Somar dados usando uma consulta

Este artigo explica como usar uma função de agregação no Access para somar os dados em um conjunto de resultados de consulta. Ele também explica brevemente como usar outras funções de agregação, como COUNT e AVG, para contar ou calcular a média dos valores em um conjunto de resultados. Além disso, explica como usar a linha Total para somar dados sem alterar o design de suas consultas.

O que você deseja fazer?

• Entender maneiras de somar dados
• Preparar alguns dados de exemplo
• Somar dados usando uma linha Total
• Calcular totais gerais usando uma consulta
• Calcular totais de grupo usando uma consulta de totais
• Somar dados entre vários grupos usando uma consulta de tabela de referência cruzada
• Referência de função de agregação

Entender maneiras de somar dados

Você pode somar uma coluna de números em uma consulta usando um tipo de função chamada função de agregação. As funções de agregação executam um cálculo em uma coluna de dados e retornam um único valor. O Access fornece uma variedade de funções agregadas, incluindo Sum, Count, Avg (para calcular médias) Mine Max. Você soma dados adicionando a Sum função à sua consulta. Você conta dados usando a Count função e assim por diante.

Além disso, o Access fornece várias maneiras de adicionar Sum e outras funções agregadas a uma consulta. Você pode:

• Abra sua consulta no modo Folha de Dados e adicione uma linha de Total. A linha Total, um recurso do Access, permite que você use uma função de agregação em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem alterar o design da consulta.
• Criar uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula subtotais entre grupos de registros; uma linha de total calcula totais gerais para uma ou mais colunas (campos) de dados. Por exemplo, se quiser subtotalizar todas as vendas por cidade ou por trimestre, use uma consulta de totais para agrupar seus registros pela categoria desejada e, em seguida, somar os números de vendas.
• Criar uma consulta de tabela de referência cruzada. Uma consulta de tabela de referência cruzada é um tipo especial de consulta que exibe seus resultados em uma grade semelhante a uma planilha do Excel. As consultas de tabela de referência cruzada resumem seus valores e os agrupam por dois conjuntos de fatos — um definido na lateral (títulos de linha) e outro na parte superior (títulos de coluna). Por exemplo, você pode usar uma consulta de tabela de referência cruzada para exibir os totais de vendas de cada cidade nos últimos três anos, como mostra a tabela a seguir:

Cidade	2003	2004	2005
Paris	254,556	372,455	467,892
Sydney	478,021	372,987	276,399
Jacarta	572,997	684,374	792,571
⁠...⁠	...	...	...

Para obter mais informações sobre como usar as outras funções de agregação, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados.

As etapas das seções a seguir explicam como adicionar uma linha de Total, usar uma consulta de totais para somar dados entre grupos e usar uma consulta de tabela de referência cruzada que subtotaliza dados entre grupos e intervalos de tempo. Ao prosseguir, lembre-se de que muitas funções de agregação funcionam somente em dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a SUM função funciona somente com campos definidos como os tipos de dados Número, Decimal ou Conversor de Moedas. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função requer, consulte Referência de função agregada mais adiante neste artigo.

Para obter informações gerais sobre tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o conjunto de tipos de dados de um campo.

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Preparar alguns dados de exemplo

As seções de instruções deste artigo fornecem tabelas de dados de exemplo. As etapas de instruções usam as tabelas de exemplo para ajudá-lo a entender como as funções de agregação funcionam. Se preferir, você poderá, opcionalmente, adicionar as tabelas de exemplo a um banco de dados novo ou existente.

O Access fornece várias maneiras de adicionar essas tabelas de exemplo a um banco de dados. Você pode inserir os dados manualmente, copiar cada tabela em um programa de planilha como o Excel e importar as planilhas para o Access ou colar os dados em um editor de texto, como o Bloco de Notas, e importar os dados dos arquivos de texto resultantes.

As etapas nesta seção explicam como inserir dados manualmente em uma folha de dados em branco e como copiar as tabelas de exemplo para um programa de planilha e importar essas tabelas para o Access. Para saber mais sobre como criar e importar dados de texto, confira o artigo Importar ou vincular a dados em um arquivo de texto.

