Converter um documento do Word em um modelo de formulário do InfoPath

Embora seja verdade que pode utilizar o Microsoft Office Word para criar um documento que se pareça com um formulário, Word funciona melhor como um programa de processamento de palavras e não como um programa de criação de formulários. Por outro lado, o Microsoft Office InfoPath foi criado especificamente para conceber e preencher formulários eletrónicos. Se quiser converter documentos Word existentes em modelos de formulário do InfoPath, pode utilizar o Assistente de Importação no InfoPath para o fazer. Em seguida, pode tirar partido das funcionalidades dedicadas do InfoPath para estruturar, publicar e preencher formulários. Por exemplo, num modelo de formulário de relatório de vendas, pode utilizar a formatação condicional para aplicar automaticamente uma cor de fundo vermelha quando os números descerem abaixo das projeções de vendas. No mesmo modelo de formulário, pode utilizar uma regra para permitir que os formulários baseados nesse modelo de formulário sejam submetidos como um anexo numa mensagem de e-mail quando alguém clica num botão submeter. Além disso, pode disponibilizar o seu modelo de formulário a uma audiência mais vasta ao criar um modelo de formulário preparado para browser.

Quando converte um documento Word num modelo de formulário do InfoPath, o modelo de formulário resultante corresponderá de perto ao esquema do documento Word. Além disso, os itens no Word documento que cumprem determinadas condições são automaticamente convertidos nos controlos adequados nos quais os utilizadores podem introduzir dados. Por exemplo, se o Word documento contiver parênteses retos à volta de vários espaços, o InfoPath pressupõe que utilizou essa área entre parênteses retos como campo de entrada de texto e converte-a num controlo de caixa de texto no modelo de formulário resultante. Todos os campos de formulário Word são convertidos para os controlos correspondentes no InfoPath.

Pode utilizar as definições na caixa de diálogo Opções de Importação para alterar as opções para converter um documento de Word num modelo de formulário do InfoPath.

Este artigo explica o conceito básico e o procedimento para converter um documento Word num modelo de formulário do InfoPath, incluindo as funcionalidades e definições que não são suportadas no processo de conversão.

Neste artigo

• Acerca da conversão de um documento de Word num modelo de formulário do InfoPath
• Word funcionalidades e definições que não são totalmente suportadas durante a conversão
• Converter um documento do Word em um modelo de formulário do InfoPath
• Alterar uma tabela de esquema para uma tabela de repetição
• Alterar as caixas de seleção para um grupo de botões de opção
• Rever problemas de conversão no painel de tarefas do Verificador de Design

Acerca da conversão de um documento de Word num modelo de formulário do InfoPath

Quando converte um Word documento num modelo de formulário do InfoPath, o documento é utilizado como um esquema para criar um novo modelo de formulário. A estrutura básica do documento é recriada o mais perto possível no modelo de formulário. Num documento Word, um "campo de formulário" é a localização onde um determinado tipo de dados, como um nome ou endereço, é armazenado. Se optar por incluir Word campos de formulário ao converter o documento, a caixa de texto, a caixa de marcar e os controlos da caixa de listagem pendente são adicionados ao modelo de formulário do InfoPath numa localização que corresponda à localização dos campos no documento Word. Além disso, o InfoPath deteta automaticamente as partes do documento Word que podem funcionar bem como a repetição de tabelas e caixas de texto avançadas e converte-as nos controlos adequados. Por exemplo, se um documento de relatório de despesas incluir uma área em branco sublinhada na qual os utilizadores podem escrever notas sobre uma despesa específica, o InfoPath irá converter essa área numa caixa de texto formatado. Em seguida, os utilizadores podem escrever várias linhas de texto na caixa de texto formatado e formatar esse texto conforme adequado.

Para compreender melhor a relação entre um documento Word que converte com o Assistente de Importação do InfoPath e o modelo de formulário do InfoPath resultante, imagine que, nos últimos anos, a sua organização utilizou um documento de Word denominado ExpenseReport.doc para recolher dados de relatórios de despesas de funcionários. O seu departamento de TI quer converter esse documento num modelo de formulário do InfoPath para que os dados do formulário possam ser submetidos como Linguagem XML (Extensible Markup Language) num sistema a pagar de contas.

