cria um novo esquema de controlo e adiciona-lhe os controlos selecionados.

Reorganizar controlos num esquema de controlo

• Pode mover um controlo dentro de um esquema de controlo ao arrastá-lo para a localização pretendida. À medida que arrasta o campo, uma barra horizontal ou vertical indica onde será colocada quando soltar o botão do rato.
• Pode mover um controlo de um esquema de controlo para outro esquema de controlo do mesmo tipo. Por exemplo, pode arrastar um controlo de um esquema empilhado para outro esquema empilhado, mas não para um esquema tabular.

Adicionar controlos a um esquema de controlo

Para adicionar um novo campo do painel Lista de Campos a um esquema de controlo existente 

• Basta arrastar o campo do painel Lista de Campos para o esquema. Uma barra horizontal ou vertical indica onde o campo será colocado quando soltar o botão do rato.

Para adicionar controlos existentes a um esquema de controlo existente 

1. Selecione o primeiro controlo que pretende adicionar ao esquema de controlo.

2. Se quiser adicionar outros controlos ao mesmo esquema, mantenha premida a tecla SHIFT e selecione esses controlos. Pode selecionar controlos noutros esquemas de controlo.

3. Siga um destes procedimentos:

   • Se o relatório estiver aberto na vista Estrutura, arraste os campos selecionados para o esquema. Uma barra horizontal ou vertical indica onde os campos serão colocados quando soltar o botão do rato.

   • Se o relatório estiver aberto na vista Esquema:

     1. No separador Dispor , no grupo Tabela , clique no tipo de esquema ao qual está a adicionar. Se estiver a adicionar a um esquema tabular, clique em Tabela. Se estiver a adicionar a um esquema empilhado, clique em Empilhado.
        O Access cria um novo esquema e adiciona-lhe os controlos selecionados.
     2. Arraste o novo esquema para o esquema existente. Uma barra horizontal ou vertical indica onde os campos serão colocados quando soltar o botão do rato.

Remover controlos de um esquema de controlo

Remover um controlo de um esquema de controlo permite-lhe colocá-lo em qualquer parte do relatório sem afetar o posicionamento de quaisquer outros controlos.

1. Selecione o controlo que pretende remover do esquema. Para selecionar vários controlos, mantenha premida a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos controlos que pretende remover. Para selecionar todos os controlos no esquema, clique na caixa do seletor de esquema no canto superior esquerdo do esquema.
2. Clique com o botão direito do rato num dos controlos selecionados, aponte para Esquema e, em seguida, clique em Remover Esquema.
   O Access remove os controlos selecionados do esquema.

Início da página

Eliminar um campo ou coluna

1. Clique no campo ou coluna a eliminar ou clique no respetivo cabeçalho de etiqueta ou coluna.
   O Access desenha um limite à volta do item para indicar que está selecionado.
2. Pressione Delete.

Alterar a configuração da página

Utilize os grupos Tamanho da Página e Esquema de Página no separador Configurar Página para alterar o tamanho, a orientação, as margens, etc.

1. Clique no separador Configurar Página .
2. No grupo Tamanho da Página , clique em Tamanho para selecionar um tamanho de papel diferente.
3. No grupo Tamanho da Página , clique em Margens para fazer ajustes às margens do relatório.
4. No grupo Esquema de Página , clique em Vertical ou Horizontal para alterar a orientação do papel.

Alterar a formatação de um campo

1. Selecione o campo que você deseja formatar.
2. No separador Formatar , utilize as ferramentas no grupo Tipo de Letra para aplicar a formatação que pretende.

Vincular uma caixa de texto a um campo diferente (alterar a origem de controlo de um controlo)

1. Clique dentro da coluna ou do campo para o qual pretende alterar a origem de controlo.
   É desenhado um limite à volta do item para indicar que o campo está selecionado.
2. Se a folha de propriedades não for apresentada atualmente, prima F4 para a apresentar.
3. No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade OrigemDoControlo para o novo campo. Pode selecionar um campo na lista pendente ou escrever uma expressão na caixa.

Alterar a origem de registos do relatório

1. Se a folha de propriedades não for apresentada, prima F4 para a apresentar.

2. Na lista pendente na parte superior da folha de propriedades, clique em Relatório.

3. Na folha de propriedades, clique na guia Dados.

4. Na lista pendente Origem dos Registos , selecione a tabela ou consulta que pretende utilizar para uma origem de registos ou clique no para apresentar o Construtor de Consultas.