As etapas de instruções deste artigo usam as tabelas a seguir. Use estas tabelas para criar seus dados de exemplo:

A tabela Categorias :

Categoria
Bonecas
Jogos e quebra-cabeças
Arte e molduras
Jogos de vídeo
DVDs e filmes
Modelos e hobbies
Esporte

A tabela Produtos :

Nome do Produto	Andrade	Categoria
Figura de ação do programador	US$ 12,95	Bonecas
Fun with C# (Um jogo de tabuleiro para toda a família)	US$ 15,85	Jogos e quebra-cabeças
Diagrama do banco de dados relacional	US$ 22,50	Arte e molduras
O Chip de Computador Mágico (500 Peças)	$32.65	Jogos e quebra-cabeças
Acesso! O Jogo!	US$ 22,95	Jogos e quebra-cabeças
Geeks de computador e criaturas míticas	$78.50	Jogos de vídeo
Exercício para geeks de computador! O DVD!	$14.88	DVDs e filmes
Ultimate Flying Pizza	$36.75	Esporte
Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala 1/4)	$65.00	Modelos e hobbies
Figura de não-ação do burocrata	$78.88	Bonecas
Melancolia	$53.33	Jogos de vídeo
Crie seu próprio teclado	US$ 77,95	Modelos e hobbies

A tabela Pedidos :

Data do Pedido	Ship Date	Cidade de Envio	Taxa de envio
11/14/2005	11/15/2005	Jacarta	US$ 55,00
11/14/2005	11/15/2005	Sydney	$76.00
11/16/2005	11/17/2005	Sydney	$87.00
11/17/2005	11/18/2005	Jacarta	US$ 43,00
11/17/2005	11/18/2005	Paris	$105.00
11/17/2005	11/18/2005	Stuttgart	$112.00
11/18/2005	11/19/2005	Viena	$215.00
11/19/2005	11/20/2005	Miami	Preço: $525.00
11/20/2005	11/21/2005	Viena	$198.00
11/20/2005	11/21/2005	Paris	$187.00
11/21/2005	11/22/2005	Sydney	$81.00
11/23/2005	11/24/2005	Jacarta	$92.00

A tabela Detalhes do Pedido :

ID do Pedido	Nome do Produto	ID do Produto	Preço Unitário	Quantidade	Desconto
1	Crie seu próprio teclado	12	US$ 77,95	9	5%
1	Figura de não-ação do burocrata	2	$78.88	4	7.5%
2	Exercício para geeks de computador! O DVD!	7	$14.88	6	4%
2	O Chip de Computador Mágico	4	$32.65	8	0
2	Geeks do computador e criaturas míticas	6	$78.50	4	0
3	Acesso! O jogo!	5	$22.95	5	15%
4	Figura de Ação do Programador	1	$12,95	2	6%
4	Ultimate Flying Pizza	8	$36.75	8	4%
5	Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)	9	$65.00	4	10%
6	Diagrama de Base de Dados Relacional	3	$22.50	12	6,5%
7	Melancolia	11	$53.33	6	8%
7	Diagrama de Base de Dados Relacional	3	$22.50	4	9%

Inserir os exemplos de dados manualmente

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela. O Access adiciona uma tabela nova, em branco, ao seu banco de dados.

   Observação

   Você não precisará executar esta etapa se abrir um novo banco de dados em branco, mas precisará executá-la sempre que adicionar uma tabela ao banco de dados.

2. Faça duplo clique na primeira célula na linha de cabeçalho e introduza o nome do campo na tabela de exemplo. Por predefinição, o Access indica campos em branco na linha de cabeçalho com o texto Adicionar Novo Campo, da seguinte forma:

3. Utilize as teclas de seta para aceder à célula de cabeçalho em branco seguinte e escreva o segundo nome do campo. Também pode premir TAB ou fazer duplo clique na nova célula. Repita este passo até introduzir todos os nomes do campo.