Se utilizar o Assistente de Importação para converter ExpenseReport.doc num modelo de formulário, o InfoPath cria um modelo de formulário denominado ExpenseReport.xsn. No exemplo seguinte, a tabela Detalhes da Despesa no documento Word foi convertida numa tabela de repetição no modelo de formulário do InfoPath resultante. A tabela de repetição permite que os utilizadores insiram ou removam as despesas conforme necessário ao clicar em comandos num menu de atalho.

Quando o Word documento é convertido num modelo de formulário do InfoPath, o esquema e outros elementos são preservados. Por predefinição, o número de linhas vazias na tabela de repetição do InfoPath corresponde ao número de linhas vazias na tabela Word. No entanto, pode poupar espaço no modelo de formulário ao apresentar apenas uma ou duas linhas por predefinição.

Este novo modelo de formulário contém elementos semelhantes aos encontrados no documento Word, como a tabela para recolher informações de despesas. No entanto, dependendo das definições que escolher no Assistente de Importação, algumas funcionalidades podem ser diferentes no modelo de formulário resultante:

• Se utilizar o Assistente de Importação para importar o Word documento preservando apenas o esquema O modelo de formulário resultante contém uma tabela de repetição para introduzir itens de linha no relatório de despesas. No entanto, todos os campos de formulário do documento original, como a caixa de texto Nome, a lista pendente Departamento e as caixas de marcar Divisão, são eliminados do modelo de formulário resultante.
• Se utilizar o Assistente de Importação para importar o documento Word ao preservar o esquema e ao converter Word campos de formulário em controlos (predefinição) O modelo de formulário resultante contém uma tabela de repetição para introduzir itens de linha no relatório de despesas. Todos os campos de formulário do documento original, como a caixa de texto Nome, a lista pendente Departamento e as caixas de marcar Divisão, são convertidos nos controlos do InfoPath correspondentes.
• Se utilizar o Assistente de Importação para importar o Word documento ao preservar o esquema e ao converter campos de formulário em controlos (personalizados), pode decidir exatamente que campos são convertidos quando importa o relatório de despesas. Por exemplo, pode desativar a opção para converter células de tabela vazias no documento em caixas de texto no modelo de formulário resultante.

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Word funcionalidades e definições que não são totalmente suportadas durante a conversão

Algumas definições e formatação em Word documentos não são suportadas em modelos de formulário do InfoPath. Quando converte um Word documento que contém essas definições, o modelo de formulário resultante não irá conter essas funcionalidades ou definições. Por exemplo, se o Word documento tiver marcas de revisão, as marcas de revisão serão eliminadas no modelo de formulário resultante porque o InfoPath não suporta esta funcionalidade.

Pode utilizar o painel de tarefas Verificador de Design no modo de estrutura para detetar quaisquer problemas com a conversão. Em seguida, pode tomar medidas para corrigir esses problemas.

Segue-se uma lista de funcionalidades e definições que não são preservadas quando converte um Word documento num modelo de formulário do InfoPath. Em alguns casos, a formatação é eliminada, mas o texto subjacente é preservado. Por exemplo, se tiver colunas de estilo newsletter, o InfoPath eliminará as colunas, mas importará o texto contido nessas colunas.

• Indicadores
• Texto animado
• Temas
• Marcas-d'água
• Numeração de linha
• Bordas de página
• Notas de rodapé e notas de fim
• Esquemas de colunas estilo newsletter
• Anexos de arquivos
• Objetos ligados ou incorporados, como folhas de cálculo do Microsoft Office Excel e desenhos do Microsoft Office Visio
• Objetos de desenho (incluindo formas automáticas, curvas, linhas e WordArt)
• Espaçamento entre carateres (incluindo dimensionamento, espaçamento expandido ou condensado, posicionamento elevado ou reduzido do texto e kerning para tipos de letra)
• Controles ActiveX
• Comentários e alterações registadas (incluindo inserções, eliminações e alterações de formatação)
• Algumas funcionalidades específicas do Microsoft Office Word 2007 (incluindo blocos modulares e controlos de conteúdo)
• Algumas definições de impressão (incluindo formatação de carateres mistos em cabeçalhos e rodapés, cabeçalhos e rodapés ímpares e pares diferentes, cabeçalhos e rodapés diferentes para a primeira página, definições de medianiz, valores negativos para margens superiores e inferiores, orientações de página diferentes e definições de secção individuais)

A lista seguinte explica as funcionalidades e definições que são parcialmente suportadas quando converte um documento Word num modelo de formulário do InfoPath:

Texto vertical O InfoPath mantém a formatação de texto vertical num Word documento se o texto vertical for encontrado dentro de uma célula de tabela. O InfoPath elimina a formatação de texto vertical ao converter um documento Word se o texto vertical for encontrado fora de uma célula de tabela, noutra parte do documento Word.