   Observação

   Se o relatório for atualmente baseado numa tabela, o Access pergunta se pretende criar uma consulta com base na tabela. Clique em Sim para apresentar o Construtor de Consultas e criar a consulta ou clique em Não para cancelar a operação. Se optar por criar uma consulta, a nova consulta tornar-se-á a origem de registos do relatório. Será criada como uma consulta "incorporada", ou seja, uma consulta armazenada na propriedade OrigemDosRegistos do relatório, em vez de como um objeto de consulta separado.

Moldar texto num campo

1. Se a folha de propriedades não for apresentada, clique com o botão direito do rato no campo no qual pretende que o texto seja moldado e clique em Propriedades. Caso contrário, basta clicar no campo para selecioná-lo.
2. No separador Formatar da folha de propriedades, defina a propriedade CanGrow como Sim.

Adicionar linhas de grade

Se os controlos estiverem contidos num esquema de controlo, pode adicionar linhas de grelha para proporcionar uma maior separação visual entre os controlos.

1. Clique em qualquer campo num esquema de controlo.
   É desenhado um limite à volta do campo para indicar que está selecionado.
2. No separador Dispor , no grupo Tabela , clique em Linhas de Grelha.
3. Selecione o estilo de linhas de grelha que pretende na lista pendente.

Início da página

Adicionar ou modificar um logótipo ou outra imagem

Os procedimentos seguintes mostram-lhe como adicionar um logótipo a um relatório com a ferramenta Logótipo e como redimensionar um controlo de imagem ou uma imagem dentro de um controlo de imagem.

Adicionar um logotipo

• No separador Estrutura , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Logótipo.
  A caixa de diálogo Inserir Imagem é apresentada.
• Navegue para a pasta onde o ficheiro de logótipo está armazenado e faça duplo clique no ficheiro.
  O Access adiciona o logótipo ao canto superior esquerdo do relatório.

Redimensionar um controlo que contém um logótipo ou outra imagem

1. Clique no controlo que contém a imagem.
   É desenhado um limite à volta do controlo para indicar que está selecionado.
2. Coloque o ponteiro sobre o limite. Quando o ponteiro se torna uma seta de cabeça dupla, você pode arrastá-la nas direções indicadas pelas setas para tornar o controle de imagem maior ou menor.

Observe que o valor padrão da propriedade Modo de Tamanho de uma imagem é Clip, o que significa que a imagem permanecerá do mesmo tamanho, independentemente de quão grande ou pequena você faça o controle de imagem. Se você quiser que a imagem fique maior ou menor à medida que redimensionar o controle, faça o seguinte:

Redimensionar o logotipo ou a imagem dentro do controle

1. Selecione a imagem.
2. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.
3. Na guia Formatar da folha de propriedades, defina a propriedade Modo de Tamanho como a opção desejada:

Configuração	Descrição
Clipe	A imagem permanece do mesmo tamanho, independentemente de quão grande ou pequeno você faça o controle de imagem. Se você tornar o controle de imagem menor que a imagem, a imagem será cortada.
Alongar	A imagem é estendida vertical e horizontalmente para corresponder ao tamanho do controle de imagem. A proporção original da imagem não é preservada, portanto, essa configuração pode resultar em uma imagem distorcida, a menos que você defina precisamente a altura e a largura do controle de imagem.
Aplicar zoom	À medida que o controle de imagem é redimensionado, a imagem se ajusta para ser o maior possível sem afetar a proporção original da imagem.

Início da página

Adicionar ou editar um título de relatório

Os procedimentos a seguir mostram como adicionar ou editar um rótulo que contém o título do relatório.

Adicionar um título a um relatório

• Na guia Design , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Título.
  Um novo rótulo é adicionado ao cabeçalho do relatório e o nome do relatório é inserido para você como o título do relatório.
• Quando o rótulo é criado, o texto no rótulo é selecionado para você para que, se você quiser alterar o texto, comece a digitar o título desejado.
• Pressione ENTER quando terminar.

Editar o título do relatório

1. Clique duas vezes no rótulo que contém o título do relatório para colocar o cursor no rótulo.
2. Digite o texto que você deseja usar como o título do relatório e pressione ENTER quando terminar.