4. Insira os dados no exemplo de tabela. Enquanto você digita os dados, o Access deduz um tipo de dados para cada campo. Se não estiver familiarizado com bases de dados relacionais, deve definir um tipo de dados específico, como Número, Texto ou Data/Hora, para cada um dos campos nas suas tabelas. Definir o tipo de dados ajuda a assegurar uma introdução de dados precisa e ajuda a evitar erros, como a utilização de um número de telefone num cálculo. Para estas tabelas de exemplo, deve deixar que o Access infira os tipos de dados.

5. Quando terminar de introduzir os dados, clique em Guardar. Atalho de teclado Prima CTRL+S. A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

6. Na caixa Nome da Tabela, digite o nome da tabela de exemplo e clique em OK. Utilize o nome de cada tabela de exemplo uma vez que as consultas nas secções de instruções utilizam esses nomes.

7. Repita estes passos até ter criado cada uma das tabelas de exemplo indicadas no início desta secção.

Se não quiser introduzir os dados manualmente, siga os passos seguintes para copiar os dados para um ficheiro de folha de cálculo e, em seguida, importe os dados do ficheiro de folha de cálculo para o Access.

Criar as planilhas de exemplo

1. Inicie o seu programa de folha de cálculo e crie um novo ficheiro em branco. Se utilizar o Excel, por predefinição, é criado um novo livro em branco.

2. Copie a primeira tabela de exemplo fornecida acima e cole-a na primeira folha de cálculo, começando na primeira célula.

3. Utilizando a técnica fornecida pelo programa de folha de cálculo, mude o nome da folha de cálculo. Atribua à folha de cálculo o mesmo nome da tabela de exemplo. Por exemplo, se a tabela de exemplo tiver o nome Categorias, dê o mesmo nome à sua folha de cálculo.

4. Repita os passos 2 e 3, copiando cada tabela de exemplo para uma folha de cálculo em branco e mude o nome da folha de cálculo.

   Observação

   Pode ter de adicionar folhas de cálculo ao ficheiro de folha de cálculo. Para obter informações sobre como executar essa tarefa, consulte a ajuda do seu programa de folha de cálculo.

5. Salve a pasta de trabalho em um local conveniente no computador ou na rede e vá para o próximo conjunto de etapas.

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

1. Na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique em Nova Fonte>de Dados do Arquivo>Excel. A caixa de diálogo Obter Dados Externos - Folha de Cálculo do Excel é apresentada.
2. Clique em Procurar, abra o ficheiro de folha de cálculo que criou no passo anterior e, em seguida, clique em OK. O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.
3. Por predefinição, o assistente seleciona a primeira folha de cálculo no livro (a folha de cálculo Clientes , se seguiu os passos na secção anterior) e os dados da folha de cálculo são apresentados na secção inferior da página do assistente. Clique em Avançar.
4. Na página seguinte do assistente, clique em Primeira linha contém os cabeçalhos de coluna e, em seguida, clique em Seguinte.
5. Opcionalmente, na página seguinte, utilize as caixas de texto e listas em Opções dos Campos para alterar os nomes dos campos e tipos de dados ou omitir campos na operação de importação. Caso contrário, clique em Avançar.
6. Deixe a opção Permitir acesso adicionar chave primária selecionada e clique em Avançar.
7. Por padrão, o Access aplica o nome da planilha à sua nova tabela. Aceite o nome ou digite outro nome e clique em Concluir.
8. Repita as etapas de 1 a 7 até criar uma tabela de cada planilha na pasta de trabalho.

Renomear os campos de chave primária

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em cada uma das tabelas criadas nas etapas anteriores e clique em Modo Design.
2. Para cada tabela, localize o campo de chave primária. Por padrão, o Access nomeia cada ID de campo.
3. Na coluna Nome do Campo de cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela. Por exemplo, você renomearia o campo ID da tabela Categorias para "ID da Categoria" e o campo da tabela Pedidos para "ID do Pedido". Na tabela Detalhes do Pedido, renomeie o campo como "ID de Detalhe". Na tabela Produtos, renomeie o campo como "ID do Produto".
4. Salve as alterações.