Caixas de texto No Word documentos, as caixas de texto são contentores de texto que podem ser posicionados numa página e dimensionados. Se o Word documento contiver uma caixa de texto, essa caixa de texto será convertida numa célula de tabela no modelo de formulário resultante. Qualquer texto na caixa de texto será apresentado na célula da tabela no modelo de formulário resultante.

Texto sublinhado O sublinhado é suportado em modelos de formulário do InfoPath. No entanto, todos os sublinhados decorativos ou duplos no Word documento são convertidos em sublinhados únicos no modelo de formulário resultante.

Hiperligações que referenciam protocolos não suportados Todas as hiperligações são convertidas, mas se a hiperligação utilizar um protocolo diferente de HTTP, HTTPS, FICHEIRO, FTP ou MAILTO, a hiperligação não funcionará quando um utilizador clicar na ligação no modelo de formulário resultante.

Estilos de carateres e efeitos de texto Os estilos de formatação superior à linha, inferior à linha e rasurado único são preservados durante o processo de conversão. Outros estilos e efeitos de formatação, incluindo texto destacado, texto oculto e formatação de sombra, são eliminados durante o processo de conversão. O texto gravado ou em relevo é convertido em texto cinzento no modelo de formulário resultante.

Definições de secção No Word, as secções são utilizadas para variar o esquema de um documento numa página ou entre páginas. O InfoPath não suporta estes tipos de secções, que são eliminadas durante o processo de conversão. Todas as definições que são aplicadas à primeira secção no documento Word são aplicadas ao modelo de formulário do InfoPath resultante.

Formatação de cabeçalho e rodapé O texto do cabeçalho e rodapé no Word documento será convertido em texto de cabeçalho e rodapé no modelo de formulário do InfoPath resultante. Alguma formatação de carateres pode ser eliminada durante o processo de conversão. Por exemplo, se tiver utilizado formatação a negrito e itálico no cabeçalho de um documento Word, o InfoPath utilizará o primeiro estilo de formatação que encontrar no modelo de formulário resultante e eliminará a formatação restante. Da mesma forma, todas as definições que são aplicadas à primeira secção de cabeçalho ou rodapé no Word documento são aplicadas ao texto de cabeçalho ou rodapé resultante no modelo de formulário do InfoPath.

Conversão de fonte Embora o InfoPath importe as fontes de um documento Word ao criar um novo modelo de formulário, se as fontes no documento não estiverem disponíveis no computador em que você executa a importação, fontes alternativas serão selecionadas automaticamente para o modelo de formulário.

Margens de página negativas As margens superior e inferior negativas serão importadas como 0.

Configurações negativas de margem, preenchimento e recuo As configurações de margem, preenchimento e recuo negativos serão importadas como 0.

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Converter um documento do Word em um modelo de formulário do InfoPath

1. Se o documento Word que você deseja importar estiver aberto, feche-o.

2. No modo de design, no menu Arquivo , clique em Importar Formulário.

3. No Assistente de Importação, clique em Importação do InfoPath para documentos Word e clique em Avançar.

4. Clique em Procurar.

5. Localize e clique no documento Word que você deseja converter e clique em Abrir.

   Observação

   Se você estiver importando um documento Word com permissão restrita, deverá ter acesso de Controle Total ao documento. Se você tiver apenas acesso de leitura ou alteração ao documento, verá uma mensagem de erro ao tentar importá-lo.

6. Para alterar o comportamento padrão de importação, clique em Opções e selecione as opções desejadas.

7. Clique em Concluir.

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Alterar uma tabela de layout para uma tabela repetida

Se o documento Word incluir uma tabela, o InfoPath poderá convertê-la em uma tabela de layout ou em uma tabela repetida no modelo de formulário resultante. O tipo de tabela escolhida depende das decisões de design que você tomou no documento Word. Você pode usar o procedimento a seguir para alterar rapidamente uma tabela de layout convertida em uma tabela repetida.