Adicionar números de página, a data atual ou a hora atual

Os procedimentos a seguir mostram como adicionar números de página a um relatório e como adicionar a data atual ou a hora atual.

Adicionar números de página

• Na guia Design , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Números de Página.
  A caixa de diálogo Números de Página é exibida.
• Escolha o formato, a posição e o alinhamento desejados para os números da página.
• Desmarque a caixa Mostrar Número da Primeira Página marcar se você não quiser um número na primeira página.
• Clique em OK.
  Os números da página são adicionados ao relatório. Alterne para Visualização de Impressão para ver como os números serão exibidos quando você imprimir o relatório.

Adicionar a data ou hora

• Na guia Design , no grupo Cabeçalho/Rodapé , clique em Data e Hora.
  A caixa de diálogo Data e Hora é exibida.
• Desmarque a caixa de seleção Incluir data se não quiser incluir a data.
• Se você quiser incluir a data, clique no formato de data desejado.
• Desmarque a caixa de seleção Incluir Hora se não quiser incluir a hora.
• Se você quiser incluir a hora, clique no formato de hora desejado.
  Um exemplo da data e hora, nos formatos escolhidos, aparece na área Exemplo da caixa de diálogo.
• Clique em OK.

Modificar seu relatório no modo design

Em alguns casos, você não pode executar determinadas modificações no relatório no modo de exibição layout e, em vez disso, deve usar a exibição Design.

Adicionar números de linha

1. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.

2. Clique em uma área aberta da seção em que você deseja que os números de linha apareçam. Na maioria dos casos, esta será a seção Detalhes. Você moverá a caixa de texto para o local final mais tarde.
   Quando você clica no relatório, o Access cria uma caixa de texto nova e desvinculada.

3. Clique no rótulo (apenas à esquerda da nova caixa de texto) e pressione DELETE.

4. Clique uma vez na nova caixa de texto para selecioná-la e clique novamente para posicionar o cursor na caixa de texto.

5. Digite =1 e pressione ENTER.

6. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

7. Na guia Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Soma em Execução como Over All.

   Observação

   Se este for um relatório agrupado e desejar que a numeração comece em 1 para cada grupo, defina a propriedade como Over Group.

8. Redimensione a caixa de texto para uma largura menor posicionando o ponteiro sobre o identificador de dimensionamento na borda direita da caixa de texto e arrastando-o para a esquerda. Deixe espaço suficiente para o maior número de linha que você espera ver neste relatório.

9. Se necessário, abrir espaço para a caixa de texto na borda extrema esquerda da seção Detalhe arrastando os controles existentes nessa seção para a direita ou redimensionando o controle mais à esquerda nessa seção.

10. Arraste a nova caixa de texto para o local desejado no relatório.

11. Alterne para Exibição de relatório, visualização de impressão ou exibição de layout para ver os números de linha.

Fazer um cabeçalho de grupo aparecer na parte superior de cada página

Para grupos que abrangem várias páginas, é útil que o cabeçalho de grupo apareça na parte superior de cada página para que você possa ver facilmente em qual grupo os dados estão. Você pode selecionar um cabeçalho de grupo na exibição layout, mas é mais fácil fazer isso no modo design.

1. Clique duas vezes no seletor da seção cabeçalho de grupo (a barra horizontal acima da seção cabeçalho do grupo).
2. Na guia Formatar da folha de propriedades, defina a propriedade Repetir Seção como Sim.

Abrir um sub-relatório em sua própria janela de exibição de design

Quando você abre um relatório no modo design, todos os sub-relatórios contidos no relatório também são abertos no modo design. No entanto, cada sub-relatório é exibido dentro de seu controle de sub-relatório, não como uma janela separada. Como o controle de sub-relatório geralmente é muito pequeno para funcionar facilmente, geralmente é mais conveniente abrir o sub-relatório em sua própria janela e editá-lo. Para abrir um sub-relatório em uma nova janela, faça um dos seguintes procedimentos:

• Selecione o sub-relatório e, na guia Design , no grupo Ferramentas , clique em Sub-relatório em Nova Janela.
• Clique uma vez fora do controle de sub-relatório para verificar se ele não está selecionado e clique com o botão direito do mouse dentro do controle de sub-relatório e clique em Sub-relatório em Nova Janela.

Início da Página