Sempre que as tabelas de exemplo aparecem neste artigo, elas incluem o campo de chave primária, e o campo é renomeado conforme descrito usando as etapas anteriores.

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Somar dados usando uma linha Total

Você pode adicionar uma linha de Total a uma consulta abrindo sua consulta no modo Folha de Dados, adicionando a linha e selecionando a função de agregação que deseja usar, como Sum, Min, Max, ou Avg. As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta seleção básica e adicionar uma linha de total. Você não precisa usar as tabelas de exemplo descritas na seção anterior.

Criar uma consulta de seleção básica

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.
2. Clique duas vezes na tabela ou tabelas que você deseja usar em sua consulta. A tabela ou tabelas selecionadas aparecem como janelas na seção superior do designer de consulta.
3. Clique duas vezes nos campos da tabela que você deseja usar em sua consulta. Você pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou monetários. Cada campo aparece em uma célula na grade de design.
4. Clique em Executar para executar a consulta. O conjunto de resultados da consulta é exibido no modo Folha de Dados.
5. Como opção, mude para o modo Design e ajuste sua consulta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento para a consulta e clique em Modo Design. Você pode ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo campos da tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.
6. Salve sua consulta.

Adicionar uma linha de totais

1. Verifique se a consulta está aberta no modo Folha de Dados. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Folha de Dados. -ou- No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultados em uma folha de dados.
2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais. Uma nova linha de Total será exibida na folha de dados.
3. Na linha Total , clique na célula no campo que você deseja somar e selecione Soma na lista.

Ocultar uma linha de Total

• Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como usar uma linha de total, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados.

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Calcular totais gerais usando uma consulta

Um total geral é a soma de todos os valores em uma coluna. Você pode calcular vários tipos de totais gerais, incluindo:

• Um total geral simples que soma os valores em uma única coluna. Por exemplo, você pode calcular os custos totais de envio.
• Total geral calculado que soma os valores em mais de uma coluna. Por exemplo, você pode calcular o total de vendas multiplicando o custo de vários itens pelo número de itens pedidos e, em seguida, totalizando os valores resultantes.
• Um total geral que exclui alguns registros. Por exemplo, você pode calcular o total de vendas apenas para a última sexta-feira.

As etapas nas seções a seguir explicam como criar cada tipo de total geral. As etapas usam as tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido.

A tabela Pedidos

ID do Pedido	Data do Pedido	Ship Date	Cidade de Envio	Taxa de envio
1	11/14/2005	11/15/2005	Jacarta	US$ 55,00
2	11/14/2005	11/15/2005	Sydney	$76.00
3	11/16/2005	11/17/2005	Sydney	$87.00
4	11/17/2005	11/18/2005	Jacarta	US$ 43,00
5	11/17/2005	11/18/2005	Paris	$105.00
6	11/17/2005	11/18/2005	Stuttgart	$112.00
7	11/18/2005	11/19/2005	Viena	$215.00
8	11/19/2005	11/20/2005	Miami	Preço: $525.00
9	11/20/2005	11/21/2005	Viena	$198.00
10	11/20/2005	11/21/2005	Paris	$187.00
11	11/21/2005	11/22/2005	Sydney	$81.00
12	11/23/2005	11/24/2005	Jacarta	$92.00