Você pode usar tabelas repetidas para oferecer aos usuários um grau extra de flexibilidade ao preencher formulários. Quando você usa tabelas repetidas, seu modelo de formulário não precisa mostrar várias linhas em branco quando o usuário abre pela primeira vez. Em vez disso, os usuários normalmente veem apenas uma linha e só adicionam mais quando e se precisarem delas. Isso economiza espaço no formulário e oferece aos usuários um grau extra de personalização.

1. No modelo de formulário, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar dentro da tabela de layout que você deseja converter.

2. No menu de atalho, aponte para Alterar para e clique em Repetindo Tabela.

3. Na caixa de diálogo Alterar para Tabela Repetida , faça um ou mais dos seguintes procedimentos:

   • Para especificar as linhas de cabeçalho para a tabela repetida, insira um valor no número de linhas a serem mantidas como uma caixa de cabeçalho de tabela . Normalmente, você usa a linha de cabeçalho para títulos de coluna.
   • Para especificar as linhas de rodapé para a tabela repetida, insira um valor no número de linhas a serem mantidas como uma caixa de rodapé de tabela . Muitas tabelas não incluem linhas de rodapé.
   • Para especificar o número de linhas de dados a serem usadas, insira um valor no número de linhas repetidas a serem incluídas durante o preenchimento da caixa de formulário . A linha de dados é uma linha que pode "repetir" no formulário quantas vezes for necessário

4. No menu Inserir , clique em Mais Controles ou pressione ALT+I, C.

5. Insira os controles desejados nas células da tabela.

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Alterar as caixas de seleção para um grupo de botões de opção

Se você usou várias caixas de marcar no documento Word, o InfoPath as importará como caixas de marcar no modelo de formulário infopath resultante. Se preferir usar um grupo de botões de opção, siga as etapas abaixo para converter as caixas de marcar em botões de opção no modelo de formulário.

Você pode usar um grupo de botões de opção em um modelo de formulário do Microsoft Office InfoPath quando quiser que os usuários possam fazer apenas uma seleção de um conjunto limitado de opções.

1. No modelo de formulário, clique em uma das caixas de marcar que você deseja converter e, em seguida, segure a CTRL e clique em cada caixa de marcar adicional que você deseja converter.
2. No menu Editar , aponte para Alterar para e clique em Botão de opção.
   Um grupo de botões de opção agora aparece no lugar das caixas de marcar no modelo de formulário. Cada botão de opção está vinculado ao mesmo campo na fonte de dados. Quando um usuário clica em um botão de opção, o valor associado a esse botão de opção é armazenado no campo.

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Examinar problemas de conversão no painel de tarefas do Verificador de Design

Às vezes, os elementos do documento Word original não aparecem conforme o esperado no modelo de formulário InfoPath resultante ou são removidos durante o processo de conversão. Por exemplo, o InfoPath não dá suporte ao recurso Word WordArt e substitui objetos WordArt por imagens de espaço reservado no modelo de formulário resultante.

Se o InfoPath detectar problemas durante o processo de conversão, o painel de tarefas Do Verificador de Design será aberto automaticamente depois que você fechar o Assistente de Importação. No painel de tarefas, você pode examinar uma lista dos problemas e tomar as etapas necessárias para corrigi-los.

1. Se o painel de tarefas Verificador de Design não estiver visível, clique em Verificador de Design no menu Ferramentas .
   Se houver algum problema com o modelo de formulário, você verá mensagens no painel de tarefas.

2. No painel de tarefas Do Verificador de Design , clique no texto da mensagem que você deseja examinar.
   Uma caixa de diálogo exibe informações adicionais sobre o problema.

   Observação

   Se o documento Word contiver um objeto que o InfoPath não dá suporte, como um objeto de desenho Word, o InfoPath adicionará uma imagem de espaço reservado ao modelo de formulário resultante, indicando onde o objeto estava originalmente localizado no documento Word. Para saber mais sobre o objeto, clique com o botão direito do mouse na imagem do espaço reservado no modelo de formulário e clique em Mais Detalhes no menu de atalho.

3. Corrija os problemas no modelo de formulário, se necessário. Por exemplo, você pode querer excluir imagens de espaço reservado, que não se destinam a ser usadas no modelo de formulário concluído.

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