A tabela Detalhes do Pedido

ID do detalhe	ID do Pedido	Nome do Produto	ID do Produto	Preço Unitário	Quantidade	Desconto
1	1	Crie seu próprio teclado	12	US$ 77,95	9	0,05
2	1	Figura de não-ação do burocrata	2	$78.88	4	0.075
3	2	Exercício para geeks de computador! O DVD!	7	$14.88	6	0.04
4	2	O Chip de Computador Mágico	4	$32.65	8	0,00
5	2	Geeks de computador e criaturas míticas	6	$78.50	4	0,00
6	3	Acesso! O Jogo!	5	US$ 22,95	5	0,15
7	4	Figura de ação do programador	1	US$ 12,95	2	0,06
8	4	Ultimate Flying Pizza	8	$36.75	8	0.04
9	5	Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala 1/4)	9	$65.00	4	0,10
10	6	Diagrama do banco de dados relacional	3	US$ 22,50	12	0.065
11	7	Melancolia	11	$53.33	6	0,08
12	7	Diagrama do banco de dados relacional	3	US$ 22,50	4	0,09

Calcular um total geral simples

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela que você deseja usar em sua consulta. Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos. A tabela aparece em uma janela na seção superior do designer de consulta.

3. Clique duas vezes no campo que deseja somar. Verifique se o campo está definido como o tipo de dados Número ou Conversor de Moedas. Se você tentar somar valores em campos não numéricos, como um campo de texto, o Access exibirá a mensagem de erro " Incompatibilidade de tipo de dados" na expressão de critérios quando você tentar executar a consulta. Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na coluna Taxa de Envio. Você pode adicionar campos numéricos adicionais à grade se quiser calcular totais gerais para esses campos. Uma consulta de totais pode calcular totais gerais para mais de uma coluna.

4. Na guia Design da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais. A linha Total aparece na grade de design e Agrupar por aparece na célula da coluna Taxa de Envio.

5. Altere o valor na célula na linha Total para Soma.

6. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.

   Dica

   O Access acrescenta SumOf ao início do nome do campo que você somar. Para alterar o título da coluna para algo mais significativo, como Total de Remessas, volte para o modo Design e clique na linha Campo da coluna Taxa de Remessa na grade de design. Coloque o cursor ao lado de Taxa de envio e digite Total Shipping: Shipping Fee.

7. Opcionalmente, salve a consulta e feche-a.

Calcular um total geral que exclua alguns registros

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela Pedido e na tabela Detalhes do Pedido.

3. Adicione o campo Data do Pedido da tabela Pedidos à primeira coluna na grade de design da consulta.

4. Na linha Critérios da primeira coluna, digite Date() -1. Essa expressão exclui os registros do dia atual do total calculado.

5. Em seguida, crie a coluna que calcula o valor das vendas de cada transação. Digite a seguinte expressão na linha Campo da segunda coluna da grade: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity])Verifique se a expressão faz referência aos campos definidos como os tipos de dados Número ou Conversor de Moedas. Se sua expressão se referir a campos definidos para outros tipos de dados, o Access exibirá a mensagem Incompatibilidade de tipo de dados na expressão de critérios quando você tentar executar a consulta.

6. Na guia Design da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais. A Linha de totais é exibida na grade de design e Agrupar por aparece na primeira e segunda colunas.

7. Na segunda coluna, altere o valor na célula da linha Total para Soma. A função Soma adiciona os valores de vendas individuais.

8. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.

9. Salve a consulta como Vendas Diárias.

   Observação

   Na próxima vez que você abrir a consulta no modo Design, poderá notar uma pequena alteração nos valores especificados nas linhas Campo e Total da coluna Valor Total de Vendas. A expressão aparece incluída dentro da função Soma e a linha Total exibe Expressão em vez de Soma.

   Por exemplo, se você usar os dados de exemplo e criar a consulta (conforme mostrado nas etapas anteriores), verá: Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

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Calcular totais de grupo usando uma consulta de totais

As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta de totais que calcula subtotais entre grupos de dados. Ao prosseguir, lembre-se de que, por padrão, uma consulta de totais pode incluir apenas o campo ou campos que contêm os dados do grupo, como um campo "categorias" e o campo que contém os dados que você deseja somar, como um campo "vendas". As consultas de totais não podem incluir outros campos que descrevam os itens em uma categoria. Se quiser ver esses dados descritivos, você pode criar uma segunda consulta seleção que combine os campos em sua consulta de totais com os campos de dados adicionais.

As etapas nesta seção explicam como criar os totais e selecionar consultas necessárias para identificar o total de vendas de cada produto. As etapas pressupõem o uso destas tabelas de exemplo:

A tabela Produtos

ID do Produto	Nome do Produto	Andrade	Categoria
1	Figura de ação do programador	US$ 12,95	Bonecas
2	Fun with C# (Um jogo de tabuleiro para toda a família)	US$ 15,85	Jogos e quebra-cabeças
3	Diagrama do banco de dados relacional	US$ 22,50	Arte e molduras
4	O Chip de Computador Mágico (500 Peças)	$32.65	Arte e molduras
5	Acesso! O Jogo!	US$ 22,95	Jogos e quebra-cabeças
6	Geeks de computador e criaturas míticas	$78.50	Jogos de vídeo
7	Exercício para geeks de computador! O DVD!	$14.88	DVDs e filmes
8	Ultimate Flying Pizza	$36.75	Esporte
9	Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala 1/4)	$65.00	Modelos e Hobby
10	Figura de não-ação do burocrata	$78.88	Bonecas
11	Melancolia	$53.33	Jogos de vídeo
12	Crie seu próprio teclado	US$ 77,95	Modelos e Hobby

A tabela Detalhes do Pedido

ID do detalhe	ID do Pedido	Nome do Produto	ID do Produto	Preço Unitário	Quantidade	Desconto
1	1	Crie seu próprio teclado	12	US$ 77,95	9	5%
2	1	Figura de não-ação do burocrata	2	$78.88	4	7.5%
3	2	Exercício para geeks de computador! O DVD!	7	$14.88	6	4%
4	2	O Chip de Computador Mágico	4	$32.65	8	0
5	2	Geeks de computador e criaturas míticas	6	$78.50	4	0
6	3	Acesso! O Jogo!	5	US$ 22,95	5	15%
7	4	Figura de ação do programador	1	US$ 12,95	2	6%
8	4	Ultimate Flying Pizza	8	$36.75	8	4%
9	5	Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala 1/4)	9	$65.00	4	10%
10	6	Diagrama do banco de dados relacional	3	US$ 22,50	12	6,5%
11	7	Melancolia	11	$53.33	6	8%
12	7	Diagrama do banco de dados relacional	3	US$ 22,50	4	9%

As etapas a seguir pressupõem uma relação de um para muitos entre os campos ID do Produto na tabela Pedidos e na tabela Detalhes do Pedido, com a tabela Pedidos no lado "um" da relação.

Criar a consulta de totais

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Selecione as tabelas com as quais deseja trabalhar e clique em Adicionar. Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta. Se você usar as tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicionará as tabelas Produtos e Detalhes do Pedido.

3. Clique duas vezes nos campos da tabela que você deseja usar em sua consulta. Como regra, você adiciona apenas o campo de grupo e o campo de valor à consulta. No entanto, você pode usar um cálculo em vez de um campo de valor — as próximas etapas explicam como fazer isso.

   1. Adicione o campo Categoria da tabela Produtos à grade de design.

   2. Crie a coluna que calcula o valor das vendas para cada transação digitando a seguinte expressão na segunda coluna da grade: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity])Verifique se os campos que você referencia na expressão são dos tipos de dados Número ou Conversor de Moedas. Se você fizer referência a campos de outros tipos de dados, o Access exibirá a mensagem de erro Incompatibilidade de tipo de dados na expressão de critérios quando você tentar alternar para o modo Folha de Dados.

   3. Na guia Design da Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais. A Linha de totais é exibida na grade de design e, nessa linha, Agrupar por aparece na primeira e na segunda colunas.

   4. Na segunda coluna, altere o valor na linha Total para Soma. A função Soma adiciona os valores de vendas individuais.

   5. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.

   6. Mantenha a consulta aberta para uso na próxima seção. Usar critérios com uma consulta de totais A consulta criada na seção anterior inclui todos os registros nas tabelas subjacentes. Ela não exclui nenhuma ordem ao calcular os totais e exibe os totais de todas as categorias. Se você precisar excluir alguns registros, poderá adicionar critérios à consulta. Por exemplo, você pode ignorar transações inferiores a US$ 100 ou calcular totais para apenas algumas de suas categorias de produtos. As etapas nesta seção explicam como usar três tipos de critérios:

   7. Critérios que ignoram determinados grupos ao calcular os totais. Por exemplo, você calculará os totais apenas para as categorias de Videogames, Arte e Enquadramento e Esportes.

   8. Critérios que ocultam determinados totais após calculá-los. Por exemplo, você pode exibir apenas os totais maiores que R$ 150.000,00.

   9. Critérios que excluem registros individuais de serem incluídos no total. Por exemplo, você pode excluir transações de vendas individuais quando o valor (Unit Price * Quantity) cair abaixo de R$ 100,00. As etapas a seguir explicam como adicionar os critérios um por um e ver o impacto no resultado da consulta. Adicionar critérios à consulta

   10. Abra a consulta da seção anterior no modo Design. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento para a consulta e clique em Modo Design. -ou- No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Modo Design.

   11. Na linha Critérios da coluna ID da Categoria, digite =Dolls Or Sports or Art and Framing.

   12. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no modo Folha de Dados.

   13. Volte para o modo Design e, na linha Critérios da coluna Valor Total de Vendas, digite >100.

   14. Execute a consulta para ver os resultados e, em seguida, volte para o modo Design.

   15. Agora, adicione os critérios para excluir transações de vendas individuais que sejam inferiores a R$ 100,00. Para fazer isso, você precisa adicionar outra coluna.

       Observação

       Não é possível especificar o terceiro critério na coluna Valor total de vendas. Os critérios especificados nessa coluna aplicam-se ao valor total, não aos valores individuais.

   16. Copie a expressão da segunda coluna para a terceira coluna.

   17. Na linha Total da nova coluna, selecione Onde e, na linha Critérios , digite >20.

   18. Execute a consulta para ver os resultados e salve-a.

       Observação

       Na próxima vez que você abrir a consulta no modo Design, poderá notar pequenas alterações na grade de design. Na segunda coluna, a expressão na linha Campo aparecerá incluída dentro da função Soma e o valor na linha Total exibe Expressão em vez de Soma.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) Você também verá uma quarta coluna. Esta coluna é uma cópia da segunda coluna, mas os critérios especificados na segunda coluna realmente aparecem como parte da nova coluna.

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Somar dados entre vários grupos usando uma consulta de tabela de referência cruzada

Uma consulta de tabela de referência cruzada é um tipo especial de consulta que exibe seus resultados em uma grade semelhante a uma planilha do Excel. As consultas de tabela de referência cruzada resumem seus valores e, em seguida, agrupam-nos por dois conjuntos de fatos — um definido na lateral (um conjunto de cabeçalhos de linha) e outro na parte superior (um conjunto de cabeçalhos de coluna). Esta figura ilustra parte do conjunto de resultados para a consulta de tabela de referência cruzada de exemplo:

Ao prosseguir, lembre-se de que uma consulta de tabela de referência cruzada nem sempre preenche todos os campos no conjunto de resultados porque as tabelas usadas na consulta nem sempre contêm valores para todos os pontos de dados possíveis.

Quando você cria uma consulta de tabela de referência cruzada, normalmente inclui dados de mais de uma tabela e sempre inclui três tipos de dados: os dados usados como títulos de linha, os dados usados como títulos de coluna e os valores que você deseja somar ou calcular de outra forma.

As etapas nesta seção pressupõem as seguintes tabelas:

A tabela Pedidos

Data do Pedido	Ship Date	Cidade de Envio	Taxa de envio
11/14/2005	11/15/2005	Jacarta	US$ 55,00
11/14/2005	11/15/2005	Sydney	$76.00
11/16/2005	11/17/2005	Sydney	$87.00
11/17/2005	11/18/2005	Jacarta	US$ 43,00
11/17/2005	11/18/2005	Paris	$105.00
11/17/2005	11/18/2005	Stuttgart	$112.00
11/18/2005	11/19/2005	Viena	$215.00
11/19/2005	11/20/2005	Miami	Preço: $525.00
11/20/2005	11/21/2005	Viena	$198.00
11/20/2005	11/21/2005	Paris	$187.00
11/21/2005	11/22/2005	Sydney	$81.00
11/23/2005	11/24/2005	Jacarta	$92.00

A tabela Detalhes do Pedido

ID do Pedido	Nome do Produto	ID do Produto	Preço Unitário	Quantidade	Desconto
1	Crie seu próprio teclado	12	US$ 77,95	9	5%
1	Figura de não-ação do burocrata	2	$78.88	4	7.5%
2	Exercício para geeks de computador! O DVD!	7	$14.88	6	4%
2	O Chip de Computador Mágico	4	$32.65	8	0
2	Geeks de computador e criaturas míticas	6	$78.50	4	0
3	Acesso! O Jogo!	5	US$ 22,95	5	15%
4	Figura de ação do programador	1	US$ 12,95	2	6%
4	Ultimate Flying Pizza	8	$36.75	8	4%
5	Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala 1/4)	9	$65.00	4	10%
6	Diagrama do banco de dados relacional	3	US$ 22,50	12	6,5%
7	Melancolia	11	$53.33	6	8%
7	Diagrama do banco de dados relacional	3	US$ 22,50	4	9%

As etapas a seguir explicam como criar uma consulta de tabela de referência cruzada que agrupa o total de vendas por cidade. A consulta usa duas expressões para retornar uma data formatada e um total de vendas.

Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.
2. Clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar em sua consulta. Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta. Se você usar as tabelas de exemplo, clique duas vezes nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido.
3. Clique duas vezes nos campos que você deseja usar em sua consulta. Cada nome de campo aparece em uma célula em branco na linha Campo da grade de design. Se você usar as tabelas de exemplo, adicione os campos Cidade de Envio e Data de Envio da tabela Pedidos.
4. Na próxima célula em branco na linha Campo , copie e cole ou digite a seguinte expressão: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
5. Na guia Design da Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Tabela de Referência Cruzada. A linha Total e a linha Tabela de Referência Cruzada aparecem na grade de design.
6. Clique na célula na linha Total no campo Cidade e selecione Agrupar por. Faça o mesmo com o campo Data de Envio. Altere o valor na célula Total do campo Total de Vendas para Expressão.
7. Na linha Tabela de Referência Cruzada , defina a célula no campo Cidade como Título de Linha, defina o campo Data de Envio como Título de Coluna e defina o campo Total de Vendas como Valor.
8. Na guia Design da Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar. Os resultados da consulta aparecem no modo Folha de Dados.

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Referência de função de agregação

Esta tabela lista e descreve as funções de agregação que o Access fornece na linha Total e nas consultas. Lembre-se de que o Access fornece mais funções agregadas para consultas do que para a linha Total.

Função	Descrição	Usar com os tipos de dados
Média	Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos.	Número, Conversor de Moedas, Data/Hora
Contagem	Calcula o número de itens em uma coluna.	Todos os tipos de dados, exceto dados escalares recorrentes complexos, como uma coluna de listas de múltiplos valores. Para obter mais informações sobre listas de valores múltiplos, consulte o artigo Criar ou excluir um campo de valores múltiplos.
Máximo	Retorna itens com o valor mais alto. Para dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfabético — o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.	Número, Conversor de Moedas, Data/Hora
Mínimo	Retorna itens com o valor mais baixo. Para dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético — o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.	Número, Conversor de Moedas, Data/Hora
Desvio padrão	Mede o grau de dispersão dos valores em um valor médio (uma média). Para obter mais informações sobre como usar essa função, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados.	Número, Conversor de Moedas
Soma	Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda.	Número, Conversor de Moedas
Variação	Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access retornará um valor nulo. Para obter mais informações sobre funções de variância, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados.	Número, Conversor de Moedas

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